Bugungi kunda deyarli hamma Internetdan faol foydalanmoqda. Ammo ishbilarmonlik yozishmalari dolzarb va muhim bo'lishni to'xtatmadi. Bu shunchaki boshqa ommaviy axborot vositalariga o'tkazildi. Ish xatini qanday tuzish va formatlash kerak, nashrda aytiladi.

Biznes xabari nimani o'z ichiga olishi mumkin?

Avvalo, biznes yozishmalari xodimlar va biznes hamkorlar bilan har qanday fikr yoki taklif almashish imkoniyatini beradi. Xatda kompaniyalar o'rtasidagi tushunmovchiliklarni bartaraf etish uchun so'rovlar, da'volar va boshqa fikrlar bo'lishi mumkin. Umuman olganda, biznes yozishmalari rasmiy yozishmalarning bir turidir.

Boshqa harflardan farqlari

Asosiy farqlarni quyidagicha umumlashtirish mumkin.

• Taqdimot uslubi.
• Bo'ysunishning mavjudligi.
• Tuyg'ularning kuchli ifodasisiz lug'at.
• Qoida tariqasida, xat bir sahifadan ko'p bo'lmaydi.
• Matn bo'ylab shrift bir xil (kichik emas va katta emas).
• Odatda tashkilotning rasmiy blankida tuziladi.

Ish xatlarining turlari

Javob berilishi kerak bo'lgan xatlar:

• So'rov.
• Ariza.
• Talab.
• Gap.
• Shikoyat qilish.

Javobni talab qilmaydigan xatlar:

• Axborot.
• Xabar berish.
• Hamroh.
• Kafolat.
• Ogohlantirish.
• Eslatma.

Tijorat xatlari. Ular odatda shartnoma muddati davomida yoki shartnoma tuzish uchun kerak bo'ladi:

• So'rov.
• So'rovga javob.
• Eslatma.
• Talab.
• Taklif. Bu shartnoma tuzish yoki bitim tuzish taklifi.
• Majburiyatlarni bajarish zarurati haqida ogohlantirish, shartnomalarni bekor qilish va hokazo.

Notijorat xatlar:

• Taklif.
• Biror narsa haqida ma'lumot.
• Minnatdorchilik izhori.
• Tavsiyalar.
• So'rov.
• Ko'rsatmalar.
• O'tkazuvchi xat.
• hamdardlik izhori.
• Har qanday vaziyatda tabriklayman.
• Kafolat xati.
• Tovarlarni qabul qilishni tasdiqlash, xizmatlar ko'rsatish va boshqalar.

Ish xatlarining tuzilishi bo'yicha tasnifi:

• Qattiq naqsh bo'yicha tuzilgan.
• Erkin shaklda yozilgan.

Qabul qiluvchiga qarab turlar:

• Oddiy. Bitta manzilga yuborilgan.
• Kollektiv. Bir kishiga yuborilgan, lekin bir necha kishidan.
• Doiraviy. Bir nechta oluvchilarga yuborilgan.

Xatning shakli quyidagicha:

• Oddiy pochta konvertlarida yuboriladi.
• Shaxsan topshirildi.
• faks sifatida yuboriladi.
• Elektron pochta orqali yuborilgan.

Ko'rib turganingizdek, biznes xabari turli yo'llar bilan va turli niyatlar bilan tuzilishi mumkin. Ammo shuni ta'kidlash kerakki, ba'zi hollarda, axloqiy sabablarga ko'ra, u kompyuterda emas, balki qo'lda yozilishi kerak. Bu tabriklar va hamdardliklarga taalluqlidir.

Xatning qismlari

Yaxshi ish xati har doim bir necha qismlarga bo'linadi. Bu kirish, asosiy va yakuniy. Va ular bir-biri bilan mantiqiy bog'langan.

Qoida tariqasida, kirish qismida xat yozishga sabab bo'lgan holatlar to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Asosiy matn - bu mazmunning o'zi, xabarning mohiyati. Yakuniy qismda ular rad etish, rozilik, so'rov va hokazolarni ifodalashi mumkin bo'lgan natijalarni umumlashtiradilar.

Yozish tamoyillari

Har qanday biznes xabari shunday yozilishi kerak.

1. Xolisona.
2. Manzillangan (ya'ni ma'lum bir shaxs uchun mo'ljallangan).
3. bahslashdi.
4. Ishonchli.
5. Eng to'liq.
6. Matndagi barcha ma'lumotlar yozish vaqtida dolzarb bo'lishi kerak.

Stilistik xususiyatlar

Ish xatini yozish qoidalari qat'iy uslubga rioya qilish kerakligini ta'kidlaydi. Faqat rasmiy hujjatlar uchun xos bo'lgan nutq vositalaridan foydalanish kerak. Ya'ni, rasmiy biznes uslubi mos keladi. Til quyidagi xususiyatlarga ega bo'lishi kerak.

• Rasmiylik.
• Taqdim etilgan ma'lumotlarning aniqligi.
• Ob'ektivlik.
• Strukturaviy.
• Ma'lumot beruvchi, ammo qisqa.

Masalaning mohiyatini fe'llarga urg'u berib, oddiy qisqa jumlalar bilan ifodalash kerak. Matnni sifatlar bilan ortiqcha yuklashning hojati yo'q, qabul qiluvchi tushunmasligi mumkin bo'lgan kam ma'lum va juda ixtisoslashgan atamalardan foydalaning. Bu faqat salbiy va rad etishga olib keladi. Oddiy, tushunarli so'zlar, ko'proq faktlar va aniqliklar bilan tushuntirishga harakat qilish yaxshiroqdir. Biznes uslubi ma'lumotga ega bo'lmagan va "suvli" matnlarning mavjudligiga yo'l qo'ymaydi.

Yakuniy qismni keraksiz va uzoq burilishlar bilan yakunlamaslik kerak. Bundan tashqari, mantiqsiz va nomuvofiq takliflar ish bermaydi. Shuning uchun qo'shimcha va qo'shimchali iboralar eng yaxshisi. Har bir paragraf faqat bitta aniq fikrni o'z ichiga olishi kerak. Matnni to'ldirgandan so'ng, xatni ovoz chiqarib o'qib, xatolarni bir necha marta tekshirish yaxshiroqdir.

Shakl talablari

Ish xatining qoidalariga ko'ra, uni kompaniyaning blankida rasmiylashtirish yaxshiroqdir. U quyidagi asosiy talablarga ega.

• Shaklning o'rtasiga, agar korxona davlatga tegishli bo'lsa, Rossiya Federatsiyasining Gerbini kiritishingiz kerak.
• Xat A4 formatidagi varaqda joylashtirilishi kerak.
• Chap tomonda maydonni bo'sh qoldiring (kamida 3 santimetr). Bu zarur, chunki bir muncha vaqt o'tgach, materiallar qolgan hujjatlar bilan birga topshiriladi.
• Eng maqbul shrift standart "Times New Roman", o'lchami 12 va qatorlar oralig'i 1,5-2. O'qish paytida buni eng yaxshi tushunish mumkin.
• Xatning sarlavhasida siz tashkilot nomini, uning haqiqiy va yuridik manzilini, telefon raqamini va elektron pochta manzilini ko'rsatishingiz kerak.

Dizayn xususiyatlari

Agar biznes maktubining dizayni bir necha sahifani egallagan bo'lsa, ikkinchisidan boshlab raqamlash kerak. Buning uchun arab raqamlaridan foydalanish tavsiya etiladi. Raqamlar yonidagi nuqtalarni qo'yish shart emas.

Maktub paragraflarga va agar kerak bo'lsa, kichik sarlavhalarga bo'linishi kerak. Matn uzluksiz oqimga o'xshamasligi kerak, chunki u yomon qabul qilinadi. Paragraflar boshqa fikrlarning qayerda tugashi va boshlanishini ko'rsatadi.

Shuni ta'kidlash kerakki, ish yozishmalarida xatolar, o'chirishlar va har qanday tuzatishlar qabul qilinishi mumkin emas. Ular raqibning savodsizligi va beparvoligidan dalolat beradi.

