Internet dnes akt?vne vyu??va takmer ka?d?. Obchodn? kore?pondencia v?ak neprestala by? relevantn? a d?le?it?. Jednoducho sa to prenieslo do in?ch m?di?. Ako zostavi? a naform?tova? obchodn? list, povie publik?cia.

?o m??e obsahova? obchodn? ozn?menie?

V prvom rade obchodn? kore?pondencia poskytuje pr?le?itos? na v?menu n?zorov ?i podnetov so zamestnancami a obchodn?mi partnermi. List m??e obsahova? po?iadavky, n?roky a in? my?lienky na odstr?nenie nedorozumen? medzi spolo?nos?ami. Vo v?eobecnosti je obchodn? kore?pondencia druh ?radnej kore?pondencie.

Rozdiely od in?ch p?smen

Hlavn? rozdiely mo?no zhrn?? nasledovne.

• ?t?l prezent?cie.
• Pr?tomnos? podriadenosti.
• Slovn? z?soba bez v?razn?ho prejavu em?ci?.
• List spravidla nezaber? viac ako jednu stranu.
• P?smo v celom texte je rovnak? (nie mal? ani ve?k?).
• Zvy?ajne sa vypisuje na ofici?lnom hlavi?kovom papieri organiz?cie.

Druhy obchodn?ch listov

Listy na odpove?:

• ?iados?.
• Pet?cia.
• Po?iadavka.
• Veta.
• Pr??a?livos?.

Listy, ktor? nevy?aduj? odpove?:

• Informa?n?.
• Oznamovanie.
• Sprev?dzaj?ci.
• Z?ruka.
• POZOR.
• Pripomenutie.

Obchodn? listy. Zvy?ajne s? potrebn? po?as trvania zmluvy alebo na uzavretie dohody:

• ?iados?.
• Odpove? na ?iados?.
• Pripomenutie.
• N?rokova?.
• Ponuka. Ide o ponuku na uzavretie zmluvy alebo uzatvorenie obchodu.
• Upozornenie na nutnos? plnenia z?v?zkov, ukon?enie doh?d a pod.

Nekomer?n? listy:

• Pozv?nka.
• Inform?cie o nie?om.
• Vyjadrenie v?a?nosti.
• Odpor??ania.
• ?iados?.
• In?trukcie.
• Prenosov? list.
• Vyjadrenie s?strasti.
• Gratulujem pri ka?dej pr?le?itosti.
• Z?ru?n? list.
• Potvrdenie o prevzat? tovaru, poskytnut? slu?by a pod.

Klasifik?cia obchodn?ch listov pod?a ?trukt?ry:

• Zostaven? pod?a pr?sneho vzoru.
• Nap?san? vo vo?nej forme.

Typy v z?vislosti od adres?ta:

• Norm?lne. Zaslan? jedn?mu adres?tovi.
• kolekt?vne. Odoslan? jednej osobe, ale od viacer?ch os?b.
• Kruhov?. Odoslan? viacer?m pr?jemcom.

Forma listu je nasledovn?:

• Zasielan? v be?n?ch po?tov?ch ob?lkach.
• Osobne odovzdan?.
• odoslan? ako fax.
• Zaslan? emailom.

Ako vid?te, obchodn? posolstvo m??e by? zar?movan? r?znymi sp?sobmi a s r?znymi z?mermi. Je v?ak potrebn? poznamena?, ?e v niektor?ch pr?padoch mus? by? z etick?ch d?vodov nap?san? rukou a nie na po??ta?i. T?ka sa to blaho?elania a kondolencie.

?asti listu

Dobr? obchodn? list je v?dy rozdelen? na nieko?ko ?ast?. Toto je ?vodn?, hlavn? a z?vere?n?. A s? spolu logicky prepojen?.

V ?vodnej ?asti s? spravidla inform?cie o okolnostiach, ktor? viedli k nap?saniu listu. Hlavn?m textom je samotn? obsah, podstata spr?vy. V z?vere?nej ?asti sumarizuj? v?sledky, ktor? m??u vyjadrova? odmietnutie, s?hlas, ?iados? a pod.

Z?sady p?sania

Ka?d? obchodn? spr?va by mala by? nap?san? takto.

1. Nestranne.
2. Adresovan? (teda ur?en? pre konkr?tnu osobu).
3. Poh?dal sa.
4. Spo?ahlivo.
5. Najkompletnej?ie.
6. V?etky inform?cie v texte musia by? aktu?lne v ?ase p?sania.

?tylistick? vlastnosti

Pravidl? p?sania obchodn?ho listu uv?dzaj?, ?e je potrebn? dodr?iava? pr?sny ?t?l. Je potrebn? pou??va? len tie re?ov? prostriedky, ktor? s? typick? pre ?radn? dokumenty. To znamen?, ?e bude vhodn? ofici?lny obchodn? ?t?l. Jazyk mus? ma? nasleduj?ce vlastnosti.

• Ofici?lnos?.
• Presnos? poskytnut?ch inform?ci?.
• Objektivita.
• ?trukt?rovan?.
• Informat?vne, ale stru?n?.

Podstata veci by mala by? vyjadren? jednoduch?mi kr?tkymi vetami s d?razom na sloves?. Netreba text pre?a?ova? pr?davn?mi menami, pou??va? m?lo zn?me a vysoko odborn? v?razy, ktor?m adres?t nemus? rozumie?. To sp?sob? iba negativitu a odmietnutie. Je lep?ie pok?si? sa vysvetli? jednoduch?mi, zrozumite?n?mi slovami, viac faktov a konkr?tnost?. Obchodn? ?t?l neumo??uje pr?tomnos? neinformat?vnych a „vodnat?ch“ textov.

Z?vere?n? ?as? by nemala by? zhrnut? zbyto?n?mi a dlh?mi obratmi re?i. Taktie? nelogick? a nekonzistentn? n?vrhy nebud? fungova?. Preto je najlep?ie vyl??i? pr?slovkov? a participi?lne slovn? spojenia. Ka?d? odsek by mal obsahova? iba jednu konkr?tnu my?lienku. Po dokon?en? textu je lep?ie ho nieko?kokr?t skontrolova? na chyby pre??tan?m listu nahlas.

Po?iadavky na formul?r

Pod?a pravidiel obchodn?ho listu je lep?ie ho vyhotovi? na hlavi?kovom papieri spolo?nosti. M? nasleduj?ce hlavn? po?iadavky.

• V strede formul?ra mus?te vlo?i? ?t?tny znak Ruskej feder?cie, ak je podnik vo vlastn?ctve ?t?tu.
• List by mal by? umiestnen? na liste form?tu A4.
• V?avo nechajte pole pr?zdne (aspo? 3 centimetre). Je to potrebn?, preto?e po ur?itom ?ase bud? materi?ly ulo?en? so zvy?kom dokumentov.
• Najoptim?lnej?ie p?smo je ?tandardn? „Times New Roman“, ve?kos? 12 a riadkovanie 1,5-2. Najlep?ie sa to pochop? pri ??tan?.
• V z?hlav? listu mus?te uvies? n?zov organiz?cie, jej skuto?n? a leg?lnu adresu, telef?nne ??slo a e-mail.

Dizajnov? prvky

Ak n?vrh obchodn?ho listu trval nieko?ko str?n, mus?te ??slova? od druhej. Na tento ??el sa odpor??a pou??va? arabsk? ??slice. Bodky ved?a ??sel nie je potrebn? vklada?.

List je potrebn? rozdeli? na odseky a v pr?pade potreby na podnadpisy. Text by nemal vyzera? ako s?visl? pr?d, preto?e bude zle vn?man?. Odseky uk??u, kde kon?ia a za??naj? in? my?lienky.

