Yeti?kin ya?taki insanlar?n ?o?u ?u veya bu kurulu?ta ?al??anlard?r. ?nsanlar ?stlerine beyanlar veya notlar arac?l???yla istek veya dileklerini iletiyorlar. Belgelerin haz?rlanmas? ve y?neticiye iletilmesi s?recini anlataca??z.

Nedir?

?ncelikle notun ne oldu?unu anlamal?s?n?z. ??levine ve muhatab?na g?re dahili veya harici bir belgedir. B?yle bir not ?o?unlukla astlar?ndan ?st?n bir ki?iye y?neliktir ve bir t?r istek, yorum veya ?neridir.

Notun anlam?na ba?l? olarak raporlay?c?, a??klay?c?, a??klay?c? veya analitik olabilir.

Bu belge ?o?unlukla teknik veya i?le ilgili sorunlar? vurgular, tart??mal? durumlar? a??klar veya ?stlerinizin sizden talep etti?i bir a??klama sa?lar. Bir not aras?ndaki temel fark, yaln?zca sorunun ?z?n? belirtmesi de?il, ayn? zamanda sorunun ayr?nt?l? bir tan?m?n? ve bazen de ??zmenin yollar?n? da vermesidir.

Hizmet ve rapor: benzerlikler ve farkl?l?klar

Baz? ?al??anlar raporlar? ve notlar? kar??t?r?yor ve bu sebepsiz de?il. Benzerlikler var ama farkl?l?klar da var. Bunu ??zelim. Yani her iki notun da anlam?, i?teki bir t?r ar?za hakk?nda yetkilileri bilgilendirmektir. Bununla birlikte, not ?o?unlukla bir sorunu bildirir ve not ayn? zamanda bu sorunun ortadan kald?r?lmas?na y?nelik bir talebi de i?erir ve bazen belirli bir sorunu ??zmenin yollar?n? g?sterir.

?stler i?in notlar?n haz?rlanmas?

?o?u zaman bu t?r belgeler y?netime g?nderilir. Bunun nedeni, notun herhangi bir i? sorunu ileten bir belge olmas?d?r. Not ?rne?i hi?bir yere yaz?lmaz, ?rnek metin yoktur, dolay?s?yla herhangi bir bi?imde derlenir. En ?nemli ?ey sorunun ?z?n? ve ?nerilen ??z?mleri tan?mlamakt?r. Dikkat etmeniz gereken di?er husus ise notunuzun kuruma kay?tl? olmas?d?r. Bu ?ekilde yetkililere ula?t???ndan emin olabilirsiniz.

Ancak durumlar farkl?d?r. Ekipman?n bozulmas?yla ilgili de?il, ?rne?in ?irketinizin yanl?? bir ?ey yapan bir ?al??an? hakk?nda bir not yazd???n?z? hayal edin. Durumlar farkl?l?k g?steriyor. Notunuz basit?e "kaybolmu?" olabilir. Bunun olmas?n? ?nlemek i?in kendinizi sigortalayabilirsiniz. ?ki n?sha halinde bir not haz?rlay?n. Bunlar? kay?t i?in sekretere verin ve notunuzun ?u ve ?u numara alt?nda, ?u tarihte kaydedildi?ini ve de?erlendirmeye kabul edildi?ini kopyan?z?n ?zerine yazmalar?n? isteyin. B?ylece ?ikayetiniz herhangi bir nedenle ?stlerinize ula?masa bile elinizde onay ve metni var.

Farkl? departmanlar aras?nda not al??veri?i

Bazen notlar ayn? ?irketin farkl? departmanlar? aras?nda bir ileti?im arac? g?revi g?r?r. Ba?ka bir departman i?in b?yle bir belge haz?rlamak, y?netime not vermekten farkl? de?ildir. Tek fark, b?l?mlerin kendilerinin belirtilmesi gerekti?i ve adresi de belirtebilmenizdir. Bu durumda not hala dahili bir belgedir.

Notun ba?l??? y?neticiye yaz?lan ?rnek uygulamaya g?re haz?rlanmal?d?r. Daha sonra, belirli bir ?nitenin t?m sorunlar?n? a??klayan metnin kendisi yaz?l?r. Sadece sorunun ?z?n? de?il ayn? zamanda t?m n?anslar? da ayr?nt?l? olarak tan?mlaman?z tavsiye edilir. Ayr?ca bunu ??zmenin yollar?n? da ?nerebilirsiniz.

Belge ayr?nt?lar? belirtilmelidir: tarih ve numara. Resmi hale gelmesi i?in bu gerekli.

Ba?ka bir kurulu?a notlar

Ancak bazen harici bir belge g?revi g?rd??? de olur. Bir not yazman?n olduk?a yayg?n bir ?rne?i ba?ka bir kurulu? i?indir. Bu sayede ?irketler gerekli bilgileri payla?maktad?r. Bu durumda da not, iddia veya talebin belgesel kan?t?d?r.

Bu t?r notlar da herhangi bir bi?imde verilir. Gerekli belgelerin fotokopileri bunlara eklenebilir. ?o?u zaman, bu t?r senetler bir ?irketin m?d?r? ad?na di?erinin ba?kan? taraf?ndan d?zenlenir. Kar?? tarafla m?zakere yap?lmas? halinde, memorandumun iki n?shas?n?n haz?rlanmas? gerekmektedir. Ka?e, imza ve sicil numaras?n?n bulundu?u ikinci n?shay? kendiniz alman?z ve bu belgeyi sorun ??z?lene kadar saklaman?z gerekmektedir.

Ba?ka bir kurulu? i?in bir not yazarsan?z yan?t olarak ayn? mektubu alabilirsiniz. Bunda yanl?? bir ?ey yok. Belki y?netim sorunu veya talebi tam olarak anlamam??t?r veya belki de sadece kendi ileri eylem versiyonunu sunmaya karar vermi?tir. Ayr?ca b?yle bir notu kaydetmeniz ve buna bir eylemle veya bir talebe yan?t vererek yan?t vermeniz gerekir. Bu nedenle kurulu?lar aras?ndaki i? yaz??malar yoluyla ileti?im olduk?a uzun s?re devam edebilir.

Bir not nas?l d?zg?n ?ekilde bi?imlendirilir

Belge, kurulu?un ad? ve hedeflendi?i ki?inin verileriyle ba?lar, ard?ndan kendi verileriniz belirtilir. Ortas?nda “Memo” yaz?s? yaz?yor. Daha sonra metin k?rm?z? ?izgiyle ba?lar. Daha ?nce de belirtildi?i gibi, serbest bi?imde yaz?lm??t?r. Sonunda tarih belirtilir ve transkript ile birlikte imza at?l?r.

Notun metni b?y?kse birka? paragrafa b?l?n?r. ?lki sorunun a??klamas?n? i?erir. ?kincisi iste?in kendisini belirtir. Talep toplu ise ???nc? paragrafta departman? ve bunu yazan ?al??anlar?n adlar?n? belirtebilirsiniz. Bu durumda, notun imzas? b?l?m ba?kan? taraf?ndan yap??t?r?l?r. Ayr? olarak, t?m ?al??anlar?n imzas?n? i?eren bir sayfa ekleyebilirsiniz.

