De flesta myndiga personer ?r anst?llda i en eller annan organisation. M?nniskor v?nder sig till ?verordnade med f?rfr?gningar eller ?nskem?l genom uttalanden eller PM. L?t oss beskriva processen att sammanst?lla och ?verf?ra dokument f?r chefen.

Vad det ?r?

F?rst m?ste du f?rst? vad ett memo ?r. Detta ?r ett dokument som ?r internt eller externt, beroende p? funktioner och adressaten. Ett s?dant memo riktar sig oftast till en ?verordnad person fr?n hans underordnade och ?r ett slags beg?ran, anm?rkning eller f?rslag.

Beroende p? inneb?rden av PM:et kan det vara rapporterande, f?rklarande, f?rklarande eller analytiskt.

Detta dokument belyser oftast tekniska eller aff?rsm?ssiga problem, beskriver kontroversiella situationer eller ger en f?rklaring som dina ?verordnade kr?ver av dig. Den st?rsta skillnaden mellan ett memo ?r att det inte bara specificerar problemets k?rna, utan ocks? ger en detaljerad beskrivning av det, och ibland l?sningar.

Service och rapportering: likheter och skillnader

Vissa anst?llda blandar ihop memorandum och memo, och detta ?r ingen tillf?llighet. Det finns likheter, men det finns ocks? skillnader. L?t oss ta reda p? det h?r. S? inneb?rden av b?de den och den andra lappen ?r att informera myndigheterna om eventuella fel i arbetet. Promemorian rapporterar dock oftast om problemet, och promemorian inneh?ller ocks? en beg?ran om att eliminera det, och ibland anges ocks? s?tt att l?sa ett visst problem.

Utarbeta PM f?r ?verordnade

Oftast skickas s?dana dokument till ledningen. Detta beror p? att ett memo ?r ett dokument som rapporterar interna problem. Ett exempel p? ett memo finns inte registrerat n?gonstans, det finns ingen exempeltext, s? de sammanst?lls i valfri form. Det viktigaste ?r att beskriva k?rnan i problemet och de f?reslagna s?tten att l?sa det. Vad du mer b?r vara uppm?rksam p? ?r att ditt memo ?r registrerat hos organisationen. P? s? s?tt kan du vara s?ker p? att den n?r myndigheterna.

Men situationerna ?r olika. F?rest?ll dig att du skriver ett PM inte om ett haveri av utrustning, utan om till exempel en anst?lld p? ditt f?retag som har gjort n?got fel. Situationerna ?r olika. Ditt memo kan helt enkelt "f?rloras". F?r att f?rhindra att detta h?nder kan du se till. G?r ett PM i tv? exemplar. Ge dem till sekreteraren f?r registrering och be din kopia att skriva att anteckningen registrerades med ett s?dant och ett s?dant nummer, vid ett s?dant och ett s?dant datum och accepterades f?r behandling. S?ledes, ?ven om ditt klagom?l "inte n?r" myndigheterna av n?gon anledning, har du bekr?ftelse och dess text.

Utbyte av PM mellan separata avdelningar

Ibland fungerar PM som ett kommunikationsmedel mellan olika divisioner inom samma f?retag. Att utarbeta ett s?dant dokument f?r en annan enhet skiljer sig inte fr?n en anteckning f?r ledningen. Den enda skillnaden som finns ?r att du beh?ver ange sj?lva enheterna, du kan ?ven ange adressen. I det h?r fallet ?r PM fortfarande ett internt dokument.

Rubriken p? PM ska uppr?ttas enligt ans?kans modell, som ?r skriven i huvudets namn. D?refter skrivs sj?lva texten, som f?rklarar alla problem med en viss enhet. Det ?r ?nskv?rt att beskriva inte bara k?rnan i problemet, utan ocks? i detalj alla nyanser. Du kan ocks? f?resl? s?tt att l?sa det.

Uppgifterna om dokumentet m?ste anges: datum och nummer. Detta ?r n?dv?ndigt f?r att det ska bli officiellt.

Memon till en annan organisation

Men ibland h?nder det att det fungerar som ett externt dokument. Ett ganska vanligt fall av att skriva ett memo ?r f?r en annan organisation. S?ledes utbyter f?retag n?dv?ndig information. ?ven i det h?r fallet ?r PM-dokumentet ett bevis p? anspr?ket eller beg?ran.

S?dana anteckningar ?r ocks? uppr?ttade i godtycklig form. De kan ?tf?ljas av fotokopior av de dokument som kr?vs. Oftast uppr?ttas s?dana anteckningar i namnet p? direkt?ren f?r ett f?retag fr?n chefen f?r ett annat. Vid f?rhandlingar med en motpart ?r det absolut n?dv?ndigt att uppr?tta tv? exemplar av ett PM. Den andra kopian med sigill, signatur och registreringsnummer m?ste tas bort och bevara detta dokument tills problemet ?r l?st.

Om du skriver ett PM f?r en annan organisation kan du f? samma brev som svar. Det ?r inget fel med detta. Kanske f?rstod ledningen inte riktigt problemet eller beg?ran, eller s? best?mde de sig helt enkelt f?r att erbjuda sin egen version av utvecklingen av ytterligare ?tg?rder. Du m?ste ocks? registrera en s?dan anteckning och svara p? den med antingen en ?tg?rd eller ett svar p? en beg?ran. D?rf?r kan kommunikationen mellan organisationer genom PM p?g? under ganska l?ng tid.

Hur man skriver ett memo

Dokumentet b?rjar med namnet p? organisationen och uppgifterna f?r den person som det ?r avsett f?r, sedan anges deras egna uppgifter. Orden "Memorandum" ?r skrivna i mitten. Vidare b?rjar texten med en r?d linje. Som n?mnts tidigare ?r det skrivet i en godtycklig form. I slutet anges datum och en signatur med utskrift s?tts.

