Belgelerle ?al??mak hem teoriyi hem de prati?i i?erir. ?ok sayfal? belgeleri z?mbalama/dikme tekni?i evrak i??ili?imize aittir. Bu nedenle ?ncelikle - cevap pratik.

Ofis i?lerinde ?ok sayfal? belgeler gerekirse 3 delik ile dikilir. Muhasebe kitaplar? ve dergileri, halihaz?rda ciltlenmi? ve end?striyel (tipografik) ?ekilde dikilmi?/sabitlenmi?se, 2 delik ile dikilmesine izin verilir. Belgeyi haz?rlarken ve y?r?t?rken zaten dikilmesi ve z?mbalanmas? gerekti?ini biliyorsan?z, sol kenar bo?lu?u i?in 20 mm yerine 35 mm b?rakman?z? ?neririz.

Ancak sol kenar bo?lu?unun standart boyutunda bile belge sayfas?n?n yatay olarak ikiye b?l?nd???n? hayal etmek gerekir. Sol alan?n ortas?nda (bu yatay ?izgide) ilk (orta) delik i?aretlenmi?tir. Sayfan?n ?st ve alt k?s?mlar?n? zihinsel olarak (veya bir cetvel kullanarak, ancak hi?bir ?ey ?izmeden) tekrar ikiye b?leriz. Sol alanda, bu zihinsel yatay ?izgiler ?zerinde ?st ve alt delikler ana hatlar?yla belirtilmi?tir. Delinmeler, mevcut herhangi bir ofis ekipman? - kal?n bir i?ne, bir b?z, bir matkap veya ?zel ekipmanla - bir z?mba kullan?larak yap?l?r. Diki? i?in suni elyaf eklenmeden do?al keten, ipek veya pamuk iplikler veya ?rg? kullan?lmal?d?r.

?ok sayfal? bir belge (bir t?r "paket") y?z? a?a?? bakacak ?ekilde yerle?tirilir ve son sayfan?n yan?ndan ?st ve alt deliklere bir iplik ge?irilir. "Paket" ters ?evrilir ve ?st ve alt deliklerden gelen ipli?in u?lar? ayn? anda orta deli?e ge?irilir. "Paket" tekrar y?z? a?a?? bakacak ?ekilde yerle?tirilir ve orta delikteki ipli?in u?lar? ?aprazlan?r ve s?k?l?r, b?ylece daha ?nce d?? deliklerden ?ekilen iplik d???me girer. Diki?in arkas?ndaki ipli?in serbest u?lar?, sertifikal? sertifika yaz?s?yla ayr? olarak yap??t?r?lm?? bir ka??t yapra??n?n alt?ndan en az 2-3 cm ??kacak kadar uzun b?rak?l?r. Bu tabaka, diki? ?nitesini ve ipli?in serbest u?lar?n?n bir k?sm?n? kaplayacak ?ekilde yap??t?r?lm??t?r. ?ok sayfal? bir sayfan?n dikilmesinden bahsetti?imiz i?in evrensel PVA yap??t?r?c?s?yla yap??t?rmak daha iyidir. orijinal ve hi?bir durumda silikat tutkal? ile. Sertifikasyon yaz?s?n? yap??t?rmak i?in yap??kan ?ubuk ve kendinden yap??kanl? etiketler kullan?labilir. kopyalar?ok sayfal? belge.

Sertifikasyon (sertifikaland?rma) yaz?s? ayr? bir ka??t ?zerine d?zenlenir (bkz. ?rnek 1). Yaz?t?n metninin tamam? veya bir k?sm? (?rne?in, say? ve kelimelerdeki sayfa say?s?, tarih) elle ?izilmi?se, bunun yetkilinin imzas?yla ayn? kalemle yap?lmas? daha iyidir. bu diki?i onaylayan ki?i. Kurulu?un m?hr?, yap??t?r?lm?? tabakan?n bir k?sm?n? sertifikasyon yaz?s? ile ve diki?in son tabakas?n?n arka taraf?n?n bir k?sm?n? etkileyecek ?ekilde yap??t?r?lm??t?r.

?rnek 1

Sertifika yaz?s?n?n diki?in arkas?na kaydedilmesi

G?steriyi Daralt

Ve ?imdi - konunun teorisi. Belge, tan?mlanmas?na olanak tan?yan ayr?nt?larla birlikte somut bir ortama kaydedilen bilgidir. Belgenin konu ?z? ?udur: bi?im birli?i(ka??t - dergiler, kitaplar, standart formatlardaki sayfalar, formlar; elektronik - elektronik belgelerin sunumu i?in formatlar), bi?im(belge ayr?nt?lar?n?n ve ?zerindeki i?aretlerin bile?imi) ve i?erik(?u veya bu t?rden bir belgenin metnini sunman?n yap?s? ve kurallar?, kelime bilgisi ve dilbilgisi). En ?nemli ?zellikleri bilgilendirici niteli?i, maddi ta??y?c?l??? ve hukuki ge?erlili?idir. ?stelik t?m bu ?zellikler birbiriyle ba?lant?l?d?r ve belgenin do?as?n? olu?turur.

?ok sayfal? orijinaller olarak olu?turulan belgelerin z?mbalanmas? veya ba?ka ?ekilde sabitlenmesi sorunlar? yaln?zca g?venlik a??s?ndan de?erlendirilir. malzeme ta??y?c?s?n?n b?t?nl??? belgeyi sahtecili?e, ikameye ve sayfalar?n de?i?tirilmesine kar?? korur. ?ok sayfal? belgelerin ortam?n?n b?t?nl???n? sa?laman?n en kolay yolu, sayfalar?n? numaraland?rmak ve bunlar? bir z?mbalay?c?yla z?mbalamakt?r. Bir kurulu?un "dahili" i? ortam?nda, belgenin b?t?nl???n? "korumaya" y?nelik bu y?ntem genellikle yeterli kabul edilir.

?ok sayfal? bir belge yaln?zca kurulu? i?inde de?il, ayn? zamanda "d??" ortamda da mevcutsa, sayfa numaraland?rmas?na (ikincisinden ba?layarak) ve sayfalar?n basit bir ?ekilde sabitlenmesine ek olarak, b?t?nl??? koruman?n ba?ka bir y?ntemi de kullan?labilir - her sayfan?n paraflanmas?. Ba?lang??, ?ok sayfal? bir belgenin b?t?nl???n? “koruyan”, belirli bir t?r belge veya i?lem i?in yaln?zca ba?lat?c?n?n, y?r?t?c?n?n veya yetkili ki?inin k?salt?lm?? imzas?ndan (ki?isel vuru?) olu?an ?zel bir vize ?eklidir. Bunun bir ?rne?i, her bir taraf?n ba?lat?c?lar?n?n veya uygulay?c?lar?n?n imzalar?n?n her bir sayfada d?zenlendi?i s?zle?melerin imzalanmadan ?nce paraflanmas?d?r. Malzeme ortam?n?n b?t?nl???n? sa?laman?n ???nc? yolu ise ?ok sayfal? bir belgeyi z?mbalamakt?r/dikmektir.

Form olarak ?ok sayfal? orijinaller olacak belgelerin haz?rlanmas? ve imzalanmas? s?ras?nda ?ar?aflar? z?mbalama veya ba?ka ?ekilde sabitleme y?k?ml?l??? ve diki? tekni?i, ne genel ofis i?leri kurallar? ne de ?? Kanunu taraf?ndan do?rudan d?zenlenmez. noterlik i?leri.

