Kolektivi i pun?s i ?do organizate punon, duke u mb?shtetur drejtp?rdrejt n? nj? dokument q? rregullon marr?dh?niet dhe p?rgjegj?sit? e secilit punonj?s n? vendin e pun?s. Nj? udh?zim i till? ?sht? nj? p?rshkrim i pun?s.

?sht? ajo q? p?rcakton t? drejtat dhe merr nj? mas? p?rgjegj?sie, cakton kompetenca. T? gjitha detyrat e pun?s, konfliktet e mundshme, si dhe niveli i ngarkes?s zgjidhen n? baz? t? k?tij dokumenti.

Pozicioni i sekretarit - p?rgjegj?s

P?r t? hartuar sakt? dhe sakt? udh?zimet, duhet t? merrni parasysh disa nuanca:

1. S? pari, zhvilluesit domosdoshm?risht i kushtojn? v?mendje r?nd?sis? s? tij, duke p?rcaktuar vet? struktur?n e organizat?s.
2. S? dyti, ekzistojn? libra t? ve?ant? referimi - klasifikues, dhe s? treti, merren parasysh standardet kryesore p?r menaxhimin.

Le t? p?rpiqemi ta studiojm? k?t? ??shtje n? m?nyr? m? t? detajuar duke p?rdorur shembullin e pozicionit t? sekretarit. Si rregull, nj? vend i lir? i till? konsiderohet tipik, k?shtu q? dokumenti ka disa seksione kryesore standarde:

• "Dispozitat e p?rgjithshme" - k?tu p?rshkruhet vet? specialiteti i pun?s, vart?sia e tij, kushtet kryesore p?r pun?sim. P?r m? tep?r, ai sqaron pranin? e njohurive t? caktuara, aft?sive t? fituara m? her?t, dhe gjithashtu zbulon ??shtjen e z?vend?simit t? nj? punonj?si gjat? munges?s s? tij.
• "P?rgjegj?sit? e pun?s" - ky seksion tregon aft?sit? e punonj?sit. N? thelbin e saj, sekretari organizon takime, prezantime, takime. Gjithashtu, ai kontrollon ekzekutimin nga strukturat e linj?s t? t? gjitha urdhrave t? dh?na nga titullari, zhvillon biseda telefonike, b?n takime dhe ?sht? p?rgjegj?s p?r korrespondenc?n hyr?se dhe dal?se. N? var?si t? specifikave t? veprimtaris? s? nd?rmarrjes, detyrat e punonj?sit mund t? zgjerohen.
• "T? drejtat" - k?tu shpjegohen pozicionet kryesore, t? cilat b?jn? t? mundur konfirmimin e fuqive t? veta. Dometh?n?, sekretari ka t? drejt? t? aksesoj? dokumente dhe informacione t? nj? lloji t? caktuar, si dhe t? punoj? n? optimizimin sa m? korrekt t? procesit t? tij, t? kujdeset p?r nivelin e kualifikimit dhe ta p?rmir?soj? rregullisht at?.
• "P?rgjegj?sia" - k?tu jan? fushat n? t? cilat punonj?si b?het i p?rgjegjsh?m para kreut. N? pjes?n m? t? madhe, nj? seksion i till? ?sht? gjithmon? standard.

Funksionet kryesore t? sekretarit - referent

Detyra kryesore e sekretarit ?sht? t? p?rmbush? udh?zimet e shefit

P?rshkrimi i pun?s p?r k?t? vend t? lir?, si? u p?rmend m? her?t, ?sht? tipik. Prandaj, shumica e organizatave e marrin at? si baz?. Pra, ?far? p?rfshihet ende n? termat e referenc?s s? sekretarit?

• S? pari, ky ?sht? ekzekutimi i urdhrave t? tij. K?tu ??shtja kryesore ?sht? se urdhrat e krijuar duhet t'i komunikohen plot?sisht stafit ekzekutiv.
• S? dyti, puna me korrespondenc? ?sht? e detyrueshme. T? gjitha letrat e ardhura shikohen, analizohen dhe d?rgohen n? nj?si t? ndryshme strukturore ose n? tavolin?n e drejtorit.
• S? treti, ?sht? p?rgjegj?sia p?r mbajtjen e t? dh?nave. Kjo do t? thot?, t? gjitha informacionet hyr?se duhet t? shnd?rrohen n? form? elektronike. Dhe, s? kat?rti, k?tu tregohet funksionaliteti shtes?.

Sekretari gjat? dit?s s? pun?s punon me dokumente, pranon lloje t? ndryshme aplikimesh, mbledh materialet e k?rkuara, harton letrat p?r n?nshkrim. T? gjitha projektvendimet q? kalojn? n? duart e tij duhet t? kontrollohen p?r gabime dhe mund?sin? e mang?sive. K?tu, kontrolli mbi vet? dizajnin ?sht? i r?nd?sish?m, si dhe redaktimi n?se ?sht? e nevojshme.

P?r m? tep?r, t? gjitha thirrjet telefonike n? hyrje i n?nshtrohen regjistrimit dhe informacioni i marr? gjat? munges?s s? kreut regjistrohet me kujdes p?r transmetim dhe shqyrtim t? m?tejsh?m. Puna me nj? makin? faksi, nj? makin? kopjimi, mesazhet telefonike gjithashtu b?het e r?nd?sishme. P?r t'iu p?rshtatur k?tij pozicioni, ?sht? e r?nd?sishme t? keni gjakftoht?si, p?rpik?ri, sakt?si dhe shkrim-lexim.

Pozicioni i sekretarit t? organizat?s p?rfshin pun?n e organizimit t? takimeve.

K?tu ju duhet t? mbledhni materialin e nevojsh?m, ta siguroni at? p?r analiz?, t? p?rcaktoni rrethin e pjes?marr?sve t? ardhsh?m, t'i njoftoni ata. Ve? k?saj, ngjarja e mbajtur n? dat?n e caktuar p?rfshin p?rgatitjen e nj? protokolli t? ve?ant?, t? cilin e trajton sekretari. Nj? tjet?r vend i lir? i till? p?rfshin plot?simin e dosjeve t? regjistrimit, d?rgimin e porosive tek interpretuesit, monitorimin e afateve kohore, si dhe sigurimin e drejtorit tuaj me artikuj shkrimi dhe pajisje zyre t? dobishme.

