Tashkilotlar va tarkibiy bo'linmalar o'rtasida axborot almashinuvini ta'minlaydigan hujjatlarning asosiy hajmi quyidagilardir: ma'lumotnomalar, memorandumlar va tushuntirish xatlari, xulosalar, hisobotlar, aktlar, xatlar, telefon xabarlari. Ushbu hujjatlardagi ma'lumotlar harakatga turtki berishi yoki faqat hisobga olinishi mumkin. Tarkibi va dizayndagi farqlarni ko'rib chiqing eslatmalar, eslatmalar va havolalar.

Hisobot va ofis eslatmalari Bu odatda tashkilotning ichki hujjatlaridir. Ular tashkiliy va boshqaruv hujjatlariga nisbatan yordamchi xususiyatga ega. 1974 yilda SSSR Bosh arxivi, VNIIDAD, TsGADA tomonidan ishlab chiqilgan Hujjatlarning turlari va turlarining qisqacha lug'atida ushbu hujjatlarning ta'riflari berilgan bo'lib, ularning maqsadlarida ba'zi farqlar kelib chiqadi:

• memorandum- tuzuvchining xulosalari va takliflari bilan har qanday masalani belgilab beruvchi rahbariyatga yuborilgan hujjat.
• eslatma- bir mansabdor shaxs tomonidan boshqasiga yuborilgan har qanday ishni bajarish to'g'risidagi eslatma.

memorandum

memorandum(OKUD bo'yicha yagona shakl kodi 0286041) rahbariyatni mavjud vaziyat, sodir bo'lgan faktlar va boshqalar to'g'risida xabardor qilish uchun tuzilgan. va qaror qabul qilishni rag'batlantirish.

Eslatmalar faqat axborot bo'lishi mumkin. Bunday eslatmalarda, qoida tariqasida, har qanday ishning borishi to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Hisobot memorandumlari topshiriqlar, rejalar, ko'rsatmalar va ishlarning bajarilishi to'g'risida hisobot beradi. Shunday qilib, eslatmalar beradi vertikal darajadagi boshqaruv ob'ektlarining aloqasi- pastdan yuqoriga, ya'ni quyi mansabdor shaxsdan yuqori mansabdor shaxsga yuboriladi.

Qabul qiluvchiga qarab eslatmalar bo'lishi mumkin:

• ichki , bular. tarkibiy bo'linma yoki muassasa rahbariga yuboriladi va
• tashqi - yuqori organlarga yuboriladi.

Ichki memorandum

Ichki eslatmalar standart qog'oz varag'ida tuzilgan, lekin barcha kerakli ma'lumotlarni ko'rsatgan holda, GOST 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar. Ushbu rekvizitlarga quyidagilar kiradi:

• tarkibiy bo'linmaning nomi;
• hujjat turi (MEMORY);
• sana;
• ro'yxatga olish raqami;
• matn sarlavhasi;
• matn;
• maqsad;
• kompilyatorning imzosi (lavozimni ko'rsatgan holda).

Har qanday ma'lumot va ma'lumotnoma matni Times New Roman shriftida, 14 o'lchamda, 1,5 interval bilan formatlanadi.

Yaxshisi, yasashda memorandum sarlavhaning tafsilotlarini burchakli tartibga solishdan foydalaning (ammo bu talab qattiq emas). Sarlavha joylashuviga misollar ichki memorandum ikki yo'l:

In ichki memorandum yuqori chap burchakda tarkibiy bo'linmaning nomi - hujjat muallifi.

Hujjat turining nomi bosh harflar (XOTIRA) bilan yoziladi va 2 qator oralig'idan keyin chap chetining markazida yoki chegarasidan (hujjat sarlavhasini joylashtirishning tanlangan usuliga qarab) joylashtirilishi mumkin.

Sana va indeks memorandum bir qatorda yozilgan. Sana arab raqamlari bilan yoziladi, masalan, 02.02.2006 yoki alfanumerik formatda, masalan, 2006 yil 2 fevral. tashqi memorandum bu imzolangan sana va, qoida tariqasida, jo'natish sanasi. Sana ichki memorandum loyihasini tuzish va imzolash sanasi bo‘ladi.

Ro'yxatdan o'tish raqami ichki memorandum tashkilotda faoliyat yuritadigan ro'yxatga olish tizimining o'rnatilishiga qarab, kompilyatsiya joyida yoki qabul qilish joyida qo'yiladi. Qayta ko'rib chiqish orqali memorandum manfaatdor shaxslar, rozilik vizalari, qaror qabul qilingandan so'ng, rahbarning qarori bilan tasdiqlanadi. Qarorni qabul qilish ko'rib chiqishning yakuniy bosqichidir memorandum.

memorandum hujjat mazmunini qisqacha tavsiflovchi sarlavhaga ega bo'lishi mumkin. Memorandum sarlavhasi Hujjatlar uchun sarlavhalarni tuzishning umumiy qoidalariga muvofiq tuzilgan: "o" predlogi va bosh gapda og'zaki otdan foydalanish. Masalan: “Koroleva O.V.ning tarjimasi haqida. buxgalteriya hisobiga".