?ok sayfal? bir belgenin orijinalinin b?t?nl???n? sa?lama ve onun ikame, sahtecilik ve sayfalar?n de?i?tirilmesine kar?? korunmas? sorunlar? kurulu? taraf?ndan ba??ms?z olarak kararla?t?r?l?r ve ofis y?netimi talimatlar? veya y?netmeliklerinde yer al?r belirli t?rdeki belgeleri yay?nlamak veya bunlarla ?al??mak. ?rne?in, organizasyonel belgelerin yay?nlanmas?na ili?kin d?zenlemelerde veya s?zle?meye dayal? ?al??malara ili?kin d?zenlemelerde, ?ok sayfal? belgelerin tutturulmas? / dikilmesi y?ntemi ve tekni?i konusunun, bunlar?n daha sonraki olas? sunumlar?n? dikkate alarak ?zel olarak ele al?nmas?n? ?neririz. “harici” i? ortam? veya noter tasdikinin yan? s?ra devlet tescili i?in.

Mevcut d?zenleyici yasal d?zenlemelerin getirdi?i gereklilikler ba?lanma ?ekli?ok sayfal? belgeler yaln?zca genel bi?imde olu?turulur diki? veya diki? ihtiyac? ve sayfalar? numaraland?rma noter tasdiki i?in sunulan orijinaller, belirli t?rdeki y?ll?k raporlar, kitaplar ve dergiler veya belgelerin kopyalar?.

?rnek 2

D?zenleyici yasal d?zenlemelerin hangi belgelerin z?mbalanmas?n? gerektirdi?ine dair ?rnekler

G?steriyi Daralt

Bu nedenle, kasa defterinin 6 Aral?k 2011 tarih ve 402-FZ say?l? "Muhasebe Hakk?nda" Federal Kanununun gereklerine uygun olarak ayl?k, ?? ayl?k ve y?ll?k olarak derlenmesi gerekmektedir.

Denetim g?nl???, bir t?zel ki?ili?in veya bireysel giri?imcinin m?hr? ile dikilmeli, numaraland?r?lmal? ve onaylanmal?d?r (26 Aral?k 2008 tarihli ve 294-FZ say?l? Federal Kanunun 16. Maddesi “T?zel ki?ilerin ve bireysel giri?imcilerin haklar?n?n korunmas? hakk?nda) devlet kontrol? (denetim) ve belediye kontrol?n?n uygulanmas?nda" ).

Yar??maya kat?l?m ba?vurusunun t?m sayfalar? ve yar??maya kat?l?m ba?vurusunun hacminin t?m sayfalar? Sanat'a uygun olarak dikilmeli ve numaraland?r?lmal?d?r. 21 Temmuz 2005 tarih ve 94-FZ say?l? Federal Kanunun 25'i “Mal temini, i? performans?, devlet ve belediye ihtiya?lar? i?in hizmetlerin sa?lanmas? i?in emir verilmesi hakk?nda.”

Ve devlet tescili i?in kendileri taraf?ndan ??kar?lan normatif yasal d?zenlemeleri Rusya Adalet Bakanl???na sunan federal y?r?tme makamlar?, belgeyi z?mbalama ve sayfalar? numaraland?rman?n yan? s?ra, orijinal normatif yasal belgenin her sayfas?n?n arkas?nda olmas?n? sa?lamal?d?r. kanuna g?re federal y?r?tme organ?n?n hukuk servisi ba?kan?n?n vizesi eklenmi?tir (Rusya Adalet Bakanl???'n?n 05/04/2007 tarih ve 88 say?l? emri, 26/05/2009 tarihinde de?i?tirilmi?tir “A??klamalar?n onaylanmas? ?zerine) Federal y?r?tme makamlar?n?n d?zenleyici yasal d?zenlemelerinin haz?rlanmas?na ve bunlar?n devlet tesciline ili?kin Kurallar?n uygulanmas?”).

B?ylece, kurulu? (ve kay?t y?netimi hizmeti), kendi "i?" i? ortam?nda belgelerin b?t?nl???n? sa?lamaya y?nelik kurallar? ba??ms?z olarak olu?turur ve bunlara uyar ve elbette devlet kurumlar? ve yerel y?netimler taraf?ndan belirlenen benzer gereklilikleri yerine getirir.

Belgeler, uygun ?ekilde kaydedilmi? bilgilerin yer ald??? ve belirli i?letme veya kurumlar i?in belirli bir de?er ta??yan belgelerdir. Evraklar?n?z?n do?ru bir ?ekilde doldurulmas? i?in, belgelerin z?mbalanmas? gibi bir prosed?r de dahil olmak ?zere bir?ok ?eyi bilmeniz gerekir. Bu yaz?da vergi dairesi veya ar?iv i?in belgelerin iplikle nas?l do?ru ?ekilde dikilece?ine ve bu prosed?r i?in hangi gereksinimlerin ge?erli oldu?una bakaca??z.

Belgeleri z?mbalamak neden gereklidir?

Evraklar?n ciltlenmesine ili?kin kesin bir gereklilik ve talimat yoktur, ancak belirli kurumlar i?in ?e?itli belgeler haz?rlan?rken, belgelerin yaln?zca diki?li bi?imde sunulmas?na izin verildi?ini belirten kurallar vard?r, ?rne?in:

• herhangi bir belgeyi g?nderirken ar?ive;
• raporlar? sunarken vergi dairesine;
• davalar? aktar?rken mahkemelere;
• evraklar?n haz?rlanmas? ve sunulmas? s?ras?nda ihaleye kat?lmak;
• i?letmelerin devlet tescilini ger?ekle?tirirken;
• belgelerin onayl? kopyalar?n? vb. aktar?rken bankaya.

Diki? i?lemi a?a??daki ara?lar kullan?larak yap?labilir:

• iplikler, b?zlar ve i?neler;
• z?mba telleri ve z?mbalar;
• ?zel mekanik cihazlar.

?nemli! Birden fazla sayfadan olu?an dok?manlar?n z?mbalanmas? gerekmektedir.

Belgeleri dikmek i?in ?ok ?e?itli se?eneklerle, baz? yerlerde do?rudan iplikle dikilmi? ka??tlara ihtiya? duyulur, bu g?venlik nedeniyle yap?l?r, ??nk? di?er se?eneklerin aksine iplikle dikilmi? ve ?slak bir conta ile sabitlenmi? sayfalar? de?i?tirmek neredeyse imkans?zd?r.

Belge z?mbalama i?in kurallar ve gereksinimler

G?n?m?zde ba?lay?c? belgeler i?in evrensel ve tek bir talimat yoktur, ancak d?zenleyici belgeler aras?nda kurum i?in ne t?r belge haz?rlaman?n gerekli oldu?unu bulman?za yard?mc? olacak belgeler bulunmaktad?r.

Ar?ive dosyalanmak ?zere belgelerin haz?rlanmas?

Belgeleri ar?ive z?mbalamaya haz?rlan?rken, a?a??daki b?l?mlerden olu?an belgenin bir envanterinin haz?rlanmas? gerekir:

• Belgenin ba?l???;
• envanterin derlendi?i tarih;
• k?sa ?zet;
• seri numaras?, tarih ve isim ile ilgili verileri ve notlar? i?eren bir tablo olan envanter;
• sayfa say?s?, say?lar hem say? hem de harflerle belirtilir;
• Katip'in imzas?.