Duhet sqaruar se puna me informacionin p?r sekretarin e b?n at? p?rgjegj?s p?r dizajnimin perfekt t? bank?s s? t? dh?nave, menaxhimin e biznesit, arkivimin dhe sigurin? e tyre. P?r m? tep?r, kontakti i drejtp?rdrejt? me stafin drejtues ju lejon t? ndihmoni n? shqyrtimin e k?rkesave operative, t? zgjidhni ??shtje t? r?nd?sishme dhe t? menaxhoni vizitor?t q? b?jn? nj? takim.

N?se ?sht? e nevojshme, ky person shkon n? udh?time pune, koh?zgjatja e t? cilave p?rcaktohet drejtp?rdrejt nga kreu. N? p?rgjith?si, orari i dit?s s? pun?s ?sht? standard dhe p?rfshin 40 or? pune n? jav? me pushimet e drek?s dhe. N? var?si t? specifikave t? aktiviteteve t? organizat?s, orari i pun?s mund t? rregullohet.

T? drejtat dhe p?rgjegj?sit? e sekretarit - referent

Sekretari ?sht? dora e djatht? e shefit

Konsideroni grupin standard t? t? drejtave q? mund t? k?rkohen nga kreu, duke mbajtur k?t? pozicion:

• Kushtet e pun?s - ato duhet t? jen? normale, jo n? kund?rshtim me legjislacionin rus.
• Ndihma n? pun? ?sht? ndihm? n? kryerjen e detyrave p?r t? arritur rezultatet m? t? mira.
• Mb?shtetja e informacionit - qasja n? ?do lloj dokumentacioni, p?rfshin ekzekutimin e sakt? t? urdhrave, marr?veshjeve, korrespondenc?s.
• Trajnim i avancuar - kalimi i kurseve t? nevojshme.
• Kontakti me menaxhmentin - pun? e ngusht? p?r ??shtjet aktuale, duke b?r? propozime, duke i diskutuar ato.
• N?nshkrimi i dokumenteve - referenc? ose letra informative v?rtetohet nga sekretari n? kompetenc?n e tij.

P?rgjegj?sia e k?tij konkursi q?ndron n? nevoj?n p?r t? p?rmbushur sakt? detyrat tuaja, p?r t? kryer aktivitete n? p?rputhje me Kodin e Pun?s, p?r t? mos kryer shkelje dhe p?r t? monitoruar rregullisht veprimet tuaja n? m?nyr? q? t? mos i shkaktoni d?m organizat?s.

n?pun?s gjyq?sor

Puna me dokumente si puna e sekretarit

Seksionet e udh?zimeve p?r p?rshkrimin e t? drejtave dhe p?rgjegj?sive konsiderohen pothuajse tipike, por p?rgjegj?sit? kan? nuancat e tyre n? var?si t? kompanis? q? i p?rshkruan ato. Pra, n?se prekim drejt?sin? ruse, mund t? identifikojm? disa nga tiparet kryesore t? nj? pune t? till?.

Detyra e par? dhe m? e r?nd?sishme e sekretarit t? seanc?s gjyq?sore ?sht? t? siguroj? pun?n e pand?rprer?, t? mir?koordinuar t? k?tij aparati. K?tu ?sht? e nevojshme t? p?rgatitet i gjith? dokumentacioni, t? mblidhen n?nshkrimet, t? krijohen letra dhe t'i d?rgohen marr?sve, t? pranohen qytetar?t, t? punohet n? nj? ekstrakt, t? thirren d?shmitar?t, etj.

P?rve? k?saj, ky punonj?s analizon listat e ??shtjeve, i p?rpilon ato dhe i vendos p?r shqyrtim t? m?tejsh?m, dor?zon kopjet e p?rfundimeve, kontrollon paraqitjen e t? gjith? d?shmitar?ve, duke sh?nuar koh?n e pranis?. T? gjitha seancat gjyq?sore t? mbajtura regjistrohen n? regjist?r dhe me plot?simin e tyre p?rpilohen protokolle. Ai gjithashtu p?rgatit kopje t? vendimeve gjyq?sore, materiale p?r ekzekutimin e d?nimit dhe shkresa t? ekzekutimit.

T? gjitha dokumentet p?r viktimat kalojn? edhe nga sekretaria.

Sekretar - makinist gjykate

P?rshkrimi i pun?s s? sekretarit t? titullarit do t? jet? i

Ky ?sht? nj? vend vakant specifik q? k?rkon njohuri t? natyr?s juridike. N? p?rgjith?si, nj? person i till? duhet t? jet? mjaft i kualifikuar, kompetent, i mbledhur, t? jet? n? gjendje t? respektoj? disa ndalime dhe kufizime.

K?tu ka r?nd?si eksperienca, studimi i ligjeve n? p?rshkrimin e tyre modern, puna me Kushtetut?n, Kodin e Pun?s dhe ekzekutimi i sakt? i udh?zimeve p?r pun? n? zyr?.

P?r m? tep?r, punonj?si duhet t? dij? bazat e nd?rveprimit me strukturat e menaxhimit, t? jet? n? gjendje t? shkruaj? sakt?, t? b?j? rregullime, t? kuptoj? stilin e biznesit dhe normat e gjuh?s ruse. T? r?nd?sishme konsiderohen edhe aft?sit? n? fush?n e teknologjis? s? informacionit, aft?sit? e menaxhimit t? dokumenteve etj.

N? t? nj?jt?n koh?, e gjith? dita e pun?s duhet t? planifikohet si? duhet p?r t? siguruar afatin kohor t? ekzekutimit t? ??shtjeve. T? gjitha informacionet hyr?se i n?nshtrohen analizave t? kujdesshme dhe p?rpunohen duke p?rdorur teknologji moderne. ?sht? e r?nd?sishme t? jeni n? gjendje t? punoni sakt? me internetin, t? p?rdorni programe speciale.

T? drejtat e sekretarit

S? pari, ky vend vakant p?rfshin njohjen me projektvendimet q? lidhen drejtp?rdrejt me t?. S? dyti, kjo ?sht? nj? analiz? e aktiviteteve dhe b?rja e sugjerimeve p?r veten, si dhe nj? diskutim i mang?sive ose pengesave t? mundshme t? identifikuara n? zgjidhjen e ??shtjeve.