Ishlatilgan tafsilotlar

Xat odatda quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

1. Kompaniyaning to'liq nomi, nafaqat qisqartma.
2. Telefon raqami, faks raqami, bank hisobi va elektron pochta.
3. Murojaat qiluvchi. Bundan tashqari, kompaniyaning nomi datif holatda ishlatilishi kerak. Agar siz familiya va lavozimni ko'rsatishingiz kerak bo'lsa, dativdan foydalanish tavsiya etiladi. Qabul qiluvchining unvoni yoki ilmiy darajasi bo'lsa, bu shaxsning ismidan oldin ko'rsatilishi kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, har bir atribut bosh harf bilan va yangi qatorda yozilishi kerak.

Ish xatidagi havolalar

Rasmiy muloqot har doim neytral ohangda bo'lishi kerak. Qabul qiluvchiga murojaatlar bir xil shaklda bo'lishi kerak. "Xayrli kun" kabi iboralar o'rinsiz bo'lar edi. Agar siz salom aytmoqchi bo'lsangiz, rasmiy "Salom" dan foydalanganingiz ma'qul. Ammo eng vakolatli variant ism va otasining ismi bo'yicha murojaat qilish hisoblanadi. Va adresat bilan tanishish qancha davom etishi muhim emas. Maktubda siz ismning qisqa shaklini ishlata olmaysiz (masalan, Petya, Anya va boshqalar).

Shaxslararo masofani saqlash, yoshi kattaroq yoki undan kattaroq odamga hurmat ko'rsatish uchun "siz" ga murojaat qilish yordam beradi. Ammo shuni ta'kidlash kerakki, ba'zi kompaniyalarda, aksincha, muloqot qilishda, hatto xatda ham "siz" dan foydalanish odatiy holdir.

Shuni ta'kidlash kerakki, "Hurmatli janob" unvonini keyinchalik ushbu shaxsning ismini ko'rsatmasdan ishlatib bo'lmaydi. "Janob", "Xonim" qisqartmalaridan ham qochish kerak. Agar siz bir guruh odamlarga murojaat qilishingiz kerak bo'lsa, unda ismlarni ko'rsatmaslikka ruxsat beriladi. Keyin siz qisqacha yozishingiz mumkin: "Hurmatli janoblar!" Qoidalarga ko'ra, ism bilan murojaat qilgandan so'ng, siz doimo undov belgisini qo'yishingiz kerak. Masalan, ish xatidagi o'xshash ibora quyidagicha ko'rinadi: — Hurmatli Aleksandr Sergeevich!

Yakuniy qismda siz turli xil variantlardan foydalanishingiz mumkin. "Eng yaxshi tilaklar bilan", "Hurmat bilan", "Hamkorlik umidi bilan" va boshqalar. Bu erda murojaatlar rasmiy, ammo do'stona bo'lishi kerak.

Yakuniy qismni tayyorlash

Xatni to'g'ri tugatish ham juda muhimdir. Yakuniy qismda siz ilgari aytilgan narsalarni umumlashtirishingiz kerak. Biroq, xulosalarni 10 ta jumlaga cho'zmang. Shuni esda tutish kerakki, biznes uslubida ixchamlik va qisqalik qadrlanadi. O'zingizni oddiy iboralar bilan cheklash yaxshiroqdir. Masalan, biznes yozishmalarining yakuniy qismida mos keladigan bir nechta konstruktsiyalar beriladi. Ish xatlari iloji boricha to'g'ri va xushmuomalalik bilan to'ldirilishi kerak.

• Yordamingiz yoki e'tiboringiz uchun rahmat. "Rahmat aytsam..." "Rahmat!"
• Biror narsada qabul qiluvchining kafolati. "Biz siz bilan ishlashni xohlaymiz."
• Kelajakka umid ifodasi. "Biz sizdan imkon qadar tezroq xabar olishni umid qilamiz."
• Biror narsani so'rash. "Natijalar haqida xabar bersangiz, minnatdor bo'lamiz."
• Keltirilgan noqulayliklar uchun uzr so'raymiz. "To'lovni kechiktirganimiz uchun uzr so'raymiz."

Qabul qiluvchi bilan qanday xayrlashish kerak

Xat yozish biznes bo'lishiga qaramay, ish xatida siz turli yo'llar bilan xayrlashishingiz mumkin. Buning uchun yakunlovchi iboralardan foydalaning.

Quyidagi variantlar misollar:

1. Samimiy ehtirom bilan.
2. Hurmat bilan.
3. Eng yaxshi tilaklar bilan.
4. Ishlaringizga muvaffaqiyatlar tilayman.
5. Hamkorlikni davom ettirishga umid qilamiz.
6. Biz xizmat qilishdan xursand edik.

Boshqa variantlar ham bo'lishi mumkin. Bu erda yakuniy iborani tanlash faqat ta'mga bog'liq.

Imzolanish

Varaqning eng pastki qismida jo'natuvchi o'z imzosini qo'yishi kerak. Ammo hujjat rasmiy ko'rinishga ega bo'lishi uchun buni to'g'ri bajarish juda muhimdir.

Imzo qo'yish uchun lavozimi, bosh harflari, familiyasi va qarama-qarshi tomonini ko'rsatish kerak. Bundan tashqari, siz aloqa ma'lumotlarini (shaxsiy elektron pochta manzili yoki telefon raqami) belgilashingiz mumkin. Bu qabul qiluvchiga muloqot qilish va hamkorlik qilishga tayyorligini ko'rsatadi.

Muvaffaqiyatsizlik xususiyatlari

Agar biror narsadan voz kechishingiz kerak bo'lsa, ish xatini qanday yozishni bilish ham muhimdir. Axir, hatto yashirin salbiy yoki rad etish ham e'tibordan chetda qolmaydi va noxush oqibatlarga olib keladi. Shundan so'ng, o'ziga nisbatan ijobiy yoki hech bo'lmaganda neytral munosabatda bo'lish mumkin bo'lmaydi. Xat yozishda his-tuyg'ularga berilmaslik kerak. Agar qabul qiluvchi juda bezovta bo'lsa ham, o'zingizni chegaralar ichida saqlash yaxshiroqdir. Rad etish xatlari har doim xabarning ohangiga alohida e'tibor berib, bir necha marta qayta o'qilishi kerak.

Xabar qaysi shaklda ifodalangan bo'lishidan qat'i nazar, kategoriyali "yo'q" bilan boshlanmasligi kerak. Aks holda, qabul qiluvchi o'zini qiziqtirmaydigan va ahamiyatsiz degan taassurotga ega bo'ladi. Birinchidan, o'ylab topilmagan ishonchli tushuntirishlarni berish yaxshiroqdir. Rad etish sabablari qisqacha sanab o'tilganda, siz muammosiz faktni ko'rsatishga o'tishingiz mumkin. Shu bilan birga, ish xatining odob-axloq qoidalariga ko'ra, quyidagi turdagi so'zlardan foydalanish tavsiya etiladi.

• Afsuski, so‘rovingizni bajara olmadik.
• Biz chin dildan afsusdamiz, lekin taklifingizni rad etishimiz kerak.
• Biz chuqur afsusdamiz, lekin quyidagi sabablarga ko‘ra so‘rovingizni qondira olmaymiz.

Ideal holda, xatning boshida siz qabul qiluvchining so'rovini qisqacha bayon qilishingiz kerak. Shunday qilib, u ular haqiqatan ham uning taklifi bilan tanishganliklarini tushunadi va u buni albatta qadrlaydi.

Elektron pochtani yozish xususiyatlari

Bugungi kunda odamlar elektron pochta orqali yuborilishi kerak bo'lsa, biznes xati qanday yozilishiga qiziqish ortib bormoqda. Bunday yozishmalar uchun avval aytib o'tilgan barcha qoidalar qo'llaniladi. Biroq, elektron biznes xabarlari o'ziga xos xususiyatlarga ega.

• Kirish mustahkam va adekvat bo'lishi kerak. Masalan, [elektron pochta himoyalangan] yomon variant [elektron pochta himoyalangan]- yaxshi.