Belgenin haz?r olabilmesi i?in a?a??daki i?lemlerin yap?lmas? gerekmektedir.

Vergi hizmeti i?in belgeleri z?mbalaman?n ?zellikleri nelerdir?

Vergi hizmeti, d?zenli raporlar gerektiren ve belgelerin orijinalli?ini ve uygulaman?n do?rulu?unu ba??ms?z olarak kontrol edebilen ciddi bir organd?r. Vergi m?fetti?i kontrol ederken genellikle onayl? belgeler ister. T?m kopyalar orijinalin tam kopyas? ve tasdikli olmal?d?r. Sertifikasyon i?in evraklar?n hukuki a??dan ge?erlili?ini sa?layan detaylar?n belge ?zerinde yer almas? gerekmektedir. Ayr?ca belgelerin kopyalar?n?n da orijinalleri gibi dikilmesi gerekir.

Sayfa say?s? 150'yi a?mayan belgeler birle?tirilir. Numaraland?rma Arap rakamlar?yla ilk sayfadan itibaren yap?l?r. ?r?n yaz?l?m? iki veya d?rt katmandan olu?ur. ?rme iplikler, diki? alan?n? ve d???m? kaplayan y???n?n arkas?na bir yaprakla tutturulmal?d?r. ??kartman?n boyutu 5x5 santimetreyi ge?memelidir. Etikette sertifika imzas?, sayfa say?s?, y?neticinin ad?n?n ba? harfi ve soyad? ile m?h?r yer al?r.

Belgeleri vergi servisine g?nderirken, ilgili makama tam olarak neyi ve ne ?l??de sa?lad???n?z? belirten bir ?n yaz? eklemelisiniz.

Belgeleri ipliklerle dikmek

Bir belgenin nas?l dikilece?ini anlamak i?in a?a??da foto?rafl? ad?m ad?m talimatlar verilmi?tir. Diki? i?lemi ?nemlidir ??nk? belgelerin do?rulu?u b?y?k ?l??de buna ba?l?d?r. Dok?man y?netimi disiplini, dok?man ve evraklarda meydana gelen t?m s?re?lere ili?kin bilgiyi i?ermektedir. Bu disiplindeki bir kurstan sonra ki?i, n?anslara a?ina oldu?unu d???nebilir ve t?m ofis prosed?rlerine g?venle kat?labilir. S?radan bir giri?imci genellikle ilk kez belge y?netiminin ?zelliklerine dahil olur. Ancak kendi ba??n?za t?rmanman?z ve ihtiyac?n?z olan her ?eyi ??renmeniz olduk?a m?mk?n.

?yleyse, birka? sayfadan olu?an bir belgenin nas?l dikilece?ine bakal?m. Her ?eyden ?nce a?a??daki ara?lara ihtiyac?m?z var:

• biz;
• i?ne;
• naylon iplik veya sicim;
• k?rtasiye tutkal?;
• bo? bir ka??t par?as?.

?? delikli diki? en yayg?n diki? t?rlerinden biridir. Belgeleri dikme teknolojisi yeni de?il; eski zamanlarda bile kitaplar, eserler ve di?er ka??tlar i?ne ve iplik yard?m?yla dikiliyordu. Bug?n ?r?n yaz?l?m? ?nemli ?l??de de?i?medi, nas?l yap?laca??, ad?m ad?m diki? i?leminin foto?raflar? sa?lanmaktad?r.

?lk ?nce bir delik a?arak. Bazen delikler bir delge? kullan?larak yap?l?r. Bizim durumumuzda bir bayku?un yard?m?n? kullanaca??z. Delikler sol kenardan yakla??k 2 santimetre uzakta bulunur. G?rd???n?z gibi i?ne basit de?il, kal?n ve uzun, s?zde "?ingene" i?nesidir. Bu i?neye ?nceden yakla??k 40 santimetre uzunlu?unda bir iplik ge?iriyoruz; bu, ?zellikle ipliklerin saklama s?ras?nda y?pranmamas? i?in iki diki? i?in yeterli olmal?d?r. ??ne arka taraftan enjekte edilir ve daha sonra diki? tamamland???nda kar??la??lan kenara ba?lanacak kenarlar b?rak?l?r.

Belgeyi alttan ortada bir bayku?la a??lan deli?e dikiyoruz ve ipli?in ucunu yakla??k 10 santimetre serbest b?rak?yoruz.

??neyi ge?irdikten sonra belgenin ?n?ne getirip ?st deli?e yap??t?r?p ipli?i i?ine ge?iriyoruz.

?pli?i belgenin alt k?sm?n?n alt?ndan orta delikten ge?iriyoruz ve alt delikten i?neyi ??kar?p ipli?i ?n tarafa yap??t?r?yoruz.

??neyi dikkatlice diki?e ba?lad???m?z orta deli?e geri getirin.

?ki iplik arka tarafta bulu?uyor ve ?ift d???m at?l?yor.

Bir sonraki ad?m, d???m?n ?zerine k???k bir ka??t par?as? yap??t?r?p belgeyi onaylamakt?r.

Belgeleri z?mbalarken yap?lan 3 hata

Belgeleri z?mbalarken s?kl?kla yap?lan 3 ana hataya bakal?m:

• Genellikle d???m d?z ka??tla kapat?l?r - bu bir hatad?r. D???m?n varl???n?n g?r?lebilmesi i?in d???m? ?zel kimlik do?rulama ka??d? - ka??t mendil ile kapatmak gerekir;
• profesyonel olmayan birine evrak sa?lamak. Yanl?? doldurulan evraklar evraklar?n iade edilmesine neden olabilece?inden, evraklar?n bu becerilere sahip bir ki?i taraf?ndan haz?rlanmas? gerekmektedir;
• Sertifikasyon sayfas?n? yap??t?r?rken elinize gelen yap??t?r?c?y? kullan?n. Hi?bir ko?ulda b?ro d??? yap??t?r?c? kullanmay?n; bu ?art zorunludur.

Belgeler, sayfalar? sabitlemek i?in delik say?s?nda farkl?l?k g?steren ?e?itli versiyonlarda birle?tirilmi?tir; a?a??daki ?zellikleri ve t?rleri g?z ?n?nde bulundurun:

Ayr?ca belgeleri bir i?ne veya iki i?ne kullanarak dikme se?ene?i de vard?r. Ayr?nt?l? talimatlar a?a??da g?sterilmektedir.

Diki? kesinlikle simetrik ve dikey olarak yap?l?r. T?m diki?ler e?it ?ekilde yap?l?r, bunun i?in deliklerin tam olarak cetvelin alt?nda yap?lmas? gerekir. Bu resim d?rt delikli ka??d?n nas?l dikilece?ini g?stermektedir. Yukar?daki resim belgelerin arka ve ?n taraflar?ndaki i?nenin y?n?n? g?stermektedir. Hangi bi?imde olursa olsun s?re?, ipliklerin g??l? bir ?ift d???m halinde ba?lanmas?yla sona erer, kenarlar serbest ve m?h?rl? kal?r.

Belgeleri nerede dikebilirim?