Je d?le?it? poznamena?, ?e preklepy, vymazanie a ak?ko?vek opravy s? pre obchodn? kore?pondenciu neprijate?n?. Bud? sved?i? o negramotnosti a ?ahkomyse?nosti s?pera.

Pou?it? detaily

List zvy?ajne obsahuje nasleduj?ce inform?cie.

1. Cel? n?zov spolo?nosti, nie iba skratka.
2. Telef?nne ??slo, faxov? ??slo, bankov? ??et a e-mail.
3. Adres?t. Okrem toho by sa v dat?vnom pr?pade mal pou?i? n?zov spolo?nosti. Ak potrebujete zada? priezvisko a poz?ciu, odpor??a sa pou?i? dativ. Ak m? pr?jemca titul alebo akademick? titul, mus? to by? uveden? pred menom osoby.

Je d?le?it? poznamena?, ?e ka?d? atrib?t by mal by? nap?san? ve?k?m p?smenom a na novom riadku.

Referencie v obchodnom liste

Form?lna komunik?cia by mala by? v?dy v neutr?lnom t?ne. Odvolanie adres?tovi by malo ma? rovnak? formu. Fr?zy ako „Dobr? popoludnie“ by boli nevhodn?. Ak chcete pozdravi?, je lep?ie pou?i? form?lne „Ahoj“. Za najkompetentnej?iu mo?nos? sa v?ak pova?uje odvolanie pod?a mena a patronymie. A je jedno, ako dlho zozn?menie s adres?tom trv?. V liste nem??ete pou?i? skr?ten? formu mena (napr?klad Petya, Anya at?.).

Na udr?anie medzi?udsk?ho odstupu, na prejavenie ?cty k ?loveku star?iemu alebo vy??iemu postaveniu pom??e apel na „vy“. Je v?ak potrebn? poznamena?, ?e v niektor?ch spolo?nostiach je naopak zvykom pou??va? pri komunik?cii, dokonca aj v liste, slovo „vy“.

Stoj? za zmienku, ?e titul „V??en? pane“ nemo?no pou?i? bez n?sledn?ho uvedenia mena tejto osoby. Skratk?m „p?n“, „pani“ by ste sa tie? mali vyh?ba?. Ak potrebujete oslovi? skupinu ?ud?, potom je dovolen? neuv?dza? men?. Potom m??ete kr?tko nap?sa?: "V??en? p?ni!" Pod?a pravidiel by ste po oslovovan? menom mali v?dy umiestni? v?kri?n?k. Napr?klad podobn? fr?za v obchodnom liste by vyzerala takto: "Drah? Alexander Sergejevi?!"

V z?vere?nej ?asti m??ete vyu?i? r?zne mo?nosti. „S prian?m v?etk?ho najlep?ieho“, „S re?pektom“, „S n?dejou na spolupr?cu“ at?. Tu by odvolania mali by? form?lne, ale priate?sk?.

Tvorba z?vere?nej ?asti

Je tie? ve?mi d?le?it? spr?vne dokon?i? list. V z?vere?nej ?asti mus?te zhrn?? to, ?o bolo povedan? sk?r. Nena?ahujte v?ak z?very na 10 viet. Malo by sa pam?ta? na to, ?e v obchodnom ?t?le sa oce?uje stru?nos? a stru?nos?. Je lep?ie obmedzi? sa na jednoduch? fr?zy. Napr?klad bude uveden?ch nieko?ko kon?trukci?, ktor? s? vhodn? v z?vere?nej ?asti obchodnej kore?pondencie. Obchodn? listy by mali by? vyplnen? ?o najspr?vnej?ie a najslu?nej?ie.

• ?akujeme za va?u pomoc alebo pozornos?. "Dovo?te mi po?akova? za..." "?akujem!"
• Istota adres?ta v nie?om. "Radi by sme s vami spolupracovali."
• Vyjadrenie n?deje do bud?cnosti. "D?fame, ?e sa n?m ozve? ?o najsk?r."
• ?iados? o nie?o. "Boli by sme v?a?n?, keby ste n?m ozn?mili v?sledky."
• Ospravedl?ujeme sa za sp?soben? nepr?jemnosti. "Ospravedl?ujeme sa za me?kanie platby."

Ako sa rozl??i? s adres?tom

Napriek tomu, ?e kore?pondencia je obchodn?, v obchodnom liste sa m??ete rozl??i? r?znymi sp?sobmi. K tomu pou?ite takzvan? uzatv?racie fr?zy.

Nasleduj?ce mo?nosti s? pr?klady:

1. S ?ctou.
2. S pozdravom
3. V?etko najlep?ie.
4. Prajem v?m ve?a ?spechov vo va?ej pr?ci.
5. D?fame, ?e spolupr?ca bude pokra?ova?.
6. Boli sme radi, ?e m??eme sl??i?.

M??u existova? aj in? mo?nosti. Tu je v?ber kone?nej fr?zy ?isto vecou vkusu.

Podpisovanie

?plne dole na h?rku mus? odosielate? uvies? svoj podpis. Je v?ak mimoriadne d?le?it? urobi? to spr?vne, aby dokument mal ofici?lny vzh?ad.

Je potrebn? uvies? funkciu, inici?ly, priezvisko a opa?ne uvies? podpis. Okrem toho m??ete zada? kontaktn? inform?cie (osobn? e-mailov? adresu alebo telef?nne ??slo). Pr?jemcovi to preuk??e ochotu komunikova? a spolupracova?.

Funkcie zlyhania

Je tie? d?le?it? vedie? nap?sa? obchodn? list, ak potrebujete nie?o odmietnu?. Koniec koncov, dokonca aj zahalen? negat?v alebo odmietnutie nezostane bez pov?imnutia a bude ma? nepr?jemn? n?sledky. Potom u? nebude mo?n? po??ta? s pozit?vnym alebo aspo? neutr?lnym postojom k sebe sam?mu. Pri p?san? listu netreba pod?ahn?? em?ci?m. Je lep?ie dr?a? sa v medziach, aj ke? je adres?t ve?mi nepr?jemn?. Listy o odmietnut? by ste si mali v?dy pre??ta? nieko?kokr?t, pri?om osobitn? pozornos? venujte t?nu spr?vy.

Spr?va by nemala za??na? kategorick?m „nie“, v akejko?vek forme je vyjadren?. V opa?nom pr?pade nadobudne obdarovan? dojem, ?e je nezauj?mav? a nevad? mu to. Po prv?, je lep?ie polo?i? nevymyslen? presved?iv? vysvetlenia. Ke? s? stru?ne uveden? d?vody odmietnutia, m??ete plynulo prejs? k kon?tatovaniu skuto?nosti. Z?rove? sa pod?a etikety obchodn?ho listu odpor??a pou?i? nasleduj?ci typ formul?cie.

• ?ia?, nem??eme splni? va?u po?iadavku.
• Je n?m to ?primne ??to, ale va?u ponuku mus?me odmietnu?.
• Je n?m to ve?mi ??to, ale nem??eme vyhovie? va?ej ?iadosti z nasleduj?cich d?vodov.

Ide?lne je na za?iatku listu stru?ne uvies? po?iadavku adres?ta. Pochop? teda, ?e sa s jeho n?vrhom naozaj zozn?mili a ur?ite to ocen?.

Funkcie p?sania e-mailu

Dnes sa ?udia ?oraz viac zauj?maj? o to, ako sa p??e obchodn? list, ak ho treba posla? e-mailom. Pre tak?to kore?pondenciu platia v?etky rovnak? pravidl?, ktor? boli spomenut? vy??ie. Elektronick? obchodn? ozn?menia v?ak maj? svoje vlastn? charakteristiky.

• Prihlasovacie meno mus? by? pevn? a primeran?. Napr?klad, [chr?nen? e-mailom] je zl? mo?nos? [chr?nen? e-mailom]- dobre.