S? treti, ekziston e drejta p?r t? punuar me t? gjitha divizionet strukturore, duke u k?rkuar atyre t? p?rmbushin udh?zimet e drejtuesit, si dhe informacionin e nevojsh?m p?r kryerjen e detyrave t? tyre. Dhe, s? kat?rti, mb?shteteni n? ndihm?n e drejtorit n? ekzekutimin e proceseve t? pun?s.

Konsultimi me video do t'ju tregoj? se si t? shkruani nj? p?rshkrim pune p?r nj? punonj?s:

P?RSHKRIMI I PUN?S

Kryesekretari

1. Dispozitat e P?rgjithshme

1.1. Ky udh?zim ?sht? hartuar n? p?rputhje me Dekretin e Ministris? s? Pun?s t? Federat?s Ruse t? dat?s 21 gusht 1998. Nr. 37 "Karakteristikat e p?rgjithshme t? kualifikimit t? industris? s? pozicioneve t? punonj?sve t? pun?suar n? nd?rmarrje, institucione dhe organizata."

1.2. Sekretari i titullarit i p?rket kategoris? s? ekzekutivit teknik.

1.3. Ky p?rshkrim i pun?s p?rcakton detyrat, t? drejtat dhe p?rgjegj?sit? e sekretarit t? titullarit.

1.4. N? postin e sekretarit t? titullarit pranohet personi q? ka arsim t? lart? profesional pa paraqitur k?rkesa p?r p?rvoj? pune ose arsim t? mes?m profesional dhe p?rvoj? pune n? specialitetin t? pakt?n 2 vjet.

1.5. Sekretari i titullarit em?rohet n? detyr? me urdh?r t? drejtorit t? shkoll?s teknike, raporton te drejtori i shkoll?s teknike dhe drejtuesi i nj?sis? strukturore t? sh?rbimit t? menaxhimit t? dokumenteve (DOW) t? shkoll?s teknike.

1.6. Sekretari i menaxherit duhet t? dij?:

Kushtetuta e Federat?s Ruse;

legjislacioni i pun?s;

Dispozitat kryesore t? Sistemit t? Unifikuar t? Mbajtjes s? Regjistrave Shtet?ror;

Aktet ligjore legjislative dhe rregullatore, rezolutat, rregulloret, udh?zimet dhe dokumentet e tjera rregullatore t? autoriteteve m? t? larta n? lidhje me mb?shtetjen e dokumentacionit t? shkoll?s teknike;

Dokumentet kryesore rregullatore dhe metodologjike q? rregullojn? rregullat p?r p?rgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe organizimin e pun?s me to,

udh?zime biznesi;

Standardet e sistemit t? unifikuar t? dokumentacionit organizativ dhe administrativ;

Procedura p?r monitorimin e kalimit t? dokumenteve dhe materialeve zyrtare;

Metodat e hulumtimit, analiz?s, projektimit dhe zhvillimit t? sistemeve t? dokumentacionit;

Procedura e regjistrimit, klasifikimit, ruajtjes, ekzaminimit t? vler?s s? dokumenteve;

Organizimi i arkivave;

Rendi i planifikimit, projektimit dhe teknologjis? s? pun?s n? baz? t? teknologjis? organizative dhe kompjuterike t? sh?rbimit t? mb?shtetjes dokumentare t? menaxhimit;

Organizimi i pun?s dhe menaxhimit;

Struktura e shkoll?s teknike dhe sh?rbimet e saj;

Rregullat e orarit t? brendsh?m t? pun?s s? shkoll?s teknike;

Rregullat dhe normat e mbrojtjes s? pun?s.

1.7. Sekretari i drejtuesit t? pun?s udh?hiqet nga:

Statuti, urdhrat dhe udh?zimet e drejtorit t? shkoll?s teknike;

Dokumentet kryesore rregullatore dhe metodologjike q? rregullojn? rregullat p?r p?rgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe organizimin e pun?s me to, udh?zimet p?r pun?n n? zyr?;

Rregulloren e brendshme t? pun?s s? shkoll?s teknike;

Ky p?rshkrim i pun?s.

1.8. Gjat? periudh?s s? pushimit ose munges?s s? p?rkohshme, sekretari i drejtuesit t? detyrave t? tij i caktohet punonj?sit t? sh?rbimit t? institucionit arsimor parashkollor me urdh?r t? drejtorit t? shkoll?s teknike. Ky person fiton t? drejtat e duhura dhe ?sht? p?rgjegj?s p?r kryerjen e duhur t? detyrave q? i jan? caktuar.

2. Funksionet

2.1. Mb?shtetje organizative dhe teknike p?r aktivitetet e drejtuesit t? organizat?s.

2.2. Mbajtja e t? dh?nave.

2.3. Kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave dhe urdhrave t? drejtuesit nga punonj?sit.

3. P?rgjegj?sit? e pun?s

Sekretari Ekzekutiv ka k?to p?rgjegj?si:

3.1. Kryen pun? p?r mb?shtetjen organizative dhe teknike t? veprimtarive administrative dhe administrative t? drejtorit t? shkoll?s teknike.

3.2. Pranon korrespondenc?n e paraqitur p?r shqyrtim nga drejtori, e transferon at? n? p?rputhje me vendimin e marr? n? sektor? strukturor? ose ekzekutues specifik? p?r p?rdorim n? procesin e pun?s ose p?rgatitjes s? p?rgjigjeve.

3.3. Kryen pun? n? zyr?, kryen operacione t? ndryshme duke p?rdorur teknologjin? kompjuterike t? krijuar p?r t? mbledhur, p?rpunuar dhe paraqitur informacionin n? p?rgatitje dhe vendimmarrje.

3.4. Pranon dokumente dhe deklarata personale p?r n?nshkrimin e titullarit.

3.5. P?rgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme p?r pun?n e drejtuesit.

3.6. Monitoron shqyrtimin dhe dor?zimin n? koh? nga divizionet strukturore dhe ekzekutuesit specifik? t? dokumenteve t? marra p?r ekzekutim, kontrollon korrekt?sin? e ekzekutimit t? projekt-dokumenteve t? p?rgatitura t? dor?zuara te titullari p?r n?nshkrim, siguron redaktimin e tyre me cil?si t? lart?.