Belgelerin z?mbalanmas? ?nemli ve karma??k bir i?lemdir. Bu konuda nas?l ve ne yap?laca??n? bilen bir belge uzman?n?z yoksa ve ?ok say?da hata yapabilece?inizi kendiniz anl?yorsan?z, her zaman uzmanlara ba?vurma f?rsat?n?z vard?r. Kural olarak, yak?ndaki herhangi bir matbaada veya ar?ivde uzmanlar mevcuttur. Bu hizmet ?deme gerektirecektir ancak bu kurumlar?n ?al??anlar? ?r?n yaz?l?m? dok?mantasyonunu kesinlikle verimli, profesyonel ve h?zl? bir ?ekilde yapacakt?r.

?r?n yaz?l?m? belgeleriyle ilgili acil sorular?n yan?tlar?

1 numaral? soru. Hangi belgeler ?r?n yaz?l?m? gerektirir?

?kiden fazla sayfadan olu?an t?m belgeler z?mbalama gerektirir

2 numaral? soru. Peki ya kopyalar ve ciltli orijinaller ile kopyalar aras?ndaki farklar nelerdir?

Kopyalar da dikilir, fark, d???m?n m?h?rlenmemesi ve damga olmamas?d?r

3 numaral? soru. Belgeler neden kabul edilmiyor?

Belgeleriniz do?ru ?ekilde dikilmezse herhangi bir servis belgelerinizi kabul etmeyi reddedebilir

4 numaral? soru. Neden ??kartmay? yap??t?r?p ipliklerin u?lar?n? b?rakmal?s?n?z?

Bu prosed?r, ipliklerin ?zel olarak bir d???me ba?land???n?n anla??lmas? i?in icat edildi.

5 numaral? soru. Sayfalar? numaraland?r?rken herhangi bir hata var m??

D?zeltmelere izin verilmedi?inden numaraland?rma dikkatli yap?lmal?d?r. Eksik sayfa olmas? durumunda kurumun izniyle harfli rakamlar kullan?labilir.

Belgelerle ?al??maya ba?lamadan ?nce, belge ak??? ve ofis i?leri ile ilgili ?ok say?da gerekli talimat? iyice ??renmeniz gerekir. Bu normlar olduk?a karma??kt?r ve ?ok say?da ?e?itli k???k detay ve n?ans i?erir. Belgeler bir k??ede nas?l dosyalan?r? Ekteki envanter neler i?eriyor? Muhasebe belgelerini termal ciltleme makinesiyle dosyalamak m?mk?n m?? Acemi bir memurun ??zmesi gereken ?ok ?ey vard?r.

?ttirmek mi?

?lk bak??ta, bir davay? kaydetme ve ar?ive g?nderme prosed?r? tamamen basittir, ancak pratikte bunun tersini g?stermektedir. Ofis kurallar?ndan herhangi birini ihlal ederseniz, bu kurum g?nderilen belgeyi kabul etmeyi reddedecek ve t?m ?al??malara yeniden ba?laman?z gerekecektir. Hayat?n?zda benzer durumlar zaten ya?anm??sa makalemizi okuyun - bu konuyu anlamaya ?al??aca??z.

Neden belgeleri dosyal?yorlar? Bu prosed?r?n d?zenlendi?i standartlar var m?? Evet ve bir?o?u var. ?ncelikle Aral?k 2009'da Federal Ar?iv'in emriyle onaylanan ofis ?al??malar?na y?nelik metodolojik ?nerilerden bahsediyoruz. ?kincisi, ar?iv ?al??malar?na ve ofis ?al??malar?na adanm?? ve gerekli t?m tan?mlar? ve terimleri i?eren GOST R 51141 hakk?nda. Ek olarak, belgelerin z?mbaland??? ba?ka yasal normlar da vard?r.

Kapakla ba?layal?m

E?er tiyatro bir ask?yla ba?l?yorsa, o zaman bizim i?lemimiz de kapaktan ba?ka bir ?ey de?ildir. Ve bir karton "kabuk" se?mek, bir belgeyi "paketleme" s?recindeki ilk g?revlerden biridir. ?lk bak??ta mevcut bir?ok ?e?it aras?ndaki fark? bulamazs?n?z. Ancak daha yak?ndan bakarsan?z kapaklar?n standart oldu?unu, standart olmad???n? ve ayn? zamanda uzun s?reli depolama i?in kullan?ld???n? anlayacaks?n?z.

?o?u zaman 229x324 mm format?nda standart bir kapak bulabilirsiniz. Standart ebattaki tabakalar?n dikildi?i t?m durumlarda kullan?l?r. Belirli nedenlerden dolay? belgenin olduk?a ?zel bir g?r?n?m? ve parametreleri varsa, standart olmayan bir kapak t?r? gereklidir. ?kinci t?r, belgelerin 25 y?l veya daha uzun s?re saklanaca?? t?r? i?erir.

Yasal mevzuata g?re bu t?r kapaklar uzun ?m?rl? olmas? nedeniyle sadece sert kartondan yap?lmaktad?r. Belgenin d?zg?n g?r?n?m?n? ve ?nemli bir s?re sonra kullan?ma uygunlu?unu korumak i?in ?nlemler almak gerekir. Devlet ar?ivine teslim edilmesi planlanan belgeler, asitsiz karton gibi malzemeden yap?lm?? kapaklarda saklan?yor.

Sayfa numaraland?rma hakk?nda konu?al?m

Belgeleri iplikle d?zg?n bir ?ekilde k?v?rmadan ?nce, hepsinin do?ru s?rayla katlanmas? gerekir. Bundan sonra numaraland?rma i?lemi normal bir kalem kullan?larak ger?ekle?tirilir. Buradaki ana kural belgenin sayfalar?n? de?il sayfalar?n? numaraland?rmakt?r. Her sayfan?n sa? ?st k??esinde bir Arap rakam? bulunur. Ayn? zamanda i?aretlerimiz metnin ?zerine “s?r?nmemelidir”. Sayfalar?n genel numaraland?rmas? i?in ge?erli de?ildir

Numaraland?rma konusunda hangi incelikler vard?r? Dosyalanan belgeler bir veya birka? mektup i?eriyorsa, ?nce zarf?, ard?ndan i?indeki ka??tlar?n her birini tek tek numaraland?r?n. Gelen birimlerin say?s? 250'nin ?zerindeyse, onu birka? cilde b?lmek gelenekseldir. ?stelik her birinin kendi numaraland?rmas? var.

Ar?iv dosyas?n?n i?inde s?reli yay?nlar gibi kendi ayr? sayfa numaras?na sahip belgeler bulunabilir. Ancak ar?ivde dava a??l?rken genel d?zen ihlal edilmeden di?erleri aras?nda numaraland?r?l?yor.

Ekli sayfa geni? formattaysa, onu a?mak ve sa? ?st k??eye bir say? koymak gelenekseldir. Metne ?cretsiz eri?im olana?? sa?lanmal?d?r. Yapraklardan herhangi birine, ayr?lmas? imkans?z olacak ?ekilde tek tek par?alar yap??t?r?l?rsa, paketin tamam? bir olarak numaraland?r?l?r. Bu durumda, yap??t?r?lm?? par?alar?n her birinin arkas?nda veya bo? alanda yap?lan bir envanterinin ??kar?lmas? gerekir. Yap??t?r?lan belgenin bir g?stergesi, sertifika yaz?s?nda veya genel envanterin ad?n? belirten notlarda bulunmal?d?r. ?o?u zaman bu t?r serbest yat?r?mlar ?ekler, ekstreler veya foto?raflard?r.