Om texten i PM ?r stor ?r den uppdelad i flera stycken. Den f?rsta ?r en beskrivning av problemet. Det andra ?r sj?lva beg?ran. Om beg?ran ?r kollektiv kan du i tredje stycket ange avdelningen och namnen p? de anst?llda som skrivit den. I detta fall s?tts signaturen p? PM av prefekten. Separat kan du bifoga ett ark med alla anst?lldas underskrift.

Ett memo skrivs p? ett A4-ark, precis som vilken applikation som helst. Signaturen ska vara handskriven, inte fax. Det ?r ocks? ?nskv?rt att utf?rda ett memo med dess serienummer och datum f?r sammanst?llningen. Den kan ?ven skrivas ut p? dator, men ?ven i detta fall m?ste signaturen vara personlig.

Skicka ett dokument via elektronisk kommunikation

Det ?r inte ovanligt att en organisation bedriver elektronisk dokumenthantering och alla f?rfr?gningar och anteckningar m?ste skickas via Internet eller ett internt n?tverk. I det h?r fallet finns det ingen anledning att vara r?dd, det finns inget att oroa sig f?r. F?r detta ?r det dock ?nskv?rt att ha en personlig digital signatur s? att du kan bekr?fta din beg?ran.

Eller s? kan du skriva ett memo p? ett papper, skriva under det och skanna det. Skicka den elektroniska versionen till ?nskad adress och v?nta p? svar.

?r det alltid n?dv?ndigt att l?mna ditt erbjudande skriftligt?

Ofta uppst?r fr?gan: ?r det m?jligt att kontakta f?retagets ledning muntligen? Svaret ?r v?ldigt enkelt: du kan alltid ans?ka muntligt, men det ?r inte k?nt om detta ger n?gra resultat. Ett skriftligt meddelande ?r alltid en officiell handling, oavsett dess inneh?ll och adressat. Men ett verbalt budskap ?r bara ord som kanske inte kan besvaras.

D?rf?r kan det rekommenderas att utarbeta alla f?rslag, f?rklaringar och f?rklaringar till myndigheterna uteslutande p? papper. Annars kanske du helt enkelt inte f?r n?got svar p? din f?rfr?gan eller f?rslag.

Medborgare som arbetar inom olika verksamhetsomr?den m?ste ofta hantera of?rutsedda situationer, s? de ?r intresserade av svaret p? fr?gan om hur man skriver PM och var kan jag f? ett prov?

Detta dokument ?r ett av de mest popul?ra och vanliga s?tten f?r f?retag och anst?llda. I den h?r artikeln kommer vi att ber?tta f?r dig hur du skriver ett memo korrekt och tillhandah?ller ett exempel p? ett memo f?r granskning.

Behovet av att skriva ett memo

Ett memo ?r en form av arbetsfl?de inom ett f?retag som g?r att du snabbt kan l?sa aktuella produktionssituationer p? kort tid. Serviceanteckningen ?r utformad f?r att uppfylla f?ljande m?l:

• • Snabbt meddelande till tj?nstemannen om problemet som har uppst?tt f?r tillf?llet
  • Att l?gga fram f?rslag f?r att avskaffa det eller komma ?verens om en plan med planerade ?tg?rder

Inl?mning av ett PM har ett antal positiva aspekter f?r produktionsprocessen p? f?retaget. Detta dokument ?r ett direkt bevis p? det faktum att specialisten, efter att ha uppt?ckt ett problem i arbetsprocessen som han ?r ansvarig f?r, omedelbart lyfte fram det f?r ledningen.

I situationer d?r en specialist inte sj?lvst?ndigt kan hantera en of?rutsedd situation som har uppst?tt och med hj?lp av ett memo l?mnar in det f?r l?sning av andra specialister, befriar han sig genom denna ?tg?rd fr?n ansvaret f?r en d?lig kvalitet eller ol?mplig l?sning av ett problematiskt problem.

N?gon specifik form av PM har inte fastst?llts, d?rf?r uppr?ttas papperet i n?gon form och ?verf?rs till ledningen, b?de p? papper och via elektroniska kommunikationsmedel.

G?r ett memo

Vi r?knade ut ovan i vilka fall det ?r n?dv?ndigt att skriva och skicka in ett PM till ledningen. L?t oss nu ?verv?ga ett exempel p? att sammanst?lla dokumentet vi ?verv?ger, och som vi sa ovan finns det ingen speciell blankett f?r ett memo, men det finns allm?nt accepterade krav p? inneh?llet i dokumentet.

Bland dem finns:

1. Mottagaren av memo m?ste anges i det ?vre h?gra h?rnet av dokumentet. Det ?r n?dv?ndigt att skriva efternamn, f?rnamn, patronym, position f?r den person i vars namn PM uppr?ttas.
2. Under dessa uppgifter skrivs dokumentets nummer och namn.
3. D?refter avsl?jar specialisten k?rnan i den problematiska fr?ga som han st?tte p? inom omr?det f?r sin verksamhet p? f?retaget. Eller s? beskriver han en situation som han sj?lv inte klarar av och detta kr?ver hj?lp av andra specialister.
4. Vidare ?r det n?dv?ndigt att f?reskriva f?rslag f?r att l?sa den nuvarande situationen. Eller s? uttalar f?rfattaren av memo de handlingar som han f?rv?ntar sig av tj?nstemannen i vars namn dokumentet l?mnas in.
5. L?ngst ner i dokumentet anges efternamn, namn, patronym och befattning f?r den som skickade PM.

Om det beh?vs kan alla arbetande medborgare anv?nda den h?r memomallen.

Hur man skriver ett memo - ett exempel och exempel p? att skriva

L?t oss titta p? ett specifikt exempel p? hur ett memo (prov) skrivs. Exemplet nedan inneh?ller texten till ett memo, som kan tas som ett exempel n?r du skriver en aff?rsuppsats.

Memo exempel

Nedan ska vi ge ett exempel p? att skriva ett PM p? papper, d?r f?rem?let f?r ?verklagandet och den juridiska person som PM v?nder sig till, samt problemets k?rna, ?r fiktiva.