DA memorandum matni ikki qism aniq ajratilgan. Birinchi qismda hujjatni ishlab chiqishga asos bo‘lgan faktlar, ikkinchi qismida esa aniq xulosalar, so‘rovlar va takliflar bayon etilgan. Memorandum matni ham uch qismdan iborat bo'lishi mumkin. Bunday holda, birinchi qismda (ko'rsatish) uning yozilishiga sabab bo'lgan sabablar, faktlar yoki hodisalar, ikkinchi qismda - mavjud vaziyatning tahlili, mumkin bo'lgan echimlar, uchinchi qismida - xulosalar va aniq harakatlar bo'yicha takliflar ko'rsatiladi. kompilyatorga ko'ra, olinishi kerak memorandum. memorandum matn va jadval shaklida yoki ikkalasining kombinatsiyasida taqdim etilishi mumkin.

Agar ariza mavjud bo'lsa, imzolashdan oldin u haqida eslatma qilinadi:

Tashqi memorandum

Tashqi memorandum umumiy shaklda tuziladi va tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi. Bunday holda, tashkilot ustaviga muvofiq bosh tashkilotning to'liq yoki qisqartirilgan nomi qo'llaniladi. Tashkilot-muallifning nomi quyida keltirilgan.

eslatma

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichida (OKUD) bunday hujjat turi mavjud emas. eslatma". Biroq, bu turdagi hujjat boshqaruv amaliyotida keng qo'llaniladi. Shu munosabat bilan biz ishlab chiqishni taklif qilamiz " eslatma” GOST 6.30-2003 “AQSh dollari” talablariga muvofiq. USORD. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar "boshqaruv hujjatlarining bajarilishini birlashtirish uchun.

Ofis eslatmalari, farqli o'laroq eslatmalar, gorizontal darajadagi boshqaruv ob'ektlarining aloqasini ta'minlash, ya'ni ular xodim yoki bo'linma boshlig'i tomonidan boshqa birlik rahbari yoki mutaxassisi nomiga tuziladi. Shuni esda tutish kerak ofis eslatmalari odatda bir menejerdan boshqasiga yoki bir xodimdan boshqasiga faqat ekvivalent rasmiy maqomga ega bo'lsa yuboriladi, aks holda u memorandum.

Qoida sifatida, ofis eslatmalari moddiy-texnikaviy, axborot, tashkiliy-iqtisodiy ta'minlash masalalari bo'yicha tuzilgan. Ofis eslatmalari tarkibiy bo'linmalar o'rtasidagi yozishmalarning bir turi. Ular odatda ma'lum bir so'rov yoki taklifni o'z ichiga oladi. Xizmat eslatmalari chiqariladi hisobotlar bilan bir xil.

Eslatmaga misol:

Malumot

Axborot memorandumlari ko'pincha sertifikat kabi hujjat bilan almashtiriladi va aksincha, bu noqonuniy hisoblanadi. Ma'lumotnoma - bu ma'lum faktlar yoki hodisalarning, shu jumladan biografik yoki rasmiy xarakterdagilarning tavsifi va tasdiqlanishini o'z ichiga olgan hujjat; hisobotlardan farqli o'laroq, u menejerdan hech qanday harakat talab qilmaydi.

Ma'lumotnomaning maqsadiga qarab, quyidagilar bo'lishi mumkin:

• analitik,
• hisobot berish yoki
• axborot.

Analitik havolalar hal qilinishi kerak bo'lgan muammo yoki muammo haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi. Odatda analitik havolalar katta hajmdagi matnga ega (3 sahifagacha). Analitik matn uch qismdan iborat. Birinchi qismda kompilyatsiya uchun asoslar, ikkinchisida - vaziyat yoki masalaning tahlili, uchinchi qismida - xulosalar va takliflar.

Xabarnomalar faoliyat natijalari to'g'risida jamlovchi umumlashtirilgan ma'lumotni o'z ichiga oladi, shuning uchun hisobot bayonotining sarlavhasi sertifikatda ko'rsatilgan ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini ko'rsatishni o'z ichiga oladi, masalan: 2006 yilda korxonaning ish oqimining hajmi to'g'risidagi bayonot.

Ma'lumotnomalar rahbariyatni ishlarning holati to'g'risida xabardor qilish uchun tuzilgan va, masalan, quyidagi sarlavhaga ega bo'lishi mumkin: "Luna" OAJ bilan tuzilgan shartnoma bo'yicha ishlarning borishi to'g'risidagi bayonot. Ular so'rov bo'yicha tuziladi va belgilangan muddatlarda taqdim etiladi.

Qabul qiluvchiga qarab havolalar quyidagilar bo'lishi mumkin:

• tashqi va
• ichki.

Tashqi havolalar tashkilotning bosh blankida tuziladi, tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi va eslatmalar bilan bir xil rekvizitlarni o'z ichiga oladi.

Ichki havolalar ichki memorandum bilan bir xil tarzda standart varaqda tuziladi va tarkibiy bo'linma rahbari va / yoki mutaxassis tuzuvchi tomonidan imzolanadi.

Axborot va hisobot ma'lumotnomasi matni jadval shaklida formatlanishi mumkin, bo'limlar va bo'limlarni o'z ichiga oladi (6-misoldagi ichki sertifikatni tuzish misoliga qarang).

Tayyorgarlikda qoralama yordam uning mazmunini diqqat bilan tahrirlash kerak:

• faktlar va ma'lumotlarning to'liqligi va ishonchliligi;
• teskari aloqa vositalarining to'g'riligi (manzil, telefon va boshqalar);
• tanishishning aniqligi;
• imzolash darajasiga muvofiqligi.

Bularning barchasi sertifikat qo'shimcha savollar tug'dirmasligi uchun kerak va undan ham ko'proq tushuntirish yozishmalari.