3.7. Organizon biseda telefonike me drejtuesin, regjistron informacionin e marr? n? munges? dhe sjell n? v?mendje p?rmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione me an? t? aparateve marr?se dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, sjell informacion tek ai. v?mendje e marr? n? koh?n e duhur n?p?rmjet kanaleve t? komunikimit.

3.8. N? em?r t? titullarit, harton letra, k?rkesa, dokumente t? tjera, p?rgatit p?rgjigje p?r autor?t e letrave.

3.9. Kryen pun? p?r p?rgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve t? mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve t? nevojshme, njoftimi i pjes?marr?sve p?r koh?n dhe vendin e mbledhjes, axhend?n, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.

3.10. Monitoron zbatimin nga punonj?sit e shkoll?s teknike t? urdhrave dhe udh?zimeve t? nxjerra, si dhe respektimin e afateve p?r zbatimin e udh?zimeve dhe udh?zimeve t? titullarit t? marra n?n kontroll.

3.11. Mban nj? dosje kontrolli dhe regjistrimi.

3.12. Ofron vendin e pun?s t? drejtuesit me mjetet e nevojshme t? teknologjis? organizative, shkrimi, krijon kushte t? favorshme p?r pun?n e tij efektive.

3.13. Printon, sipas drejtimit t? drejtorit, materialet e zyr?s t? nevojshme p?r pun?n e tij, ose fut informacionin aktual n? bank?n e t? dh?nave.

3.14. Organizon pritjen e vizitor?ve, kontribuon n? shqyrtimin e shpejt? t? k?rkesave dhe propozimeve t? punonj?sve.

3.15. Formon l?nd? n? p?rputhje me nomenklatur?n e miratuar, siguron sigurin? e tyre dhe i dor?zon n? arkiv n? koh?n e duhur.

3.16. Kopjon dokumentet n? nj? fotokopjues personal.

3.17. P?rgatit dhe l?shon certifikata p?r ??shtje t? ndryshme p?r nx?n?sit.

3.18.P?rmbushin udh?zime t? tjera t? titullarit t? shkoll?s teknike dhe drejtuesit t? nj?sis? strukturore (DSH) t? shkoll?s teknike p?r ??shtjet q? kan? lindur n? lidhje me nevoj?n p?r pun?.

4. T? drejtat

Sekretari i drejtuesit ka t? drejt?:

4.1. T? marrin nga drejtuesit e sh?rbimeve t? shkollave teknike informacionin e nevojsh?m p?r zbatimin e aktiviteteve t? tyre;

4.2. Dor?zoj? propozime p?r pun? n? zyr? n? shkoll?n teknike p?r shqyrtim nga menaxhmenti i drejtp?rdrejt?;

4.3. K?rkoni nga drejtuesit e sh?rbimeve t? ndihmojn? n? kryerjen e detyrave t? tyre.

5. P?rgjegj?sia

Sekretari Ekzekutiv ?sht? p?rgjegj?s p?r:

5.1. P?r moskryerjen ose kryerjen e pahijshme t? detyrave t? tyre zyrtare t? parashikuara nga ky p?rshkrim i pun?s n? mas?n e p?rcaktuar nga legjislacioni aktual i pun?s i Federat?s Ruse.

5.2. P?r veprat penale t? kryera gjat? kryerjes s? aktiviteteve t? tyre - brenda kufijve t? p?rcaktuar nga legjislacioni administrativ, penal dhe civil i Federat?s Ruse.

5.3. P?r shkaktimin e d?mit material - brenda kufijve t? p?rcaktuar nga legjislacioni i pun?s, penal dhe civil i Federat?s Ruse.

5.4. P?r shkelje t? k?rkesave t? ligjit federal "P?r t? dh?nat personale" dhe akteve t? tjera rregullatore ligjore t? Federat?s Ruse, si dhe rregulloreve t? brendshme t? shkoll?s teknike q? rregullojn? mbrojtjen e interesave t? subjekteve t? t? dh?nave personale, procedura e p?rpunimit dhe mbrojtja e t? dh?nave personale - brenda kufijve t? p?rcaktuar nga legjislacioni aktual i Federat?s Ruse.

5.5. P?r moskryerjen ose kryerjen e pahijshme t? funksioneve dhe detyrave t? tyre t? parashikuara nga ky p?rshkrim i pun?s, urdhra, udh?zime, udh?zime t? menaxhmentit t? shkoll?s teknike, t? cilat nuk p?rfshihen n? k?t? p?rshkrim t? pun?s, por q? lindin n? lidhje me nevojat e prodhimit dhe shkeljet e tjera - n? p?rputhje me legjislacionin aktual t? Federat?s Ruse: v?rejtje, qortim, shkarkim.

6. Nd?rveprimet

Kryesekretari:

6.1. Punon sipas nj? grafiku t? hartuar n? baz? t? jav?s 40-or?she t? pun?s dhe t? miratuar nga drejtori i shkoll?s teknike.

6.2. Planifikon n? m?nyr? t? pavarur pun?n e tij p?r ?do vit dhe semest?r akademik. Plani i pun?s miratohet nga drejtori i shkoll?s teknike jo m? von? se pes? dit? nga fillimi i periudh?s s? planifikimit.

6.3. Merr informacione t? karakterit rregullator, ligjor, organizativ dhe metodologjik nga drejtori i shkoll?s teknike, njihet me dokumentet p?rkat?se kundrejt marrjes.

6.4. Shk?mben sistematikisht informacion p?r ??shtje t? kompetenc?s s? tij me n?ndrejtor?t e shkoll?s teknike dhe punonj?sit e shkoll?s teknike.

6.5. Ruan konfidencialitetin.

P?rshkrimi i pun?s s? sekretarit

Ky p?rshkrim i pun?s ?sht? zhvilluar dhe miratuar n? baz? t? nj? kontrate pune me Natalya Vladimirovna Ivanova dhe n? p?rputhje me
dispozitat e Kodit t? Pun?s t? Federat?s Ruse dhe rregullatore t? tjera
aktet q? rregullojn? marr?dh?niet e pun?s n? Federat?n Ruse.

