Personalregisterhantering fr?n grunden, steg-f?r-steg-instruktioner f?r vilka ?r generella, inkluderar utarbetandet av ett regelverk och en standardupps?ttning av dokument, samt utn?mningen av en direkt?r.

Varje blivande entrepren?r kommer att vara intresserad av HR-administration fr?n grunden, steg-f?r-steg-instruktioner som vi kommer att ?verv?ga nedan.

N?r arbetet redan ?r etablerat hanteras s?dana fr?gor av en specialiserad personalavdelning.

I inledningsskedet hanteras personalf?r?ndringar p? deltid av n?gon av de anst?llda - sekreteraren eller redovisningschefen.

L?t oss ta reda p? hur arbetet inom detta omr?de ?r organiserat och var vi ska b?rja f?r en ny personalofficer.

Vem anf?rtros arbetet med personalen?

Fr?gan om personaladministration 2017 ?r relevant f?r alla f?retag som har anst?llda.

Befogenheterna tilldelas den anst?llde genom att en order utf?rdas.

Beroende p? antalet anst?llda ?r tv? alternativ m?jliga:

1. Personalbokf?ringen sk?ts av chefen. F?r att g?ra detta utf?rdar han en l?mplig order, som s?kerst?ller dessa skyldigheter.
2. Eftersom anst?llda anst?lls av f?retaget kan arbetet med personal anf?rtros en av dem. En order som bekr?ftar myndigheten utf?rdas ocks?. Ansvar anges ocks? i arbetsbeskrivningen.

Steg-f?r-steg-instruktioner f?r personalregister ?r inte juridiskt definierade.

?nd?, n?r man utvecklar det, b?r man v?gledas av f?rordningar, inklusive GOST R 7.0.8-2013.

?ven om en enhetlig procedur inte har uppr?ttats, tillhandah?lls en allm?n plan f?r att systematisera personaljournaler och organisera dess underh?ll.

N?r du bokf?r personal b?r du ocks? fokusera p? arbetslagstiftningens normer.

M?nga instruktioner om kontorsarbete publiceras. Det finns ocks? dokument som accepteras av lokala myndigheter.

L?t oss komma ig?ng – handlingsplan

F?r att f?ra personaljournaler korrekt m?ste du b?rja med registreringen av den f?rsta personen - chefen.

Hur detta arbete kommer att utf?ras i efterhand beror p? antalet anst?llda och s?rdragen i f?retagets verksamhet.

S?, l?t oss g? - l?t oss lista de viktigaste stadierna av hantering av personalregister fr?n b?rjan:

1. Utarbetande av en informationsbas - specialiserade referensb?cker, programvara, f?reskrifter.
2. Bekantskap med f?retagets ing?ende dokument.
3. Uppr?ttande av en lista ?ver papper som kommer att st? till personalens f?rfogande.
4. Chefens design.
5. Utarbetande av lokala standarder, inklusive personalscheman och arbetsf?reskrifter.
6. Utarbetande av ett f?retagsexempel p? anst?llningsavtal.
7. Utveckling av andra redovisningsdokument, inklusive best?llningsblanketter, bokf?ringsb?cker och s? vidare.
8. Registrering av en anst?lld som kommer att ansvara f?r att f?ra arbetsjournaler.
9. Tilldela arbetare till sina platser.

F?r att sammanfatta: lagen fastst?ller inte en strikt lista med instruktioner f?r hantering av personaljournaler fr?n grunden.

Ovan ?r en ungef?rlig plan, som b?rjar med utarbetandet av en informations- och dokumentbas, registrering av direkt?ren och andra anst?llda.

L?t oss titta p? var och en av dessa punkter mer i detalj.

Bildande av regelverket

F?r att ett f?retag ska fungera i enlighet med arbetslagstiftningen m?ste du bekanta dig med alla krav.

• Beslut av statens statistikkommitt? nr 1 den 4 januari 2001;

F?r att samla in information kan du anv?nda specialiserade uppslagsb?cker.

HR-anst?llda f?rv?ntas inte bara beh?rska alla g?llande regler, utan ocks? vara medveten om alla ?ndringar som g?rs i arbetslagstiftningen.

Detta kommer att kr?va regelbunden h?nvisning till f?rordningar.

Viktig: F?r att vara medveten om f?r?ndringar i arbetslagstiftningen ?r det v?rt att skaffa tillg?ng till n?gon av informationsdatabaserna.

En annan punkt ?r s?kning och implementering av l?mplig programvara.

Fr?n och med 2017 ?r 1C mycket popul?rt. Det finns dock m?nga program som redan har ?vertr?ffat detta system vad g?ller funktionalitet.

F?rdelen med 1C ?r att det i vilken stad som helst finns tillr?ckligt med specialister som arbetar med denna programvara.

Steg tv? - studera stadgan

Genom att forts?tta med steg-f?r-steg-instruktionerna forts?tter vi att bekanta oss med de ing?ende dokumenten.

Stadgan, som ?r obligatorisk, inneh?ller f?ljande information:

• f?rfarandet f?r att utse en direkt?r (inklusive tj?nstg?ringstiden hos honom, l?nebeloppet);
• f?rfarande f?r att utse anst?llda till ledande befattningar;
• bemanningsbildning.

En personalanst?llds verksamhet b?r inte strida mot kraven i ing?ende dokument.

Han m?ste ?vervaka f?r?ndringar som g?rs i stadgan.

Vilka dokument ska personalhandl?ggaren ha till hands?

I n?sta steg beh?ver du f?rbereda blanketter som kommer att f?rvaras p? personalavdelningen och anv?ndas f?r att registrera anst?llda.