Direkt?r f?r JSC "Kamelia"
Kravchenko Anatoly Petrovich
Krasnodar 15 juli 2015

PM

Sedan den 13 juli 2015 har ugnen i f?retagets heta butik blivit oanv?ndbar, och f?r att ?tg?rda sammanbrottet m?ste du k?pa reservdelar fr?n listan nedan. Den totala kostnaden f?r delar och arbete f?r att eliminera uppdelningen ?r 15 700 (femton tusen sjuhundra rubel 00 kopek).

F?r n?rvarande ?r fondgr?nsen f?r reparation och underh?ll av utrustning f?rbrukad och de n?dv?ndiga delarna ?r inte tillg?ngliga. F?r att undvika driftstopp i den heta butiken, v?nligen:

1. Tilldela den angivna summan pengar enligt listan som bifogas dokumentet.
2. Tills?tt ett reparationsteam f?r att utf?ra arbeten f?r att byta ut slitna delar.

Med v?nlig h?lsning, chef f?r den heta butiken Onoprienko Valeria Viktorovna.

I m?nga organisationer sker informationsutbyte genom elektronisk kommunikation, s? att anv?nda e-post g?r det enklare att skicka in ett PM. Ett s?dant dokumentfl?de inom f?retaget har ett uppenbart plus - det ?r hastigheten p? ?verv?gandet av anst?lldas ?nskem?l.

Hur skriver man ett memo i elektronisk form? Dokumentet har inga signifikanta skillnader fr?n den klassiska versionen p? papper. Ett exempelmemo i elektronisk form skiljer sig n?stan inte fr?n exemplet ovan. En betydande del av memo i elektronisk form kommer att likna v?rt exempel. I synnerhet en beskrivning av den intr?ffade situationen och en upps?ttning f?rslag som den anst?llde l?mnat in f?r ?verv?gande.

Skillnaden kommer fortfarande att vara - i PM kommer det inte att vara n?dv?ndigt att ange adressaten. I e-postmeddelandet, i raden "Adress", kommer du att ange namnet p? anv?ndaren som dokumentet ?r adresserat till. Om det bara finns en e-postadress f?r hela avdelningen, m?ste du i raden "?mne" ange mottagaren, det vill s?ga namnet p? tj?nstemannen som PM skickas till.

Vid anv?ndning av e-post (din egen brevl?da) har man dessutom ofta redan en signatur som automatiskt infogas i texten. Detta sparar avsev?rt tid, s?rskilt n?r ett memo skrivs. Om din e-postl?da inte till?ter identifiering av avs?ndaren (till exempel n?r det bara finns en e-postl?da p? f?retaget), m?ste du i slutet av brevet ange din position och ditt fullst?ndiga namn.

Gl?m inte att n?r du skickar ett dokument via e-post ?r det viktigt att beg?ra meddelande om att e-postmeddelandet du skickat har l?sts av adressaten. F?r att g?ra detta, markera motsvarande ruta. En s?dan anm?lan ?r ett bevis p? att du faktiskt skickat ett PM till en specifik tj?nsteman vid en viss tidpunkt.

Ett PM ?r ett internt dokument genom vilket kommunikation sker mellan anst?llda i officiell skriftlig form. Dess inneh?ll reduceras till uppdrag, utf?randet av eventuella arbetsuppgifter etc, det vill s?ga arbetsfr?gor. Trots att det ?r en enkel sak att skriva ett memo och inte regleras av mycket strikta regler, m?ste du ?nd? k?nna till dem. I den h?r artikeln kommer vi att ?verv?ga proceduren f?r att sammanst?lla denna dokumentation, typer etc.

Karakteristisk

Serviceanteckningens karakt?r ?r informativ och referens, vilket inneb?r att den inneh?ller vissa meddelanden, meddelanden, instruktioner etc. De fr?gor som tas upp i den avser den specifika anst?lld som den skickas till. Med andra ord ?r ett memo en verktygsl?da f?r kommunikation inom ett f?retag.

Obs: skyldigheten f?r ett PM har inte fastst?llts. Detta ?r ett till?ggsdokument, ?ven om best?llningar och instruktioner kan uppr?ttas p? grundval av det.

?va

Ett memo anses vara en ofta anv?nd dokumentation, samtidigt som den inte ing?r i listan ?ver officiellt sekretessbelagda f?rvaltningsdokument. Ofta anv?nds det, det blir en anslutning p? horisontell niv?: det vill s?ga det sammanst?lls av en anst?lld p? en avdelning f?r att f?rmedla en beg?ran eller ett f?rslag till en anst?lld p? en annan.

Viktigt: statusen f?r kontrollobjekt mellan vilka kommunikation sker med hj?lp av en servicenota m?ste vara likv?rdiga. I ?vrigt betraktas handlingen inte som en promemoria, utan en promemoria.

Anv?ndnings?ndam?l

Ett memo to work kan anv?ndas i olika fall.

H?r ?r n?gra exempel:

• att bel?na en anst?lld;
• att skicka en anst?lld p? en aff?rsresa;
• rapportering till logistikavdelningen om utrustningsfel;
• meddelande till s?kerhetschefen fr?n chefen f?r n?gon annan enhet om behovet av att sl?ppa in obeh?riga personer (icke-anst?llda) i f?retagsbyggnaden, med angivande av sk?len;
• en beg?ran i form av en PM skickad till redovisningsavdelningen f?r tilldelning av materiella resurser f?r vissa behov m.m.

Separata fall av sammanst?llning av anteckningar

?ven om ett memo anses vara ett internt papper, ?r en av dess varianter ett dokument som skickas till attestationskommissionen. Anv?ndningen av anteckningar enbart f?r arbetskommunikation ?r dock fortfarande vanligare.

Hur skriver man ett memo?

De grundl?ggande reglerna f?r att kompilera ett memo liknar alla andra. De inkluderar att skriva p? ett A4-ark, instruktioner fr?n vem och till vem det skickas, f?rs?kringar med datum och underskrift. Men hur skriver man ett memo i enlighet med alla krav?