Hatalar?n d?zeltilmesi ve belgelerin envanteri

?al??ma s?ras?nda ?ok ciddi olmayan bir hatan?n yap?lmas? durumunda (?rne?in, birka? sayfan?n ka??r?lmas?), t?m diziyi yeniden numaraland?rmak yerine harf atamas?n? kullanabilirsiniz. Bu durumda di?er sayfalardaki say?lar de?i?mez. Bu t?r hatalar?n giderilmesi ancak ar?iv personeli ile anla?arak m?mk?nd?r. B?y?k hatalar bulunursa, belgenin yeniden numaraland?r?lmas? gerekecektir. Eski say?lar?n ?zeri m?mk?n oldu?unca dikkatli bir ?ekilde ?izilir ve yenileri eklenir. Bu durumda g?ncellenen numaraland?rma bir sertifika yaz?s? ile tekrar onaylan?r.

Envanter olmadan sizden hi?bir ar?iv dosyas? kabul edilmeyecektir. ??erdi?i bilgiler belgenin ba?l???, derleme tarihi, a??klamalar ve sayfalar?n seri numaralar?n?, numaralar?n? ve notlar?n? (gerekirse) g?steren tablonun kendisi ile ilgilidir. Her ?ey, kelimelerle ?o?alt?lm??, say? bi?imindeki belge say?s? hakk?ndaki bilgilerle biter, ard?ndan her ?ey, tam ad?n kodunun ??z?lmesiyle katibin imzas?yla m?h?rlenir.

Belgeleri iplikle d?zg?n ?ekilde k?v?rmak nas?l

Diki? i?lemine ba?larken gerekli t?m malzeme ve aletlerin elinizin alt?nda oldu?undan emin olmal?s?n?z. Ger?ek ?al??maya ek olarak, belgeleri dosyalamak i?in bir b?z, i?ne, karton ve ?zel ipliklere ihtiyac?n?z olacak. ?kincisi olarak, sert veya diki? iplikleri L-210'u stokluyorlar. Son tip en ?ok ofis i?i ihtiya?lar? i?in kullan?l?r.

?al??man?n ba??nda belgedeki ata?lar ve di?er metal nesneler ??kar?l?r, ard?ndan dosyan?n sayfalar? d?zg?n ve d?zg?n bir y???n halinde katlan?r. Sol tarafta tarlalar?n bo?lu?una i?ne veya b?z ile ?? delik a??l?r. Bunlar? soldaki girintiye y?nelik bo? alan?n ortas?na, yani yakla??k bir bu?uk santimetre mesafeye yerle?tirmek en iyisidir. Bu a??klama ?nemlidir - aksi takdirde belgeleri doldurduktan sonra okumak zor olacakt?r.

Deliklerin d?z kenarlar? sizin i?in ?ok ?nemliyse, bir delge? kullan?n. Ancak ?ok fazla ?ar?af?n onun i?in ?ok fazla oldu?unu unutmay?n. ?? deli?in hepsinin e?it y?kseklikte ve birbirinden yakla??k 3 cm uzakta oldu?undan emin olun. Ortadaki sayfan?n ortas?na d??melidir.

Ba?l?k sayfas?n?n hasar g?rmesini ve kasan?n ??kmesini ?nlemek i?in, ?n ve arkadaki diki? alan?n?n karton ?eritlerle g??lendirilmesi s?kl?kla tavsiye edilir. ??inden bir iplik ge?irilecek. Normal boyutu 70 cm'dir, ancak her ?zel durumda y???n?n kal?nl???na ba?l?d?r.

3 delik nas?l dikilir

Bu t?r belge dosyalama i?in algoritman?n i?eri?ini sunal?m. ?ncelikle i?ne, ipli?in ucunu arka tarafta b?rakarak deliklerin ortas?ndan ge?irilir. Daha sonra bunu deliklerin ?st k?sm?na yerle?tirmelisiniz. Sonu? olarak, her iki ucu da dikilen tabaka y???n?n?n arkas?na yerle?tirilir. ??neyi deliklerin alt?ndan ge?irip ipli?i ?n tarafa ?ekiyoruz. Daha sonra i?neyi tekrar orta deli?e indirin. B?ylece ipli?imiz gerekli t?m deliklerden ge?irildi ve ard?ndan her iki ucu da belgenin arkas?na g??l? bir d???mle ba?land?. Yakla??k 5 cm uzunlu?unda ipu?lar? b?rak?n.

Sertifikasyon yaz?s? olan bir ka??t par?as? do?rudan d???me yap??t?r?l?r. A?a??da ?retim teknolojisine bakaca??z.

Belge ayr?ca 4 delik kullan?larak da dikilebilir. Nas?l yap?l?r? Prosed?r hi? de karma??k de?il. Tek eksen ?zerinde bir konumda dikey olarak simetrik olarak d?rt delik delinir. ?pli?in ucunu ilk deli?in arka taraf?nda b?rakarak diki?leri dikin, ard?ndan yukar?da anlat?ld??? gibi bir d???m at?n. G?c? ve g?venilirli?i sa?lamak i?in ?r?n yaz?l?m?n?n iki kez kopyalanmas? gerekir.

Sertifikasyon mektubu

Numaraland?rma ve bellenimden sonraki bir sonraki a?ama, kasam?za bir sertifika yaz?s? sa?lamakt?r. 4x6 cm ?l??lerinde “?er?eveli ve numaral?... ?ar?aflar” yazan bir ??kartma (numaralar? hem say?larla hem de kelimelerle belirtilmi?tir). Daha sonra belgeyi sunan ?al??an?n pozisyonu tarih ve ki?isel imzayla birlikte belirtilir. M?h?r gerekiyorsa buna da dikkat edilmelidir. Yaz?, ba?lad???m?z d???m?n ?zerine, ipliklerin u?lar? serbest kalmas? gereken ?ekilde yap??t?r?l?r. ?mza, tutkal zaten kurudu?unda t?m prosed?r?n sonuna yerle?tirilir. Bu, bula?mas?n? ?nlemek i?in yap?l?r. Damga (varsa) k?smen ka??da, k?smen de yaz?n?n ?zerine yerle?tirilir.

Ve ancak dosya dikildikten, numaraland?r?ld?ktan, imzaland?ktan ve m?h?rlendikten sonra ar?ive g?nderilebilir.

Sertifikasyona y?nelik tutum ciddi ve dikkatli olmal?d?r. Davan?n dokunulmazl???n?n belgesel kan?t? olan odur. B?t?nl???n?n ihlal edilmesi veya yerinden edilmesi durumunda belge kontrol yetkilileri taraf?ndan kabul edilmeyebilir veya belgeye mahkemede itiraz edilebilir.

Neyi ve neden yan?p s?n?yoruz?

Ar?ivlere veya vergi dairesi, emeklilik fonu ve daha bir?oklar? dahil olmak ?zere herhangi bir denetim kurumuna ibraz edilecek t?m belgeler z?mbalanmal?d?r. Buraya yap??t?r?lm?? veya z?mbalanm?? belgeleri g?nderemezsiniz. Daha ?nce de belirtildi?i gibi, ofis ?al??ma standartlar?na uyulmad??? tespit edilirse, bu sizden kesinlikle kabul edilmeyecektir.