Not, herhangi bir beyan gibi bir A4 ka??da yaz?lm??t?r. ?mzan?n faks de?il elle at?lmas? gerekir. Ayr?ca seri numaran?z? ve haz?rlanma tarihini i?eren bir not d?zenlemeniz de tavsiye edilir. Bilgisayara da bas?labilir ancak bu durumda bile imzan?n ki?isel olmas? gerekir.

Elektronik ileti?im yoluyla belge g?nderme

?o?u zaman bir kurulu?un elektronik belge ak???na sahip oldu?u ve t?m taleplerin ve notlar?n ?nternet veya i? a? ?zerinden g?nderilmesi gerekti?i durumlar vard?r. Bu durumda korkman?za gerek yok, bunda korkulacak bir ?ey yok. Ancak bunun i?in talebinizi onaylayabilmeniz ad?na ki?isel bir dijital imzaya sahip olman?z tavsiye edilir.

Veya bir ka??da not yaz?p imzalay?p tarayabilirsiniz. Elektronik versiyonu gerekli adrese g?nderin ve yan?t bekleyin.

Teklifinizi her zaman yaz?l? olarak m? belirtmeniz gerekiyor?

S?k s?k ?u soru ortaya ??k?yor: ??letmenin y?netimiyle s?zl? olarak ileti?ime ge?mek m?mk?n m?? Cevap ?ok basit: Her zaman s?zl? olarak ba?vurabilirsiniz ancak bunun sonu? verip vermeyece?i bilinmiyor. Yaz?l? bir mesaj, i?eri?i ve muhatab? ne olursa olsun her zaman resmi bir belgedir. Ancak s?zl? bir mesaj, yaln?zca yan?t verilmeyebilecek kelimelerden ibarettir.

Bu nedenle y?netime y?nelik t?m teklif, a??klama ve a??klamalar?n yaln?zca ka??t ?zerinde haz?rlanmas?n? ?nerebiliriz. Aksi takdirde iste?inize veya teklifinize yan?t alamayabilirsiniz.

Farkl? faaliyet alanlar?nda ?al??an vatanda?lar ?o?u zaman ?ng?r?lemeyen durumlarla u?ra?mak zorunda kald?klar?ndan, nas?l yaz?l?r sorusunun cevab?yla ilgilenirler. haf?za ve nereden ?rnek al?n?r?

Bu belge, ?irketler ve ?al??anlar i?in en pop?ler ve yayg?n y?ntemlerden biridir. Bu yaz?m?zda size bir notun nas?l do?ru yaz?laca??n? anlataca??z ve referans?n?z i?in ?rnek bir not sunaca??z.

Not yazma ihtiyac?

Dahili not, bir kurulu? i?indeki mevcut ?retim durumlar?n? k?sa s?rede h?zl? bir ?ekilde ??zmenize olanak tan?yan bir belge ak??? bi?imidir. Notun a?a??daki ama?lar? yerine getirmesi ama?lanmaktad?r:

• • Mevcut bir sorun hakk?nda bir yetkiliyi h?zl? bir ?ekilde bilgilendirin
  • Bunu ortadan kald?rmak i?in tekliflerde bulunmak veya ama?lanan eylemlere ili?kin bir plan ?zerinde anla?maya varmak

Bir notun g?nderilmesi, bir i?letmenin ?retim s?recine bir tak?m olumlu y?nler getirir. Bu belge, sorumlu oldu?u i? s?recinde bir sorun ke?feden uzman?n bunu derhal y?netimin dikkatine sundu?unun do?rudan kan?t?d?r.

Bir uzman?n ortaya ??kan beklenmedik bir durumla ba??ms?z olarak ba? edemedi?i ve dahili bir not yard?m?yla durumu di?er uzmanlar?n ??z?m?ne sundu?u durumlarda, bu eylemle kendisini d???k kaliteli veya zamans?z olma sorumlulu?undan kurtar?r. sorunlu konunun ??z?m?.

Notun belirli bir formu yoktur, bu nedenle ka??t herhangi bir bi?imde haz?rlan?r ve hem ka??t ?zerinde hem de elektronik ileti?im ara?lar? arac?l???yla y?netime iletilir.

Bir notun haz?rlanmas?

Hangi durumlarda bir not yaz?p y?netime g?ndermenin gerekli oldu?unu yukar?da tart??t?k. ?imdi ele ald???m?z belgenin haz?rlanmas?na ili?kin bir ?rne?e bakal?m ve yukar?da da s?yledi?imiz gibi not i?in ?zel bir form yok, ancak belgenin i?eri?ine ili?kin genel kabul g?rm?? gereksinimler var.

Bunlar aras?nda:

1. Notun muhatab? belgenin sa? ?st k??esinde belirtilmelidir. Ad?na not d?zenlenen ki?inin soyad?n?, ad?n?, soyad?n? ve pozisyonunu yazmak gerekir.
2. Bu verinin alt?na belgenin numaras? ve ba?l??? yaz?l?r.
3. Bunun ard?ndan uzman, i?letmedeki faaliyet alan?nda kar??la?t??? sorunlu konunun ?z?n? ortaya ??kar?r. Ya da tek ba??na ba? edemedi?i ve ba?ka uzmanlar?n yard?m?na ihtiya? duydu?u bir durumu anlat?yor.
4. Daha sonra mevcut durumu ??zmek i?in teklifler yazman?z gerekiyor. Veya notun yazar?, belgenin ad?na sunuldu?u yetkiliden bekledi?i eylemleri belirtir.
5. Belgenin alt k?sm?nda notu g?nderen ki?inin soyad?, ad?, soyad? ve konumu belirtilir.

Gerekti?inde ?al??an her vatanda? bu not ?ablonunu kullanabilir.

Not nas?l yaz?l?r - ?rnek ve yazma ?rne?i

Bir notun (?rnek) nas?l yaz?laca??na dair belirli bir ?rne?e bakal?m. A?a??daki ?rnek, bir i? belgesi yazarken ?rnek olarak al?nabilecek bir notun metnini i?ermektedir.

Bir not ?rne?i

A?a??da, itiraz?n konusunun ve notun hitap etti?i t?zel ki?ili?in yan? s?ra sorunun ?z?n?n hayali oldu?u ka??t ?zerine not yazman?n bir ?rne?ini verece?iz.

OJSC "Kamelia" Direkt?r?ne
Krav?enko Anatoly Petrovi?
Krasnodar 15 Temmuz 2015

SERV?S NOTU

??letmenin s?cakhanesinde bulunan f?r?n 13 Temmuz 2015 tarihinden itibaren kullan?lamaz hale gelmi? olup, ar?zan?n giderilmesi i?in a?a??daki listeden yedek par?a sat?n al?nmas? gerekmektedir. Par?alar?n ve ar?zay? gidermeye y?nelik ?al??malar?n toplam maliyeti 15.700'd?r (on be? bin yedi y?z ruble 00 kopek).