• i mitten (det ?r ocks? m?jligt att placera det p? v?nster sida av arket), skriv motsvarande titel p? dokumentet;
• det finns tv? alternativ f?r att skriva datum - b?da helt med arabiska siffror och ange m?naden med ord;
• i rubriken till huvudrubriken kan du l?gga till en kort beskrivning av inneh?llet i dokumentet;
• uppgifter om avs?ndare och mottagare ska vara fullst?ndiga: f?rnamn, efternamn och patronym, fullst?ndigt namn p? den tj?nst och avdelning (avdelning) till vilken denna tj?nst ?r knuten.

Som svar p? fr?gan om hur man skriver ett memo ing?r inte bara detaljerna och attributen i detta dokument, utan ocks? vad dess inneh?ll ska vara.

Uppsatsen i fr?ga kr?ver inte att problemets k?rna presenteras p? ett mycket torrt och officiellt spr?k - en fri ber?ttelse ?r dock till?ten som specifikt speglar orsaken till att skriva.

Inneh?llet ?r uppdelat i tv? delar. Den f?rsta av dessa kallas ingressen. Den ber?ttar kort om vad som fick upphovsmannen att b?de skriva ett memo och skicka det till en specifik anst?lld.

Den andra delen anses vara den huvudsakliga, den ?r ocks? mer volumin?s ?n ingressen. Denna text inneh?ller en redog?relse f?r den direkta beg?ran eller f?rslaget. Till den kan du l?gga till en analys av situationen, slutsatser och resultat.

Formen

Vissa f?retag, n?r de tillfr?gas om hur man skriver ett memo, ger helt enkelt sina anst?llda en speciell blankett. Men det b?r noteras, detta ?r inte en obligatorisk sammanslutning - GOST tillhandah?ller endast r?dgivande best?mmelser (betr?ffande typsnitt, dimensioner och intervall) utan ett godk?nt prov. Men om detta finns i ett visst f?retag ?r det b?ttre att h?lla sig till det.

Service och PM

Lite h?gre i noten angavs hur service- och promemorianteckningar skiljer sig ?t. Men m?nga m?nniskor tenderar fortfarande att f?rv?xla dem med varandra.

De vanligaste misstagen ?r:

• ett memo f?r en anst?lld fr?n en anst?lld till en chef (faktiskt ett memorandum);
• om l?ne?kningar;
• om en befordran.

De tv? sista antyder referens inte p? en horisontell niv?, utan vertikalt, vilket f?rnekar definitionen av ett memo.

Viktigt: uppdelningen av PM i PM och f?rklarande anteckningar ?r a priori felaktig.

Registrering

Alla anteckningar registreras i registret. Beroende p? hur dokumentfl?det ?r organiserat i respektive f?retag kan antingen den som sammanst?llt pappret eller den som tagit emot det g?ra detta. I vilket fall som helst handlar det om att PM tilldelas ett unikt nummer, vilket b?r anges i dess text.

Exempelmemo

"S?ljavdelningen, chef f?r V. A. Kutsak
PM
№ 19-43/102
13 april 2015
Om att testa datorns tillst?nd f?r dess prestanda
Fr?n och med 04/10/2015 har R.D. Maksimenkos persondator, en anst?lld p? f?rs?ljningsavdelningen, upplevt regelbundna fel, n?mligen: omstart utan att utf?rda detta PC-kommando, problem med att sl? p?/av den och sk?rmflimmer. Som ett resultat av ovanst?ende ber jag dig att utf?ra n?dv?ndig diagnostik av specialisterna p? din avdelning f?r att identifiera orsakerna till problemen och framg?ngsrikt eliminera dem. Jag f?resl?r att resultatet av testningen ska utf?rdas skriftligen, med en sammanfattning av ytterligare ?tg?rder: reparation eller byte av maskinen.

Anta att det visade sig att datorn inte kan repareras. I det h?r fallet utf?rdar vi ett memo f?r att skriva av utrustningen.

Exempel p? en anteckning f?r att skriva av utrustning

"F?rs?ljningsavdelningen, chef f?r logistikavdelningen M. A. Oleinik
PM
№ 21-45/104
Fr?n 16 april 2015
Om att skriva av en icke-fungerande PC
Fr?n och med 04/10/2015 upplevde R.D. Maksimenko, en anst?lld p? f?rs?ljningsavdelningen, regelbundna fel i persondatorn. Som ett resultat visade diagnostik utf?rd av specialister fr?n f?ljande: PC:n b?r inte anv?ndas ytterligare. I detta avseende ber jag dig att skriva av ovanst?ende utrustning p? grund av inoperabilitet.

Avdelningschef L. A. Kudryavtsev"

Ut?ver det beh?ver du en annan notering - f?r att ers?tta avvecklad utrustning.

Utrustningsbytesanteckning

"F?rs?ljningsavdelningen, chef f?r logistikavdelningen M. A. Oleinik
PM
№ 22-46/104
Fr?n 17 april 2015
Om att byta ut en trasig dator
Persondatorn f?r specialisten p? avdelningen, Maksimenko R. D., togs ur drift och m?ste bytas ut p? grund av dess inoperabilitet (enligt dok. nr 20-44/103 av 2015-04-15). Jag ber dig att tillhandah?lla ny utrustning som matchar parametrarna f?r den avvecklade. V?nligen rapportera slutf?randet skriftligen. Till lappen bifogas en rapport fr?n IT-avdelningen om utf?rd diagnostik och dess resultat.

Avdelningschef L. A. Kudryavtsev"

Till sist

Vanligtvis skapar det inga problem att skriva ett memo. Detta interna dokument ?r ett ganska v?lbekant kommunikationsmedel mellan olika myndighetsniv?er. Villkorliga hinder kan bara orsakas av "f?rvirring" mellan memon och serviceanteckningar (artikeln anger hur de skiljer sig).

I vissa f?retag sker f?rberedelsen av PM uteslutande enligt det inf?rda och godk?nda provet (i det h?r fallet ?r det b?ttre att fylla p? med speciella formul?r f?r dem), i andra ?r det mer ?n gratis.

N?r du sammanst?ller detta dokument b?r du v?gledas av samma regler som f?r andra papper - typsnittet och avst?ndet i enlighet med GOST, datumet och signaturen f?r anteckningens giltighet.