1. Dispozitat e P?rgjithshme

1.1. Sekretari i p?rket kategoris? s? ekzekutor?ve teknik?, pun?sohet dhe shkarkohet me urdh?r t? drejtorit t? nd?rmarrjes.
1.2. N? detyr?n e sekretarit em?rohet personi me arsim t? lart? profesional, pa paraqitur k?rkesa p?r p?rvoj? pune, ose arsim t? mes?m profesional dhe p?rvoj? pune n? specialitetin t? pakt?n 2 vjet.
1.3. Sekretari i drejtuesit i raporton drejtp?rdrejt drejtuesit t? nd?rmarrjes.
1.4. N? aktivitetet e tij, sekretari i kreut udh?hiqet nga:
dokumente normative p?r pun?n e kryer;
materiale metodologjike lidhur me ??shtjet p?rkat?se;
statuti i nd?rmarrjes;
rregulloret e pun?s;
urdhrat dhe urdhrat e drejtorit t? nd?rmarrjes (mbik?qyr?si i menj?hersh?m);
k?t? p?rshkrim t? pun?s.

1.5. Sekretari i menaxherit duhet t? dij?:
rezolutat, urdhrat, urdhrat dhe materialet e tjera udh?zuese dhe dokumentet rregullatore n? lidhje me aktivitetet e nd?rmarrjes dhe mbajtjen e sh?nimeve;
struktur?n dhe drejtimin e nd?rmarrjes dhe divizioneve t? saj;
organizimi i pun?s n? zyr?;
metodat e regjistrimit dhe p?rpunimit t? dokumenteve;
biznes arkivor;
makin? shkrimi;
rregullat p?r p?rdorimin e pajisjeve marr?se dhe intercom;
standardet e sistemit t? unifikuar t? dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
rregullat p?r shtypjen e letrave t? biznesit duke p?rdorur forma standarde;
bazat e etik?s dhe estetik?s;
rregullat e komunikimit t? biznesit;
bazat e organizimit dhe menaxhimit t? pun?s;
rregullat p?r funksionimin e teknologjis? kompjuterike;
bazat e s? drejt?s administrative dhe legjislacionit t? pun?s;
rregulloret e brendshme t? pun?s;
rregullat dhe rregulloret p?r mbrojtjen e pun?s.
1.6. Gjat? munges?s s? sekretarit t? titullarit, detyrat e tij kryhen n? m?nyr?n e p?rcaktuar nga z?vend?si i em?ruar, i cili p?rgjigjet plot?sisht p?r kryerjen e detyrave q? i jan? ngarkuar.

2. FUNKSIONET

Sekretari Ekzekutiv ?sht? p?rgjegj?s p?r sa vijon:
2.1. Zbatimi i pun?s p?r mb?shtetjen organizative dhe teknike t? veprimtarive administrative dhe administrative t? drejtuesit t? nd?rmarrjes.
2.2. Mbajtja e t? dh?nave.
2.3. Organizimi i pritjes s? vizitor?ve.

3. P?RGJEGJ?SIT? E PUN?S

P?r t? kryer funksionet q? i jan? caktuar, sekretari i drejtuesit t? nd?rmarrjes duhet:
3.1. T? kryej? pun? p?r mb?shtetjen organizative dhe teknike t? veprimtarive administrative dhe administrative t? drejtuesit t? nd?rmarrjes.
3.2. Pranoni korrespondenc?n p?r shqyrtim nga drejtuesi, transferoni at? n? p?rputhje me vendimin e marr? n? nj?sit? strukturore ose interpretues specifik? p?r p?rdorim n? procesin e pun?s ose p?rgatitjes s? p?rgjigjeve.
3.3. Kryeni pun? n? zyr?, kryeni operacione t? ndryshme duke p?rdorur teknologjin? kompjuterike t? krijuar p?r t? mbledhur, p?rpunuar dhe paraqitur informacionin n? p?rgatitje dhe vendimmarrje.
3.4. Pranoni dokumente dhe deklarata personale p?r n?nshkrimin e drejtuesit t? nd?rmarrjes.
3.5. P?rgatitni dokumentet dhe materialet e nevojshme p?r pun?n e drejtuesit.
3.6. Monitoroni shqyrtimin dhe dor?zimin n? koh? nga divizionet strukturore dhe ekzekutuesit specifik? t? dokumenteve t? marra p?r ekzekutim, kontrolloni korrekt?sin? e ekzekutimit t? projekt-dokumenteve t? p?rgatitura t? dor?zuara te titullari p?r n?nshkrim dhe siguroni redaktimin e tyre me cil?si t? lart?.
3.7. Organizoni zhvillimin e bisedave telefonike t? drejtuesit, regjistroni informacionin e marr? n? munges? dhe sillni n? v?mendje p?rmbajtjen e tij, transmetoni dhe merrni informacione p?rmes pajisjeve marr?se dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, sillni n? v?mendjen e tij n? koh?n e duhur informacionin e marr? p?rmes kanaleve t? komunikimit.
3.8. N? em?r t? titullarit, shkruani letra, k?rkesa, dokumente t? tjera, p?rgatitni p?rgjigje p?r autor?t e letrave.
3.9. Kryen pun? n? p?rgatitjen e takimeve dhe takimeve t? mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve t? nevojshme, njoftimi i pjes?marr?sve p?r koh?n dhe vendin e mbledhjes, axhend?n, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbaleve t? mbledhjeve dhe takimeve.
3.10. T? ushtroj? kontroll mbi ekzekutimin nga punonj?sit e nd?rmarrjes t? urdhrave dhe udh?zimeve t? nxjerra, si dhe respektimin e afateve p?r zbatimin e udh?zimeve dhe udh?zimeve t? titullarit t? nd?rmarrjes t? marra n?n kontroll.
3.11. Mbani nj? dosje kontrolli dhe regjistrimi.
3.12. Siguroni vendin e pun?s s? kreut me mjetet e nevojshme t? teknologjis? organizative, shkrimi, krijoni kushte t? favorshme p?r pun?n e tij efektive.
3.13. Printoni, n? drejtimin e drejtuesit, materialet e zyr?s t? nevojshme p?r pun?n e tij ose futni informacionin aktual n? bank?n e t? dh?nave.
3.14. Organizoni pritjen e vizitor?ve, kontribuoni n? shqyrtimin e shpejt? t? k?rkesave dhe propozimeve t? punonj?sve.
3.15. Formoni l?nd? n? p?rputhje me nomenklatur?n e miratuar, siguroni sigurin? e tyre dhe dor?zoni n? arkiv brenda afateve t? p?rcaktuara.
3.16. Kopjoni dokumentet n? nj? fotokopjues personal.