?u anda ekipmanlar?n tamir ve bak?m?na ili?kin fon limiti t?kenmi? olup, gerekli par?alar mevcut de?ildir. S?cak sat?? ma?azas?n?n kesinti ya?amas?n? ?nlemek i?in ?unu soruyorum:

1. Belgeye eklenen listeye g?re belirtilen miktarda paray? tahsis edin.
2. Kullan?lamaz hale gelen par?alar?n de?i?tirilmesi i?in ?al??malar yapacak bir onar?m ekibi sa?lay?n.

Sayg?lar?mla, s?cak ma?azan?n ba?kan? Onoprienko Valeria Viktorovna.

Bir?ok kurulu? elektronik ileti?im yoluyla bilgi al??veri?inde bulunur; dolay?s?yla e-posta, not g?ndermeyi kolayla?t?r?r. ??letme i?indeki bu t?r belge ak???n?n bariz bir avantaj? vard?r - bu, ?al??anlar?n taleplerinin de?erlendirilme h?z?d?r.

Elektronik olarak not nas?l yaz?l?r? Belge, ka??t ?zerindeki klasik versiyondan ?nemli ?l??de farkl? de?il. Elektronik formdaki ?rnek bir not, yukar?da tart???lan ?rnekten neredeyse hi? farkl? de?ildir. Elektronik formdaki notun ?nemli bir k?sm? ?rne?imize benzer olacakt?r. ?zellikle, ortaya ??kan durumun bir a??klamas? ve ?al??an taraf?ndan de?erlendirilmek ?zere sunulan bir dizi teklif.

Yine de bir fark olacak - notta muhatab? belirtmeye gerek kalmayacak. E-postan?n "Adres" sat?r?nda belgenin g?nderildi?i kullan?c?n?n ad?n? belirteceksiniz. T?m departman?n yaln?zca bir e-posta adresi varsa, "Konu" sat?r?nda al?c?y?, yani notun g?nderildi?i yetkilinin tam ad?n? belirtmeniz gerekecektir.

Ek olarak, e-postay? (kendi posta kutunuz) kullan?rken, genellikle metne otomatik olarak eklenen bir imza bulunur. Bu, ?zellikle not yazarken ?ok zaman kazand?r?r. E-posta kutunuz g?nderenin kimli?inin belirlenmesine izin vermiyorsa (?rne?in, ?irketin yaln?zca bir e-posta kutusu varsa), o zaman mektubun sonunda pozisyonunuzu ve tam ad?n?z? belirtmeniz gerekir.

Unutmay?n, e-postayla belge g?nderirken g?nderdi?iniz e-postan?n al?c? taraf?ndan okundu?una dair bildirim talep etmeniz ?nemlidir. Bunu yapmak i?in uygun kutuyu i?aretleyin. B?yle bir bildirim, asl?nda belirli bir yetkiliye belirli bir zamanda bir not g?nderdi?inizin kan?t?d?r.

Dahili bir not, ?al??anlar aras?ndaki ileti?imin resmi yaz?l? bi?imde ger?ekle?ti?i dahili bir belgedir. ??eri?i talimatlara, baz? g?revlerin yerine getirilmesine vb., yani i? sorunlar?na indirgenir. Not yazman?n zor bir konu olmamas?na ve ?ok kat? kurallarla d?zenlenmemesine ra?men yine de bunlar? bilmeniz gerekir. Bu yaz?da bu belgeleri, t?rlerini vb. derleme prosed?r?n? ele alaca??z.

karakteristik

Notun niteli?i bilgilendirici ve referans niteli?indedir, yani belirli bildirimleri, mesajlar?, talimatlar? vb. i?erir. ??inde dile getirilen konular, g?nderildi?i belirli ?al??anla ilgilidir. Ba?ka bir deyi?le not, bir kurulu? i?indeki bir ileti?im ara? tak?m?d?r.

Not: Notun zorunlu niteli?i belirlenmemi?tir. Bu ek bir belgedir, ancak sipari?ler ve talimatlar buna g?re haz?rlanabilir.

Pratik

Bir not s?kl?kla kullan?lan bir belge olarak kabul edilir, ancak ayn? zamanda resmi olarak s?n?fland?r?lm?? y?netim belgeleri listesine dahil edilmez. Yayg?n olarak kullan?ld???nda, yatay d?zeyde bir ileti?im haline gelir: yani, bir departman?n ?al??an? taraf?ndan bir talebi veya teklifi ba?ka bir departman?n ?al??an?na iletmek i?in derlenir.

?nemli: Servis notu arac?l???yla aralar?nda ileti?im kurulan kontrol nesnelerinin durumlar? e?de?er olmal?d?r. Aksi takdirde belge resmi bir not de?il, rapor olarak kabul edilir.

Kullan?m ama?lar?

?? notu ?e?itli durumlarda kullan?labilir.

??te baz? ?rnekler:

• ?al??an ikramiyeleri i?in;
• bir ?al??an? i? gezisine g?ndermek;
• ekipman ar?zas?yla ilgili lojistik departman?na mesaj;
• yetkisiz ki?ilerin (?al??anlar?n de?il) ?irket binas?na girmesine izin verilmesi gerekti?i konusunda ba?ka herhangi bir departman?n ba?kan?ndan g?venlik ba?kan?na, nedenleri belirtilerek bildirimde bulunulmas?;
• belirli ihtiya?lar vb. i?in maddi kaynaklar?n tahsisi i?in muhasebe departman?na g?nderilen bir not ?eklinde talep.

Bireysel not haz?rlama vakalar?

Bir not dahili ka??t olarak kabul edilse de, ?e?itlerinden biri de sertifikasyon komisyonuna g?nderilen bir belgedir. Ancak notlar?n yaln?zca i? ileti?imi i?in kullan?lmas? hala daha yayg?nd?r.

Not nas?l yaz?l?r?

Not yazman?n temel kurallar? di?erleriyle ayn?d?r. Bunlar aras?nda A4 ka??da yaz?, kimden ve kime g?nderildi?ine ili?kin talimatlar, tarih ve imza ile tasdik yer almaktad?r. Ancak t?m gereksinimleri kar??layan bir not nas?l yaz?l?r?

• ortada (sayfan?n sol taraf?ndaki konuma da izin verilir) belgenin ilgili ad?n? yazmal?s?n?z;
• Tarihi yazmak i?in iki se?enek vard?r - hem tamamen Arap rakamlar?yla hem de ay? kelimelerle belirtmek;
• ba?l?kta, ana ba?l??a belgenin i?eri?inin k?sa bir a??klamas?n? ekleyebilirsiniz;
• g?nderen ve al?c? hakk?ndaki bilgiler eksiksiz olmal?d?r: ad, soyad? ve soyad?, pozisyonun tam ad? ve bu pozisyonun ba?l? oldu?u departman (b?l?m).