• Pole „predmet“ je v?dy d?le?it? vyplni?. Bude jasn?, o ?om bude posolstvo. Ak je list ur?en? pre cudzinca, potom by mal by? zauj?mav? nadpis. Ale je d?le?it? to nepreh??a?. T?my ako „Jedine?n? ponuka pr?ve teraz“, „Urgentn?“ sp?sobia iba odmietnutie. N?zov by mal pozost?va? z 3 – 5 slov, ktor? by do nich vlo?ili podstatu spr?vy.

• Ak sa kore?pondencia vedie s cudzincom, mus?te mu najprv poveda?, ako ste sa o ?om dozvedeli a ?o spolo?nos? rob?. Bez tak?hoto ?vodu m??e by? spr?va pova?ovan? za spam a okam?ite vymazan?.

• D?le?it? body v texte je najlep?ie zv?razni? tu?n?m p?smom. V tomto pr?pade je neprijate?n? pou??va? r?zne farby.

• V obchodnom e-maile by sa nemali pou??va? ve?k? p?smen?. Ani podnadpisy a n?zov t?my by nemali by? pln? ve?k? p?smen?. To ist? plat? pre duplicitn? interpunk?n? znamienka.

• Je lep?ie rozdeli? text na odseky a necha? medzi nimi pr?zdny riadok.

• ??m je spr?va krat?ia, t?m r?chlej?ie na ?u odpovie.

• Vy?aduje sa podpis. Zvy?ajne pozost?va z nieko?k?ch riadkov v e-mailoch, obsahuje meno a poz?ciu odosielate?a, n?zov spolo?nosti, telef?nne ??slo a adresu webovej str?nky.

• K listu je mo?n? pripoji? textov? s?bory a obr?zky. To je ve?mi v?hodn?, preto?e ?al?ie materi?ly, koment?re, vysvetlenia a podrobn? popisy odv?dzaj? pozornos? od podstaty. Preto je lep?ie ich umiestni? nie do textu listu, ale do prilo?en?ch s?borov.

• Ak obchodn? kore?pondencia prebieha u? dlho a bol vytvoren? vr?cny vz?ah zalo?en? na d?vere, potom je v e-maile povolen? pou??vanie emotikonov. Pom??u trochu „o?ivi?“ a utlmi? komunik?ciu. Nemali by sa v?ak zneu??va? a v papierov?ch listoch s? vo v?eobecnosti neprijate?n?.

N?vod na p?sanie listu

P?sanie obchodn?ho listu mo?no rozdeli? do nieko?k?ch et?p.

1. Najprv mus?te ur?i? adres?ta. Ak to chcete urobi?, v pravom hornom rohu formul?ra mus?te nap?sa? inici?ly, priezvisko a poz?ciu pr?jemcu. Ak je adres?tom organiz?cia, mala by sa uvies? jej ofici?lna adresa.

2. Apelujte na pr?jemcu. Mal by by? umiestnen? ni??ie v strede formul?ra. U? bolo povedan?, ak? fr?zy mo?no pou?i?. Zvy?ajne v?zva vyzer? takto: "V??en? Igor Petrovi?!"

3. Vyhl?senie o ??ele. Ni??ie, na novom riadku, mus?te nap?sa? hlavn? my?lienky, cel? bod a uvies? d?vody odvolania. Ak hovor?me o niektor?ch probl?moch, potom stoj? za to pon?knu? mo?nosti ich rie?enia. Ak je to n?vrh na spolupr?cu, potom mus?te vysvetli?, ako k tomu d?jde. Ak list odr??a s?a?nos?, potom stoj? za to po?iada? o konkr?tne kroky. Jedn?m slovom, pr?jemca z textu mus? pochopi?, ?o presne od neho chce.

4. Z?vere?n? ?as?. A nakoniec, z nov?ho riadku, mus?te vlo?i? posledn? fr?zu a podpis.

?akovn? list

T?to uk??ka ukazuje, ako m??e vyzera? ?akovn? list. V tomto pr?klade je v?ak jedna chyba. Namiesto riadku „To the Flagship Company“ bolo mo?n? vlo?i? pozdrav a men? t?ch, ktor?m bol list ur?en?.

Dopyt

Toto je vzorov? obchodn? list so ?iados?ou. Nie s? v ?om ?iadne nedostatky. Boli dodr?an? v?etky pravidl? na p?sanie ?radn?ho listu. Z textu je zrejm?, ak? probl?m vznikol a ?o je potrebn? urobi? na jeho vyrie?enie. Spr?va tie? obsahuje v?etky kontaktn? ?daje, uv?taciu spr?vu, z?vere?n? fr?zu a podpis.

Publik?cia teda uk?zala, ako p?sa? listy ur?en? obchodn?m partnerom. Toto by sa malo robi? spr?vne a kompetentne, aby ste nestratili tv?r. Koniec koncov, z?vis? od toho bud?cnos? spolo?nosti. D?le?it? je tie? v?as reagova? na obchodn? spr?vu. Toto je mo?n? vykona? do troch a? siedmich dn? od prijatia listu.

Obchodn? list je jedn?m z hlavn?ch komunika?n?ch n?strojov v ka?dom podnikan?. Dobre nap?san? obchodn? list pom??e vytvori? pozit?vny dojem o spolo?nosti. A jeden zle nap?san? list m??e zabi? cel? va?u reput?ciu. O pravidl?ch obchodnej kore?pondencie sme u? p?sali, teraz sa pozrime na konkr?tne pr?klady obchodn?ch listov.

vzory obchodn?ch listov

Existuje mnoho druhov obchodn?ch listov – obchodn? ponuky, reklama?n? listy, ?akovn? listy, zamietnut? listy, sprievodn? listy, z?ru?n? listy, inform?cie at?. Princ?py ich zostavovania sa od seba prakticky nel??ia. Pozrite sa znova, aby ste sa vyhli chyb?m.

Pr?klady ?akovn?ch listov

Pr?klad z?ru?n?ho listu

Vzorov? odpove?ov? list

Toto je uk??kov? pr?klad toho, ako m??e vyzera? zdvoril? odmietnut? list:

Pr?klad informa?n?ho listu

Pr?klad reklama?n?ho listu

Pr?klady listov v angli?tine v obchodnej kore?pondencii

Bohu?ia?, nie ka?d? m? vysok? ?rove? znalosti angli?tiny. A ?asto s? mana??ri trochu straten?, ke? potrebuj? nap?sa? obchodn? list v angli?tine. Ak aj v ru?tine ?udia nem??u v?dy rozumie? v kore?pondencii, ?o potom m??eme poveda? o cudzom jazyku? Najlep??m rie?en?m v tejto situ?cii je vyh?ada? podobn? p?smen? a pou?i? vo svojom liste fr?zy, ktor? s? z nich vhodn?. Tu s? napr?klad tri vzorov? obchodn? listy v angli?tine: ?akovn? list klientovi, list objas?uj?ci podmienky transakcie a list ako odpove? na ponuku na k?pu. Ka?d? s?bor obsahuje verziu listu v angli?tine a jeho preklad do ru?tiny.
Stiahnite si ?akovn? list klientovi v angli?tine.
Stiahnite si list s podmienkami zmluvy v angli?tine.
Stiahnite si odpove? na ponuku n?kupu v angli?tine.

?trukt?ra obchodn?ho listu

Jasn? ?trukt?ra je povinnou charakteristikou obchodn?ho listu. Pr?jemcovi to pom??e r?chlo pochopi? v?znam nap?san?ho a skr?ti? ?as na pre??tanie. Obchodn? list pozost?va z t?chto hlavn?ch ?ast?:

1. N?zov (predmet listu). V n?zve listu by ste mali nap?sa? jeho stru?n? ??el alebo podstatu. Tu nemo?no pou?i? ?iadne abstraktn? fr?zy. U? z nadpisu by malo by? adres?tovi jasn?, o ?o v liste ide. Napr?klad „O zmene cien za dod?vku produktov“ alebo „Obchodn? n?vrh na obchodn? spolupr?cu so spolo?nos?ou XXX“.