I allm?nhet ?r ett memo en mycket bekv?m verktygsl?da, som ?r l?tt att bem?stra och, om den anv?nds p? r?tt s?tt, observeras ett v?lkoordinerat och tydligt arbete i ett team av organisationer. Det bidrar till att uppr?tth?lla en sammanh?llen relation mellan avdelningarna och st?rker ?ven den struktur de utg?r.

N?stan alla viktiga saker m?nniskor g?r genom korrespondens;

d?rf?r r?cker inte f?rm?gan att tala ensam.

Luc de Vauvenargues

L?t oss prata om ett memo som det huvudsakliga medlet f?r intern kommunikation, ett dokument som kan effektivisera interna relationer, s?kerst?lla ett snabbt utbyte av information och l?sa en kontroversiell situation.

VARF?R IGNORERAR ORGANISATIONER MINNEN?

Promemorian f?rblir en outsider i privata organisationers aff?rskorrespondens. I statliga organisationer ?r de flesta interna dokument tv?rtom PM.

Ofta i kommersiella organisationer behandlas ett memo som en meningsl?s formalitet, men denna del av intern f?retagsdokumenthantering, som en integrerad del av f?retagskulturen, har ov?rderlig potential f?r aff?rsutveckling.

Vad ligger till grund f?r den kraftigt negativa inst?llningen hos ett antal chefer p? linjeniv? i kommersiella organisationer till ett av de viktigaste interna dokumenten som ligger till grund f?r att fatta ledningsbeslut? M?jliga orsaker:

L?g niv? av kultur f?r aff?rskommunikation, brist p? f?retagsstandarder, viljestarka ledningsbeslut inom omr?det intern dokumenthantering;

Brist p? officiell status, eftersom PM inte ing?r i klassificeringen av f?rvaltningsdokumentation;

Tillg?ng till elektroniska kommunikationsmedel. Chefer vill inte l?gga tid p? att formalisera ledningsprocesser, f?redrar att byta n?gra ord personligen, ringa en mobiltelefon, skriva ett e-postmeddelande eller Skype, etc.

Men det finns en annan anledning: ibland saboterar chefer formaliseringen av systemet med interna dokument. Det ?r sv?rt att motbevisa dokumenterad information om tillst?ndet i organisationen, instruktioner riktade till en tj?nsteman eller till exempel instruktioner om tillv?gag?ngss?tt f?r ?tg?rder i specifika situationer. Att arbeta i kaos har vissa f?rdelar: det finns inget l?ttare ?n att v?gra ?verf?ringen av muntlig information, s?v?l som instruktioner som ges t?te-?-t?te. Alla ?r bekanta med situationen d? en anst?lld regelbundet f?r muntliga instruktioner som utesluter varandra, vilket medf?r administrativa sanktioner att inte f?lja n?gon av dem.

VAD ?R ANV?NDNING AV MINNET?

Ett memo ?r ett internt aff?rsbrev med vilket du snabbt och effektivt kan l?sa aktuella produktionsfr?gor.

Huvudsyftet med ett memo ?r utbyte av officiell information mellan anst?llda i samma organisation som har lika officiell status.

Syftet med att sammanst?lla anteckningar kan vara olika:

Horisontell kommunikation av chefer f?r strukturella avdelningar / tj?nstem?n f?r att l?sa allm?nna produktionsfr?gor och problem;

Effektiv kommunikation:

Utbyte av operativ information mellan strukturella/oberoende underavdelningar och filialer;

Beg?ran om referensinformation;

Genomf?rande av utbildning;

Att ?tf?lja ett annat meddelande (medf?ljande notering);

L?sa aktuella fr?gor om administrativt, ekonomiskt, logistiskt, informativt och annat st?d;

L?sning av tvistiga och konfliktsituationer.

F?rm?gan att kompetent uppr?tta interna dokument, inklusive PM, hj?lper till i extremt komplexa och f?rvirrande situationer.

F?rst och fr?mst ?r ett memo den viktigaste assistenten f?r anst?llda vid dokumenthanteringstj?nsten (nedan - DOW) i kontroversiella situationer.

Tyv?rr f?rs?ker cheferna f?r de huvudsakliga strukturella divisionerna ofta skriva av bristerna i divisionen n?r de arbetar med dokument om de anst?llda vid hj?lpdivisionerna. Ledningen f?r en strukturenhet uppfyllde till exempel inte best?llningen av en h?gre chef i tid, utan ansvaret f?r detta ?verg?r till f?rskolans l?roanstalts tj?nst, vilket p?st?s ha f?rsenat utskicket av det utg?ende brevet.

Ett memo hj?lper till att motbevisa grundl?sa anklagelser. En anteckning som inneh?ller fakta, deadline, fullst?ndigt namn. anst?llda vid f?rskolans l?roanstalt som slutf?rt arbetet p? ett kvalitativt och i r?tt tid, med bekr?ftelseans?kningar (kopior av registreringskort, utdrag ur registreringsloggar etc.), hj?lper ofta till att uppr?tth?lla objektiviteten, erk?nner p?st?endet som ogrundat, ?terst?ller verksamheten anseende f?r en viss anst?lld och f?rskoletj?nsten som helhet (Exempel ett).

Texten i PM ska tydligt ange syftet med meddelandet p? ett l?ttillg?ngligt och kortfattat s?tt. Ofullst?ndig eller ?verfl?dig information g?r det sv?rt f?r adressaten att f?rst? problemets k?rna och kan leda till tvetydig tolkning och som ett resultat avsaknad av det ?nskade resultatet. Effektiviteten av ett memo beror p? hur v?l strukturen i dokumentet ?r uppbyggt och om argumenten ?r logiska.

VI UTF?RDERAR ETT MEMO

OM P? BLANKET, VAD D??