• "Mavzu" maydonini to'ldirish har doim muhim. Bu xabar nima haqida bo'lishi aniq bo'ladi. Agar xat notanish kishi uchun mo'ljallangan bo'lsa, unda sarlavha qiziqarli bo'lishi kerak. Lekin buni haddan tashqari oshirmaslik muhim. “Hozirgi noyob taklif”, “Shoshilinch” kabi mavzular faqat rad etishga sabab bo'ladi. Sarlavha 3-5 so'zdan iborat bo'lishi kerak, ularga xabarning mohiyatini qo'yish kerak.

• Agar yozishmalar notanish odam bilan olib borilgan bo'lsa, unda avval siz u haqida qanday bilganingizni va kompaniya nima qilayotganini aytib berishingiz kerak. Bunday kirish bo'lmasa, xabar spam deb hisoblanishi va darhol o'chirilishi mumkin.

• Matndagi muhim fikrlar qalin shrift bilan ta'kidlangani ma'qul. Bunday holda, turli xil ranglardan foydalanish qabul qilinishi mumkin emas.

• Ish xatida bosh harflardan foydalanmaslik kerak. Hatto sarlavhalar va mavzuning sarlavhasi ham qattiq bosh harflardan iborat bo'lmasligi kerak. Xuddi shu narsa takrorlanadigan tinish belgilariga ham tegishli.

• Matnni paragraflarga bo'lish, ular orasida bo'sh qator qoldirish yaxshiroqdir.

• Xabar qanchalik qisqa bo'lsa, ular tezroq javob berishadi.

• Imzo kerak. Odatda elektron xatlarda bir nechta satrlardan iborat bo'lib, jo'natuvchining nomi va lavozimi, kompaniya nomi, telefon raqami va veb-sayt manzilini o'z ichiga oladi.

• Xatga matnli fayllar va tasvirlar biriktirilishi mumkin. Bu juda qulay, chunki qo'shimcha materiallar, sharhlar, tushuntirishlar va batafsil tavsiflar mohiyatdan chalg'itadi. Shuning uchun ularni xat matnida emas, balki biriktirilgan fayllarda joylashtirish yaxshiroqdir.

• Agar biznes yozishmalari uzoq vaqtdan beri davom etayotgan bo'lsa va iliq ishonchli munosabatlar o'rnatilgan bo'lsa, elektron pochtada kulgichlardan foydalanishga ruxsat beriladi. Ular biroz "jonlantirish" va aloqani buzishga yordam beradi. Lekin ularni suiiste'mol qilmaslik kerak va qog'oz harflarda ular odatda qabul qilinishi mumkin emas.

Xat yozish bo'yicha ko'rsatmalar

Ish xatini yozishni bir necha bosqichlarga bo'lish mumkin.

1. Avval siz qabul qiluvchini ko'rsatishingiz kerak. Buning uchun shaklning yuqori o'ng burchagida qabul qiluvchining bosh harflarini, familiyasini va lavozimini yozishingiz kerak. Agar qabul qiluvchi tashkilot bo'lsa, uning yuridik manzili ko'rsatilishi kerak.

2. Qabul qiluvchiga murojaat qilish. U shaklning o'rtasiga pastroq joylashtirilishi kerak. Qanday iboralarni ishlatish mumkinligi allaqachon aytilgan. Odatda murojaat shunday ko'rinadi: "Hurmatli Igor Petrovich!"

3. Maqsad bayoni. Quyida, yangi satrda, murojaat sabablarini aytib, asosiy fikrlarni, butun fikrni yozishingiz kerak. Agar biz ba'zi muammolar haqida gapiradigan bo'lsak, uni hal qilish variantlarini taklif qilishga arziydi. Agar bu hamkorlik taklifi bo'lsa, unda bu qanday sodir bo'lishini tushuntirishingiz kerak. Agar xat shikoyatni aks ettirsa, unda aniq chora ko'rishni so'rashga arziydi. Bir so'z bilan aytganda, matnni oluvchi undan nimani xohlashini tushunishi kerak.

4. Yakuniy qism. Va nihoyat, yangi qatordan siz oxirgi iborani va imzoni kiritishingiz kerak.

Shukrona xat

Ushbu misol rahmat maktubi qanday ko'rinishini ko'rsatadi. Biroq, bu misolda bitta kamchilik bor. "Flagship kompaniyasiga" qatori o'rniga tabrik iborasi va xat mo'ljallangan shaxslarning ismlarini qo'yish mumkin.

So'rov

Bu biznes so'rovnomasining namunasidir. Unda hech qanday kamchiliklar yo'q. Rasmiy xat yozishning barcha qoidalariga rioya qilindi. Matndan qanday muammo paydo bo'lganligi va uni hal qilish uchun nima qilish kerakligi aniq bo'ladi. Xabar shuningdek, barcha aloqa ma'lumotlarini, xush kelibsiz xabarni, yakunlovchi iborani va imzoni o'z ichiga oladi.

Shunday qilib, nashr biznes sheriklar uchun mo'ljallangan xatlarni qanday yozishni ko'rsatdi. Yuzni yo'qotmaslik uchun buni to'g'ri va malakali qilish kerak. Axir kompaniyaning kelajagi bunga bog'liq. Shuningdek, biznes xabariga o'z vaqtida javob berish muhimdir. Bu xat olingan kundan boshlab uch-etti kun ichida amalga oshirilishi mumkin.

Ish xati har qanday biznesdagi asosiy aloqa vositalaridan biridir. Yaxshi yozilgan ish xati kompaniya haqida ijobiy taassurot yaratishga yordam beradi. Va bitta yomon yozilgan xat butun obro'ingizni o'ldirishi mumkin. Biz allaqachon ish yozishmalari qoidalari haqida yozgan edik, endi ish xatlarining aniq misollarini ko'rib chiqaylik.

Ish xati namunalari

Ish xatlarining ko?p turlari mavjud – tadbirkorlik takliflari, da'vo xatlari, minnatdorchilik xatlari, rad etish xatlari, qo?shimcha xatlar, kafolat xatlari, ma'lumotlar va boshqalar. Ularni tuzish tamoyillari amalda bir-biridan farq qilmaydi. Xatolarga yo'l qo'ymaslik uchun yana bir bor qarang.

Rahmat maktubiga misollar

Kafolat xati namunasi

Javob xati namunasi

Bu xushmuomalalik bilan rad etish xati qanday ko'rinishiga misoldir:

Axborot xatiga misol

Shikoyat xati namunasi

Ish yozishmalarida ingliz tilidagi harflarga misollar

Afsuski, hamma ham ingliz tilini yuqori darajada bilmaydi. Va ko'pincha menejerlar ingliz tilida ish xatini yozishlari kerak bo'lganda biroz adashadi. Agar rus tilida ham odamlar yozishmalarda bir-birlarini har doim ham tushuna olmasalar, unda chet tili haqida nima deyish mumkin? Bunday vaziyatdan chiqishning eng yaxshi yo'li o'xshash harflarni qidirish va xatingizda ulardan mos keladigan iboralarni ishlatishdir. Misol uchun, bu erda ingliz tilidagi ish xatlarining uchta misoli keltirilgan: mijozga minnatdorchilik maktubi, bitim shartlarini aniqlaydigan xat va sotib olish taklifiga javob xati. Har bir faylda xatning ingliz tilidagi versiyasi va uning rus tiliga tarjimasi mavjud.
Ingliz tilida mijozga minnatdorchilik xati yuklab olish.
Shartnoma shartlari bilan xatni ingliz tilida yuklab oling.
Xarid qilish taklifiga javob xatini ingliz tilida yuklab oling.