Sekretari ka t? drejt?:
4.1. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit t? nd?rmarrjes n? lidhje me aktivitetet e saj.
4.2. Paraqisni propozime p?r p?rmir?simin e pun?s n? lidhje me p?rgjegj?sit? e parashikuara n? k?t? udh?zim p?r shqyrtim nga menaxhmenti.
4.3. Merrni nga drejtuesit e sektor?ve strukturor?, specialist?t informacione dhe dokumente t? nevojshme p?r kryerjen e detyrave t? tyre.
4.4. K?rkojn? nga menaxhmenti i nd?rmarrjes q? t? ndihmoj? n? kryerjen e detyrave dhe t? drejtave t? tyre.

5. P?RGJEGJ?SIA

Sekretari ?sht? p?rgjegj?s:

5.1. P?r mosp?rmbushje (p?rmbushje t? pahijshme) t? detyrave t? tyre zyrtare t? parashikuara nga ky p?rshkrim i pun?s, n? mas?n e p?rcaktuar nga legjislacioni aktual i pun?s.
5.2. P?r veprat e kryera gjat? kryerjes s? aktiviteteve t? tyre - brenda kufijve t? p?rcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil.
5.3. P?r shkaktimin e d?mit material - brenda kufijve t? p?rcaktuar me legjislacionin aktual t? pun?s, penal dhe civil.

Njohur me k?t? p?rshkrim pune: Data. N?nshkrimi.

Sekretari - nj? em?r kolektiv p?r lloje t? ndryshme pozicionesh me nj? grup t? ndrysh?m detyrash funksionale. Si rregull, sekretar?t jan? specialist? q? sigurojn? pun?n e nj? zyrtari, organi ose institucioni. N? baz? t? k?tyre detyrave, formulohen edhe p?rgjegj?sit? specifike t? pun?s s? sekretarit.

Nga artikulli do t? m?soni:

Termi kolektiv "sekretar" mund t? n?nkuptoj? sekretarin e nj? drejtuesi ose zyrtari tjet?r, n?pun?sin, sekretarin e nj? seance gjyq?sore, sekretarin e mbledhjes s? p?rgjithshme t? aksionar?ve ose an?tar?ve t? nj? shoq?rie dhe lloje t? tjera specialist?sh teknik?.

?do organizat? me nj? rrjedh? dokumentesh dal?se dhe hyr?se, nj? staf, nj? hierarki organesh drejtuese ka nevoj? sekretar. ?sht? ai q? merr p?rsip?r funksionalitetin p?r t? siguruar rrjedh?n e pun?s, aktivitetet e kreut. N? var?si t? madh?sis? s? personit juridik, mund t? krijohet nj? sh?rbim i t?r? sekretarish. P?r m? tep?r, funksionaliteti i k?tij specialisti mund t? zbatohet si p?r t? gjith? kompanin? n? t?r?si, ashtu edhe "t? bashkangjitet" me nj? menaxher specifik (organ i vet?m ekzekutiv ose drejtues i nj? nj?sie strukturore - menaxhim, departament, deg?, zyr? p?rfaq?suese, etj. ).

Titulli specifik i pozicionit pasqyrohet n? personelin e kompanis?. N? var?si t? pikave t? m?sip?rme nd?rtohen edhe funksionet e pun?s. Funksionaliteti i sekretarit fiksohet n? p?rshkrimin e pun?s. Pse ?sht? e r?nd?sishme t? formulohen detyrat e sekretarit n? detaje dhe sa m? plot?sisht t? jet? e mundur? N? m?nyr? q? punonj?si n? k?t? pozicion t? kuptoj? gam?n e plot? t? detyrave t? tij t? pun?s, p?r t? shmangur keqkuptimet midis pun?dh?n?sit dhe punonj?sit, p?r t? zvog?luar rreziqet e mosmarr?veshjeve t? pun?s. Ndonj?her? lind pyetja n?se ky specialist duhet t? siguroj? q? organizata t? ket? artikuj shkrimi, kimikate sht?piake dhe gj?ra t? tjera t? nevojshme p?r funksionimin e ?do kompanie.

P?rgjigja k?tu ?sht? e qart? - duhet t? shikoni p?rshkrimin e pun?s, ku ato tregojn? detyrat e sekretarit.

Natyrisht, funksionaliteti i specialist?ve me tituj t? ndrysh?m pune do t? jet? i ndrysh?m.

P?rgjegj?sit? e Sekretarit Ekzekutiv

N? Drejtorin? e Kualifikimit t? pozicioneve t? menaxher?ve, specialist?ve dhe punonj?sve t? tjer?, t? miratuar me Dekretin e Ministris? s? Pun?s t? Rusis? t? dat?s 21.08.1998 N 37, ka nj? p?rshkrim t? pozicionit t? "sekretarit t? kreut". Gjat? formimit t? nj? seksioni mbi p?rgjegj?sit?, p?rshkrimi i funksionalitetit t? dh?n? n? manual mund t? merret si baz?. Pra, p?r t? p?rmbledhur, detyrat e sekretarit t? zyr?s zbres n? sa vijon:

pranoni korrespondenc?n drejtuar kreut, si dhe apele me shkrim p?r drejtuesit e punonj?sve t? kompanis? - memorandume, deklarata, memorandume, raporte;

p?rgatitja e dokumenteve t? nevojshme p?r pun?n e drejtuesit, duke p?rfshir? p?rdorimin e kompjuterit, kopjimit dhe pajisjeve t? tjera t? zyr?s;

ndjekja e shqyrtimit dhe dor?zimit n? koh? nga divizionet strukturore dhe ekzekutuesit e dokumenteve t? dor?zuara p?r ekzekutim;

verifikimi i korrekt?sis? s? hartimit t? projekt-dokumenteve t? dor?zuara te titullari p?r n?nshkrim;

p?rgatitja e takimeve dhe takimeve me drejtuesin (mbledhja e materialeve, njoftimi i punonj?sve p?r koh?n dhe vendin e mbledhjes, p?r rendin e dit?s), regjistrimi i procesverbaleve t? mbledhjeve;

organizimi i bisedave telefonike t? drejtuesit, marrja dhe fiksimi i informacionit n? hyrje, organizimi i pritjes s? vizitor?ve;

formimi i l?nd?ve n? p?rputhje me nomenklatur?n e miratuar, duke siguruar sigurin? e tyre dhe transferimin n? arkiv.