2. Pozdrav. Pozdrav „Drah? + krstn? meno patronymick?!“ sa v obchodn?ch listoch pova?uje za tradi?n?. Meno sa v?ak nevy?aduje. Adres?ta m??ete oslovi? aj prostredn?ctvom jeho poz?cie: „V??en? p?n riadite?!“. Majte v?ak na pam?ti, ?e oslovovanie menom do istej miery zni?uje psychologick? odstup a zd?raz?uje dobre vybudovan? obchodn? vz?ah. Ak je list adresovan? skupine ?ud?, potom je dovolen? nap?sa? „V??en? d?my a p?ni!“, „V??en? partneri!“ a tak ?alej. Pou??vanie skratiek „Mr“, „Ms“ alebo inici?ly je vn?man? ako prejav ne?cty, preto sa tomu sna?te vyhn??.

3. Vyjadrenie ??elu nap?sania listu, jeho podstaty, hlavnej my?lienky. Toto je hlavn? ?as? listu. Tu p??ete priamo o samotnom d?vode p?sania listu.

4. Va?e n?vrhy na rie?enie tohto probl?mu, odpor??ania, po?iadavky, s?a?nosti. Obchodn? listy takmer v?dy zah??aj? ur?it? reakciu adres?ta (okrem ?isto informat?vnych listov). Preto je d?le?it? pop?sa? nielen samotn? probl?m, ale pon?knu? aj vlastn? mo?nosti jeho rie?enia. Ak p??ete s?a?nos?, po?iadajte o prijatie vhodn?ch opatren?, ak pon?kate spolupr?cu, pop??te jej mo?n? mo?nosti. Jedn?m slovom, pr?jemca v??ho listu mus? nielen pochopi?, „?o“ od neho chcete, ale aj pochopi?, „ako“ to navrhujete realizova?. Potom to bude skuto?n? obchodn? list.

5. Stru?n? zhrnutie a z?very. Na ?pln? z?ver m??eme zhrn?? v?etko vy??ie uveden?. Nie v?dy sa to v?ak d? urobi? ve?mi kr?tko. V tomto pr?pade nem? cenu p?sa? p?r vetami to, ?o ste u? op?sali v prv?ch dvoch odsekoch. Pam?tajte, ?e najlep??m priate?om obchodn?ho listu je stru?nos?. Preto sa vo v???ine pr?padov sta?? obmedzi? na fr?zy „D?fam v ?spe?n? spolupr?cu“, „?ak?m na va?u odpove? na t?to ot?zku“ at?.

6. Podpis. Obchodn? list je podp?san? funkciou, menom a priezviskom odosielate?a s tradi?nou fr?zou „S ?ctou“. Mo?n? s? aj ?al?ie mo?nosti: „S pozdravom“, „S pozdravom“ at?., v z?vislosti od bl?zkosti v??ho kontaktu s pr?jemcom. Fr?za „S ?ctou“ je najuniverz?lnej?ia, tak?e ak m?te pochybnosti o tom, ako by bolo vhodnej?ie sa prihl?si? na odber, pou?ite t?to fr?zu a ur?ite neprehliadnete.

Tie? by nebolo zbyto?n? prida? k podpisu mo?nosti kontaktu s vami: in? e-mailov? adresy, pracovn? telef?nne ??sla, skype. V?hodou toho nie je len to, ?e pr?jemca v?s na ?elanie bude m?c? r?chlo kontaktova? pre neho pohodln?m sp?sobom, ale aj to, ?e t?mto sp?sobom preuk??ete svoju otvorenos? a pripravenos? komunikova? s adres?tom.

A nezabudnite, ?e ofici?lny list je predov?etk?m dokument. Zanedban?m pravidiel na jeho zostavovanie preto nen?vratne zni??te poves? svojej spolo?nosti a seba ako ?pecialistu.

Dobr? de?, moji mil? odberatelia a hostia blogu. Ako vn?mate ofici?lne dokumenty? Vyp??ate ich radi? Dovol?m si predpoklada?, ?e v???ina z v?s odpovie negat?vne.

List treba pre??ta?

Je zrejm?, ?e ?radn? listy s? dokumenty vyhotoven? pomocou ur?itej vzorky, niekedy na ?peci?lnom formul?ri. Ka?d? z v?s si aspo? raz v ?ivote vyhotovil tak?to dokumenty. M??e ?s? o vysvet?uj?cu pozn?mku, vyhl?senie, ?akovn? list, z?ru?n? list, reklam?ciu a pod. Preto ste obozn?men? s postupom pri vyd?van? takejto spr?vy.

hlavn?m cie?om obchodn? list - sprostredkovanie inform?ci? v nezmenenej podobe adres?tovi. Ak p??ete ?akovn? list, nezabudnite uvies? d?vod, ktor? v?m ten ?i onen pomohol vyrie?i?. Nezabudnite uvies? jeho priezvisko a inici?ly. List poslan? do pr?zdna nebude nikdy pre??tan?, preto nezabudnite uvies? adresy pr?jemcu, v ide?lnom pr?pade aj odosielate?a.

Venujte pozornos? sp?sobu odosielania e-mailov prostredn?ctvom e-mailu:

• stla??te tla?idlo „Nap?sa? list“;
• nap?sa? spr?vu;
• vypl?te riadok adresy pr?jemcu;
• kliknite na tla?idlo "Odosla?".

Postupnos? akci? sa d? samozrejme zmeni? (najprv vypl?te riadok s adresou, potom vytvorte list), ale poslednou akciou bude v?dy odoslanie. S?hlas??? Teraz mi povedzte: "Je mo?n? posla? spr?vu, ak neexistuje ?iadna e-mailov? adresa?". Prirodzene, nie. Preto si ur?ite zistite, zapam?tajte, zap??te si ?daje, v?aka ktor?m m??ete kedyko?vek kontaktova? pre v?s d?le?it? osobu.

Nezabudnite sa postavi? na miesto pr?jemcu va?ej spr?vy. M??ete si tak v?imn?? chyby, ktor?ch ste sa pri tvorbe dopustili, opravi? samotn? spr?vu, vymaza? slov?, ktor? maj? dvojak? v?znam a pod. Mysl?te si, ?e je pre adres?ta pr?jemn? otvori? ob?lku, vytla?i? list a vidie?, ?e t?to spr?va je pre neho osobne? Ako tomu rozumie? Celkom jednoducho: ka?d? list by mal za??na? v?zvou a pozdravom (to umo??uje odosielate?ovi n?js? v sebe pr?jemcu).

Ak z nejak?ho d?vodu nem??ete zisti? meno a priezvisko osoby, nahra?te ich in?mi: p?n, riadite?, re?pektovan? at?. Za ?iadnych okolnost? by sa tieto slov? nemali skracova?. V opa?nom pr?pade d?va autor spr?vy najavo svoju nespokojnos?, hnev a in? negat?vne povahov? ?rty. Preto nem? cenu hovori? o predispoz?cii pr?jemcu na komunik?ciu a vn?manie inform?ci?.

Hne? poviem, ?e aj ja dost?vam do e-mailu more listov pochybnej povahy, preto ich obsah pozorne sledujem. Ke? otvor?m list, ktor? dostanem, sna??m sa ho prelistova?, aby som zhodnotil jeho d?le?itos?. rob?te to ist?? Po?as ?akania na ?peci?lny e-mail m??ete str?vi? hodiny ?tudovan?m prijat?ch spr?v, tak pre?o sa nenau?i?, ako ich r?chlo skenova??