Biografik yoki rasmiy xarakterdagi guvohnomalar har qanday yuridik faktlarni, masalan, egallab turgan lavozimini, ish haqini, yashash joyini va boshqalarni tasdiqlash uchun xizmat qiladi. Agar sertifikatlar beriladigan holatlar odatiy bo'lsa, tashkilotda birlashtirilgan shablon shakllari yaratiladi.

Matn biografik ma'lumotlar nominativ harfda ma'lumot xabar qilingan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismini ko'rsatish bilan boshlanadi. Har qanday yordam matnida "haqiqiy yordam", "haqiqatan ham ishlaydi" kabi keraksiz so'zlarni o'z ichiga olgan arxaik iboralar bo'lmasligi kerak. Sertifikat oxirida u topshirilgan muassasaning nomi ko'rsatilgan. Sertifikat uni tuzgan va taqdim etilgan ma'lumotlar uchun javobgar shaxslar tomonidan imzolanadi. Sertifikatning maqsadiga qarab, bu tashkilot rahbari va bosh buxgalter yoki tashkilot rahbari va kadrlar bo'limi boshlig'i bo'lishi mumkin. Bunday sertifikatlar tashkilot muhri bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak.
Biznes sertifikatiga misol:

Aholining juda katta qismi turli o'lchamdagi va faoliyat xarakteridagi tashkilotlarda ishlash bilan bog'liq. Vazifalarini bajarish jarayonida xodimlar muntazam ravishda boshliqlar bilan muloqot qilish talab etiladi muayyan muammolarni hal qilish uchun.

Ushbu turdagi biznes yozishmalariga hamma duch kelishi mumkinligi sababli, keling, asosiy savollarni batafsil ko'rib chiqaylik: eslatma qachon va qanday tuziladi, menejment uchun rasmiy hujjatni tuzishda qanday farqlar bor?

Hurmatli kitobxonlar! Bizning maqolalarimiz huquqiy muammolarni hal qilishning odatiy usullari haqida gapiradi, ammo har bir holat o'ziga xosdir.

Agar bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni qanday hal qilish mumkin - o'ngdagi onlayn maslahatchi orqali bog'laning yoki telefon orqali qo'ng'iroq qiling bepul maslahat:

Qaysi hollarda eslatma yoziladi?

Eslatma ichki ish jarayonining elementlaridan biridir. Uning yordami bilan kompaniya xodimlari ishlab chiqarish masalalari va vaziyatlarni imkon qadar tez va samarali hal qilishlari mumkin.

eslatma biznes muammolari va muammolarini hal qilish uchun mo'ljallangan ma'lum bir xodim yoki butun bo'limning ishi bilan bog'liq. Shu bilan birga, masalani hal qilish kompaniyaning boshqa xodimiga ham, butunlay boshqa tarkibiy bo'linmaga ham bog'liq bo'lishi mumkin.

Hisobotdan asosiy farq shundaki, u tashkilotda teng maqomga ega bo'lgan xodimlar yoki tarkibiy bo'linmalar o'rtasidagi ishbilarmonlik aloqalarida qo'llaniladi. Boshqa so'zlar bilan aytganda, bevosita bo'ysunish yo'q.

Eslatma yozish qo'shimcha foyda keltiradi. Ushbu hujjat uni tuzgan xodim o'z mas'uliyati sohasida joylashgan muammoni ko'rsatganligini tasdiqlaydi.

Agar mutaxassis bo'lsa buni aniqlay olmaydi yuzaga kelgan muammo bilan u eslatma tuzishi va masalani boshqa mutaxassislarga ko'rib chiqish uchun topshirishi mumkin. Bunday holda, u sifatsiz yoki topshiriqni o'z vaqtida ko'rib chiqmaslik uchun javobgarlikdan xalos bo'lishi mumkin.

Ba'zi hollarda, eslatma asosida ma'lum bir harakatni bajarish zarurati to'g'risida buyruq tuziladi.

Hujjat matni nimani o'z ichiga olishi kerak?

Ko'rsatilgan ish xatini to'ldirishning aniq shakli aniqlanmagan bo'lsa-da, bir nechta asosiy fikrlarni aniqlash mumkin: hujjatda belgilash uchun majburiydir. Ko'rgazmalar ro'yxatiga quyidagilar kiradi:

1. Qabul qiluvchining to'liq ismi va lavozimi kabi ma'lumotlar yozilgan sarlavha.
2. Rasmiy qog'ozning nomi.
3. Yozilgan sana va raqam.
4. Yozuv mavzusi darhol aniq bo'lgan sarlavha.
5. Hujjatning "tanasi", dastlab joriy vaziyatni tavsiflaydi, shundan so'ng kompilyator o'z so'rovini ko'rsatadi.
6. Rasmiy xabarni tuzgan xodimning lavozimi, uning imzosi va muallifning to'liq ismi.

Ko'pincha eslatma matni "Men sizning e'tiboringizga havola qilaman ..." so'zlari bilan boshlanadi, shundan so'ng asosiy ma'lumotlar keladi. Ammo bu majburiy qoida emas.

Qanday yozish va yozish kerak?

Hujjatning boshlanishi bo'lishi kerak tashkilot tafsilotlari va rasmiy xat muallifi. Hujjatning o'zi o'rtada yozilgan. Asosiy matn quyida va qizil chiziq bilan boshlanishi kerak. Yuqorida aytib o'tganimizdek, muammoning mohiyati erkin shaklda beriladi. Hujjat tuzilgan va imzolangan sana bilan tugaydi.