Not nas?l yaz?l?r sorusunun cevab?, bu belgenin sadece detaylar?n? ve niteliklerini de?il ayn? zamanda i?eri?inin ne olmas? gerekti?ini de i?ermektedir.

S?z konusu makale, sorunun ?z?n?n ?ok kuru ve resmi bir dille sunulmas?n? gerektirmiyor; ancak, ?zellikle yaz?lma nedenini yans?tan ?zg?r bir anlat?ma izin veriliyor.

??erik genellikle iki b?l?me ayr?l?r. Bunlardan ilkine ?ns?z denir. Yazar? hem notu yazmaya hem de onu belirli bir ?al??ana g?ndermeye iten ?eyin ne oldu?undan k?saca bahsediyor.

?kinci b?l?m ana b?l?m olarak kabul edilir; ayn? zamanda giri? b?l?m?nden daha b?y?kt?r. Bu metin, talebin veya teklifin kendisinin bir beyan?n? i?erir. Buna durumun, sonu?lar?n ve sonu?lar?n bir analizini ekleyebilirsiniz.

Bi?im

Baz? ?irketler, nas?l not yaz?laca?? soruldu?unda ?al??anlar?na ?zel bir form sa?l?yor. Ancak bunun zorunlu bir birle?me olmad??? unutulmamal?d?r - GOST, onaylanm?? bir model olmadan yaln?zca tavsiye niteli?inde h?k?mler (yaz? tipleri, boyut ve aral?klarla ilgili) sa?lar. Ancak bu belirli bir ?irkette mevcutsa buna ba?l? kalmak daha iyidir.

Ofis ve notlar

Notun biraz yukar?s?nda resmi notlarla notlar?n ne kadar farkl? oldu?u belirtildi. Ancak bir?ok insan hala bunlar? birbiriyle kar??t?rma e?ilimindedir.

En yayg?n hatalar ?unlard?r:

• ?al??andan patrona bir ?al??anla ilgili bir not (asl?nda bir not);
• maa? art??lar? hakk?nda;
• Promosyon hakk?nda.

Son ikisi dola??m?n yatay de?il dikey oldu?unu ima eder, bu da notun tan?m?n? ge?ersiz k?lar.

?nemli: Notlar?n raporlara ve a??klay?c? notlara b?l?nmesi ?nceden yanl??t?r.

Kay?t

T?m resmi notlar sicile kaydedilir. Her bir ?irkette belge ak???n?n nas?l organize edildi?ine ba?l? olarak bu, makaleyi derleyen ki?i veya onu alan ki?i taraf?ndan yap?labilir. Her durumda, bu, notun metninde belirtilmesi gereken benzersiz bir numaran?n atanmas? ger?e?ine iner.

?rnek not

"Sat?? Departman?, Bilgi Teknolojileri B?l?m Direkt?r? V. A. Kutsak
Servis notu
№ 19-43/102
13 Nisan 2015'ten itibaren
Performans? i?in PC durumunu test etme hakk?nda
04/10/2015 tarihinden itibaren sat?? departman? ?al??an? Maksimenko R.D.'nin ki?isel bilgisayar?nda d?zenli ar?zalar ya?an?yor: bu bilgisayar komutunu vermeden yeniden ba?latma, a?ma/kapama sorunlar? ve ekran titremesi. Anlat?lanlar sonucunda departman?n?zdaki uzmanlar?n sorunlar?n nedenlerini tespit etmek ve ba?ar?l? bir ?ekilde ortadan kald?rmak i?in gerekli te?hisleri yapmalar?n? rica ediyorum. Testin sonu?lar?n?, di?er eylemlerin bir ?zetiyle birlikte yaz?l? olarak belgelemeyi ?neriyorum: makinenin onar?lmas? veya de?i?tirilmesi.

PC'nin tamir edilemeyece?inin ortaya ??kt???n? varsayal?m. Bu durumda, ekipman?n silinmesi i?in bir not yay?nlar?z.

Ekipman?n hizmet d??? b?rak?lmas?na ili?kin not ?rne?i

"Sat?? Departman?, Malzeme ve Teknik Departman Direkt?r? M. A. Oleynik
Servis notu
№ 21-45/104
16 Nisan 2015'ten itibaren
?al??mayan bir bilgisayar?n silinmesi hakk?nda
10 Nisan 2015'ten itibaren sat?? departman? ?al??an? R.D. Maksimenko'nun ki?isel bilgisayar?nda d?zenli ar?zalar meydana geldi. Sonu? olarak, bilgi teknolojisi departman?ndan uzmanlar taraf?ndan ger?ekle?tirilen te?hisler ?unlar? g?sterdi: PC daha fazla kullan?lmamal?d?r. Bu ba?lamda yukar?da belirtilen ekipman?n ?al??amamas? nedeniyle iptal edilmesini rica ediyorum.

B?l?m Ba?kan? L. A. Kudryavtsev"

Buna ek olarak, hizmet d??? b?rak?lan ekipman? de?i?tirmek i?in ba?ka bir nota ihtiyac?n?z olacak.

Ekipman de?i?imine ili?kin not

"Sat?? Departman?, Malzeme ve Teknik Departman Direkt?r? M. A. Oleynik
Servis notu
№ 22-46/104
17 Nisan 2015'ten itibaren
Bozuk bir bilgisayar? de?i?tirme hakk?nda
B?l?m uzman? R.D. Maksimenko'nun ki?isel bilgisayar? iptal edildi ve ?al??amamas? nedeniyle de?i?tirilmesi gerekiyor (15 Nisan 2015 tarih ve 20-44/103 numaral? belgeye g?re). L?tfen hizmet d??? b?rak?lan ekipman?n parametreleriyle e?le?en yeni ekipman sa?lay?n. L?tfen tamamland???n? bana yaz?l? olarak bildirin. Notun ekinde, bilgi teknolojisi departman?n?n ger?ekle?tirilen te?hisler ve sonu?lar? hakk?nda bir raporu bulunmaktad?r.

B?l?m Ba?kan? L. A. Kudryavtsev"

Sonu? olarak

Genellikle not yazmak sorun yaratmaz. Bu dahili belge, farkl? y?netim d?zeyleri aras?nda olduk?a yayg?n bir ileti?im arac?d?r. Ko?ullu engeller yaln?zca notlar ile resmi notlar aras?ndaki “kar???kl?ktan” kaynaklanabilir (makale bunlar?n ne kadar farkl? oldu?unu g?sterir).

Baz? ?irketlerde, resmi notlar?n haz?rlanmas? yaln?zca girilen ve onaylanan ?ablona g?re ger?ekle?ir (bu durumda onlar i?in ?zel formlar stoklamak daha iyidir), baz?lar?nda ise ?cretsiz olmaktan ?ok daha fazlas?d?r.

Bu belgeyi haz?rlarken, di?er ka??tlarla ayn? kurallara g?re y?nlendirilmelisiniz - GOST'a g?re yaz? tipi ve aral?k, notun ge?erlili?i i?in tarih ve imza.