?K ve muhasebe belgeleri esas olarak benzer bir prosed?re tabidir. Bunlardan evraklar? tamamlananlar bir y?l sonra kurum veya i?letmenin ar?ivine ibraz edilmek ?zere teslim edilir. Yasal saklama s?releri ge?mi? dosyalar ?zel ar?iv kurumlar?na aktar?l?r. Belgenin t?r?ne g?re kanunla belirlenir. ?rne?in noter kay?tlar?n?n, i? defterlerinin ve personel bilgilerinin yer ald??? belgelerin en az 75 y?l s?reyle saklanmas? gerekmektedir.

Tasar?m ?izimlerinin raf ?mr? ?ok daha k?sad?r - yaln?zca 20 y?l. Foto?rafik belgelerin 5 y?l s?reyle saklanmas? gelenekseldir. Hem kamu hem de ?zel kurulu?lar?n dosyalar?n?n ar?iv kurumlar?na sunulmas? gerekmektedir. Ayn? zamanda herhangi bir devlet d??? yap?n?n g?revi, Federal Ar?iv Servisi ile bu konuda bir anla?ma yapmakt?r.

Sadece i? tan?m?nda belirtilen bu g?revi ?stlenen ?al??an?n belge fla?lama hakk?na sahip oldu?u unutulmamal?d?r. Belgelerin kalitesiz ba?lanmas? durumunda, ?zellikle baz? ?nemli sayfalar?n de?i?tirilmesi veya eksik olmas? durumunda, belirli yapt?r?mlar sizi beklemektedir.

Dosyalama teknolojilerine d?nelim

Yukar?da anlat?lan dikim y?ntemleri hem ar?iv hem de vergi dairesi i?in uygundur. Ancak uzun s?re (10 y?ldan fazla) saklanan muhasebe belgelerinin dosyalanmas? ?zellikle g??l? olmal?d?r - ?o?unlukla 5 delikli. Sertifika yaz?s?, ??kartman?n alt?nda bulunan d???m?n a??k?a g?r?lebilmesi ve belgenin b?t?nl??? konusunda hi?bir ??phe kalmamas? i?in ?zel ka??t mendil ?zerine yap?lm??t?r.

Bir ofis ortam?nda s?radan k?rtasiye delik z?mbalar?yla delikler a??l?rsa, b?y?k hacimli ka??t belgelerin haz?rlanmas? gerekiyorsa (?rne?in matbaalarda), ka??t delme makineleri veya ciltleme makineleri ?eklinde profesyonel ekipman kullan?l?r. . Bu t?r mekanizmalar ciddi bir g?ce sahiptir ve manuel veya elektrikli tahrikle donat?labilir.

Makine mekanizmas?

Bu sistemler veya makineler yaylar?n kullan?ld??? klasik y?nteme dayanmaktad?r. Bu tip ciltleme makinesi bir delme cihaz? ile donat?lm??t?r. Ba?ka bir mekanizma, belgeyi plastik bir yay?n ?zerine yerle?tirir ve ard?ndan blo?un alt?na ve ?st?ne karton veya plastik kapaklar eklenir.

Ciltleme makinesinin avantaj?, ?ok b?y?k belgeleri ciltleyebilmesidir. Blok kal?nl??? 500 sayfaya kadar ula?abilir. Ve ayr?ca zaten ciltlenmi? bir belgeye sayfa ve sayfalar? kald?rma veya ekleme yetene?i. Dezavantajlar? olduk?a ciddi emek yo?unlu?unu ve ?ok y?ksek mukavemeti i?ermemektedir.

Belgelerin dosyalanmas? i?in ciltleme makinesi, belirli bir ad?m?n ayarland??? ve buna g?re deliklerin a??ld??? metal yaylarla donat?lm??sa, ka??t bloklar esnek bir ?elik yay?n ?zerine yerle?tirilir ve daha sonra s?k??t?r?l?r ve kapat?l?r. Metal yayl? bir cihaz?n avantajlar?, plastik yaylarla ba?lamaya k?yasla daha prezentabl bir g?r?n?m ve artan g?venilirliktir. Ancak sayfalar? zarar g?rmeden yerle?tirmek veya ??karmak imkans?zd?r.

Yaylar?n yan? s?ra di?leri k?vr?lan plastik bir tarak ?zerine ba?lanma prensibi ile ?al??an cihazlar da bulunmaktad?r. Ayr?ca gev?ek yaprakl? takvimlerden, defterlerden ve g?nl?klerden a?ina oldu?umuz spiral bir ciltleme de var. Delikler a??ld?ktan sonra i?lerine bir spiral sar?l?r (3-4 tur elle, geri kalan? otomatik olarak).

?lerleme hala ge?erli de?il

Termal ba?lama nedir? Bu, h?zl? ve kal?c? olarak ba?lanabilecekleri belgeleri dosyalamak i?in kullan?lan modern bir makinedir. Termal ciltleme makinelerini kullanarak ?ok say?da malzemeyi tamamlayabilece?iniz gibi tek kopyalar da tasarlayabilirsiniz. Bu se?enek ?zellikle postayla g?nderilen raporlar, s?zle?meler ve tan?t?m materyalleri i?in uygundur.

Bu tip ciltleme makinesi, farkl? renk ve boyutlarda termal omurgalar ve termal kapaklar kullan?larak ?al???r. Kasan?n yaprak say?s?na ba?l? olarak belirli kal?nl?kta bir termal kapak se?ilir ve ard?ndan her ?ey makineye bir arada yerle?tirilir. Kapa??n i? ucu bir polimer yap??t?r?c? tabakas? ile kaplanm??t?r. Makine, bu polimerin eritildi?i ve t?m tabakalar?n s?cak bir katmana lehimlendi?i bir ?s?tma eleman? ile donat?lm??t?r.

Ofis i?lerinde vakalar?n numaraland?r?lmas? ve dikilmesinin ?zellikleri.

Kay?t tutma, dikkat ve mevcut d?zenlemelere s?rekli ba?l?l?k gerektiren karma??k bir s?re?tir. Buna g?re, belgelerin ar?ive saklanmak ?zere g?nderilebilmesi i?in, bunlar?n uygun ?ekilde bir araya getirilerek bir envanter ??kar?lmas? gerekir.

Dok?man?n ?st k?sm?nda kapak ve ba?l?k sayfas?n?n bulunmas? gerekmektedir. Karton veya d?z ka??ttan yap?labilir. Karton kapak yaln?zca belgelerin 25 y?ldan daha uzun bir s?re boyunca sunulmas? durumunda gereklidir. Di?er durumlarda bir sayfa yeterlidir.

Numaraland?rma konusunda baz? ?zellikler vard?r. ?ncelikle kapaktan de?il davan?n en ba??ndan itibaren numaraland?r?lm??t?r. Bu durumda belge envanterinin kendisi numaraland?r?lmaz. Ayr?ca ekleme yap?lmas? durumunda harf numaraland?rmas?na da izin verilir. ?rne?in 5a. En ilgin? ?ey, say?lar?n sa? ?st k??eye yerle?tirilmesi gerekti?idir. Numaraland?r?lan?n sayfalar de?il, sayfalar oldu?unu belirtmekte fayda var.

Belgeler iplikle do?ru ?ekilde nas?l dikilir: GOST kurallar?

Belgeleri z?mbalamak i?in bir?ok kural vard?r. Belgelerin z?mbalanmas?na izin verilmez. ?ingene i?nesi ve kal?n iplik kullan?l?r. ?nce bir delge?le delikler a?abilir, ard?ndan bunlar? iplikle birlikte dikebilirsiniz. Bu durumda ba?lang?? ve biti?in iplikleri ba?lan?r ve u?lar yeterince uzun b?rak?l?r. ?o?u zaman kurulu?un ad? veya damgas? bir ka??t par?as?na yap??t?r?l?r. Sayfa say?s? ve numaraland?rma tarihi de belirtilir.