Agar eslatmaning asosiy matni katta bo'lishi kerak bo'lsa, u bir nechta paragraflarga bo'linishi kerak:

• asosiy muammoning tavsifi;
• so'rov;
• jamoaviy murojaat mavjud bo'lsa, bo'lim va eslatmani tuzgan xodimlarning ism-shariflari.

Oxirgi holatda hujjatga asosiy imzo bo'lim boshlig'i tomonidan qo'yiladi, xizmatni topshirish. Asosiy hujjatga qo'shimcha ravishda barcha xodimlarning imzosi bilan ariza qo'shiladi.

Eslatma A4 varag'iga, shuningdek boshqa har qanday hujjatga yozilishi kerak. Shuningdek "jonli" imzoga ega bo'lishi kerak qo'lda qilingan.

Eslatma seriya raqami va yozilish sanasi bilan birga yoziladi.

Agar so'ralsa, hujjat kompyuterda muharrirda tuzilishi va keyinchalik chop etilishi mumkin, ammo imzo ham kompilyatorning o'zi tomonidan amalga oshirilishi kerak.

Eslatma dizaynining xususiyatlari (namunalar bilan)

Qaysi turdagi eslatma tuzilayotganiga qarab, hujjatning bajarilishining nuanslari va uni tuzish kerak bo'lgan holatlar ham o'zgaradi.

Kompaniya direktori yoki rahbari

Ushbu menejer nomiga turli xil eslatmalar tuzilgan, shuning uchun ularni qanday qilib eng yaxshi tarzda o'tkazish haqida gapiraylik. Hujjatni ikkita asl nusxada tuzish tavsiya etiladi.

Qoidalarga ko'ra, hujjat kotibga o'tkaziladi, undan hujjatni ko'rib chiqish uchun qabul qilinganligi to'g'risida belgi olish ortiqcha bo'lmaydi. Shundan so'ng, rasmiylarning qarorini kuting.

Ish safarida: yangilash va bekor qilish

Eslatma sayohatchi xodimning saytda ekanligini tasdiqlaydi va bundan tashqari xizmat safaridan kelish va qaytish sanalarini belgilaydi. Ushbu hujjat quyidagi hollarda berilishi mumkin:

• xodim ijaraga olingan, shaxsiy yoki kompaniya transportida sayohat qiladi;
• xodimda uning sayohat va yashash faktini tasdiqlovchi hujjatlari yo'q.

Dam olishdan sharh

Operatsion sabablarga ko'ra menejerlar tez-tez uchraydigan holatlar mavjud xodimlardan biridan chaqirib olinishi kerak.

Bunday holatda, yillik to'lanadigan ta'tilda bo'lgan xodim ro'yxatga olingan bo'lim boshlig'i eslatma tuzuvchisi bo'ladi.

Tashkilot rahbari taqdim etilgan hujjat bilan tanishishi kerak va so'rovga roziligingizni yoki rad etishingizni ko'rsating hujjatda belgilangan.

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 99-moddasiga binoan, xodimni ta'tildan chaqirib olish faqat uning shaxsiy roziligi bilan mumkin.

Shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 125-moddasiga binoan, ta'tildan chiqish taqiqlanadi:

• homilador ayollar;
• voyaga etmagan xodimlar;
• xavfli yoki zararli mehnat sharoitlari bilan bog'liq bo'lgan ishchilar.

Ta'tilda

Ta'tilga qo'shimcha ravishda, tashkilotlarning xodimlari ma'lum sharoitlarda "dam olish" deb ataladigan vaqtni olishlari mumkin, ya'ni. ishdan vaqt ajrating. Chunki Mehnat kodeksida bu kontseptsiya olib tashlanadi, "qo'shimcha dam olish vaqti" yoki "boshqa dam olish vaqti" atamalari qo'llaniladi.

Xodim hokimiyatga o'z xohish-istaklarini bildiradigan hujjat bayonot yoki eslatma bo'lishi mumkin.

Xodim quyidagi hollarda ishdan bo'shatish huquqiga ega:

• ortiqcha ishlagan;
• dam olish yoki bayram kunlari ishlagan;
• aylanish ishi davomida umumiy ishlovga ega bo'lgan;
• donorlik harakati va qon topshirishda faol ishtirok etdi;
• xodim;
• dam olish uchun.

Ish tartibini o'zgartirish yoki ish vaqtini kechiktirish haqida

Har bir xodim ega bo'lishi mumkin yaxshi sabablar u ish tartibini o'zgartirish talabi bilan rahbariyatga murojaat qilishi mumkin.

Agar tashabbus aniq xodim tomonidan namoyon bo'lsa, kim qila oladi tuzatishlar kiritish zarurligini hujjatlashtirish, u korxona rahbari nomiga eslatma tuzadi.

Agar sabab haqiqatan ham yaxshi bo'lsa, ish beruvchi Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 93-moddasiga muvofiq xodimni rad etishga haqli emas.

Hujjatda joriy jadval va kerakli ko'rsatilishi kerak.

Uskunalar sotib olish uchun

Ushbu eslatma yangi jihozlarni sotib olish yoki eski jihozlarni almashtirish kerak bo'lgan bo'lim tomonidan yozilgan.

Masalan, iqtisod yoki kadrlar bo'limining axborot texnologiyalari bo'limi boshlig'iga nosoz kompyuterni imkon qadar tezroq almashtirish so'rovi bilan murojaat qilish mumkin.