Genel olarak not, ustala?mas? zor olmayan ve do?ru kullan?ld???nda bir organizasyon ekibinin koordineli ve net ?al??mas? g?zlenen ?ok kullan??l? bir ara?t?r. Departmanlar aras?nda uyumlu bir ba?lant?n?n korunmas?na yard?mc? olur ve ayn? zamanda olu?turduklar? yap?y? g??lendirir.

?nsanlar neredeyse t?m ?nemli ?eyleri yaz??ma yoluyla yaparlar;

bu nedenle konu?ma yetene?i yeterli de?ildir.

Luc de Vauvenargues

?? ileti?imin ana arac? olarak bir nottan, i? ili?kileri d?zene koyabilen, h?zl? bilgi al??veri?ini sa?layabilen, tart??mal? bir durumu ??zebilen bir belgeden bahsedelim.

KURULU?LAR RESM? KAYITLARI NEDEN G?ZALDI?

Not, ?zel kurulu?lar?n ticari yaz??malar?nda bir yabanc? olarak kal?yor. Devlet kurulu?lar?nda ise tam tersine, i? belgelerin ?o?u i? notlard?r.

Ticari organizasyonlarda genellikle bir not anlams?z bir formalite olarak ele al?n?r, ancak kurumsal k?lt?r?n ayr?lmaz bir par?as? olarak dahili kurumsal belge ak???n?n bu unsuru, i? geli?tirme a??s?ndan paha bi?ilemez bir potansiyele sahiptir.

Ticari kurulu?lar?n baz? d?zey y?neticilerinin, y?netim kararlar?n?n al?nmas?na temel olu?turan en ?nemli i? belgelerden birine y?nelik keskin olumsuz tutumunun temeli nedir? Olas? nedenler:

D???k d?zeyde i? ileti?imi k?lt?r?, kurumsal standartlar?n eksikli?i, i? belge ak??? alan?nda iradeli y?netim kararlar?;

Notun y?netim belgelerinin s?n?fland?r?c?s?na dahil edilmemesi nedeniyle resmi stat? eksikli?i;

Elektronik ileti?im ara?lar?n?n mevcudiyeti. Y?neticiler, ki?isel bir toplant?da birka? kelime al??veri?inde bulunmay?, cep telefonuyla aramay?, e-posta veya Skype yoluyla yazmay? vb. tercih ederek y?netim s?re?lerini resmile?tirmekle zaman kaybetmek istemiyorlar.

Ancak ba?ka bir neden daha var: Bazen y?neticiler i? belge sisteminin resmile?tirilmesini sabote ederler. Kurulu?taki i?lerin durumu hakk?nda belgelenmi? bilgilerin, bir yetkiliye verilen talimatlar?n veya ?rne?in belirli durumlarda eylem prosed?r?ne ili?kin emirlerin ??r?t?lmesi zordur. Kaos i?inde ?al??man?n baz? avantajlar? vard?r: Bire bir verilen talimatlar?n yan? s?ra s?zl? bilgi aktarma ger?e?inden vazge?mekten daha kolay bir ?ey yoktur. Bir ?al??an?n d?zenli olarak s?zl? olarak birbirini d??layan talimatlar ald??? ve bunlardan herhangi birine uymaman?n idari yapt?r?mlar gerektirdi?i durumu herkes bilir.

RESM? NOTLARIN FAYDALARI NELERD?R?

Not, mevcut ?retim sorunlar?n? h?zl? ve etkili bir ?ekilde ??zmek i?in kullan?labilecek dahili bir i? mektubudur.

Bir notun temel amac?, ayn? kurulu?un e?it stat?deki ?al??anlar? aras?nda resmi bilgi al??veri?idir.

Not yazman?n ama?lar? farkl? olabilir:

Genel ?retim sorunlar?n? ve sorunlar?n? ??zerken yap?sal b?l?m ba?kanlar?/yetkilileri aras?nda yatay ileti?im;

Etkili bilgi etkile?imi:

Yap?sal/ba??ms?z b?l?mler ve ?ubeler aras?nda operasyonel bilgi al??veri?i;

Arka plan bilgisi talebi;

Talimatlar?n y?r?t?lmesi;

Ba?ka bir mesaja e?lik etmek (kapak notu);

?dari, ekonomik, lojistik, bilgi ve di?er desteklerle ilgili g?ncel sorunlar?n ??z?lmesi;

Tart??mal? ve ?at??ma durumlar?n?n ??z?m?.

Dahili notlar da dahil olmak ?zere dahili belgeleri yetkin bir ?ekilde haz?rlama yetene?i, son derece zor ve kafa kar??t?r?c? durumlarda yard?mc? olur.

Her ?eyden ?nce, not, tart??mal? durumlarda y?netim dok?mantasyonu destek hizmeti (bundan sonra - DOU olarak an?lacakt?r) ?al??anlar?n?n ana yard?mc?s?d?r.

Ne yaz?k ki, ana yap?sal birimlerin ba?kanlar?, yard?mc? birimlerin ?al??anlar?na ili?kin belgelerle ?al???rken genellikle b?l?m?n eksikliklerini su?lamaya ?al???yor. ?rne?in, bir yap?sal birimin y?netimi, bir ?st y?neticinin talimatlar?n? zaman?nda yerine getirmedi, ancak bunun sorumlulu?u, giden mektubun g?nderilmesini geciktirdi?i iddia edilen okul ?ncesi e?itim kurumu hizmetine ge?ti.

Bir not as?ls?z su?lamalar?n ??r?t?lmesine yard?mc? olacakt?r. Ger?ekleri, son tarihi ve tam ad? i?eren bir not. Onay ekleriyle (kay?t kartlar?n?n kopyalar?, kay?t g?nl?klerinden al?nt?lar vb.) i?i verimli ve zaman?nda tamamlayan okul ?ncesi e?itim kurumu ?al??anlar?, genellikle tarafs?zl???n korunmas?na, iddian?n as?ls?z oldu?unu kabul etmeye ve i? itibar?n? geri kazanmaya yard?mc? olur. belirli bir ?al??an?n ve bir b?t?n olarak okul ?ncesi e?itim kurumu hizmetinin (?rnek 1).

Notun metni, mesaj?n amac?n? eri?ilebilir ve k?sa bir bi?imde a??k?a belirtmelidir. Eksik veya fazla bilgi, muhatab?n sorunun ?z?n? anlamas?n? zorla?t?r?r ve belirsiz yoruma ve bunun sonucunda da istenen sonucun elde edilememesine neden olabilir. Bir notun etkilili?i, belgenin yap?s?n?n ne kadar iyi yap?land?r?ld???na ve sunulan arg?manlar?n mant?kl? olup olmad???na ba?l?d?r.

H?ZMET NOTUNU SONLANDIRIYORUZ

FORMDA VARSA NE YOLLA?