Odoslan? spr?va mus? obsahova? n?zov (v elektronickej podobe je potrebn? uvies? predmet). Tak?to jednoduch? formalita umo??uje pr?jemcovi oceni? d?le?itos? spr?vy. A ak sa tak?to vec dostala do distribu?n?ho centra ve?kej organiz?cie, m??e sa pokojne, bez zbyto?n?ch probl?mov, posla? pr?jemcovi. Chcete, aby sa va?a spr?va dostala k pr?jemcovi ?o najsk?r?

Form?t a obsah listu

Teraz viete, ako zabezpe?i?, aby sa v?? list dostal k adres?tovi v ?o najkrat?om ?ase:

• pozna? jeho adresu;
• uve?te predmet spr?vy;
• za?nite list pozdravom ?itate?ovi.

To v?ak nie s? v?etky vlastnosti vytv?rania obchodn?ch listov. Ve?k? ?lohu zohr?va: ?t?l prezent?cie, sp?sob prezent?cie inform?ci?, dizajn tak?chto dokumentov at?. Po?me ?alej pochopi?, ako zabezpe?i?, aby pr?jemca neodoslal list do prie?inka Spam v otvoren?ch priestoroch e-mailu a nevyhodil va?u spr?vu do ko?a.

najprv?o m? by? - pozdrav a v?zva adres?tovi. V?imnite si, ?e by bolo pekn? oslobodi? ?itate?a. K tomu sta?? za?a? komplimentmi, v??ma? si jeho pracovn? vy?a?enie a pod. Svoju spr?vu nap??te tak, aby pr?jemca s?hlasil s ka?d?m jeho slovom, preto?e v tomto pr?pade bude celkom jednoduch? ho privies? k dohode.

Posledn? koment?r je mo?no najd?le?itej??. T?ka sa to pou??vania slov, fr?z a v?razov, ktor? s? nejednozna?n?. Ide o to, ?e odosielate? sa nem??e dosta? do hlavy adres?ta a zisti? ?rove? jeho informovanosti. Presne preto si ju pred odoslan?m spr?vy treba nieko?kokr?t pre??ta? a pr?padne opravi? odstr?nen?m dvojak?ho v?znamu v?rokov.

?trukt?ra form?lneho listu

Ofici?lne listy sa vyr?baj? na ?peci?lnych formul?roch, ktor? u? maj? nejak? kresby. V hornej ?asti formul?ra (prav? roh) je nevyhnutne „hlavi?ka“ obsahuj?ca cel? s?bor ?dajov (priezvisko a inici?ly pr?jemcu, adresa spolo?nosti, telef?nne ??slo, n?zov oddelenia, erb alebo symboly spolo?nosti at?.). ). Upozor?ujeme, ?e ??m jasnej?ie s? v?etky st?pce vyplnen?, t?m v???ia je pravdepodobnos? doru?enia a pre??tania spr?vy.

Ak je adres?tov viacero, ich men? musia by? uveden? v hierarchii od vy??ej poz?cie a? po podriaden?ch. Toto je pravidlo, ktor? by sa nemalo poru?ova?. Ke??e v?avo hore zostalo miesto, je tam ozna?en? odosielate? (ich inici?ly a d?tum) a pr?jemca (rovnak?).

Ako viete, obchodn? list, rovnako ako ?kolsk? esej, mus? ma? 3 sekcie: ?vod, hlavn? ?as? a z?ver. Je to tak, po pre??tan? prvej ?asti bude m?c? adres?t us?di?, ?e t?to spr?va je naliehav?, pr?padne si pri jej ?t?diu m??ete chv??u po?ka?. Upozor?ujeme, ?e ?vod je nap?san? pre elektronick? verziu ako doplnok k aplik?cii. Preto, aby ste ho spr?vne zostavili, potrebujete:

• zanecha? odkaz a pozdrav;
• zv?razni? ?as? komplimentov;
• Stru?ne vysvetlite d?vod ?iadosti.

D?le?it?m faktorom pri prezent?cii materi?lu je sp?sob prezent?cie, ?plnos? a poctivos? pri prezent?cii inform?ci? (v ?iadnom pr?pade neklamte adres?ta). Pam?tajte, ?e pri ??tan? v??ho odvolania mus? pr?jemca predlo?i? to, ?o je op?san?, tak?e bud? potrebn? podrobnosti, ale nezabudnite ich podlo?i? ?al??mi faktami, d?tumami at?.

Venujte pozornos? prejavu a ?t?lu prezent?cie materi?lu. Ak ide o ofici?lny dokument, potom je list nap?san? v obchodnom ?t?le. Stoj? za to h?da?, ?e adres?t dost?va ve?a tak?chto listov a nebude ma? dostatok ?asu na to, aby sa s ka?d?m podrobne zozn?mil. Preto by mal by? materi?l prezentovan? stru?ne, kompaktne, bez zbyto?n?ho preh??ania a farieb. Len v tomto pr?pade sa m??ete spo?ahn?? na r?chlu odpove? od adres?ta.

Na z?ver mus?te uvies? svoje vlastn? ?elanie (niekedy so ?iados?ou), aby ste zhrnuli niektor? z vy??ie uveden?ch. Ukazuje sa, ?e po pre??tan? tejto ?asti ofici?lneho listu by mal adres?t vidie? v?? n?vrh na v?chodisko zo s??asnej situ?cie (probl?mu). S t?m m??e len s?hlasi?, pr?padne zvoli? vlastn? mo?nos?.

Ofici?lny list sa kon?? povinn?m podpisom a d?tumom vyhotovenia. M??ete si to v?imn?? presk?man?m nieko?k?ch vzoriek ?radn?ch listov.

Pred odoslan?m si nezabudnite znovu pre??ta? vyplnen? dokument, skontrolujte zhodu ?dajov, spr?vnos? spr?vy. Nezabudnite zhodnoti? gramotnos? prezent?cie, ak?m p?smom je text vytla?en? (je to vhodn? na ??tanie) at?.

To je v?etko. Ukazuje sa, ?e nap?sanie ofici?lneho dokumentu nie je tak? ?a?k?. Na tento ??el sta?? odobra? po?adovan? formul?r, v ktorom sa u? uplat?uj? ur?it? vlastnosti, vyplni? ho v s?lade s vy??ie op?san?mi pravidlami a odosla? ho adres?tovi. Ak m?te nejak? ot?zky, m??ete na ne z?ska? odpovede ich uverejnen?m v sekcii „koment?re“.

Povedali ste u? svojim priate?om a zn?mym, ako spr?vne vyhotovi? ?radn? dokumenty? Ak nie, zdie?ajte s nimi odkaz na t?to recenziu. Ak to chcete urobi?, mus?te klikn?? na tla?idl? soci?lnych siet?, v ktor?ch ste zaregistrovan?, a s?hlasi? s pridan?m inform?ci? na va?u osobn? str?nku. Po vykonan? t?chto manipul?ci? umo?n?te ?u?om vidie? t?to recenziu, pre??ta? si ju a nau?i? sa, ako spr?vne vyplni? v?etky druhy dokumentov.

Nel??im sa s vami, ale hovor?m: "Dovidenia." R?d v?s op?? uvid?m ako ?itate?ov mojich v?tvorov o informa?nom biznise. D?fam, ?e v?s moje recenzie in?piruj? k vyu?itiu a pom??u v?m z?ska? u?ito?n? inform?cie.

S pozdravom Elena Izotov?.

GOST 7.0.8-2013 „Syst?m noriem pre inform?cie, knihovn?ctvo a publikovanie. Kancel?rska pr?ca a archiv?cia. Term?ny a defin?cie“ stanovili hlavn? v?znamy pojmov, ktor? budeme ?alej pou??va?:

• destin?cia- n?le?itos? obsahuj?ca inform?cie o pr?jemcovi dokumentu;
• podrobnosti o dokumente- dizajnov? prvok dokumentu.