Kompyuter sotib olish uchun eslatma shakli: .

Tadbirlarni o'tkazish haqida

Tadbirlarni o'tkazish uchun tashkiliy masalalarni hal qilish bo'yicha eslatmalar; o'ziga xos xususiyatlarga ega. Ular, shuningdek, ta'lim muassasalarida tez-tez foydalanishni topdilar.

Eslatmada siz bo'lajak tadbir haqidagi asosiy ma'lumotlarni, agar kerak bo'lsa, uni o'tkazish uchun mas'ul shaxslarning aloqa ma'lumotlarini ko'rsatishingiz kerak.

Axborot berish haqida

Eng ko'p ishlatiladigan turlardan biri xizmat eslatmalari. U u yoki bu ma'lumotni olish uchun so'rov yuborish uchun ishlatiladi va quyidagi printsipga muvofiq qurilgan:

1. asosiy fikrni ko'rsatish, so'rovni shakllantirish kerak;
2. oluvchiga kerak bo'lishi mumkin bo'lgan ma'lumotlarni taqdim eting;
3. so'rovning asosiy g'oyasini eslang va qo'shimcha ma'lumot bering.

Xodimni jazolash to'g'risida

Belgilangan hujjat turi xodimning ish joyidagi xatti-harakati yoki uning mehnat vazifalariga noto'g'ri munosabati bo'lgan hollarda qo'llaniladi. tegishli tanbehlarni talab qiladi.

Memorandumni tuzuvchi imkon qadar faktlarni bayon qilishi kerak ob'ektiv va hissiyotsiz rahbariyatga hodisa bilan shug'ullanishiga ruxsat berish.

Yangi xodimga ehtiyoj to'g'risida

Hujjat kompaniyaning tarkibiy bo'linmalaridan birida yangi xodim talab qilinganda tuziladi. Keyin bo'lim boshlig'i ichki ish yozishmalarining ushbu elementini rahbariyatga taqdim etish huquqiga ega.

Unda u ko'rsatishi kerak ob'ektiv sabablar buning uchun qaror ob'ektiv va maqbul bo'ladi.

Yangi xodimni ishga olish bo'yicha xizmat ko'rsatmasi: .

Qo'shimcha ish uchun

Bunday hujjatlarni tuzishning umumiy sababi favqulodda vaziyatlarning mavjudligi, unga ko'ra, ish vaqti tugagandan so'ng, xodimlarni muammoni hal qilishga jalb qilish kerak bo'ladi.

Yodnoma smena yoki bo'lim boshlig'i tomonidan bevosita rahbar nomiga tuziladi. Hujjat matnida so'rovning sabablari va ish vaqtidan tashqari ishlarga jalb etilishi rejalashtirilganlar ro'yxati.

Xodimni ortiqcha ish uchun yollash: .

Yangi tarkibiy bo'linmani yaratish to'g'risida

Yangi tarkibiy bo'linmalarni yaratish masalasi eslatma yordamida ifodalangan so'rov yordamida ham hal qilinishi mumkin. Ushbu harakatning maqsadi hujjatning asosiy qismida ta'kidlangan. Ular orasida:

• mehnat ta'minoti darajasini oshirish;
• muayyan vazifalarni yanada samarali hal qilish;
• xodimlar bilan takomillashtirish va boshqa sabablar.

Ba'zi holatlarda eslatmalar "yumshoqroq" harakat qilib, bayonotlarni almashtirishi mumkin. Ko'pincha ular ishlab chiqarishni tashkil etish bilan bog'liq ichki jarayonlar uchun ishlatiladi.

Agar kompaniya elektron hujjat aylanishi tizimini qo'llab-quvvatlasa, eslatmalarning dizayni qog'oz versiyasidan deyarli farq qilmaydi. Asosiy farq - OAV kompaniyaning tarkibiy bo'linmalari o'rtasida o'tkaziladi.

Quyidagi videoklip elektron shaklda eslatmalar bilan ishlashning ba'zi jihatlarini ochib beradi:

Agar tashkilotning har bir xodimi eslatma yoki eslatma tuzishi kerak bo'lmasa, ertami-kechmi deyarli har qanday xodim tomonidan namunaviy tushuntirish xati talab qilinishi mumkin. Ushbu turdagi rasmiy hujjatlarning har biri o'ziga xos ma'lumot va ma'lumotnoma xarakteriga ega. Qaysi turdagi eslatmalarning ma'lum bir holat uchun eng mos kelishini ko'rib chiqing.

Vakolatli shaxsga, masalan, bo'lim boshlig'iga yoki korxona boshlig'iga yo'naltirilgan ma'lumot yoki ma'lumot olish uchun hujjat turi hisobot deb ataladi. Qonunchilikda unga aniq ta'rif berilmagan, u rahbarni har qanday qaror qabul qilishga undash uchun xulosalar, takliflar taqdim etishga mo'ljallangan.

U xodimning tashabbusi bilan ham, og'zaki ravishda ham tuzilishi mumkin rahbarining buyrug'i bilan. Ko'pincha, uning yordami bilan ular ishlab chiqarishdagi texnik jihozlarni takomillashtirish bilan bog'liq takliflarni kiritadilar, rahbariyatning har qanday qaroriga rozi emasligini bildiradilar, hamkasblar bilan ziddiyatlarda o'z pozitsiyalarini bildiradilar.