Bu ama?lar i?in ince sicim kullan?l?r. ?pliklerin kalitesi i?in ?zel bir gereklilik yoktur. ?o?unlukla sert iplikler veya Mylar bant kullan?l?r.

Bir k??eye belgeler nas?l dikilir: diyagram

Belgelerin bir k??eye nas?l dikilece?ini ??renmek i?in videoyu izleyin.

V?DEO: Belgelerin k??eye dikilmesi

Bu en basit se?eneklerden biridir. Bunu yapmak i?in ?? delik i?aretlemeniz gerekir. Delikler aras?ndaki ortalama mesafe 3 cm'den fazla olmamal?d?r. Cetvel kullanarak sayfay? i?aretleyin.

Talimatlar:

• Belgeleri tek tek katlay?n. Bundan sonra, u?tan ayn? mesafeyi ?l?mek i?in bir cetvel kullan?n ve ortas?na bir nokta koyun.
• Bu noktadan itibaren her y?nde 3 cm ?l??n
• Delik a?mak ve iplikle dikmek i?in bir b?z kullan?n.
• ?pli?in ka??d? deliklerin her taraf?na ?rmesi gerekir.
• Diyagramda daha fazla ayr?nt? g?r?lebilir
• Bundan sonra sicimin ba?lang?c?n? ve sonunu ba?lay?n, bir par?a ka??t yap??t?r?n ve bir damga koyun

Bu se?enek ?ok say?da sayfan?n oldu?u durumlarda kullan?l?r. Delikleri bir delge?le delmeniz ve diki?e ba?laman?z gerekir.

Talimatlar:

• Deliklerin sol kenardan 3 cm uzakta olmas? gerekmektedir.
• Delikler aras?ndaki mesafe ayn? olmal?d?r
• ?plik arkadan sokulur ve ba?ka bir delikten tekrar ??kar?l?r.
• Delikler aras?nda diki?siz alan kalmamas? gerekmektedir.
• ?plikler arka taraf?n en sonunda ??k?yor. Orada bir d???m yap?l?r ve damga i?in bir ka??t par?as? yap??t?r?l?r

Belgeleri z?mba ile hangi tarafa sabitlemek m?mk?n ve ne kadar do?ru?

Bununla ilgili videoyu izleyin.

V?DEO: Belgeleri z?mbalay?c?yla z?mbalama

Vergi dairesi i?in belgeler nas?l z?mbalan?r: kurallar, ?rnek

Kurallara uymal?s?n?z:

• Vergi raporlar? 5 deli?e dikilmi?tir
• D???m ka??t mendille kapl?d?r
• Numaraland?rma sa? ?st k??eye yerle?tirilir

V?DEO: Vergi raporu doldurma

Bir kasa nas?l dikilir?

GOST'a ve belirli kurallara uymak gerekir.

Talimatlar:

• Kasalar ?? veya d?rt deli?e dikilir
• Kenar k?v?rmak i?in banka sicimi kullan?l?r
• Delikler aras?ndaki t?m mesafelerin ipliklerle kaplanmas? i?in k?v?rmaya de?er
• Bundan sonra iplikler bir d???m halinde ba?lan?r ve k???k bir par?a yap??t?r?l?r.
• Diki?i yapan ki?inin sayfa say?s?n?, imzas?n? ve ad?n? g?sterir.
• Kurumun damgas?, bask? ka??t par?as?n?n ve dikilen sayfan?n ?zerinde olacak ?ekilde yerle?tirilir

V?DEO: Kasan?n dikilmesi

Ba?lang??ta bir not defterini veya dergiyi ar?ivlemeniz gerekiyorsa, onu yukar?da anlat?ld??? gibi z?mbalaman?za gerek yoktur. Her ?ey ?ok daha kolay yap?l?yor.

Talimatlar:

• Defterin alt k?sm?nda, dosyalama alan?na yak?n iki delik a??n.
• Banka ipini gerin ve arka taraftan ba?lay?n
• ?imdi bir par?a ka??t yap??t?r?n ve sayfa say?s?n? yaz?n
• Defterinize mutlaka numara vermelisiniz. Bu sa? ?stte yap?l?r
• Damgan?z? ve imzan?z? bir ka??t par?as?na yerle?tirin

Belgelerin bulundu?u bir klas?r nas?l fla?lan?r?

Ba?lay?c? hakk?nda daha fazla bilgiyi videoda bulabilirsiniz.

V?DEO: Belgelerin bulundu?u bir klas?r?n dosyalanmas?

Dosyalanmayan dosyalar ar?ive kabul edilmeyecektir. Teslim edilmeden ?nce bunlar?n uygun ?ekilde tamamlanmas? gerekir.

Talimatlar:

• ?? veya d?rt deli?e iplikle dikin
• Bundan sonra iplikleri ba?lay?n ve envanteri ?st?ne tak?n
• Sayfa veya dergi say?s?n? ayr?nt?l? olarak tan?mlamas? gerekiyor
• Arka y?z?ne yap??t?r?lan bir ka??t par?as? ?zerinde sayfa say?s? ve imza yaz?l?d?r.
• ??letmenin veya at?lyenin damgas? da gereklidir

V?DEO: Ar?iv ba?lay?c?

Evrak i?leri, belgelerin do?ru ?ekilde y?r?t?lmesini gerektiren karma??k ve titiz bir i?tir. T?m GOST'lara ve d?zenleyici belgelere uyun.

V?DEO: Depoya koyduk

Ofis i?lerinde birden fazla sayfadan olu?an t?m belgelerin z?mbalanmas? ve tasdik edilmesi kural? vard?r.

Bu s?re? i?in onaylanm?? birle?ik bir prosed?r olmamas?na ra?men, genellikle i?letmelerde ve devlet kurumlar?nda, olu?turulan t?m belgelerin ar?iv i?in z?mbalanmas?, herhangi bir yetkiliye de?erlendirilmek ?zere sunulmas? gerekir (?rne?in, t?zel ki?ileri, bireysel giri?imcileri kay?t alt?na al?rken, kat?l?m i?in) ihaleler), vb.

Bu nedenle, faaliyetlerinde b?y?k miktarda belgeyle kar??la?an herhangi bir ofis ?al??an? ve ki?inin, belgelerin nas?l d?zg?n bir ?ekilde dosyalanaca??n? bilmesi ?nemlidir. Sonu?ta, bu g?rev olduk?a zahmetlidir ve dikkat ve do?ruluk gerektirir.

Belgeleri dikmek i?in bunu yapacak uzman?n a?a??daki ??elere ihtiyac? olacakt?r:

• bir i?ne (b?z, delge?, matkap) - ne kadar ka??t dikilmesi gerekti?ine ba?l? olarak;
• iplik LSh-21 (veya banka sicimi);
• kasa kapa?? 229x324 mm (ar?iv dosyalar?n? olu?turman?z ve ba?laman?z gerekiyorsa);
• ka??t etiket 4x8 cm – sertifika sayfas?;
• makas;
• ofis yap??t?r?c?s?.

Haz?rl?k ?al??malar?