Okrem toho je potrebn? venova? pozornos? nov?mu term?nu atrib?t, ktor? sa akt?vne vyu??va pri pr?ci s elektronickou vedecko-technickou dokument?ciou a pova?uje sa za povinn? s??as? rekviz?t dokument. Pravidl? form?tovania potrebn?ho „adres?ta“ stanoven? GOST R 6.30-2003 poskytuj? r?zne mo?nosti jeho dizajnu - hlavn? atrib?ty potrebn?ho „adres?ta“ s? v nich naform?tovan? alebo nie s? inak naform?tovan?.

A nakoniec term?n destin?cia treba odl??i? od zastaran?ho pojmu adres?t, ktor? je v?ak uveden? v pr?lohe Pravidiel kancel?rskej pr?ce vo feder?lnych v?konn?ch org?noch (schv?len?ch nariaden?m vl?dy Ruskej feder?cie z 15.6.2009 ?. 477) v zmysle autora, t.j. odosielate?a dokumentu(a nadov?etko p?smen?).

Ke??e kore?pondencia zvy?ajne zaber? viac ako 80 % toku dokumentov organiz?ci?, zv??ime pravidl? pre vyd?vanie „adres?ta“ na pr?klade ofici?lnych obchodn?ch listov, ktor? sa vyhotovuj? v papierovej forme a odosielaj? pr?jemcovi hlavne po?tou. .

V procese vedenia kore?pondencie by mana??ri, zamestnanci a vedenie kancel?rie organiz?cie mali zv??i? tieto faktory:

• technologick?, ?o znamen?, ?e organiz?cia bude posiela? svoj list prostredn?ctvom po?ty alebo s vyu?it?m slu?ieb spolo?nost?, ktor? doru?uj? kore?pondenciu. Tieto spolo?nosti a Rusk? po?ta vystupuj? po?as procesu doru?ovania ako nez?visl? tretie strany. Pri tvorbe listu je potrebn? bra? do ?vahy, ak?m sp?sobom bude odoslan?, zabalen?, ?e poradie a postupnos? evidencie atrib?tov po?tovej adresy ustanovuj? Pravidl? poskytovania po?tov?ch slu?ieb, ktor? s? schv?len? vyhl??kami ?. vl?dy Ruskej feder?cie a s? pravidelne aktualizovan?;
• mana??rsky, preto?e List m??e obsahova?:
  • konkr?tne rozhodnutie mana?mentu, n?vrh, spr?va alebo reklam?cia - m??e by? adresovan? vy??ej organiz?cii alebo rovnocenn?mu partnerovi, klientovi;
  • z?v?zn? pr?kaz alebo normat?vny pr?vny akt, ktor? sa zasiela podriaden?m organiz?ci?m na vykonanie alebo na inform?ciu.
    To znamen?, ?e dizajn atrib?tu „adres?t“ ovplyv?uje ??el vytvorenia a obsah dokumentu, miesto autorskej organiz?cie v syst?me riadenia a vz?ahy s pr?jemcom listu. Okrem toho by mal by? list zaslan? na miesto (organiz?cia, ?radn?k, ?pecialista, ?truktur?lna jednotka), kde je opr?vnenie vyrie?i? probl?m uveden? v dokumente, s kone?nou platnos?ou a vo veci samej. Ak m?te na t?to organiz?ciu viacero ot?zok/n?vrhov, ktor? spolu nes?visia a ktor?ch rie?enie je v kompetencii r?znych os?b, potom je lep?ie nap?sa? ka?d?mu „kone?n?mu pr?jemcovi“ samostatn? list. A ak neviete, kto bude poveren? vypracovan?m va?ich ot?zok, m??ete ich uvies? v liste adresovanom gener?lnemu riadite?ovi alebo ho ako celok adresova? organiz?cii;
• faktor etikety- nutnos? dodr?iava? prijat? pravidl? zdvorilosti s prihliadnut?m na ?pecifick? situ?ciu obchodnej komunik?cie, postavenie a postavenie adres?ta (pr?vnick? alebo fyzick? osoba, vy??ia alebo podriaden? organiz?cia, list je odoslan? prv?kr?t, resp. st?ly kore?pondent at?.).

Forma listu organiz?cie

Pre kore?pondenciu takmer ka?d? organiz?cia vyv?ja a schva?uje vlastn? hlavi?kov? papier. Zlo?enie jeho detailov a pr?klady dizajnu n?jdete:

• v GOST R 6.30-2003 „Jednotn? syst?my dokument?cie. Jednotn? syst?m organiza?nej a administrat?vnej dokument?cie. Po?iadavky na papierovanie“ (obr?zky B.2 – B.4) a
• Schv?len? usmernenia pre vypracovanie pokynov pre kancel?rsku pr?cu vo feder?lnych v?konn?ch org?noch. nariaden?m Spolkov?ho arch?vu z 23. decembra 2009 ?. 76 (bod 3.3.1 s pr?lohami).
  Organiz?cie venuj? ve?k? pozornos? dizajnu hlavi?kov?ho papiera a dokonca ho zara?uj? do "firemn?ho" ?t?lu knihy, ?o je ?plne spr?vne, preto?e. je „tv?rou“ pr?vnickej osoby, tvor? obraz autora listu a dojem z neho. Nejde v?ak len o kvalitu papiera a farby farieb pou?it?ch na v?robu hlavi?kov?ho papiera. Formul?r uv?dza ?pln? a skr?ten? n?zov organiz?cie, pr?vnu formu a podriadenos?. Najd?le?itej?ie je dodr?a? spr?vny dizajn inform?ci? o autorovi, ktor? s? na ?om uveden?, zoznam v?etk?ch sp?sobov, ako kontaktova? autora. Vo vonkaj?om prostred? to prin??a znaky stability, pripravenosti na kontakty, otvorenosti a „dobrej v?le“ organiz?cie.

Umiestnenie podrobnost? vo formul?ri m??e by?:

• pozd??ne(ako v pr?klade 1).
• rohu:
  • vycentrovan?(ako v pr?klade 2) alebo
  • vlajka(atrib?ty sa nach?dzaj? v rovnakej bo?nej z?ne, ale text ka?d?ho riadku za??na od okraja ?av?ho okraja).

Pozd??ne a rohov? tvary maj? odli?n? umiestnenie atrib?tu „adres?t“, je ozna?en? oran?ov?m tie?ovan?m (porovnaj pr?klady 1 a 2).

Atrib?ty atrib?tu "adres?t"

Navy?e odpove? na ot?zku „Kde?“, t.j. registr?cia atrib?tu "po?tov? adresa", GOST ju pova?uje za volite?n?. Ak vyhovuje, jeho prvky sa zapisuj? v porad?, ako to stanovuj? Pravidl? poskytovania po?tov?ch slu?ieb (ustanovuj? to Metodick? odpor??ania pre vypracovanie pokynov pre kancel?rsku pr?cu vo feder?lnych v?konn?ch org?noch, pr?loha ?. 11). Uvedenie po?tovej adresy na samotnom liste je pohodln? pri pou?it? ob?lky s oknom, v ktorom bud? vidite?n? v?etky ?daje o adres?tovi (komu a kam je potrebn? list doru?i?), potom sa tieto inform?cie nebud? musie? duplikova?. na ob?lku ru?ne alebo nalepen?m „?t?tku“. Pri ve?k?ch objemoch kore?pondencie tento pr?stup v?razne ?etr? ?as a peniaze.

Ak je list adresovan? ?t?tny org?n, org?n miestnej samospr?vy, najvy??? org?n, vy??ia organiz?cia, potom atrib?t "po?tov? adresa" st?le nie je vyhotoven? (je uveden? len na ob?lke). Pozrite si pr?klady 3 a 4.

Ak je list odoslan? prv?mu ??f tejto "nadradenej organiz?cie", potom je n?zov organiz?cie zahrnut? do poz?cie, pozri pr?klady 5 a 6. Poz?cia aj cel? meno sa p??u v dat?ve.