Ish xatining tuzilishi

Aniq tuzilma biznes xatining majburiy xarakteristikasi hisoblanadi. Bu qabul qiluvchiga yozilganlarning ma'nosini tezda tushunishga yordam beradi va uni o'qish vaqtini qisqartiradi. Ish xati quyidagi asosiy qismlardan iborat:

1. Sarlavha (xat mavzusi). Xatning sarlavhasida siz uning qisqacha maqsadi yoki mohiyatini yozishingiz kerak. Bu yerda mavhum iboralarni ishlatib bo'lmaydi. Murojaat qiluvchiga xatning nima haqida ketayotgani faqat sarlavha orqali tushunarli bo'lishi kerak. Masalan, "Mahsulot yetkazib berish narxlarini o'zgartirish to'g'risida" yoki "XXX kompaniyasi bilan savdo hamkorlik bo'yicha biznes taklif".

2. Salomlashish."Hurmatli + otasining ismi!" Salomi biznes xatlarida an'anaviy hisoblanadi. Biroq, ism shart emas. Shuningdek, manzilga uning pozitsiyasi orqali murojaat qilishingiz mumkin: "Hurmatli janob direktor!". Biroq, esda tutingki, ism bilan murojaat qilish psixologik masofani biroz qisqartiradi va yaxshi tashkil etilgan biznes aloqalarini ta'kidlaydi. Agar xat bir guruh odamlarga qaratilgan bo'lsa, unda "Hurmatli xonimlar va janoblar!", "Hurmatli hamkorlar!" va hokazo. "Janob", "Xonim" qisqartmalari yoki bosh harflardan foydalanish hurmatsizlik belgisi sifatida qabul qilinadi, shuning uchun undan qochishga harakat qiling.

3. Xat yozishdan maqsad, uning mohiyati, asosiy g‘oyasi bayoni. Bu xatning asosiy qismi. Bu erda siz to'g'ridan-to'g'ri maktub yozish sababi haqida yozasiz.

4. Ushbu muammoni hal qilish bo'yicha takliflaringiz, tavsiyalaringiz, iltimoslaringiz, shikoyatlaringiz. Ish xatlari deyarli har doim qabul qiluvchining ma'lum bir munosabatini o'z ichiga oladi (sof ma'lumotli xatlardan tashqari). Shuning uchun nafaqat muammoning o'zini tasvirlash, balki uni hal qilish uchun o'z variantlarini taklif qilish ham muhimdir. Agar siz shikoyat yozayotgan bo'lsangiz, unda tegishli choralarni ko'rishni so'rang, agar siz hamkorlik qilish taklifini bildirsangiz, uning mumkin bo'lgan variantlarini tavsiflang. Bir so'z bilan aytganda, sizning maktubingizni oluvchi nafaqat siz undan "nima" ni xohlayotganingizni tushunishi, balki uni "qanday" amalga oshirishni taklif qilayotganingizni ham tushunishi kerak. Keyin bu haqiqiy ish xati bo'ladi.

5. Qisqacha xulosa va xulosalar. Oxirida biz yuqorida aytilganlarning barchasini umumlashtirishimiz mumkin. Biroq, buni juda qisqacha qilish har doim ham mumkin emas. Bunday holda, birinchi ikkita xatboshida tasvirlangan narsalarni bir necha jumlada yozish bunga loyiq emas. Esda tutingki, biznes maktubining eng yaxshi do'sti qisqalikdir. Shuning uchun, ko'p hollarda, "Men muvaffaqiyatli hamkorlikka umid qilaman", "Bu masala bo'yicha sizning javobingizni kutaman" va hokazo iboralar bilan cheklanib qolish kifoya.

6. Imzo. Ish xatida jo'natuvchining lavozimi, ismi va familiyasi ko'rsatilgan an'anaviy "Hurmat bilan" iborasi bilan imzolanadi. Boshqa variantlar ham mumkin: "Eng yaxshi tilaklar bilan", "Hurmat bilan" va boshqalar, qabul qiluvchi bilan aloqangizning yaqinligiga qarab. "Hurmat bilan" iborasi eng universaldir, shuning uchun agar obuna bo'lish qanchalik to'g'ri bo'lishiga shubhangiz bo'lsa, unda ushbu iborani ishlating va siz albatta o'tkazib yubormaysiz.

Shuningdek, imzoga siz bilan aloqa variantlarini qo'shish ortiqcha bo'lmaydi: boshqa elektron pochta manzillari, ish telefon raqamlari, skype. Buning foydasi nafaqat oluvchi, agar xohlasa, siz bilan tezda qulay tarzda bog'lana oladi, balki shu orqali siz o'zingizning ochiqligingizni va qabul qiluvchi bilan muloqot qilishga tayyorligingizni namoyish etasiz.

Va unutmangki, rasmiy xat birinchi navbatda hujjatdir. Shuning uchun, uni tuzish qoidalarini e'tiborsiz qoldirib, siz o'zingizning kompaniyangiz va o'zingizning mutaxassis sifatidagi obro'ingizni qaytarib bo'lmaydigan darajada buzasiz.

Yana bir bor salom, aziz obunachilar va blog mehmonlari. Rasmiy hujjatlarga qanday qaraysiz? Ularni to'ldirishni yoqtirasizmi? Ko'pchiligingiz salbiy javob berasiz deb taxmin qilishga jur'at etaman.

Xat o'qilishi kerak

Ma'lumki, rasmiy xatlar ma'lum bir namunadan foydalangan holda, ba'zan maxsus blankada tuzilgan hujjatlardir. Hayotingizda kamida bir marta har biringiz bunday hujjatlarni tuzgansiz. Bu tushuntirish xati, bayonot, minnatdorchilik xati, kafolat xati, shikoyat va boshqalar bo'lishi mumkin. Shuning uchun siz bunday xabarni berish tartibi bilan tanishasiz.

asosiy maqsad ish xati - ma'lumotni o'zgarmagan shaklda qabul qiluvchiga etkazish. Agar siz minnatdorchilik maktubi yozayotgan bo'lsangiz, u yoki bu shaxs sizga hal qilishda yordam bergan sababni ko'rsatishni unutmang. Uning familiyasi va bosh harflarini kiritishni unutmang. Bo'sh joyga yuborilgan xat hech qachon o'qilmaydi, shuning uchun qabul qiluvchining manzillarini va ideal holda jo'natuvchini ko'rsatishni unutmang.

Elektron pochta xabarlari elektron pochta orqali yuborilishiga e'tibor bering:

• siz "Xat yozish" tugmasini bosing;
• xabar yozish;
• qabul qiluvchining manzil satrini to'ldiring;
• "Yuborish" tugmasini bosing.

Albatta, harakatlar ketma-ketligini o'zgartirish mumkin (avval manzil qatorini to'ldiring, keyin xat yarating), lekin oxirgi harakat har doim jo'natish bo'ladi. Rozimisiz? Endi menga ayting: "Agar elektron pochta manzili bo'lmasa, xabar yuborish mumkinmi?". Tabiiyki, yo'q. Shuning uchun, ma'lumotlarni bilib oling, eslang, yozib oling, buning yordamida istalgan vaqtda siz uchun muhim odam bilan bog'lanishingiz mumkin.

O'zingizni xabaringizni qabul qiluvchining o'rniga qo'yishni unutmang. Shunday qilib, siz yaratish paytida qilgan xatolaringizni ko'rishingiz, xabarning o'zini tuzatishingiz, ikki ma'noga ega bo'lgan so'zlarni o'chirishingiz va hokazo. Sizningcha, qabul qiluvchiga konvertni ochish, xatni chop etish va bu xabar shaxsan o'zi uchun ekanligini ko'rish yoqimli. U buni qanday tushunadi? Juda sodda: har qanday xat murojaat va salomlashish bilan boshlanishi kerak (bu jo'natuvchiga oluvchini o'zida topishga imkon beradi).

Agar biron sababga ko'ra siz odamning ismi va familiyasini topa olmasangiz, ularni boshqalar bilan almashtiring: mister, direktor, hurmatli va hokazo. Hech qanday holatda bu so'zlarni qisqartirmaslik kerak. Aks holda, xabar muallifi o'zining noroziligi, g'azabi va boshqa salbiy xarakter xususiyatlarini ochib beradi. Shuning uchun, qabul qiluvchining aloqa va ma'lumotni idrok etishga moyilligi haqida gapirishning hojati yo'q.