Ofis notlar? genellikle bo? bir A4 ka??d?na yaz?l?r. Bununla birlikte, ticari kurulu?lar bu ama?la s?kl?kla GOST R 6.30-2003 “Birle?ik dok?mantasyon sistemleri”nin 4.7. maddesine g?re bir mektup formu kullan?rlar. Birle?ik organizasyonel ve idari dok?mantasyon sistemi. Belge haz?rlama gereksinimleri" ?unlar? i?erir:

Kurulu? amblemi veya ticari markas? (hizmet markas?);

Kurulu?un ad?;

Organizasyon kodu;

T?zel ki?ili?in ana devlet kay?t numaras? (OGRN);

Vergi m?kellefi kimlik numaras?/kay?t neden kodu (TIN/KPP);

Organizasyona ili?kin referans bilgileri;

Belgenin derlendi?i veya yay?nland??? yer.

Ayr?ca dergi sayfalar?nda ve internette baz? uzmanlar antetli ka??tlara yaz?lan notlardan ?rnekler veriyor.

??phesiz t?m evraklar?n ayr?m g?zetmeksizin ayn? form ?zerinde haz?rlanmas? daha kolayd?r. Ancak kom?u departman?n ba?kan?na referans verileri, TIN, OGRN vb. i?eren bir antetli ka??da not yazman?n bir anlam? yok. Ayr?ca kurulu?un mektup formu, ilk sayfan?n toplam hacminin en az y?zde 20'sini kapl?yor ve ?o?u zaman gerekli bilgiler tek bir ka??da s??m?yor. K???k bir ?ey gibi g?r?nse de b?y?k bir organizasyonda bu t?r k???k ?eyler para tasarrufu yerine verimsiz harcamalara yol a?ar.

Hangi formda bir not haz?rlayabilece?inizi ??renelim (istenirse).

Belge formlar?n?n t?rleri GOST R 6.30-2003'?n 4.6. Maddesinde belirtilmi?tir.

Bu arada, GOST R 7.0.97-2016 “Bilgi, k?t?phane ve yay?nc?l?k i?in standartlar sistemi. Organizasyonel ve idari belgeler. 1 Temmuz 2018 tarihinde y?r?rl??e giren “Belgelerin haz?rlanmas?na ili?kin gereklilikler” d?zenlemesi halihaz?rda organizasyon formlar?n?n haz?rlanmas?na ili?kin a??klamalar i?ermektedir (madde 5.8 ve 6.6).

Bundan, standartlar?n antetli ka??t ?zerine not haz?rlanmas?n? ?nermedi?i sonucu ??kmaktad?r. Ancak i? yaz??ma yapma arzusu kesinlikle b?y?kse, LNA'da belirli bir belge t?r? i?in bir form (resmi bir not) geli?tirebilir ve g?vence alt?na alabilirsiniz.

SERV?S NOT FORMU: DETAYLAR

GOST R 6.30-2003 uyar?nca belirli bir belge t?r? (bizim durumumuzda resmi bir not) bi?iminde a?a??daki ayr?nt?lar dahil edilmelidir (?rnek 2):

03 - “Kurulu? amblemi veya ticari markas? (hizmet markas?)”;

08 - “Kurulu?un ad?”;

10 - “Belge t?r?n?n ad?”;

11 - “Belge tarihi”;

12 - “Belge kay?t numaras?”;

14 - “Belgenin haz?rland??? veya yay?nland??? yer”;

15 - “Muhatap” (yap?sal birimin ad? ve notun g?nderildi?i ?al??an?n konumu);

18 - “Metnin ba?l???”;

20 - “Belge metni”;

21 - “Ba?vurunun varl???n?n i?areti”;

22 - “?mza”;

27 - “Sanat?? hakk?nda not.”

KAYIT DETAYLARININ n?anslar?

• "Var?? noktas?". Birden fazla yap?sal b?l?me not g?nderilmesi halinde sa? ?st k??eye “Muhatap” detay? a?a??daki ?ekilde girilir:

Toplam al?c? say?s? d?rtten fazla ise bir posta listesi olu?turman?z gerekir.

• "Belge metni". Bir i? mektubu gibi bir not da a??k?a yap?land?r?lmal?d?r. Notun metni birinci tekil ?ah?s olarak yaz?lm??t?r (“l?tfen listeleyiniz”, “gerekli g?r?yorum” vb.).

Mant?ksal olarak tamamlanm?? paragraflara b?l?nm?? metin, okumay? ve anlamay? kolayla?t?r?r, her d???nceye mant?ksal b?t?nl?k kazand?r?r ve muhatab?n belgenin metninde daha iyi gezinmesine olanak tan?r.

Notun metni genellikle a?a??dakilerden olu?ur:

?ns?zden (giri? k?sm?);

Ana b?l?m;

Son b?l?m (sonu?lar, ?neriler, istekler vb.).

?ns?z, notun yaz?lma amac?n? ortaya koyuyor ve haz?rlanmas?na neden olan tarihlere, belgelere ve ger?eklere g?ndermeler i?eriyor. Giri? b?l?m?nde yer alan bilgiler k?sa veya ayr?nt?l? olabilir. Giri? k?sm? sorunsuz bir ?ekilde ana k?sma g?t?r?r.

G?vdenin boyutu, notta belirtilen ama?lara ba?l? olarak de?i?ir ve birka? sat?r veya birka? sayfal?k daktilo edilmi? metin olabilir.

Ana b?l?m?n temel amac? a??klamak, ikna etmek, eyleme motive etmek yani sonu?lara ula?makt?r. Notun i?eri?ini en iyi ?ekilde ortaya ??karan, metnin bu k?sm?d?r. Ana b?l?m, yaln?zca bilgilendirmekle kalmay?p ayn? zamanda ikna etmesi gereken en b?y?k miktarda ger?ek materyali i?erir. Varsa ba?vurular?n da burada belirtilmesi gerekir.

Notun son veya ?zet k?sm?, yukar?dakileri do?rulayan, sonu?lar?, talepleri ve sorunun ??z?m?ne y?nelik ?zel ?nerileri i?eren bir t?r ?zettir. ?zetin ifadesi ne kadar a??k ve net olursa, konulara ili?kin kararlar?n zaman?nda al?nma olas?l??? da o kadar y?ksek olur.

NOTLARIN ORGAN?ZASYONDA TA?INMASI ???N KAYIT VE YOLLAR

Kay?t sorunlar? ve ard?ndan resmi notlar?n muhataba aktar?lmas? ?o?u zaman tart??malara neden olur. Notlar? kim kaydetmeli? DOW hizmeti mi? Yap?sal b?l?nmeler mi? Sekreterler mi? Ve prensip olarak kay?t olmalar? gerekiyor mu? ?lgili yetkililere zaman?nda ula?mas? i?in i? notlar? kim ve nas?l iletmelidir?

Ku?kusuz, bu sorunlar? ??zmek, ofis y?netimi talimatlar?nda i? belgelerle ?al??maya ayr?lm?? bir b?l?m i?ermesi gereken kurulu?un kendisinin ayr?cal???d?r. LNA'da belirlenen kurallar ve eylemlerine ili?kin prosed?r, anla?mazl?klar?n ?nlenmesine yard?mc? olacakt?r.