T?m kurumlarda belgeler, belgelerin i?lenmesine ili?kin kurallar? d?zenleyen i? departman d?zenlemeleri (?efin emri, resmi talimatlar) temelinde bu t?r yetkilerin devredildi?i bir uzman taraf?ndan dikilir.

Kurulu?un b?yle bir ?al??an?na katip denir.

Kural olarak, e?er ?zel bir e?itim alm??sa, belirli belgelerin nas?l fla? edilece?ini tam olarak bilmelidir.

Ancak ?o?u zaman bu pozisyon kesin bilgiye tam olarak sahip olmayan bir ki?i taraf?ndan doldurulabilir.

Bu durumda belgeleri z?mbalamadan ?nce a?a??dakilerin gerekli oldu?unu bilmelidir:

• Ka??tlar? dikerken faydal? olacak t?m ara?lar? ?nceden haz?rlay?n.
• T?m belgeleri tarih ve numaralar?na g?re, do?ru tarafa ve do?ru s?raya g?re katlay?n.
• Z?mbalamadan ?nce sayfalar?n ?zerinde ata? veya z?mba olmad???ndan emin olmal?, bir yere tak?lm??sa ??kar?lmal?d?r. Bu t?r yabanc? k?rtasiye malzemeleri z?mbalama i?lemine m?dahale edecek ve belgelerin daha sonra saklanmas? i?in gereksiz olacakt?r.
• Daha sonra diki? y???n?n?n e?it ?ekilde katlanmas? gerekir, b?ylece her sayfa di?erleriyle e?it ?ekilde uzan?r. Bunu takip etmezseniz, sabitlemenin bir sonucu olarak demet ?zensiz g?r?necek ve gev?ek tabakalar?n kenarlar? k?r??acakt?r. Z?mbalanan sayfalar?n hacmi ?ok b?y?kse hizalama i?in ?zel bir alet kullan?l?r.
• En az 70 cm uzunlu?unda bir iplik haz?rlay?n.

?r?n yaz?l?m?n? g?ncellemek i?in ad?m ad?m k?lavuz

1. Tek bir deste halinde katlanan belgelerin numaraland?rmas?n? ve do?rulu?unu bir kez daha kontrol etmelisiniz.
2. Daha sonra, ka??da delik a?mak i?in bir i?ne, ?zel bir b?z veya ba?ka bir aletle (paketin kal?nl???na ba?l? olarak) dikey olarak ?? a??k delik a?man?z gerekir. Aralar?ndaki mesafe ?ar?af?n merkezine g?re 3 cm'den az olmamal?d?r.
3. ?nceden haz?rlanm?? bir iplik al?n ve belgeleri dikmek i?in onu bir i?neye ge?irin.
4. Kolayl?k sa?lamak i?in belgedeki delikleri yukar?dan a?a??ya do?ru No. 1, No. 2 ve No. 3 olarak i?aretlemelisiniz. Uzman, i?neyi 2 numaral? deli?e ge?irerek diki?e ba?lamal?, ipli?in ucu ka??t destesinin arka taraf?nda b?rak?lmal?d?r. T?m diki? i?lemi boyunca ipli?in bu k?sm?n?n orada kalmas?n? sa?laman?z gerekir.
5. Daha sonra ?n tarafta i?neyi 1 numaral? delikten ge?irip arkadan ??karman?z gerekiyor.
6. ??neyi arkadan tekrar 2 numaral? deli?e ge?irin. ?imdi i?ne yine ?ar?af?n d???ndad?r.
7. Daha sonra i?neyi ka??d?n d???ndan 3 numaral? deli?e ge?irip arkadan ??karmal?s?n?z.
8. Ba?lang??ta arka tarafta kalan ve 3 numaral? delikten ??kan ipli?in ucu al?narak hizalanmal? ve fazla uzunluk makasla kesilmelidir.
9. ?ki ipli?in u?lar?, belgenin arkas?na m?mk?n oldu?unca yak?n olacak ?ekilde 2 kez d???mlenir. Bir belge ne kadar s?k? ciltlenmi?se, onu ?evirmek o kadar kolay olur. Ayr?ca ayr? sayfalara par?alanmayacak ve ciltlendi?inde uzun s?re saklanacakt?r.
10. Diki?in son a?amas?, k???k bir ka??d?n beraberindeki yaz?larla yap??t?r?lmas?d?r. Bunu yapmak i?in, 2*5 cm ?l??lerinde bir ka??t par?as? olan yap??t?r?c?y? al?p diki?in tamamland??? yere yap??t?rman?z gerekir. ?ar?af d???m? tamamen kaplamal? ve ipli?in u?lar?n? k?smen kapatmal?d?r. Ve kalan 1-2 cm'lik iplikler ??kartman?n d???nda olmal?d?r.
11. Kurulu?un m?hr?, bask?s? hem onu hem de belgenin bir ??kartma ile m?h?rlenmi? arka taraf?n?n bir k?sm?n? kaplamas? gereken, beraberindeki yaz?t?n bulundu?u ka??da yerle?tirilir. Bu, ciltli belgelerin a??lmas? ve sayfalar?n de?i?tirilmesi olas?l???n? ortadan kald?racakt?r.

Belgelerin iplikle d?zg?n ?ekilde dikilmesi - foto?raf

Belge y???n? ?ok kal?n de?ilse (5 sayfaya kadar), diki? i?nesinin kendisi kullan?larak sayfalardaki delikler dikkatlice a??labilir. Belgeyi eziksiz, iyi durumda tutmak ?nemlidir.

E?lik eden yaz?tlar

Bu, belgenin arka y?z?ne ili?tirilen bir ka??t par?as?na yaz?lan metindir.

Kural olarak ?unlar? i?erir:

• “diki?li, numaraland?r?lm??” yaz?s?;
• numaraland?r?lm?? sayfalar?n say?s?, say? ve kelimelerle;
• pozisyon ve tam ad sorumluluk sahibi ki?i;
• imza ve kodunun ??z?lmesi i?in yer.

Transkripti ?nceden bir bilgisayarda yazd?rabilir, haz?r ??kartmalar olu?turabilir ve bunlar? ?o?altabilir veya beraberindeki yaz?t?n t?m metnini elle yazabilirsiniz. Ne biri ne de di?eri hata olmayacak ve belge ge?erlili?ini kaybetmeyecektir.

?rnek

Uygulamada z?mbalama gerektiren en yayg?n belgeler, t?zel ki?ilerin, bireysel giri?imcilerin tescili veya Birle?ik Devlet T?zel Ki?iler Sicilinde veya Birle?ik Devlet Bireysel Giri?imciler Sicilindeki de?i?iklikler i?in vergi dairesine sunulmak ?zere haz?rlanan belgelerdir. Kay?tlar?n?n kabul edilmesi ve reddedilmemesi i?in a?a??daki evraklar?n yukar?da anlat?ld??? ?ekilde tasdik edilmesi gerekmektedir.

1. ?art (organizasyonlar i?in).
2. Resmi ba?vuru formu.
3. Genel kurul tutanaklar?.
4. Di?er belgeler.

Baz? belgeler noter taraf?ndan z?mbalan?r ve onaylan?r.

Damgal? diki?li dergi

?rne?in vergi dairesine ba?vuru formlar?. Bu durumda, ka??tlar? kendiniz z?mbalaman?za gerek yoktur, ??nk? belgelerin dikilmesi ve onaylanmas? s?recinin tamam? noter ofisindeki bir uzman taraf?ndan ger?ekle?tirilecektir.