Men darhol aytamanki, hatto mening elektron pochtamga shubhali xatlar dengizini olsam ham, shuning uchun ularning mazmunini diqqat bilan kuzatib boraman. Men olgan xatni ochganimda, uning ahamiyatini aniqlash uchun uni ko'rib chiqishga harakat qilaman. Siz ham shunday qilasizmi? Maxsus elektron pochtani kutayotganda, siz qabul qilingan xabarlarni o'rganish uchun soatlab vaqt sarflashingiz mumkin, keyin nima uchun ularni tezda skanerlashni o'rganmaysiz?

Yuborilgan xabarda sarlavha bo'lishi kerak (elektron shaklda mavzuni ko'rsatish kerak). Bunday oddiy rasmiyatchilik qabul qiluvchiga xabarning ahamiyatini tushunish imkonini beradi. Va agar bunday narsa yirik tashkilotning tarqatish markaziga tushgan bo'lsa, unda uni keraksiz muammolarsiz xotirjamlik bilan qabul qiluvchiga yuborish mumkin. Xabaringiz imkon qadar tezroq qabul qiluvchiga yetib borishini xohlaysizmi?

Xat shakli va mazmuni

Endi siz maktubingiz qabul qiluvchiga qisqa vaqt ichida etib borishiga qanday ishonch hosil qilishni bilasiz:

• uning manzilini bilish;
• xabar mavzusini ko'rsatish;
• maktubni o'quvchiga salom bilan boshlang.

Biroq, bu biznes xatlarini yaratishning barcha xususiyatlari emas. Ko'p muhim rol o'ynaydi: taqdimot uslubi, ma'lumotni taqdim etish usuli, bunday hujjatlarning dizayni va boshqalar. Keling, qabul qiluvchi xatni elektron pochta bo'shliqlaridagi Spam jildiga yubormasligiga va sizning xabaringizni axlat qutisiga tashlamasligiga qanday ishonch hosil qilishni batafsilroq tushunamiz.

Birinchidan nima bo'lishi kerak - salomlashish va qabul qiluvchiga murojaat qilish. E'tibor bering, o'quvchini ozod qilish yaxshi bo'lardi. Buning uchun maqtovlar bilan boshlash, uning ish yukiga e'tibor berish va hokazo. Xabaringizni shunday yozingki, qabul qiluvchi uning har bir so'ziga rozi bo'lsin, chunki bu holda uni kelishuvga keltirish juda oddiy bo'ladi.

Oxirgi sharh, ehtimol, eng muhimi. Bu noaniq so'zlar, iboralar va iboralardan foydalanishga tegishli. Gap shundaki, jo'natuvchi qabul qiluvchining boshiga kirib, uning xabardorlik darajasini topa olmaydi. Aynan shuning uchun xabarni yuborishdan oldin uni bir necha marta o'qib chiqishingiz va kerak bo'lganda, bayonotlarning ikkilamchi ma'nosini olib tashlash orqali tuzatishingiz kerak.

Rasmiy xatning tuzilishi

Rasmiy xatlar allaqachon chizmalar mavjud bo'lgan maxsus blankalarda tayyorlanadi. Shaklning yuqori qismida (o'ng burchakda) har doim to'liq ma'lumotlar to'plamini (qabul qiluvchining familiyasi va bosh harflari, kompaniya manzili, telefon raqami, bo'lim nomi, gerb yoki kompaniya ramzlari va boshqalar) o'z ichiga olgan "shlyapa" mavjud. ). E'tibor bering, barcha ustunlar qanchalik aniq to'ldirilgan bo'lsa, xabarni etkazish va o'qish ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi.

Agar bir nechta qabul qiluvchilar bo'lsa, ularning nomlari yuqori lavozimdan bo'ysunuvchilarga qadar ierarxiya tartibida ko'rsatilishi kerak. Bu buzilmasligi kerak bo'lgan qoidadir. Yuqori chap tomonda bo'sh joy qolganligi sababli, u erda jo'natuvchi (ularning bosh harflari va sanasi) va qabul qiluvchi (bir xil) belgilanadi.

Ma'lumki, biznes maktubi, xuddi maktab inshosi kabi, bo'lishi kerak 3 bo'lim: kirish, asosiy qism va xulosa. To'g'ri, birinchi qismni o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi ushbu xabar shoshilinch ekanligi haqida xulosa chiqarishi mumkin yoki uni o'rganayotganda biroz kutishingiz mumkin. E'tibor bering, kirish elektron versiya uchun, arizaga qo'shimcha sifatida yozilgan. Shunday qilib, to'g'ri tuzish uchun sizga kerak bo'ladi:

• xabar va salom qoldiring;
• iltifotlarning bir qismini ajratib ko'rsatish;
• So'rov sababini qisqacha tushuntiring.

Materialni taqdim etishda muhim omil - taqdim etish uslubi, ma'lumotni taqdim etishda to'liqlik va halollik (hech qanday holatda adresatni aldamang). Esingizda bo'lsin, murojaatingizni o'qiyotganda, oluvchi tavsiflangan narsalarni taqdim etishi kerak, shuning uchun tafsilotlar kerak bo'ladi, lekin ularni qo'shimcha faktlar, sanalar va boshqalar bilan zaxiralashni unutmang.

Nutq va materialni taqdim etish uslubiga e'tibor bering. Agar bu rasmiy hujjat bo'lsa, u holda xat biznes uslubida yozilgan. Taxmin qilish kerakki, qabul qiluvchi bunday xatlarni juda ko'p oladi va u har biri bilan batafsil tanishish uchun etarli vaqtga ega bo'lmaydi. Shuning uchun material qisqacha, ixcham, keraksiz mubolag'asiz va ranglarsiz taqdim etilishi kerak. Faqat bu holatda, siz qabul qiluvchining tezkor javobiga ishonishingiz mumkin.

Xulosa qilib aytganda, yuqorida aytilganlarning bir qismini umumlashtirish uchun o'z xohishingizni (ba'zan so'rov bilan) ko'rsatishingiz kerak. Ma'lum bo'lishicha, rasmiy xatning ushbu qismini o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi sizning mavjud vaziyatdan (muammodan) chiqish yo'li bo'yicha taklifingizni ko'rishi kerak. U faqat bunga rozi bo'lishi yoki o'z variantini tanlashi mumkin.

Rasmiy xat majburiy imzo va tuzilgan sana bilan tugaydi. Buni rasmiy xatlarning bir nechta namunalarini ko'rib chiqish orqali payqashingiz mumkin.

Yuborishdan oldin, to'ldirilgan hujjatni qayta o'qib chiqing, tafsilotlarning mosligini, xabarning to'g'riligini tekshiring. Taqdimotning savodxonligini, matn qaysi shriftda chop etilganligini (o'qish qulaymi) va hokazolarni baholashni unutmang.

Ana xolos. Ma’lum bo‘lishicha, rasmiy hujjat yozish unchalik qiyin emas. Buning uchun ma'lum xususiyatlar allaqachon qo'llaniladigan kerakli shaklni olish kifoya, uni yuqorida tavsiflangan qoidalarga muvofiq to'ldiring va uni qabul qiluvchiga yuboring. Agar sizda biron bir savol bo'lsa, ularni "sharhlar" bo'limiga qo'yib, ularga javob olishingiz mumkin.

Siz allaqachon do'stlaringiz va tanishlaringizga rasmiy hujjatlarni qanday qilib to'g'ri rasmiylashtirish haqida gapirganmisiz? Aks holda, ushbu sharhga havolani ular bilan baham ko'ring. Buning uchun siz ro'yxatdan o'tgan ijtimoiy tarmoqlarning tugmachalarini bosishingiz va shaxsiy sahifangizga ma'lumot qo'shishga rozi bo'lishingiz kerak. Ushbu manipulyatsiyalarni amalga oshirganingizdan so'ng, siz odamlarga ushbu sharhni ko'rish, uni o'qish va barcha turdagi hujjatlarni qanday qilib to'g'ri to'ldirishni o'rganish imkonini berasiz.