Memon g?rs som regel p? ett tomt ark av A4-papper. Kommersiella organisationer anv?nder dock ofta ett brevhuvud f?r detta ?ndam?l, vilket enligt paragraf 4.7 i GOST R 6.30-2003 "Unified Documentation Systems. Enhetligt system f?r organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav p? pappersarbete" inneh?ller:

Organisationens eller varum?rkets emblem (tj?nstem?rke);

F?retagets namn;

Organisationskod;

Huvudstatens registreringsnummer (OGRN) f?r en juridisk person;

Skattebetalarens identifikationsnummer/registreringsorsakskod (TIN/KPP);

Referensdata om organisationen;

Platsen d?r dokumentet sammanst?lldes eller publicerades.

Dessutom n?mner vissa experter p? sidorna i tidskrifter och p? Internet som exempel exempel p? anteckningar som uppr?ttats p? brevpapper.

Utan tvekan ?r det l?ttare att uppr?tta alla dokument urskillningsl?st p? samma formul?r. Att skriva ett PM till chefen f?r grannavdelningen p? en blankett som inneh?ller referensdata, TIN, PSRN etc. ?r dock inte meningsfullt. Dessutom tar organisationens brevpapper upp minst 20 procent av den totala volymen p? f?rsta sidan, och ofta f?r den n?dv?ndiga informationen inte plats p? ett ark. Det verkar vara en liten sak, men i en stor organisation leder s?dana sm? saker till bortkastade utgifter, inte kostnadsbesparingar.

Ta reda p? p? vilket formul?r du kan uppr?tta ett PM (om s? ?nskas).

Typer av dokumentformul?r fastst?lls i paragraf 4.6 i GOST R 6.30-2003.

Under tiden, GOST R 7.0.97-2016 "System av standarder f?r information, bibliotek och publicering. Organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav”, som tr?der i kraft den 1 juli 2018, inneh?ller redan f?rtydliganden om organisationens blanketter (punkt 5.8 och 6.6).

Av detta f?ljer att standarderna inte rekommenderar att man utf?rdar ett PM p? brevpapper. Men om ?nskan att genomf?ra intern korrespondens utan att misslyckas p? formul?ret ?r stor, ?r det m?jligt att utveckla och fixa i LNA ett formul?r f?r en specifik typ av dokument - ett memo.

FORM AV MEMOT: DETALJER

I enlighet med GOST R 6.30-2003 m?ste f?ljande detaljer inkluderas i form av en specifik typ av dokument (i v?rt fall ett memo) (exempel 2):

03 - "Organisationens emblem eller varum?rke (tj?nstem?rke)";

08 - "Organisationens namn";

10 - "Namn p? typen av dokument";

11 - "Dokumentdatum";

12 - "dokumentets registreringsnummer";

14 - "Plats f?r sammanst?llning eller publicering av dokumentet";

15 - "Adress" (namnet p? den strukturella enheten och positionen f?r den anst?llde till vilken memo skickas);

18 - "G? till texten";

20 - "Dokumentets text";

21 - "M?rke p? n?rvaron av applikationen";

22 - "Signatur";

27 - "Anteckning om artisten."

NYANSER AV REGISTRERING AV DETALJER

• "Destination". Om anteckningen skickas till flera strukturella avdelningar, ritas "Adress"-kravet upp i det ?vre h?gra h?rnet enligt f?ljande:

Om det totala antalet mottagare ?r fler ?n fyra m?ste en e-postlista skapas.

• "Dokumenttext". Ett memo, som ett aff?rsbrev, m?ste vara tydligt strukturerat. Texten i PM anges i f?rsta person singular ("skriv upp", "Jag anser att det ?r n?dv?ndigt", etc.).

Texten, uppdelad i logiskt fullst?ndiga stycken, g?r det l?ttare att l?sa och f?rst?, ger varje tanke en logisk fullst?ndighet och g?r det m?jligt f?r adressaten att b?ttre navigera i dokumentets text.

Texten i ett memo best?r som regel av:

Ur ingressen (inledningsdelen);

huvudsak;

Den sista delen (slutsatser, f?rslag, ?nskem?l etc.).

Ingressen avsl?jar syftet med att skriva PM, inneh?ller h?nvisningar till datum, dokument och fakta som gav upphov till sammanst?llningen. Informationen i ingressen kan vara kortfattad eller ut?kad. Ingressen leder smidigt till huvuddelen.

Storleken p? br?dtexten varierar beroende p? syftet med anteckningen och kan vara n?gra rader eller n?gra sidor med tryckt text.

Huvudm?let med huvuddelen ?r att f?rklara, ?vertyga, f?rm? till handling, det vill s?ga att uppn? ett resultat. Det ?r denna del av texten som mest avsl?jar PM:s inneh?ll. Huvuddelen inneh?ller den st?rsta m?ngden faktamaterial, som inte bara ska informera, utan ocks? ?vertyga. Eventuella ans?kningar b?r ocks? n?mnas d?r.

Den sista, eller sammanfattande, delen av PM ?r en slags sammanfattning som bekr?ftar ovanst?ende, inneh?ller slutsatser, f?rfr?gningar, specifika f?rslag f?r att l?sa problemet. Ju tydligare och tydligare sammanfattningen ?r, desto mer sannolikt ?r det att beslut i fr?gor kommer att fattas i tid.

REGISTRERING OCH R?TTNINGSV?GAR AV SEDLAR I ORGANISATIONEN

Fr?gor om registrering och efterf?ljande ?verf?ring till mottagaren av anteckningar orsakar ofta kontroverser. Vem ska registrera PM? DOW-tj?nst? Strukturella enheter? Sekreterare? Beh?ver de ens registreras? Vem och hur ska ?verf?ra PM s? att de n?r intresserade tj?nstem?n i tid?

Utan tvekan ?r l?sningen av dessa fr?gor organisationens privilegium, i instruktionerna f?r kontorsarbetet som det b?r finnas en sektion f?r att arbeta med interna dokument. Reglerna som fastst?lls i LNA och f?rfarandet f?r deras handlingar kommer att bidra till att undvika meningsskiljaktigheter.