K?shtu, detyrat themelore t? sekretarit t? titullarit reduktohen n? mb?shtetjen organizative dhe teknike t? pun?s s? tij.

N?se detyrave baz? t? listuara u shtohen t? tjera, bazuar n? specifikat e nj? personi juridik t? caktuar, at?her? ato duhet t? regjistrohen edhe n? p?rshkrimin aktual t? pun?s.

Lexoni gjithashtu:

• Cil?si t? r?nd?sishme personale dhe profesionale t? nj? sekretari

Ky punonj?s raporton drejtp?rdrejt te menaxheri. P?r t? kryer me sukses funksionalitetin, baz? dhe shtes?, ky specialist duhet t? ket? aft?si dhe njohuri t? caktuara. P?r shembull, k?rkohet njohuri:

struktura organizative e kompanis?

organizimi i pun?s n? zyr? dhe qarkullimi i dokumenteve

rregullat p?r t? punuar me pajisjet e zyr?s dhe komunikimet

softuer aplikimi

etik?n e biznesit dhe aft?sit? e komunikimit t? biznesit

rregullat e mbrojtjes s? pun?s, bazat e legjislacionit t? pun?s dhe aft?sit? dhe kompetencat e tjera.

Nj? sekretar kompetent, i arsimuar, me takt, i mbledhur dhe kompetent ?sht? nj? dhurat? nga per?ndia p?r nj? udh?heq?s. Specialist? t? till? jo vet?m q? leht?sojn? shum? organizimin e pun?s s? mbik?qyr?sit t? menj?hersh?m, por gjithashtu nd?rtojn? rrjedh?n e pun?s t? nevojshme p?r t? gjith? kompanin? n? t?r?si. Dhe shpesh sekretari ?sht? "fytyra" e organizat?s, ruajt?si i traditave t? saj, nj? asistent i domosdosh?m p?r t? gjith? punonj?sit.

P?rgjegj?sit? e pun?s s? nj? sekretari biznesi

Nj? specialist i till? nuk ?sht? "i lidhur" me nj? menaxher specifik, por kryen funksionet e nevojshme p?r t? gjith? kompanin? n? t?r?si. Si rregull, puna e tij reduktohet n? ruajtjen e rrjedh?s s? dokumenteve t? organizat?s. N? p?rgjith?si, detyrat e nj? sekretari t? nj? n?pun?si mund t? duken k?shtu:

• regjistrimin dhe p?rpunimin e korrespondenc?s, drejtimin e rrjedh?s s? dokumenteve n? p?rputhje me rregullat dhe zakonet e miratuara n? nd?rmarrje;
• sigurimi i regjistrimit, kontabilitetit, sistemimit, ruajtjes s? t? gjith? mas?s s? dokumenteve - t? brendshme, hyr?se, dal?se;
• mbajtja e nj? arkivi, gjurmimi i zbatimit t? nomenklatur?s s? miratuar;
• p?rgatitja e draft dokumenteve, redaktimi i tyre, organizimi i n?nshkrimit nga titullari;
• pun? me sh?rbime postare dhe korriere;
• pun? p?r krijimin e kopjeve, nd?rlidhjeve, inventareve arkivore, p?rgatitjes s? certifikatave dhe p?rmbledhjeve dhe funksione t? tjera.

Nj? grup i till? funksionesh t? pun?s mund t? p?rmbaj? jo vet?m pozicionin e nj? sekretari-n?pun?si, por edhe nj? sekretar-referent, nj? n?pun?s, nj? asistent personal, nj? arkivist, nj? specialist n? pun?n me dokumentacionin, etj. P?rshkrimi i pun?s s? nj? t? caktuar punonj?si i nj? nd?rmarrje t? caktuar mund t? p?rmbaj? detyra t? tjera, t? cilat n? ?do rast duhet t? pasqyrohen n? p?rshkrimin e pun?s.

Duke p?rshkruar detyrat e sekretarit t? n?pun?sit, mund t? merren si baz? funksionet e p?rshkruara n? Udh?zuesin e Kualifikimit p?r Pozicionet e Sekretarit-Daktilografist, Sekretarit-Stenografes. Edhe pse n? form?n e tij t? past?r, pozicione t? tilla nuk jan? m? t? r?nd?sishme p?r shkak t? zhvillimit t? teknologjis? kompjuterike dhe pajisjeve t? zyr?s. Dhe disa detyra sekretarie tashm? mund t? kryhen edhe n? distanc?, pa prani t? p?rhershme n? zyr?.

P?rshkrimi i pun?s s? sekretarit p?rmban k?rkesat p?r kualifikimet e punonj?sit, p?rcakton procedur?n e vart?sis?, em?rimit dhe shkarkimit t? tij. Dokumenti p?rshkruan detyrat funksionale, t? drejtat e punonj?sit, p?rgjegj?sin? e tij. Kompetencat e sekretarit p?rcaktohen nga specifikat e organizat?s.

Shembull p?rshkrimi i pun?s p?r sekretarin ekzekutiv

I. Dispozitat e p?rgjithshme

1. Sekretari b?n pjes? n? kategorin? e “performuesve teknik?”.

2. Sekretari raporton drejtp?rdrejt te drejtori i p?rgjithsh?m/p?rgjegj?si i n?nndarjes strukturore.

3. Em?rimi ose shkarkimi i sekretarit b?het me urdh?r t? drejtorit t? p?rgjithsh?m.

4. N? detyr?n e sekretarit em?rohet personi q? ka t? pakt?n nj? arsim t? mes?m t? specializuar dhe t? pakt?n nj? vit p?rvoj? n? nj? pozicion t? ngjash?m.