Men siz bilan xayrlashmayman, lekin aytaman: "Alvido". Sizni axborot biznesidagi ijodlarimni o'qiydiganlar sifatida yana ko'rishdan xursand bo'laman. Umid qilamanki, mening sharhlarim sizni ekspluatatsiya qilishga ilhomlantiradi va foydali ma'lumotlarni olishga yordam beradi.

Hurmat bilan, Elena Izotova.

GOST 7.0.8-2013 “Axborot, kutubxonachilik va nashriyot standartlari tizimi. Ofis ishlari va arxivlash. "Atamalar va ta'riflar" biz bundan keyin foydalanadigan tushunchalarning asosiy ma'nolarini aniqladi:

• maqsad- hujjatni oluvchi to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan rekvizit;
• hujjat tafsilotlari- hujjat dizayn elementi.

Bundan tashqari, yangi atamaga e'tibor qaratish lozim xususiyat, elektron ilmiy-texnik hujjatlar bilan ishlashda faol foydalaniladi va hisoblanadi rekvizitlarning majburiy qismi hujjat. GOST R 6.30-2003 tomonidan o'rnatilgan "adresat" rekvizitini formatlash qoidalari uni loyihalashning turli xil variantlarini nazarda tutadi - rekvizit "adresat" ning asosiy atributlari ularda formatlangan yoki boshqacha formatlanmagan.

Va nihoyat muddat maqsad eskirgan tushunchadan farqlanishi kerak qabul qiluvchi, shunga qaramay ma'noda federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish qoidalariga (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-son qarori bilan tasdiqlangan) ilovasida aytib o'tilgan. muallif, ya'ni. hujjat jo'natuvchisi(va birinchi navbatda harflar).

Xat yozish odatda tashkilotlarning hujjat aylanishining 80% dan ortig'ini egallaganligi sababli, biz qog'oz shaklida tuzilgan va qabul qiluvchiga asosan pochta orqali yuboriladigan rasmiy xizmat xatlari misolida "adresat" rekvizitini berish qoidalarini ko'rib chiqamiz. .

Tashkilotning menejerlari, xodimlari va ofis rahbariyati yozishmalarni olib borish jarayonida quyidagi omillarni hisobga olishlari kerak:

• texnologik, ya'ni tashkilot o'z xatini pochta bo'limlari orqali yoki yozishmalarni yetkazib beruvchi kompaniyalar xizmatlaridan foydalangan holda jo'natadi. Ushbu kompaniyalar va Rossiya pochtasi etkazib berish jarayonida mustaqil uchinchi tomon sifatida ishlaydi. Xatni tuzishda uning qanday yuborilishi, qadoqlanishi, pochta manzili atributlarini ro'yxatdan o'tkazish tartibi va ketma-ketligi O'zbekiston Respublikasi Prezidentining qarorlari bilan tasdiqlangan pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalari bilan belgilanishini hisobga olish kerak. Rossiya Federatsiyasi hukumati va vaqti-vaqti bilan yangilanadi;
• boshqaruvchi, chunki Xat quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:
  • muayyan boshqaruv qarori, taklif, hisobot yoki da'vo - u yuqori tashkilot yoki teng huquqli sherik, mijozga yuborilishi mumkin;
  • ijrosi yoki ma'lumot uchun quyi tashkilotlarga yuboriladigan majburiy buyruq yoki normativ-huquqiy hujjat.
    Ya'ni, hujjatni yaratish maqsadi va mazmuni, muallif tashkilotining boshqaruv tizimidagi o'rni va xatni oluvchi bilan munosabatlari "adresat" atributining dizayniga ta'sir qiladi. Bundan tashqari, xat hujjatda ko'rsatilgan masalani yakuniy va mohiyatiga ko'ra hal qilish vakolati mavjud bo'lgan nuqtaga (tashkilot, mansabdor shaxs, mutaxassis, tarkibiy bo'linma) yuborilishi kerak. Agar sizda ushbu tashkilot bo'yicha bir-biri bilan bog'liq bo'lmagan va hal qilish turli shaxslarning vakolatiga kiruvchi bir nechta savol / takliflaringiz bo'lsa, har bir "yakuniy oluvchi" ga alohida xat yozgan ma'qul. Va agar siz o'zingizning savollaringizni ishlab chiqish uchun kim tayinlanishini bilmasangiz, ularni bosh direktorga yoki umuman tashkilotga murojaat qilishingiz mumkin;
• odob-axloq omili- ishbilarmonlik muloqotining o'ziga xos holatini, qabul qiluvchining maqomi va lavozimini (yuridik yoki jismoniy shaxs, yuqori yoki quyi tashkilot, xat birinchi marta yuborilgan yoki doimiy muxbir va boshqalar).

Tashkilotning xat shakli

Xat yozish uchun deyarli har bir tashkilot o'z blankini ishlab chiqadi va tasdiqlaydi. Uning detallari tarkibi va dizayn misollarini topish mumkin:

• GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar» (B.2 - B.4-rasmlar) va
• Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha ko'rsatmalar tasdiqlangan. Federal arxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-son buyrug'i bilan (ilovalar bilan 3.3.1-band).
  Tashkilotlar blanka dizayniga katta e'tibor berishadi va hatto uni "korporativ" uslublar kitobiga kiritishadi, bu mutlaqo to'g'ri, chunki. u yuridik shaxsning “yuzi” bo‘lib, xat muallifi obrazini va u haqidagi taassurotni shakllantiradi. Lekin bu faqat qog'oz sifati va blankalarni tayyorlashda ishlatiladigan bo'yoq ranglari emas. Shakl tashkilotning to'liq va qisqartirilgan nomlarini, huquqiy shakli va bo'ysunishini ko'rsatadi. Eng muhimi, unda ko'rsatilgan muallif haqidagi ma'lumotlarning to'g'ri dizayniga rioya qilish, muallif bilan bog'lanishning barcha usullarini sanab o'ting. Tashqi muhitda bu barqarorlik, aloqalarga tayyorlik, tashkilotning ochiqligi va "yaxshi niyati" belgilarini bildiradi.

Shakldagi tafsilotlarning joylashuvi quyidagicha bo'lishi mumkin:

• uzunlamas?na(1-misolda bo'lgani kabi).
• burchak:
  • markazlashtirilgan(2-misoldagi kabi) yoki
  • bayroq(atributlar bir xil yon zonada joylashgan, lekin har bir satrning matni chap chekka chegarasidan boshlanadi).

Uzunlamas?na va burchak shakllari "adresat" atributining boshqa joylashuviga ega, u to'q sariq rang bilan ko'rsatilgan (1 va 2-misollarni solishtiring).

"Adresant" atributining atributlari

Bundan tashqari, "Qaerda?" Degan savolga javob, ya'ni. "pochta manzili" atributini ro'yxatdan o'tkazish, GOST uni ixtiyoriy deb hisoblaydi. Agar u mos keladigan bo'lsa, unda uning elementlari pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarida nazarda tutilgan ketma-ketlikda yoziladi (bu Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalar, 11-ilova bilan belgilanadi). Xatda pochta manzilini ko'rsatishning o'zi adresat to'g'risidagi barcha ma'lumotlar (xat kimga va qayerga yuborilishi kerak) ko'rinadigan oynali konvertdan foydalanganda qulay bo'ladi, keyin bu ma'lumotni nusxalash shart emas. konvertni qo'lda yoki "yorliq" yopishtirish orqali. Katta hajmdagi yozishmalar bilan bu yondashuv vaqt va pulni sezilarli darajada tejaydi.

Agar maktubga murojaat qilingan bo'lsa davlat organi, mahalliy o'zini o'zi boshqarish organi, oliy hokimiyat, yuqori tashkilot, keyin "pochta manzili" atributi hali ham tuzilmagan (u faqat konvertda ko'rsatilgan). 3 va 4-misollarga qarang.

Agar xat birinchisiga yuborilsa bu "yuqori tashkilot" rahbari, keyin tashkilot nomi lavozimga kiritiladi, 5 va 6-misollarga qarang. Lavozim ham, to'liq ism ham sana belgisida yoziladi.