Tushuntirish xati namunasi

Ushbu hujjatning asosiy matnida o'z pozitsiyasini shakllantirish va masalaning mohiyati bo'yicha dalillarni aniq taqdim etish nazarda tutilgan.

Hisobotlarning quyidagi turlari mavjud:

• Hisobot. Har qanday ish yoki bosqichlarning bajarilishi, buyurtmalarning bajarilishi va h.k.lar to'g'risida xabardor qilishni o'z zimmasiga olish;
• Axborot. Natijalar, tafsilotlar, ishlarning bajarilishi va usullarini taqdim etish uchun tuzilgan. muntazam;
• Tashabbus. Tashabbuslar, takliflar, tavsiyalar va boshqalarni o'z ichiga oladi.

Memorandum namunasi

Hisobotlar hujjatning manzili kim ekanligiga qarab tashqi yoki ichki bo'lishi mumkin.

Tashqi manzillar yuqori turuvchi korxona yoki tashkilot rahbari nomiga yoziladi. Ushbu hujjatni tuzish uchun korxonaning umumiy shakllaridan foydalaning. Misolga ko'ra, memorandum quyidagi elementlardan iborat bo'lishi kerak:

• muassasa, korxona nomi;
• sanalar
• indeks;
• ro'yxatdan o'tish manzillari;
• qabul qiluvchi ma'lumotlari;
• hisobot mavzusining sarlavhasi;
• belgilangan matn;
• boshqaruvchining imzolari;
• Ijrochining to'liq ismi, aloqa telefon raqami bilan.

Rasmiy vazifalarni bajarmaslik to'g'risidagi memorandum

Ichki memorandumlar tashkilot rahbari nomiga tuziladi, ularni loyihalash uchun oddiy varaqlardan foydalaniladi. Bunday hujjat quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi:

• bo'limni belgilash;
• Hujjatning nomi;
• sana va ro'yxatga olish raqami;
• mavzu sarlavhasi;
• matn;
• qabul qiluvchining to'liq ismi;
• imzo, familiya va bosh harflar, shuningdek tuzuvchining lavozimi.

Ichki hujjatlar turlaridan biri bu xizmat vazifalarini bajarmaslik to'g'risidagi memorandumdir. Bu xodimning bevosita vazifalarini bajarmaganligi yoki lozim darajada bajarmaganligi to'g'risida xabardor qilish uchun mo'ljallangan, shuningdek, ushbu xodimga intizomiy jazo qo'llash taklifini o'z ichiga oladi.

Xizmat eslatmasi - yozish va buxgalteriya jurnali namunasi

Memorandumlarning turlaridan biri bu xizmatdir. Bu axborot hujjati bo?lib, boshqaruv tuzilmasining turli gorizontal (ya'ni bir-biriga bo?ysunmaydigan) ob'yektlari vakolatiga taalluqli masalalarni hal qilish maqsadida ularning o?zaro ta'siri uchun foydalaniladi. Memo qanday yoziladi?

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi (OKUD) ushbu turdagi hujjatlarni nazarda tutmaydi. Shu bilan birga, ular turli xil sanoat maqsadlarida qo'llaniladi:

• ma'lumot so'rash;
• ko'rsatmalar berishda;
• qo'shimcha hujjat sifatida;
• ma'lumot xati sifatida.

Ushbu turdagi hujjatning matni uning chiqarilishiga nima sabab bo'lganligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, ya'ni. talab, ariza, taklif va boshqalar. Unda o'tkazilgan yig'ilishlar, xodimlarning harakati, tashkilot va uning bo'linmalari ishidagi har qanday o'zgarishlar va boshqalar to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi mumkin. Hujjatda xavfsizlik xizmati uchun dam olish kunlarida ishlaydigan xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlar kompaniyaning binolariga kirishiga ruxsat berish uchun ham bo'lishi mumkin.

Xodimlarning mehnatdagi muvaffaqiyatlari uchun ular qimmatbaho sovg'a yoki unvon bilan diplom olishlari mumkin. Buning uchun bo'lim boshlig'i, kasaba uyushmasi yoki jamoa tomonidan mukofot uchun eslatma tuziladi.

Mukofot uchun xizmat eslatmasi

Qonunchilikda memorandumni bajarish uchun qat'iy talablar yo'q. Biroq, eslatmani to'ldirish namunasi shakli memorandumga o'xshaydi, u korxonaning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda to'g'ridan-to'g'ri tashkilotda ishlab chiqilishi va tuzilishi mumkin.

Hujjatlarni nazorat qilish uchun maxsus jurnalni yuritish kerak. Yozuvlarni ro'yxatga olish jurnalining namunasiga ko'ra, unda hujjatlarning ro'yxatga olish raqamlari, ularning sanasi, nomi yoki xulosasi, hujjatni imzolagan mansabdor shaxs to'g'risidagi ma'lumotlar va boshqalar bo'lishi mumkin.

Xizmat eslatmalarini ro'yxatga olish jurnali namunasi

Jurnalni ro'yxatga olishdan tashqari, hujjatlarni karta yoki avtomatik hisobga olish ham ta'minlanadi.

Tushuntirish xati shakli

Har qanday hodisa va faktlarning holatlarini aniqlash uchun korxona xodimi tomonidan yuqori mansabdor shaxs nomiga tuzilgan tushuntirish xati kabi hujjat turi taqdim etiladi.