5. N? munges? t? sekretarit, detyrat funksionale, t? drejtat, p?rgjegj?sit? i kalojn? nj? zyrtari tjet?r, si? raportohet n? urdhrin p?r organizat?n.

6. Sekretari duhet t? dij?:

• Struktura organizative;
• normat e komunikimit t? biznesit dhe mir?sjelljes;
• organizimi i pun?s n? zyr?;
• bazat e legjislacionit civil, t? pun?s t? Federat?s Ruse;
• rregullat p?r funksionimin e pajisjeve organizative dhe kompjuterike;
• programe aplikative (Word, Excel, etj.);
• makin? shkrimi;
• rregullat e mbrojtjes s? pun?s, masat e siguris?, mbrojtja nga zjarri.

7. Sekretari n? veprimtarin? e tij udh?hiqet nga:

• statuti i organizat?s;
• legjislacioni i Federat?s Ruse;
• rregulloret e brendshme t? pun?s, akte t? tjera drejtuese t? organizat?s;
• urdhrat dhe direktivat e menaxhmentit;
• k?t? p?rshkrim t? pun?s.

II. Detyrat e pun?s s? sekretarit

Sekretari kryen k?to funksione:

1. Prit vizitor?.

2. Pranon dhe i paraqet p?r n?nshkrim titullarit dokumentet dhe deklaratat personale.

3. Merr korrespondenc?n e marr? nga titullari p?r shqyrtim. N? p?rputhje me vendimin, ia d?rgon nj?sive strukturore ose individ?ve t? ve?ant? p?r p?rdorim n? pun?.

4. Kryen komunikim duke p?rdorur mjete komunikimi, regjistron, transferon informacionin e sh?rbimit te drejtuesi.

5. Kryen veprimtari p?r mb?shtetjen teknike, organizative t? pun?s s? titullarit.

6. Harton k?rkesa, letra, dokumente t? tjera n? em?r t? titullarit.

7. Angazhohet n? p?rgatitjen e takimeve, takimeve t? organizuara nga titullari. Mbledh informacionin e nevojsh?m, regjistron, informon pjes?marr?sit p?r vendin, koh?n e mbledhjes, axhend?n. Mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve.

8. Organizon udh?time pune p?r kreun: blen bileta, merr me qira transport, ambiente.

9. Kontrollon zbatimin nga punonj?sit e organizimit t? urdhrave, urdhrave t? drejtimit.

10. Formon l?nd?, siguron sigurin? e dokumenteve, i transferon n? koh? n? arkiv.

11. Kryen detyra t? ve?anta zyrtare t? titullarit.

III. T? drejtat

Sekretari ka t? drejt?:

1. T? marrin vendime t? pavarura brenda kompetenc?s s? tyre.

2. Mos filloni t? ushtroni fuqit? tuaja n? rast rreziku p?r jet?n ose sh?ndetin.

3. T'i b?j? k?rkesa drejtuesve p?r t? krijuar kushte normale p?r kryerjen e detyrave t? tyre zyrtare, sigurin? e pasurive materiale, dokumenteve.

4. T? marrin informacion zyrtar t? plot? p?r ushtrimin e kompetencave t? tyre.

5. D?rgoni propozime racionalizimi menaxhmentit p?r t? p?rmir?suar aktivitetet e organizat?s dhe pun?n e tyre.

6. Informoni drejtuesin p?r mang?sit? e identifikuara n? aktivitetet e organizat?s, b?ni propozime p?r eliminimin e tyre.

7. Merr nga punonj?sit e divizioneve strukturore materialet e nevojshme dhe shpjegimet e arsyeve t? shkeljes s? afateve dhe cil?sis? s? p?rmbushjes s? detyrave, udh?zimet e drejtimit.

IV. Nj? p?rgjegj?si

Sekretari ?sht? p?rgjegj?s p?r:

1. Kryerja e p?rfaq?simit t? paautorizuar t? interesave t? organizat?s, mbledhjeve.

2. Rezultatet e vendimeve t? marra, veprimet e veta.

3. Kryerja jo e duhur e detyrave t? tyre zyrtare.

4. Shkelje e k?rkesave t? dokumenteve drejtuese t? organizat?s.

5. Trajtimi i paligjsh?m i informacionit personal, transferimi i informacionit konfidencial, sekretet tregtare.

6. Shkaktimi i d?mtimit t? organizat?s, punonj?sve t? saj, pal?ve, shtetit.

7. Shkelje e k?rkesave t? disiplin?s s? pun?s, rregulloreve t? brendshme t? pun?s, standardeve t? siguris?, mbrojtjes nga zjarri.

8. Shkelje e rregullave t? mir?sjelljes, normave t? komunikimit t? biznesit.

n?pun?s gjyq?sor

Sekretari i seanc?s gjyq?sore ?sht? n?pun?s civil dhe punon vet?m n? gjykata. Ai siguron pun?n dokumentare t? gjyqtarit, gjyqet, merr pjes? n? mbledhje. Ky zyrtar ka k?to p?rgjegj?si funksionale:

1. Mbledh dhe harton materialet e ??shtjes p?r shqyrtim n? seanc? gjyq?sore.

2. Mban procesverbalin e seanc?s gjyq?sore.

3. P?rgatit dhe d?rgon flet?thirrje, th?rret pjes?marr?sit e mbledhjes.

4. Harton ??shtje gjyq?sore n? p?rputhje me k?rkesat e ligjeve.

Sekretar-n?pun?s

Sekretar-n?pun?s - nj? zyrtar q? mir?mban rrjedh?n e dokumenteve t? organizat?s. Detyrat e tij p?rfshijn?:

1. Kryerja e bisedave telefonike dhe puna me klient?t.

2. Monitorimi i p?rmbushjes n? koh? t? detyrimeve t? evidentuara n? dokumente.

3. Regjistrimi dhe p?rpunimi i korrespondenc?s.

4. P?rkthim dokumentesh, korrespondenc? nga nj? gjuh? e huaj.

5. Mbajtja e nj? arkivi t? dokumenteve.