1-misol

Shouni yig‘ish

2-misol

Shouni yig‘ish

3-misol

Shouni yig‘ish

4-misol

Shouni yig‘ish

5-misol

Shouni yig‘ish

6-misol

Shouni yig‘ish

Agar xat uchinchi tomon tengdoshi yoki quyi tashkilotga murojaat qilgan, keyin xatning "adresat" atributi pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin, u tashkilot nomidan 1,5-2 qator oralig'ida yaxshiroq ajratilgan va GOST R 6.30-2003 tomonidan belgilangan kichik harf bilan boshlanadi (masalan, "st." yoki "pr. "):

7-misol

Shouni yig‘ish

Agar maktubga murojaat qilingan bo'lsa yetakchi tashkilot, keyin lavozim tashkiliy-huquqiy shaklni ko'rsatgan holda tashkilotning to'liq nomini o'z ichiga oladi:

8-misol

Shouni yig‘ish

Agar xat birinchi marta aloqada bo'lmagan tashkilot rahbari nomiga yozilgan bo'lsa, pochta manzilini ko'rsatmaslik yaxshiroqdir.

Agar maktubga murojaat qilingan bo'lsa rahbar o'rinbosari yoki boshqa mansabdor shaxs (birinchi rahbar emas), keyin variantlarga ruxsat beriladi (pochta manzilini qo'shmasdan yoki qo'shmasdan) va siz holatlarga, qatorlar oralig'iga e'tibor berishingiz kerak. Mansabdor shaxsga murojaat qilish har doim dativ holatda amalga oshiriladi; agar tashkilot nomi uning lavozimidan ajratilgan bo'lsa, u nominativ holatda yoziladi:

9-misol

Shouni yig‘ish

10-misol

Shouni yig‘ish

Agar maktubga murojaat qilingan bo'lsa tashkilotning tarkibiy bo'linmasi, keyin "adresat" rekvizitida birinchi navbatda tashkilot nomini ko'rsating (belgilangan qisqartmalarga ruxsat beriladi) va shundan keyingina - nominativ holatda ushbu tarkibiy bo'linma.

7, 10 va 11-misollardagi "adresat" atributining atributlarini ajratish uchun qatorlar oralig'i qabul qiluvchi tomonidan ma'lumotni idrok etish va izolyatsiyasini tezlashtirish uchun bajarilishi ma'qul, ammo bu qat'iy talab emas.

11-misol

Shouni yig‘ish

12-misol

Shouni yig‘ish

Agar xat tarkibiy bo'linma rahbari nomiga yozilgan bo'lsa, u holda tashkilotning nomi (nominativ holatda) "adresat" rekvizitiga, bo'linmaning nomi esa lavozimning to'liq nomiga kiritiladi. dafiyatli holat:

13-misol

Shouni yig‘ish

GOST R 6.30-2003 o'rnatadi bir nechta bir xil tashkilotlarga xat yuborishda adresatlarni umumlashtirilgan loyihalash usuli yoki bir nechta tarkibiy bo'linmalar bitta tashkilot. Ushbu usul quyidagilarni ta'minlaydi:

• xatning o'zida, qabul qiluvchilarning umumlashtirilgan nomining dizayni;
• ularning aniq nomlari va pochta manzillarini o'z ichiga olgan pochta xatlari uchun alohida ro'yxatni qo'shimcha tuzish.

14-misol

Shouni yig‘ish

15-misol

Shouni yig‘ish

Yuboruvchi manzilingizni qanday sozlashni, berilgan shablon va pochta ro'yxatiga ko'ra tezda ko'plab konvertlarni yaratishni, ularni fon yoki naqsh bilan bezashni o'rganish uchun "MS Word-da konvertlarni yaratish" maqolasiga qarang (23 fevralgacha konvertni loyihalash bo'yicha g'oyalar taklif etiladi) va 8 mart

Pochta ro'yxati yoki pochta ro'yxati xat ijrochisi tomonidan tashkilotlarning tasniflagichi va ularning manzillari asosida shakllantiriladi, u odatda hujjatlarni ro'yxatga olish operatsiyalari natijasida (EDMSda yoki Word, Excel jadvallarida) ish yuritish xizmatida to'planadi. Xatning har bir nusxasi muhrlangan har bir konvertda pochta ro'yxatiga muvofiq tashkilotning aniq nomi va manzili ko'rsatilgan. Ushbu ro'yxatga asoslanib, konvertlarda chop etish ma'lumotlarini Word orqali ham avtomatik ravishda sozlash mumkin.

Shuni ta'kidlash kerakki, bu usul odatda yuqori tashkilot tomonidan o'ziga bo'ysunuvchi organlarga xat yuborishda qo'llaniladi.

Biroq agar bitta xatni oluvchilar soni 4 tadan ko'p bo'lmasa, keyin barcha qabul qiluvchilar hujjatning o'zida tuziladi, keyin siz pochta ro'yxatisiz qilishingiz mumkin ("Nusxa olish" so'zi 2, 3 va 4-adresatning oldiga to'g'ri kelmaydi). Bir harfdagi qabul qiluvchilar soni bo'yicha ushbu cheklov GOST R 6.30-2003 va sog'lom fikr bilan belgilanadi. Bunday holda, murojaat qilish yuqori o'ng burchakda har bir organ / tashkilot uchun "adres oluvchi" rekvizitlari ro'yxati sifatida rasmiylashtiriladi, ammo bunday xatning barcha nusxalari asl nusxa sifatida imzolanadi va har bir nusxa alohida konvertda muhrlanadi, tegishli maxsus pochta manzili berilgan.

Murojaat qilishning ushbu usuli huquqbuzarliklar faktlari, muhim voqealar, birinchi navbatda, yuqori, nazorat va nazorat organlarini xabardor qilish zarur bo'lganda foydalanish uchun qulaydir. Shunday qilib, barcha qabul qiluvchilar bu xat yana kimga yuborilganini ko'radi.

16-misol

Shouni yig‘ish

Agar bir xil mazmundagi xat (masalan, taklif xati) bir nechta "mustaqil" tashkilotlarga yuborilishi kerak bo'lsa, unda har bir xatni asl nusxada berish yaxshiroqdir, ya'ni. har birida alohida qabul qiluvchi ko'rsatiladi. Bunday holda, ushbu harflar uchun ro'yxatga olish raqamlari boshqacha bo'ladi.

Xizmat ko'rsatishda rekvizit "adresat" ni ro'yxatdan o'tkazish shaxslar bilan yozishmalar o‘ziga xos xususiyatlarga ega. Birinchi atribut sanasidagi familiya, keyin bosh harflar va keyin pochta manzili:

17-misol

Shouni yig‘ish

Mansabdor shaxsga uning lavozimi ko'rsatilgan xat bilan murojaat qilishda bosh harflar tuziladi oldin familiyasi (9, 10, 13-misollarga qarang), chunki qabul qiluvchining asosiy identifikatsiyasi lavozim nomi bilan amalga oshiriladi. Xususiy shaxsga xat yuborilganda, uning bosh harflari ko'rsatiladi orqasida familiyalar (17-misol), chunki bizning fuqaro sifatida identifikatsiyamiz birinchi navbatda familiya bo'yicha. Familiya va bosh harflarni loyihalashda ular bo'sh joy bilan ajratiladi, bosh harflar bo'sh joy bilan ajratilmaydi, ya'ni. “I.I. Ivanov" emas, balki "I. I. Ivanov.

Ish yozishmalarida, masalan, Xoj-Ahmed Sultonovich, Xalimat Abrek-Zaurovna, defis bilan yozilgan adresatning qo'sh ismlari va qo'sh otasining ismi qanday qisqartiriladi? “Ish yozishmalarida defis bilan yozilgan adresatning qo‘sh ismlari va otasining ismini qisqartirish qanday to‘g‘ri?” degan savolga javobga qarang. »

Murojaat qilishda xato qilmaslik uchun tashkilotlarning veb-saytlarida aniq pochta manzillari, menejerlarning to'liq ismlari va unvonlari va hujjatlarni qabul qilishning birinchi bosqichida aloqani eng yaxshi tarzda o'rnatishga yordam beradigan boshqa ma'lumotlarni bilib olish kerak. Siz kotibdan shunga o'xshash ma'lumotni olishga harakat qilishingiz mumkin, ushbu tashkilotdan olingan hujjatlardan bilib olishingiz mumkin.