Pr?klad 1

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 2

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 3

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 4

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 5

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 6

Zbali? rel?ciu

Ak list adresovan? tretej strane partnerskej alebo downline organiz?cii, potom m??e atrib?t „adres?t“ listu obsahova? po?tov? adresu, ktor? je lep?ie oddelen? od n?zvu organiz?cie v intervaloch 1,5–2 riadkov a za??na mal?m p?smenom, ako to predpisuje GOST R 6.30-2003 (napr. „st.“ alebo „pr.“):

Pr?klad 7

Zbali? rel?ciu

Ak je list adresovan? vodca organiz?cie, potom poz?cia obsahuje cel? n?zov organiz?cie s uveden?m organiza?nej a pr?vnej formy:

Pr?klad 8

Zbali? rel?ciu

Ak je list adresovan? ved?cemu organiz?cie, s ktorou nie je komunik?cia prv?kr?t, potom je lep?ie neuv?dza? po?tov? adresu.

Ak je list adresovan? z?stupca ved?ceho alebo in? ?radn?k (a nie prv? ved?ci), potom s? povolen? mo?nosti (s pridan?m po?tovej adresy alebo bez nej) a mali by ste venova? pozornos? ve?kosti p?smen, riadkovaniu. Oslovovanie ?radn?ka sa v?dy rob? v pr?pade dat?vu; ak je n?zov organiz?cie oddelen? od jej poz?cie, potom sa p??e v nominat?vnom pr?pade:

Pr?klad 9

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 10

Zbali? rel?ciu

Ak je list adresovan? ?truktur?lna jednotka organiz?cie, potom v atrib?te „adres?t“ najprv uve?te n?zov organiz?cie (s? povolen? zaveden? skratky) a a? potom t?to ?truktur?lnu jednotku v nominat?vnom pr?pade.

Riadkovanie v pr?kladoch 7, 10 a 11 na oddelenie atrib?tov premennej "adres?t" je ?iaduce, aby pr?jemca r?chlej?ie vn?mal a izoloval inform?cie, nie je to v?ak striktn? po?iadavka.

Pr?klad 11

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 12

Zbali? rel?ciu

Ak je list adresovan? ved?cemu ?truktur?lneho pododdelenia, n?zov organiz?cie (v nominat?vnom pr?pade) je zahrnut? v po?adovanom „adres?t“ a n?zov pododdielu je zahrnut? v ?plnom n?zve poz?cie v dat?vny pr?pad:

Pr?klad 13

Zbali? rel?ciu

Stanovuje GOST R 6.30-2003 met?da zov?eobecnen?ho dizajnu adres?tov pri odosielan? listov viacer?m homog?nnym organiz?ci?m alebo nieko?ko ?truktur?lne ?lenenia jedna organiz?cia. T?to met?da poskytuje:

• na samotnom liste n?vrh zov?eobecnen?ho mena adres?tov;
• dodato?n? zostavenie samostatn?ho zoznamu pre kore?ponden?n? listy, ktor? obsahuje ich konkr?tne men? a po?tov? adresy.

Pr?klad 14

Zbali? rel?ciu

Pr?klad 15

Zbali? rel?ciu

Pozrite si ?l?nok „Vytv?ranie ob?lok v MS Word“, kde sa dozviete, ako prisp?sobi? svoju adresu odosielate?a, r?chlo vytvori? ve?a ob?lok pod?a danej ?abl?ny a zoznamu adries, ozdobi? ich pozad?m alebo vzorom (n?pady na navrhovanie ob?lky odpor??ame do 23. febru?ra a 8. marca

Mailing List alebo Mailing List je tvoren? vykon?vate?om listu na z?klade klasifik?tora organiz?ci? a ich adries, ktor? sa zvy?ajne hromad? v administrat?vnej slu?be v d?sledku oper?ci? registr?cie dokumentov (v EDMS alebo v tabu?k?ch Word, Excel). Na ka?dej ob?lke, v ktorej je zape?aten? ka?d? k?pia listu, je uveden? konkr?tny n?zov a adresa organiz?cie v s?lade so zoznamom adres?tov. Na z?klade tohto zoznamu je mo?n? automaticky nakonfigurova? tla? inform?ci? na ob?lky aj prostredn?ctvom programu Word.

Treba poznamena?, ?e tento sp?sob zvy?ajne pou??va vy??ia organiz?cia pri odosielan? listov svojim podriaden?m org?nom.

Av?ak ak nie s? viac ako 4 pr?jemcovia jedn?ho listu, potom s? v?etci pr?jemcovia nap?san? na samotnom dokumente, potom sa m??ete zaob?s? bez zoznamu adries (slovo "K?pia" sa nezmest? pred 2., 3. a 4. adres?ta). Toto obmedzenie po?tu pr?jemcov v jednom liste je stanoven? GOST R 6.30-2003 a zdrav?m rozumom. V tomto pr?pade je adresovanie formalizovan? v pravom hornom rohu ako zoznam ?dajov „adres?ta“ pre ka?d? org?n / organiz?ciu, ale v?etky k?pie tak?hoto listu s? podp?san? ako origin?ly a ka?d? k?pia je zape?aten? v samostatnej ob?lke, na ktorej je vydan? pr?slu?n? konkr?tna po?tov? adresa.

Tento sp?sob oslovovania je vhodn? pou?i?, ke? je potrebn? informova? o priestupkoch, o v?znamn?ch udalostiach predov?etk?m vy??ie, dozorn? a regula?n? org?ny. V?etci pr?jemcovia teda uvidia, komu e?te bol tento list odoslan?.

Pr?klad 16

Zbali? rel?ciu

Ak je potrebn? list rovnak?ho obsahu (napr?klad ponukov? list) posla? viacer?m „nez?visl?m“ organiz?ci?m, potom je lep?ie vyda? ka?d? list v stave origin?lu, t.j. na ka?dom uve?te jednotliv?ho adres?ta. V tomto pr?pade bud? eviden?n? ??sla t?chto p?smen odli?n?.

Registr?cia potrebn?ho „adres?ta“ pri udr?iavan? kore?pondencia s jednotlivcami m? svoje vlastn? charakteristiky. Prv?m atrib?tom je priezvisko v pr?pade dat?vu, za ktor?m nasleduj? inici?ly a potom po?tov? adresa:

Pr?klad 17

Zbali? rel?ciu

Pri adresovan? listu ?radn?kovi s uveden?m jeho poz?cie sa vyhotovia inici?ly predt?m priezvisko (pozri pr?klady 9, 10, 13), ke??e hlavn? identifik?cia pr?jemcu sa vykon?va pod?a n?zvu poz?cie. Pri adresovan? listu s?kromnej osobe sa uv?dzaj? jej inici?ly pozadu priezvisk? (pr?klad 17), ke??e na?a identifik?cia ako ob?ana je predov?etk?m pod?a priezviska. Pri navrhovan? priezviska a inici?l sa odde?uj? medzerou, inici?ly sa medzerou neodde?uj?, t.j. „I.I. Ivanov“, ale nie „ja. I. Ivanov.

Ako skr?ti? dvojit? men? a dvojit? patronymie adres?ta nap?san? poml?kou v obchodnej kore?pondencii, napr?klad Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Pozri odpove? na ot?zku „Ako je spr?vne v obchodnej kore?pondencii skracova? zdvojen? men? a zdvojen? priezvisk? adres?ta p?san? s poml?kou? »

Aby nedo?lo k omylu pri oslovovan?, na str?nkach organiz?ci? je potrebn? zisti? presn? po?tov? adresy, cel? men? a n?zvy poz?ci? mana??rov a ?al?ie inform?cie, ktor? pom??u ?o najlep?ie nadviaza? komunik?ciu na prvom stupni vn?manie dokumentu. M??ete sa pok?si? z?ska? podobn? inform?cie od tajomn?ka, z?ska? ich z dokumentov prijat?ch od tejto organiz?cie.