Vad h?nder om det inte finns n?got s?dant dokument? Naturligtvis att skapa det genom att formalisera f?rfarandet f?r sammanst?llning, bearbetning och flytta interna officiella dokument. Formalisering hj?lper till att effektivisera m?nga aff?rsprocesser, vilket har en mycket positiv effekt p? den ?vergripande ordningen i organisationen.

Det ?r n?dv?ndigt att b?rja arbeta med en analys av fl?det av memon: best?m dess volymer och rutter, exklusive uppenbart on?diga segment l?ngs dokumentets v?g. F?r att best?mma den mest effektiva dokumentv?gen, var inte r?dd f?r att bryta gamla, obekv?ma strukturer, korrigera och korrigera fel i logistiken.

Det kan finnas flera alternativ f?r att dirigera memon - med deltagande av DOW-tj?nsten (schema 1) och utan den (schema 2). L?t oss ta reda p? vilket av dessa system som ?r mest effektivt.

INEFFEKTIVA REGISTRERINGSSCHEMA OCH ANM?RKNINGSV?G

• Registrering i DOW-tj?nsten f?r en stor organisation. ?verf?ringen av anteckningar till DOW-tj?nsten f?r registrering och efterf?ljande omdirigering till mottagaren saktar ner processen f?r att kommunicera information och fatta beslut. Detta m?rks s?rskilt i organisationer med en stor m?ngd arbetsfl?de externt och internt. Med tanke p? den totala arbetsbelastningen kan inte varje tj?nst p? f?rskolans l?roanstalt tilldela en enskild anst?lld till registreringskontor, promemoria och andra anteckningar. P? ett eller annat s?tt kommer i f?rsta hand alltid br?dskande utg?ende brev, order, instruktioner, inkommande korrespondens fr?n h?gre myndigheter att registreras och PM v?ntar ?dmjukt i kulisserna.

• Registrering som sekreterare i en liten organisation. I organisationer med ett litet dokumentfl?de registreras PM av rektors sekreterare. Ett PM ?r ett internt dokument med horisontell inriktning och kan inte vara avsett f?r en h?gre tj?nsteman.

F?r att ge information till ledningen i aff?rskorrespondens anv?nds rapporter, analytiska och f?rklarande anteckningar. F?ljaktligen ?r sekreteraren i kedjan f?r mottagande och ?verf?ring av PM mellan tj?nstem?n med j?mst?lld status en extra l?nk.

• Utan registrering, men med ett m?rke av DOW-tj?nsten p? ?verf?ringen. Om det inte ?r vanligt att organisationen registrerar PM, ?r det inte meningsfullt att skicka dem till adressaten via DOW-tj?nsten utan registrering. Att ?verf?ra en anteckning till DOW-tj?nsten och f? ett ?verf?ringsm?rke, f?ljt av ?verf?ringen av dokumentet av DOW-tj?nsten till adressaten och s?tta ytterligare ett m?rke p? ?verf?ringen - allt detta komplicerar processen, tar tid och ?kar tiden f?r utf?rande av instruktioner.

Om organisationen fortfarande har ett f?rfarande f?r att ?verf?ra anteckningar med mottagande av ett godk?nnandem?rke, undertecknar mottagaren f?r mottagande, anger sin position, datum och tid f?r mottagandet av dokumentet (om n?dv?ndigt). Kvittom?rket f?sts p? en kopia av servicesedeln som returneras till adresseringsenheten.

Kvittom?rket kan ers?ttas med st?mpeln "Mottaget", som inneh?ller f?lt f?r att ange datum f?r mottagning, fullst?ndigt namn. och tj?nstemannens underskrift (fig.).

Ris. Mottagningsm?rket kan ers?ttas med st?mpeln "Mottaget"

EFFEKTIVA REGISTRERINGSSCHEMA OCH ANM?RKNINGSV?G

• Registrering i en strukturell enhet, ?verf?ring av anteckningar direkt mellan enheter. Registrering av PM i en strukturell enhet, s?v?l som deras ?verf?ring fr?n en strukturell enhet till en annan, f?rbi mellanh?nder (tj?nsten fr?n en f?rskola utbildningsinstitution eller en sekreterare), f?rkortar v?gen f?r dokumentet till adressaten.

Om strukturenheten inte har tj?nst som kansli (sekreterare f?r en avdelning/avdelning/avdelning), f?r registrering av handlingar, inklusive interna s?dana, ?r det n?dv?ndigt att utse en tj?nsteman som ansvarar f?r kontorsarbete. Ansvarig f?r kontorsarbete best?ms av cheferna f?r strukturavdelningarna. I regel utser de en anst?lld som inte ?r belastad med tj?nsteuppgifter. Tilldelningen av ytterligare funktioner godk?nns genom best?llning eller best?llning och antecknas i arbetsbeskrivningar.

• Registrering av utg?ende sedlar. Den tj?nsteman som ansvarar f?r kontorsarbetet i strukturenheten registrerar utg?ende PM.

Utg?ende anteckningar registreras i enhetens journal ?ver intern (utg?ende) korrespondens (exempel 3). N?r du registrerar utg?ende anteckningar indikeras f?ljande:

Dokumentets registreringsnummer;

Adressat (avdelning till vilken servicenotan skickas);

Antal sidor;

Tillg?nglighet av applikationer;

datum f?r utf?rande;

FULLST?NDIGA NAMN. den anst?llde som utarbetat PM.

Memo kan skannas och skickas via e-post.

Om det ?r n?dv?ndigt att ?verf?ra originalet kan den tj?nsteman som ansvarar f?r kontorsarbete i strukturenheten uppr?tta ett schema f?r ?verf?ring av PM till adressater - en g?ng om dagen, 2 g?nger om dagen, etc.

Br?dskande PM (med en tydlig deadline) ska l?mnas in omedelbart. Du kan ?verf?ra anteckningar till adressaten direkt eller genom celler speciellt utrustade i DOW-tj?nsten med nummer och/eller namn p? strukturella enheter. Samtidigt deltar inte DOW-tj?nsten i processen att ?verf?ra dokument.