B?yle bir belge yoksa ne yapmal?? Elbette, dahili resmi belgelerin haz?rlanmas?, i?lenmesi ve ta??nmas? prosed?r?n? resmile?tirerek yarat?n. Resmile?tirme, bir?ok i? s?recini kolayla?t?rmaya yard?mc? olur ve bu da organizasyondaki genel d?zen ?zerinde ?ok olumlu bir etkiye sahiptir.

Resmi notlar?n ak???n? analiz ederek ?al??maya ba?lamak gerekir: hacimlerini ve rotalar?n? belirlemek, belgenin yolu ?zerindeki a??k?a gereksiz b?l?mleri ortadan kald?rmak. Bir belge i?in en verimli rotay? belirlemek i?in eski, uygunsuz tasar?mlar? y?kmaktan, lojistikteki hatalar? d?zeltmekten korkmay?n.

Resmi notlar? y?nlendirmek i?in birka? se?enek olabilir - okul ?ncesi e?itim kurumu hizmetinin kat?l?m?yla (?ema 1) ve onsuz (?ema 2). Bu programlardan hangisinin en etkili oldu?unu bulal?m.

ETK?L? KAYIT VE NOT Y?NLEND?RME ?EMALARI

• B?y?k bir kurulu?un okul ?ncesi e?itim hizmetine kay?t. Resmi notlar?n kay?t i?in okul ?ncesi e?itim kurumu hizmetine aktar?lmas? ve daha sonra muhataba y?nlendirilmesi, bilgi iletme ve karar verme s?recini yava?lat?r. Bu, ?zellikle b?y?k miktarda d?? ve i? belge ak???na sahip kurulu?larda fark edilir. Genel i? y?k? g?z ?n?ne al?nd???nda, her okul ?ncesi e?itim kurumu resmi, not ve di?er notlar?n kaydedilmesi i?in ayr? bir ?al??an g?revlendiremez. ?yle ya da b?yle, acil olarak giden mektuplar, emirler, talimatlar, ?st makamlardan gelen yaz??malar her zaman ilk ?nce kay?t alt?na al?nacak ve notlar uysal bir ?ekilde kenarda bekleyecektir.

• K???k bir kurulu?ta sekreter olarak kay?t. Evrak ak???n?n az oldu?u organizasyonlarda, i? yaz??malar y?neticinin sekreteri taraf?ndan kay?t alt?na al?n?r. Dahili not yatay bir dahili belgedir ve daha y?ksek bir yetkiliye y?nelik olamaz.

?? yaz??malar?nda y?netime bilgi sa?lamak amac?yla raporlardan, analitik ve a??klay?c? notlardan yararlan?l?r. Sonu? olarak, sekreter, e?it stat?deki yetkililer aras?nda resmi notlar?n al?nmas? ve iletilmesi zincirinde ekstra bir halkad?r.

• Kay?t olmadan, ancak transferle ilgili DOW hizmetinden bir i?aretle. Bir kurulu?un resmi notlar? kaydetmesi al???lm?? bir ?ey de?ilse, bunlar? DOU hizmeti arac?l???yla muhatab?na kay?t olmadan iletmenin bir anlam? yoktur. Okul ?ncesi e?itim kurumu hizmetine bir not vermek ve bir transfer i?areti almak, ard?ndan belgenin okul ?ncesi e?itim kurumu hizmeti taraf?ndan al?c? birime aktar?lmas? ve transfere ba?ka bir i?aret eklenmesi - t?m bunlar s?reci karma??kla?t?r?r, al?r ve emirlerin yerine getirilmesi i?in son tarihi uzat?r.

Kurulu?un hala bir kabul i?areti alarak resmi notlar? iletme prosed?r? varsa, al?c? makbuz i?in imza atar, konumunu, belgenin al?nd??? tarihi ve saati (gerekirse) belirtir. Al?c? departmana iade edilen notun bir kopyas?na bir makbuz i?areti kaydedilir.

Makbuz i?areti, makbuz tarihini ve tam ad? belirten alanlar? i?eren "Al?nd?" damgas? ile de?i?tirilebilir. ve yetkilinin imzas? (?ek.).

Pirin?. Makbuz i?areti "Al?nd?" damgas? ile de?i?tirilebilir

ETK?L? KAYIT VE NOT Y?NLEND?RME ?EMALARI

• Yap?sal bir birime kay?t, notlar?n do?rudan birimler aras?nda aktar?lmas?. Resmi notlar?n bir yap?sal birime kaydedilmesi ve arac?lar?n (DOU servisi veya sekreteri) atlanarak bir yap?sal birimden di?erine aktar?lmas?, belgenin muhatab?na giden yolunu k?salt?r.

Bir yap?sal birimin katip (b?l?m/b?l?m/b?l?m sekreteri) pozisyonu yoksa, dahili olanlar da dahil olmak ?zere belgeleri kaydetmek i?in kay?t y?netiminden sorumlu bir yetkilinin atanmas? gerekir. B?ro i?lerinden sorumlu ki?i yap?sal b?l?m ba?kanlar? taraf?ndan belirlenir. Kural olarak, i? sorumluluklar? olmayan bir ?al??an atan?r. Ek fonksiyonlar?n atanmas? emir veya y?netmelikle onaylan?r ve g?rev tan?mlar?na kaydedilir.

• Giden notlar?n kaydedilmesi. Bir yap?sal birimde ofis i?lerinden sorumlu yetkili, giden bir notu kaydeder.

Giden notlar b?l?m?n dahili (giden) yaz??ma g?nl???ne kaydedilir (?rnek 3). Giden servis notlar?n? kaydederken ?unlar? belirtin:

Belge kay?t numaras?;

Muhatap (notun g?nderildi?i departman);

Sayfa say?s?;

Uygulamalar?n kullan?labilirli?i;

Y?r?tme tarihi;

Ad Soyad notu haz?rlayan ?al??an.

Not taranabilir ve e-postayla g?nderilebilir.

Orijinalin iletilmesi gerekiyorsa, yap?sal bir birimdeki ofis i?lerinden sorumlu yetkili, resmi notlar?n al?c?lara iletilmesi i?in bir program haz?rlayabilir - g?nde bir kez, g?nde 2 kez vb.

Acil notlar (son tarihi a??k?a belirtilmi? olan) derhal iletilmelidir. Resmi notlar? al?c? birime do?rudan veya okul ?ncesi e?itim kurumu hizmetinde bulunan ?zel donan?ml? h?creler arac?l???yla yap?sal birimlerin numara ve/veya adlar?yla birlikte iletebilirsiniz. Bu durumda okul ?ncesi e?itim kurumu hizmeti, belgelerin aktar?lmas? s?recine kat?lmaz.

Gelen notlar?n kaydedilmesi. Al?c? departman taraf?ndan bir not al?nd???nda, al?c? departmandaki ofis i?lerinden sorumlu yetkili, bunu departman?n dahili (gelen) yaz??ma g?nl???ne (?rnek 4) a?a??daki ayr?nt?lar? i?eren dahili bir gelen belge olarak kaydeder:

Gelen kay?t numaras?;

Al?nd??? tarih (kay?t);

Sayfa say?s?;

Ba?vurular;

Y?r?tme tarihi;

Y?r?t?c? (notun g?nderildi?i yetkili).