U bir nusxada oddiy qog'oz varag'ida so'ragan shaxs nomiga qo'lda yozilishi kerak. Ba'zi tashkilotlar kompyuterda tushuntirish yozuvini bajarishni ta'minlaydi. Tushuntirish xatining shakli qonunchilik darajasida belgilanmagan, ammo ba'zi muassasalarda uni rasmiylashtirish uchun standart shakllar mavjud. Shu bilan birga, shaklda rasmiylashtirilmagan tushuntirish xati haqiqiy hisoblanadi.

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksiga (193-modda) ko'ra, xodimga intizomiy jazo qo'llashdan oldin, undan tushuntirish xati so'ralishi kerak, unda xodim sodir etilgan xatti-harakatlarning holatlari va sabablari to'g'risida xabar berishi mumkin.

Tushuntirish yozuvlari xodim tomonidan ham, umuman tarkibiy bo'linma tomonidan ham tuzilishi mumkin.

Memo - bu ma'lumot va ma'lumotnoma hujjati, tashkilot ichidagi ish yozishmalar uchun vosita.

Yozuv bo'lim yoki ma'lum bir xodimning ishi bilan bog'liq har qanday biznes masalalarini ta'kidlash uchun tuziladi, ularning echimi tashkilot yoki xodimning boshqa tarkibiy bo'linmasiga bog'liq.

Yodnomalarni yozish, eslatmalardan farqli o'laroq, bevosita bo'ysunmaydigan tarkibiy bo'linmalar yoki ularga tenglashtirilgan rasmiy maqomga ega bo'lgan xodimlar o'rtasida amalga oshiriladi.

Xodimlarga bonuslar uchun

Bonuslar to'g'risidagi eslatma xodimni rag'batlantirish to'g'risidagi buyruqni chiqarish uchun asos bo'lib, u yuqori boshqaruv nomiga bo'lim boshlig'i tomonidan tuziladi, unda mukofotlarning sabablari va asoslari, xodimning ma'lumotlari va ma'lumotlari ko'rsatiladi. kompilyator. Rahbar buni ko'rib chiqishi uchun eslatmani ro'yxatdan o'tkazish kerak. Bonus to'g'risida qaror qabul qilingandan so'ng, buyruq chiqariladi.

Ish haqini oshirish haqida

"Kompaniya" MChJ

2010 yil 25 noyabrdagi 25\10982-son BUYRUM

Ivanov V.A.ning ish haqini oshirish to'g'risida.

Menejer Ivanov V.A.ning yaxshi savdo ko'rsatkichlari tufayli. 2010 yilning birinchi-uchinchi choragi yakunlari bo'yicha

Buyurtma beraman:

1. Savdo bo'limi menejeri Ivanov Viktor Aleksandrovichga 2010 yil 01 dekabrdan boshlab 25 000 (yigirma besh ming) rubl miqdorida rasmiy ish haqi belgilansin.

2. Bosh hisobchi Vasilyeva A.V. Ushbu buyruqning 1-bandida ko'rsatilgan ish haqi va uning asosida hisoblangan boshqa summalar o'z vaqtida to'lanishini ta'minlasin.

3. Kadrlar bo'limi boshlig'i Fedorov G.I.ga:

3.1. Savdo menejeri lavozimiga ish haqini 25 000 (yigirma besh ming) rubl miqdorida belgilash orqali shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiriting.

3.2. Ivanov V.A. bilan yakunlang. 2010 yil 01 dekabrdan boshlab 25 000 (yigirma besh ming) rubl miqdorida ish haqini belgilash to'g'risidagi [mehnat shartnomasi sanasi] [mehnat shartnomasining raqami] sanasidagi mehnat shartnomasiga qo'shimcha kelishuv.

2.4. Ushbu buyruq bilan tanishish uchun Ivanov V.A. rasm ostida.

"Kompaniya" MChJ bosh direktori

Jdanov V.V.

Men ____________________ tomonidan buyurtma bilan tanishaman Vasilyeva A.V.

Buyurtma bilan tanishdi ____________________ Fedorov G.I.

Buyurtma bilan tanishdim ____________________ Ivanov V.A.

Ish haqini oshirish uchun asoslar ham bo'lishi mumkin:

- xodim tegishli bo'lgan bo'lim boshlig'ining eslatmasi

- mamlakatda narxlarning oshishi va natijada kompaniya uchun ish haqini qayta indeksatsiya qilish zarurati - xodimlarning ish haqini oshirish

- xodimga yangi mehnat majburiyatlarini yuklash.

Majburiyatlarni bajarmaslik to'g'risida

MEMORANDUM
04.10.2013 № 6

Vazifalarni bajarmaslik haqida

E'tiboringizga havola etamanki, haydovchi-ekspeditor Sokolov Ivan Igorevich 2010 yil 10 iyundagi ish tavsifi qoidalarini buzgan unga tayinlangan avtomobilni (davlat raqami C 042 MK 83) rejali texnik ko'rikdan o'tkazmagan.

Yo'l qo'yilgan qoidabuzarlik munosabati bilan Sokolov I.I.ga tanbeh e'lon qilishni taklif qilaman.

Rasmiy vazifalarni bajarmaslik to'g'risida memorandum A4 qog'oz varag'ida tuziladi.

Ishdagi qonunbuzarliklar haqida

AXBOROT BO'LIMI Bosh direktori

TECHNOLOGY Beseda MChJ

MEMORANDUM

09.12.2014 № 10-23/158

Mehnat intizomini buzish haqida

Sizga shuni ma'lum qilamanki, kecha, 12/08/2014, soat 16-00 dan ish kuni tugagunga qadar 2 soat davomida axborot texnologiyalari bo'limi mutaxassisi Roman Viktorovich Fregatov ish joyida bo'lmagan.