Registrering av inkommande lappar. Vid mottagande av ett PM p? mottagarenheten registrerar den tj?nsteman som ansvarar f?r kontorsarbetet i mottagarenheten det som ett internt inkommande dokument i enhetens interna (inkommande) korrespondensregister (Exempel 4) med f?ljande uppgifter:

Inkommande registreringsnummer;

Datum f?r mottagande (registrering);

Antal sidor;

Applikationer;

datum f?r utf?rande;

Entrepren?r (tj?nsteman till vilken PM skickas).

Ansvaret f?r att de tidsfrister som anges i PM f?ljs ligger p? den tj?nsteman som det riktar sig till. Initiativtagaren till PM och/eller en h?gre tj?nsteman kan ?ndra tidsfristerna f?r utf?rande av dokumentet.

• Registrering av alla anst?llda. Om organisationen eller dess strukturella divisioner inte har en anst?lld som ansvarar f?r kontorsarbete, kan du hitta andra mekanismer f?r att registrera PM. Placera till exempel en logg med kontorsmemon i Word- eller Excel-format p? en server f?r allm?nt bruk. I det h?r fallet tar registreringen av ett memo av en anst?lld vid strukturenheten inte mer tid ?n den personliga ?verf?ringen av dokumentet till sekreteraren.

Men specialister fr?n specialiserade strukturella divisioner saboterar ofta s?dana f?rslag. F?rs?k att anf?rtro dem ?ven mindre pr?sterliga operationer m?ts av ett aktivt avslag. Till viss del har experterna r?tt. Kom ih?g att I.A. Krylova: "Problemet ?r om skomakaren s?tter ig?ng pajerna, och pajmannen g?r st?vlarna, och allt inte kommer att g? smidigt"?

Det ?r m?jligt att undvika en ?ppen konflikt med specialister fr?n specialiserade avdelningar om en l?mplig order eller instruktion undertecknad av organisationens chef utf?rdas. Initiativtagare b?r i s? fall vara f?rest?ndare f?r f?rskolans l?roverk eller annan ansvarig f?r kontorsarbetet. Det ligger i hans intresse att ta bort n?gra av de ?lderdomliga funktionerna fr?n sig sj?lv, effektivisera arbetet med dokumentfl?den, bygga effektiva v?gar f?r deras f?rflyttning och eliminera f?rlusten av interna dokument.

S? snart ett s?dant system s?tts i kraft, minskar missn?jet bland anst?llda, eftersom registreringstiden minskar avsev?rt och sj?lva registreringen blir transparent.

MINNESVILLKOR F?R RESERVATION

Lagringsperioderna f?r anteckningar finns i listan ?ver typiska administrativa arkivdokument som genererats i samband med verksamheten hos statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, som anger lagringsperioderna (godk?nd p? order fr?n Rysslands kulturministerium daterad 25 augusti, 2010 nr 558, i dess lydelse den 16 februari 2016, nedan - Lista 2010) (Tabell).

Varje framg?ngsrikt fungerande organisation ?r en levande, st?ndigt f?r?nderlig organism, och kontorsarbete ?r en spegelbild av denna organisms ledningssystem. Vill du h?nga med i tiden, ligga i framkant? F?rs?k att b?rja med anteckningar - detta kommer att vara det f?rsta steget mot ett v?lorganiserat arbetsfl?de, och den verifierade logistiken f?r v?garna f?r interna dokument kommer att vara det f?rsta steget i kampen mot ledningskaos. Exempel p? anteckningar ges nedan (exempel 5-10).

EXEMPEL P? MINNEN

PM– Det h?r ?r ett informations- och referensdokument, ett verktyg f?r aff?rskorrespondens inom organisationen.

Ett memo uppr?ttas f?r att belysa alla aff?rsfr?gor relaterade till arbetet p? en avdelning eller en viss anst?lld, vars l?sning beror p? en annan strukturell enhet i organisationen eller anst?lld.

Skrivandet av PM sker, till skillnad fr?n, mellan strukturella enheter eller anst?llda med motsvarande officiell status som inte ?r direkt underordnade.

Hur man skriver ett memo

• "hatt", som anger vem den ?r riktad till (st?llning, efternamn, namn, patronym i dativfallet);
• namn p? dokumentet - Memo;
• datum f?r sammanst?llning och nummer;
• rubriken till dokumentets text - talar om ?mnet f?r PM;
• texten i dokumentet - f?rst finns det en beskrivning av den aktuella situationen, sedan n?gon specifik beg?ran;
• kompilatorns position, signatur och avskrift av signaturen - efternamn, namn, patronym f?r f?rfattaren.

Exempelmemo f?r att k?pa en dator

PM
05.10.2013 № 2
Moskva stad

Om datorreparation (ers?ttning)

Jag skulle vilja informera dig om att sedan den 20 september 2013 upplever persondatorn som tilldelats personalchefen Moroz Tatyana Ivanovna ofta programvarufel.

I detta avseende ber jag dig att reparera den h?r datorn eller byta ut den.

Exempel p? serviceanteckning om utf?rdande av produkter

PM
2013-09-20-CN daterad 2013-09-20

Om utgivning av produkter

Jag ber dig att komma ?verens om att ?tg?rden ska h?llas f?r TM "J".

Syftet med kampanjen:
- ?kad f?rs?ljning av juice TM "J" i detaljhandeln;
- ?kad numerisk och kvalitativ f?rdelning.

Kampanjperiod: oktober-november 2013

Region: St. Petersburg, Voronezh

Deltagare i ?tg?rden: s?ljare av butiker

Kampanjmekanism: vid best?llning av 5 liter juice TM "J" i en detaljhandel tillhandah?lls 1 liter juice TM "J" som g?va.

F?rdelning av prispotten:
St. Petersburg - 400 f?rpackningar (1l vardera)
Voronezh - 60 f?rpackningar (1l vardera)
Effektivitet: den planerade f?rs?ljnings?kningen ?r 30-40%.
Resten av de oanv?nda produkterna kommer att returneras till lagret.

Registrering av ett memo g?rs p? ett ark i A4-format, om organisationen inte uppr?tth?ller elektronisk dokumenthantering.