Notta belirtilen son tarihlere uyma sorumlulu?u, notun g?nderildi?i yetkiliye aittir. Bildiriyi ba?latan ki?i ve/veya ?st d?zey bir yetkili, bir belgenin y?r?t?lmesine ili?kin son tarihleri de?i?tirebilir.

• T?m ?al??anlar?n kay?t olmas?. Kurulu?un veya yap?sal b?l?mlerinin ofis i?lerinden sorumlu bir ?al??an? yoksa, resmi notlar?n kaydedilmesi i?in ba?ka mekanizmalar bulabilirsiniz. ?rne?in, Word veya Excel format?ndaki servis notlar?n?n bir g?nl???n? herkesin kullan?m?na a??k bir sunucuya yerle?tirin. Bu durumda, bir yap?sal birimin ?al??an? taraf?ndan bir notun kaydedilmesi, belgenin ki?isel olarak sekretere aktar?lmas?ndan daha fazla zaman almayacakt?r.

Ancak uzmanla?m?? yap?sal birimlerin uzmanlar? s?kl?kla bu t?r ?nerileri sabote ediyor. En k???k ofis i?lerini bile onlara emanet etme giri?imleri aktif bir direni?le kar??la??yor. Baz? a??lardan uzmanlar hakl?. Unutma, I.A. Krylova: "Sorun ?u ki, e?er kundurac? turta pi?irmeye ba?larsa ve pastac? ?izme yapmaya ba?larsa ve i?ler iyi gitmeyecekse"?

Uygun bir emir veya kurulu? ba?kan? taraf?ndan imzalanm?? bir talimat verirseniz, ilgili departmanlardaki uzmanlarla a??k ?at??may? ?nleyebilirsiniz. Bu durumda ba?lat?c?, okul ?ncesi e?itim kurumu servisinin ba?kan? veya ofis i?lerinden sorumlu ba?ka bir ki?i olmal?d?r. Baz? eski i?levleri kald?rmak, belge ak??lar?yla ?al??may? kolayla?t?rmak, bunlar?n hareketi i?in etkili yollar olu?turmak ve dahili belgelerin kayb?n? ?nlemek onun ??kar?nad?r.

B?yle bir plan y?r?rl??e girer girmez, kay?t s?resi ?nemli ?l??de azald???ndan ve kayd?n kendisi ?effaf hale geldi?inden ?al??anlar?n memnuniyetsizli?i azal?r.

RESM? KAYITLARIN SAKLANMA ?ARTLARI

Notlar?n saklama s?releri, devlet kurumlar?n?n, yerel y?netimlerin ve kurulu?lar?n faaliyetleri s?ras?nda olu?turulan ve saklama s?relerini g?steren standart y?netim ar?iv belgeleri Listesinde yer almaktad?r (Rusya K?lt?r Bakanl???'n?n 08/25 tarihli emriyle onaylanm??t?r). /2010 Say?: 558, 16.02.2016 tarihinde de?i?tirilmi?tir, bundan sonra Liste 2010 olarak an?lacakt?r) (Tablo).

Ba?ar?l? bir ?ekilde ?al??an herhangi bir organizasyon, ya?ayan, s?rekli de?i?en bir organizmad?r ve ofis i?leri bu organizman?n y?netim sisteminin ayna g?r?nt?s?d?r. ?a?a ayak uydurmak ve ?n planda olmak ister misiniz? Dahili notlarla ba?lamay? deneyin; bu, iyi organize edilmi? bir belge ak???na do?ru ilk ad?m olacakt?r ve dahili belge yollar?n?n do?rulanm?? lojisti?i, y?netimsel kaosa kar?? m?cadelede ilk ad?m olacakt?r. Servis notlar?na ?rnekler a?a??da verilmi?tir (?rnek 5-10).

RESM? NOTLAR ?RNEKLER?

Servis notu bir kurulu? i?indeki ticari yaz??malar i?in bir ara? olan bir bilgi ve referans belgesidir.

??z?m? kurulu?un veya ?al??an?n ba?ka bir yap?sal birimine ba?l? olan, bir departman?n veya belirli bir ?al??an?n ?al??mas?yla ilgili herhangi bir i? sorununu vurgulamak i?in bir not haz?rlan?r.

Bunun aksine, notlar?n yaz?lmas?, yap?sal birimler veya do?rudan ba?l? olmayan e?de?er resmi stat?deki ?al??anlar aras?nda ger?ekle?tirilir.

Bir not nas?l yaz?l?r

• kime hitap edildi?inin belirtildi?i “?apka” (datif durumda konum, soyad?, ad, soyad?);
• belgenin ad? - Servis notu;
• derleme tarihi ve numaras?;
• belge metninin ba?l??? - notun konusu hakk?nda konu?ur;
• belgenin metni - ?nce mevcut durumun bir a??klamas?, ard?ndan baz? ?zel talepler var;
• derleyicinin konumu, imzas? ve imzan?n metni - yazar?n soyad?, ad?, soyad?.

Bilgisayar sat?n almak i?in ?rnek not

Servis notu
05.10.2013 № 2
Moskova

Bilgisayar onar?m? (de?i?tirme) hakk?nda

?K M?d?r? Tatyana Ivanovna Moroz'a tahsis edilen ki?isel bilgisayarda 20 Eyl?l 2013 tarihinden itibaren s?kl?kla yaz?l?m ar?zalar? ya?and???n? dikkatinize sunmak isterim.

Bu ba?lamda bu bilgisayar?n onar?lmas?n? veya de?i?tirilmesini talep ediyorum.

?r?nlerin verilmesine ili?kin ?rnek not

SERV?S NOTU
2013-09-20-09/20/2013 tarihli CN

?r?nlerin verilmesi hakk?nda

Sizden TM “J” i?in bir promosyon d?zenlemeyi kabul etmenizi rica ediyorum.

Eylemin amac?:
- TM “J” meyve sular?n?n perakende sat??lar?nda art??;
- Say?sal ve niteliksel da??l?mda art??.

Promosyon d?nemi: Ekim-Kas?m 2013

B?lge: St. Petersburg, Voronej

Eylemin kat?l?mc?lar?: perakende sat?? noktas? sat?c?lar?

Promosyon mekanizmas?: Bir ma?aza 5 litre TM “J” meyve suyu sipari? etti?inde, 1 litre TM “J” meyve suyu hediye edilir.

?d?l fonu da??t?m?:
St.Petersburg - 400 paket (her biri 1 l)
Voronezh - 60 paket (her biri 1 l)
Verimlilik: %30-40 oran?nda planlanan sat?? art???.
Kullan?lmayan ?r?nlerin geri kalan? depoya iade edilecektir.

Kurulu?un elektronik belge y?netimini s?rd?rmemesi durumunda, not A4 ka??da haz?rlan?r.