Yo'qligi sabablarining asosliligini tasdiqlovchi hujjatlar, Fregatov R.The. taqdim etilmagan.

Buzilish munosabati bilan, uning takroriy tabiatini hisobga olgan holda, men Fregatov R.V.ga taklif qilaman. tanbeh berish.

Bo‘lim boshlig‘i E.S. Lyubimchikov

Berilgan memorandumlar misollariga asoslanib, endi o'z misollaringizni yaratish oson.

Evgeniya Stripe

Kantselyariya buyumlarini sotib olish uchun

“Kentsel tovarlarni sotib olish uchun” memorandumida ma’lum miqdorda kantselyariya tovarlarini sotib olish uchun ishlab chiqarish zarurati faktlari ko‘rsatilgan, ish yuritish tovarlari ro‘yxati (nomi, miqdori) ilova qilingan.

Mablag'larni taqsimlash to'g'risida

Xodim __________________________/_____________/

KUZILILGAN

Bo'limi boshlig'i __________________________/_____________/

DIQQAT

Bo'limlar uchun maxsus sotib olingan adabiyotlarni hisobga olish va saqlash uchun javobgarlik ushbu bo'limlarning rahbarlari zimmasiga yuklanadi.

Adabiyotlarni sotib olish uchun mablag' ajratish to'g'risidagi qaror:

Nazoratchi

Korporativ universitet ___________________________/____________ /

O'lchamdagi miqdor

Rubl ______________ / _____________ / "__" _______ 200_ yil

Men savdo va kassa tushumlarini, shuningdek, 200_ yil 25 "____________"gacha bo'lgan sarflanmagan mablag'larni taqdim etishga majburman. ___________________________/_____________/

miqdorida tovar va pul tushumlari, shuningdek, sarflanmagan mablag'lar

Rubl _______________ / _____________ / "__" _______ 200_ yil

eslatma- Bu ma'lumot va ma'lumotnoma hujjati, tashkilot ichidagi ish yozishmalar uchun vositadir.

Yozuv bo'lim yoki ma'lum bir xodimning ishi bilan bog'liq har qanday biznes masalalarini ta'kidlash uchun tuziladi, ularning echimi tashkilot yoki xodimning boshqa tarkibiy bo'linmasiga bog'liq.

Yodnomalarni yozish, farqli o'laroq, bevosita bo'ysunmaydigan tarkibiy bo'linmalar yoki unga tenglashtirilgan rasmiy maqomdagi xodimlar o'rtasida amalga oshiriladi.

Qanday qilib eslatma yozish kerak

Eslatmani yozish shakli o'zboshimchalik bilan bo'lsa-da, uni tuzishda quyidagi tafsilotlarni hisobga olish kerak:

• "shlyapa", bu kimga qaratilganligini ko'rsatadi (lavozim, familiya, ism, otasining ismi ko'rsatilgan holda);
• hujjatning nomi - Memo;
• tuzilgan sana va raqami;
• hujjat matniga sarlavha - eslatma mavzusi haqida gapiradi;
• hujjat matni - avval mavjud vaziyatning tavsifi, keyin ba'zi bir aniq so'rov;
• tuzuvchining lavozimi, imzosi va imzo stenogrammasi - muallifning familiyasi, ismi, otasining ismi.

Kompyuter sotib olish uchun namuna eslatma

eslatma
05.10.2013 № 2
Moskva shahri

Kompyuterni ta'mirlash (almashtirish) haqida

Sizga shuni ma'lum qilmoqchimanki, 2013 yil 20 sentyabrdan boshlab xodimlar bo'limi boshlig'i Moroz Tatyana Ivanovnaga berilgan shaxsiy kompyuter ko'pincha dasturiy ta'minotdagi nosozliklarga duch keladi.

Shu munosabat bilan sizdan ushbu kompyuterni ta'mirlashingizni yoki uni almashtirishingizni so'rayman.

Mahsulotlarni chiqarish to'g'risidagi namunaviy xizmat eslatma

MEMO
2013-09-20-CN, 20/09/2013

Mahsulotlarni chiqarish haqida

“J” TM uchun aksiya o‘tkazilishiga rozilik berishingizni so‘rayman.

Aksiyaning maqsadi:
- chakana savdoda "J" TM sharbatlarini sotish hajmini oshirish;
- son va sifat taqsimotining ortishi.

Aksiya muddati: 2013 yil oktyabr-noyabr

Hudud: Sankt-Peterburg, Voronej

Aksiya ishtirokchilari: chakana savdo nuqtalari sotuvchilari

Rag'batlantirish mexanizmi: chakana savdo do'konida 5 litr TM "J" sharbatiga buyurtma berishda 1 litr TM "J" sharbati sovg'a sifatida taqdim etiladi.

Mukofot jamg'armasi taqsimoti:
Sankt-Peterburg - 400 ta paket (har biri 1 l)
Voronej - 60 ta paket (har biri 1 l)
Samaradorlik: sotishning rejalashtirilgan o'sishi 30-40% ni tashkil qiladi.
Foydalanilmagan mahsulotlarning qolgan qismi omborga qaytariladi.

Agar tashkilot elektron hujjat aylanishini yuritmasa, eslatmani ro'yxatdan o'tkazish A4 formatidagi varaqda amalga oshiriladi.