Venujte zvl??tnu pozornos? pou??vaniu ve?k?ch a mal?ch p?smen v n?zvoch organiz?ci? a poz?ci?. Normy rusk?ho jazyka vy?aduj? p?sanie poz?cie mal?m (mal?m) p?smenom, ale konkr?tna vysok? poz?cia m??e by? nap?san? aj ve?k?m p?smenom, ak to stanovuj? zakladaj?ce dokumenty a miestne predpisy prij?maj?cej organiz?cie. Venujte pozornos? t?mto jemnostiam.

Faktor etikety

Pr??a?livos?- fr?za podmie?uj?cej etikety, re?ov? vzorec, ktor? vyjadruje ?ctu a priate?sk?, zdvoril? postoj k adres?tovi. Odpor??a sa dokon?i? v?kri?n?k, pri?om zd?raznil v?znam ot?zky aj apelu na t?to osobu.

Naj?astej?ie kontaktovan? pod?a n?zvu(Pr?klad 18), ove?a menej ?asto - pod?a polohy(Pr?klad 20). Druh? mo?nos? je striktne podnikate?sk?ho charakteru a pou??va sa pri ozna?ovan? osoby zast?vaj?cej vysok? ofici?lnu funkciu v ?t?tnych a obecn?ch org?noch, ve?kej organiz?cii. E?te menej ?ast? priezvisko bez inici?l(Pr?klad 19) - zd?raz?uje sa t?m „vzdialenos?“, form?lnos? vz?ahu medzi autorom a adres?tom, typick? sk?r pre kore?pondenciu so s?kromnou osobou.

Pr?klad 18

Adresa pod?a mena

Zbali? 20

?al?? sp?sob obzvl??? ?ctiv?ho postoja k adres?tovi sa prejavuje v „r?mci etikety“: "Hlboko re?pektovan?..." – "S hlbokou ?ctou,", ktor? sa pou??va pri oslovovan? vy??ej osoby (predseda predstavenstva, prednostu vy??ieho org?nu alebo spr?vy a pod.), ako aj v pr?pade blaho?elania napr?klad k v?ro?iu.

Pr??a?livos? "Drah?..." aj v pr?pade blaho?elania adres?tovi ho treba pou??va? opatrne, lebo. v ?radnom styku treba predsa dodr?iava? ist? mana??rsky odstup.

Pr??a?livos? "Drah?" sa v s??asnosti pova?uje za zastaran?, nadbyto?n? - nezodpoved? norm?m modern?ho obchodn?ho ?t?lu rusk?ho liter?rneho jazyka.

Postupne sa vytvorili ?peci?lne pravidl? lie?by pri vybavovan? v?ziev ob?anov. Ako odpove? na ich listy "osved?en? postupy"?t?tne org?ny a samospr?vy odpor??aj? tieto re?ov? vzorce:

Pr?klad 22

Zbali? rel?ciu

Ale bez oh?adu na probl?m vznesen? v odvolan? ob?ana, na situ?ciu (konflikt, s?a?nos? alebo odvolanie v osobnej z?le?itosti, prv?kr?t alebo znova at?.), univerz?lny vzorec na oslovovanie ob?anov je adresa pod?a mena a priezviska (ako v pr?klade 18).

Obchodn? organiz?cie sa pri kore?pondencii so z?kazn?kmi a zva?ovan? ich s?a?nost? m??u riadi? rovnak?mi odpor??aniami.

Listy sa p?sali od nepam?ti a p??u sa dodnes. Sl??ia ako n?stroj komunik?cie medzi ?u?mi, ktor? pom?ha zrozumite?ne vyjadri? podstatu partnera, ktor? bol d?vodom jeho nap?sania. V tomto ?l?nku zv??ime nieko?ko typov obchodnej kore?pondencie a nau??me sa, ako spr?vne p?sa? obchodn? listy.

Ak chcete spr?vne zostavi? ak?ko?vek obchodn? list, mus?te by? schopn? jasne uvies? jeho podstatu a spr?vne ho ?trukt?rova?. Obchodn? kore?pondencia prebieha na formul?roch schv?len?ch spolo?nos?ou s vlastn?m logom a adresou. V pravom hornom rohu je vyplnen? hlavi?ka pozost?vaj?ca z funkcie a mena ved?ceho prij?maj?cej spolo?nosti. Na konci hlavi?ky je nap?san? stru?n? inform?cia o odosielate?ovi. ?al??m krokom pri p?san? listu je nap?sanie odvolania. M??e znie? r?zne, v z?vislosti od stup?a obozn?menia sa s adres?tom. Ak ho pozn?te osobne, m??ete ho oslovi? takto: „Drah? Sergey Yuryevich!“. Ak je adres?tom cudzinec, odvolanie m??e vyzera? takto: „V??en? p?n Ivanov!“. Treba ma? na pam?ti, ?e v t?chto pr?padoch je neprijate?n? skracova? slovo mister alebo uv?dza? inici?ly namiesto priezviska a mena. ?lohou preambuly je sprostredkova? podstatu listu v stru?nej forme. Naj?astej?ie pozost?va z jedn?ho odseku. Po pre??tan? preambuly by u? mal pr?jemca kr?tko porozumie? obsahu listu. Po ?om za??na hlavn? text, ktor? obsahuje nieko?ko odsekov. Text by mal stru?ne vyjadrova? v?? n?zor na dan? situ?ciu. Je ?iaduce, aby hlavn? text nepresahoval ?tyri odseky. List by mal kon?i? z?verom, ktor? stru?ne zhrnie v?sledky listu, uvedie d?tum a podpis s uveden?m mena a funkcie odosielate?a. V z?vislosti od d?vodu nap?sania v?zvy je niekedy vhodn? ukon?i? ju slovami: „S pozdravom!“, „S n?dejou na ?al?iu spolupr?cu“ at?. Jedn?m z be?n?ch typov obchodn?ch listov je z?ru?n? list. Autor vo svojom hlavnom texte garantuje splnenie toho ?i onoho pr?s?ubu, oznamuje term?n splnenia z?ruk a stanovuje v??ku pen?le, ktor? bude musie? zaplati? v pr?pade poru?enia ru?ite?sk?ch povinnost?.

D? sa stiahnu? tu.

?akovn? listy s? tie? jedn?m z druhov podnikania, ale u? z kateg?rie osobn?ch. M??u by? vydan? na hlavi?kovom papieri podniku alebo na poh?adnici. Hlavn? text by mal obsahova? blaho?elanie adres?tovi s uveden?m udalosti, ktor? sl??ila ako d?vod na nap?sanie listu, a zoznamom vynikaj?cich z?sluh pr?jemcu.

Na na?ej webovej str?nke.

Odpor??acie listy sa naj?astej?ie zostavuj? pre zamestnanca podniku v mene ved?ceho. Obsahuj? inform?cie o najlep??ch vlastnostiach zamestnanca, jeho z?sluh?ch a ?spechoch. Zvy?ajne je v tak?chto listoch predch?dzaj?ci zamestn?vate? pripraven? ru?i? za svojho zamestnanca bud?cemu zamestn?vate?ovi.

Stiahnite si tu.

Nielen organiz?cie musia vies? obchodn? kore?pondenciu. Pri h?adan? pr?ce treba dodr?iava? aj obchodn? etiketu. Uch?dza? mus? vedie? spr?vne zostavi? ?ivotopis a sprievodn? list, v ktorom je v kr?tkej forme nap?san? v?zva zamestn?vate?ovi, uveden? zdroj inform?ci? o po?adovanom vo?nom mieste, meno uch?dza?a a jeho telef?nne ??slo.