Tashkilotlar va lavozimlar nomlarida katta va kichik harflardan foydalanishga alohida e'tibor bering. Rus tilining me'yorlari lavozimni kichik (kichik) harf bilan yozishni talab qiladi, ammo ma'lum bir yuqori lavozim, agar bu ta'sis hujjatlarida va oluvchi tashkilotning mahalliy qoidalarida nazarda tutilgan bo'lsa, bosh harf bilan ham yozilishi mumkin. Ushbu nozikliklarga e'tibor bering.

Etik omil

Shikoyat qilish- shartli odob-axloq iborasi, qabul qiluvchiga hurmat va do'stona, muloyim munosabatni ifodalovchi nutq formulasi. Tugatish tavsiya etiladi undov belgisi, savolning ham, ushbu shaxsga murojaatning ham ahamiyatini ta'kidlab.

Ko'pincha aloqada nomi bilan(18-misol), kamroq tez-tez - pozitsiyasi bo'yicha(20-misol). Ikkinchi variant qat'iy biznes xarakteriga ega va davlat va munitsipal organlarda, yirik tashkilotda yuqori lavozimni egallagan shaxsga nisbatan qo'llaniladi. Hatto kamroq tez-tez familiyasi bosh harfsiz(19-misol) - bu "masofa" ni, muallif va adresat o'rtasidagi munosabatlarning rasmiyligini ta'kidlaydi, bu xususiy shaxs bilan yozishmalar uchun odatiy holdir.

18-misol

Ism bo'yicha manzil

Yiqilish 20

Qabul qiluvchiga nisbatan hurmatli munosabatda bo'lishning yana bir usuli "odob doirasi" da namoyon bo'ladi: "Hurmat bilan..." – "Chuqur hurmat bilan", bu yuqori shaxsga (direktorlar kengashi raisi, yuqori organ yoki ma'muriyat rahbari va boshqalar) murojaat qilganda, shuningdek tabriklashda, masalan, yubiley sanasida qo'llaniladi.

Shikoyat qilish "Qimmat..." adresatni tabriklashda ham ehtiyotkorlik bilan foydalanish kerak, chunki. rasmiy munosabatlarda ma'lum bir boshqaruv masofasi hali ham kuzatilishi kerak.

Shikoyat qilish "Azizim" hozirda eskirgan, keraksiz deb hisoblanadi - rus adabiy tilining zamonaviy ishbilarmonlik uslubi normalariga mos kelmaydi.

Davolashning maxsus qoidalari asta-sekin shakllangan fuqarolarning murojaatlari bilan ishlashda. Ularning xatlariga javoban "eng yaxshi amaliyotlar" davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlari quyidagi nutq formulalarini tavsiya qiladi:

22-misol

Shouni yig‘ish

Lekin fuqaroning murojaatida qanday masala ko?tarilgan bo?lishidan qat'i nazar, vaziyat bo?yicha (nizo, shikoyat yoki shaxsiy masala bo?yicha, birinchi marta yoki takror va hokazo) u baribir. fuqarolarga murojaat qilishning universal formulasi ism va otasining ismi bo'yicha manzil (18-misoldagi kabi).

Tijorat tashkilotlari mijozlar bilan yozishmalarda va ularning shikoyatlarini ko'rib chiqishda xuddi shu tavsiyalarga amal qilishlari mumkin.

Maktublar qadim zamonlardan beri yozilgan va hozirgacha yozilmoqda. Ular odamlar o'rtasidagi muloqot vositasi bo'lib xizmat qiladi, suhbatdoshning mohiyatini tushunishga yordam beradi, bu uni yozishga sabab bo'lgan. Ushbu maqolada biz biznes yozishmalarining bir nechta turlarini ko'rib chiqamiz va biznes xatlarini qanday qilib to'g'ri yozishni o'rganamiz.

Har qanday biznes maktubni to'g'ri tuzish uchun siz uning mohiyatini aniq aytib berishingiz va uni to'g'ri tuzishingiz kerak. Ishbilarmonlik yozishmalar kompaniya tomonidan tasdiqlangan shakllar bo'yicha o'z logotipi va manzili bilan amalga oshiriladi. Yuqori o'ng burchakda qabul qiluvchi kompaniya rahbarining lavozimi va ismidan iborat sarlavha to'ldiriladi. Sarlavha oxirida jo'natuvchi haqida qisqacha ma'lumot yoziladi. Xat yozishning keyingi bosqichi apellyatsiya yozishdir. Bu adresat bilan tanishlik darajasiga qarab turlicha eshitilishi mumkin. Agar siz uni shaxsan bilsangiz, unga shunday murojaat qilishingiz mumkin: "Hurmatli Sergey Yuryevich!". Agar qabul qiluvchi begona bo'lsa, murojaat quyidagicha ko'rinishi mumkin: "Hurmatli janob Ivanov!". Shuni yodda tutish kerakki, bunday hollarda janob so'zini qisqartirish yoki familiya va ism o'rniga bosh harflarni qo'yish mumkin emas. Xatning mohiyatini ixcham shaklda etkazish muqaddimaning vazifasidir. Ko'pincha u bitta paragrafdan iborat. Muqaddimani o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi xatning mazmunini qisqacha tushunishi kerak. Undan keyin bir nechta paragraflarni o'z ichiga olgan asosiy matn boshlanadi. Matn vaziyat haqidagi fikrlaringizni qisqacha bayon qilishi kerak. Asosiy matn to'rt paragrafdan oshmasligi ma'qul. Xat xat natijalarini qisqacha umumlashtiradigan, yuboruvchining ismi va lavozimini ko'rsatgan sana va imzo qo'ygan xulosa bilan yakunlanishi kerak. Murojaatni yozish sababiga qarab, ba'zida uni "Hurmat bilan!", "Keyinchalik hamkorlik qilish umidi bilan" va hokazo so'zlar bilan tugatish maqsadga muvofiqdir. Ish xatlarining keng tarqalgan turlaridan biri bu kafolat xatidir. Muallif o'zining asosiy matnida u yoki bu va'daning bajarilishini kafolatlaydi, kafolatlarni bajarish muddatini e'lon qiladi va kafolat majburiyatlari buzilgan taqdirda to'lashi kerak bo'lgan jarima miqdorini belgilaydi.

Bu yerdan yuklab olish mumkin.

Minnatdorchilik maktublari ham biznes turlaridan biri, ammo allaqachon shaxsiy toifadan. Ular korxona blankida yoki tabriknomada berilishi mumkin. Asosiy matnda xatni yozishga sabab bo'lgan voqea va oluvchining buyuk xizmatlari ro'yxati ko'rsatilgan holda qabul qiluvchiga tabriklar kiritilishi kerak.

Bizning veb-saytimizda.

Tavsiya xatlari ko'pincha korxona xodimi uchun rahbar nomidan tuziladi. Ularda xodimning eng yaxshi fazilatlari, uning xizmatlari va yutuqlari haqida ma'lumotlar mavjud. Odatda, bunday xatlarda oldingi ish beruvchi o'z xodimi uchun kelajakdagi ish beruvchiga kafolat berishga tayyor.

Bu yerdan yuklab oling.

Nafaqat tashkilotlar ish yozishmalarini olib borishlari kerak. Ish qidirishda ishbilarmonlik odob-axloq qoidalariga ham rioya qilish kerak. Ariza beruvchi rezyumeni va unga qo'shimcha xatni to'g'ri tuzishi kerak, unda ish beruvchiga murojaat qisqa shaklda, kerakli bo'sh ish o'rni to'g'risidagi ma'lumotlar manbai, arizachining ismi va uning telefon raqami ko'rsatilgan. ko'rsatilgan.