L?t oss titta p? n?gra namn.

1. Best?llningsformul?r. Blanketter b?r tas fram vid anst?llning, ?verg?ng till annan tj?nst och upps?gning. De kommer att lagras i 75 ?r eftersom dessa uppgifter anv?nds f?r att best?mma tj?nstg?ringstid. Den andra gruppen av best?llningar ?r personalbest?llningar. Detta inkluderar best?llningar om semester, aff?rsresor, bonusar och b?ter. En registreringsbok utarbetas ocks?, d?r anteckningar p? alla utf?rdade best?llningar kommer att f?ras in, samt en loggbok f?r tj?nsteresor.
2. . Anteckningar b?r g?ras om dem inom tre dagar efter att du har accepterat en ny anst?lld. Det ?r v?rt att notera att 2017 ?r deras registrering obligatorisk ?ven f?r enskilda f?retagare som har godk?nts. Tillsammans med dessa formul?r ?ppnas en bok f?r att registrera r?relsen av arbetsb?cker och bilagor.
3. Kort i T-2 form. De inneh?ller nyckeldata f?r anst?llda. De f?rvaras antingen separat eller arkiveras i en personlig akt.
4. Form av anst?llningsavtal. Det kommer att avslutas med varje nyanst?lld, oavsett hur l?nge han ?r anst?lld. I vissa situationer ?r det till?mpligt.
5. S?rskild bed?mning av arbetsf?rh?llandena (SOUT). Dessa dokument skapas f?r varje arbetsplats. De byts ut i de flesta fall vart 5:e ?r.
6. Bemanningsschema.
7. Lokala arbetsf?reskrifter.
8. Handlingar p? grundval av vilka l?nerna best?ms.

Dessa blanketter ?r obligatoriska f?r registrering p? personalavdelningen.

Vid behov kan ytterligare f?reskrifter och modeller utf?rdas, till exempel.

Viktig: kr?vs inte enligt lag, men arbetsbeskrivningar och kollektivavtal kan vara till hj?lp.

N?r listan ?ver formul?r som kommer att finnas p? personalavdelningen har fastst?llts rekommenderar steg-f?r-steg-instruktioner att man skapar en f?rordning om hur personaljournaler ska utf?ras.

Utveckling av ett standardanst?llningsavtal

Det ?r ett stort misstag att tro att det inte ?r n?dv?ndigt att ing? ett anst?llningsavtal med korttidsanst?llda.

Faktum ?r att dokumentet ?r undertecknat av alla anst?llda.

HR-registerhantering fr?n grunden inkluderar utarbetande av en f?retagsmall.

Formul?ret inneh?ller f?ljande artiklar:

• fullst?ndig arbetsgivarorganisation, juridiska och faktiska adresser;
• uppgifter om arbetsgivarens representant - fullst?ndigt namn;
• anst?llds uppgifter - fullst?ndigt namn;
• positionen han kommer att inneha;
• kontraktets varaktighet;
• typ av verksamhet – huvudjobb eller deltidsarbete;
• arbetsansvar (antingen en lista eller en l?nk till steg-f?r-steg arbetsinstruktioner);
• storlek (det ?r l?mpligt att ange alla detaljer i detalj direkt i kontraktet);
• ?ppettider;
• resultaten av milj?bed?mningssystemet f?r en given plats;
• uppgifter om arbetsgivare och anst?llda;
• signaturer.

Arbetsgivaren kan l?gga till ytterligare klausuler i dokumentet.

Registrering av f?rsta tj?nsten

Vem ska anst?llas f?rst? Det ?r inte sv?rt att gissa att personaljournalhantering fr?n grunden inneb?r att man f?rst utser en direkt?r.

Hur slutf?r man denna uppgift?

Mycket beror p? f?retagets organisatoriska och juridiska form. L?t oss ?verv?ga tre typiska situationer.

1. Organisation med grundare. I det h?r fallet kommer det att vara de som kommer att underteckna ordern om att utse direkt?ren.
2. Enskilt f?retag (eller organisation med en enda grundare). D? kommer den enskilde f?retagaren sj?lv (eller grundaren) att skriva under avtalet b?de f?r sig sj?lv och f?r den anst?llde.
3. Direkt?ren utses baserat p? resultatet av valen. D? blir den andra parten i anst?llningsavtalet ordf?randen i det valda organet.

Viktig: Oavsett vem som utser direkt?ren f?rblir tv? operationer obligatoriska - undertecknande av ett anst?llningsavtal och utf?rdande av order om anst?llning av direkt?ren.

Den personalanst?llde ?r skyldig att f?lja den kronologiska ordningen f?r att utf?rda order.

Utn?mningen av direkt?ren kommer att vara den f?rsta och b?r inneh?lla det datum d? han b?rjar utf?ra sina uppgifter.

I framtiden m?ste du se till att alla best?llningar ?r numrerade i kronologisk ordning. Denna punkt kontrolleras av tillsynsmyndigheter.

Registrering av anst?llda f?r andra jobb

Enligt steg-f?r-steg-instruktionerna, efter direkt?ren, m?ste du utse en anst?lld som ?r ansvarig f?r att uppr?tth?lla arbetsregister.

De tillh?r strikta anm?lningsformul?r och kr?ver d?rf?r noggrann hantering.

Om chefen inte har anst?llt n?gon ?nnu och han m?ste sj?lvst?ndigt hantera personaljournaler fr?n grunden, kan han ta p? sig detta ansvar.

F?r detta ?ndam?l utf?rdas motsvarande f?rel?ggande. D?refter kan uppr?tth?llandet av arbetsjournaler anf?rtros en anst?lld anst?lld. Detta g?rs ocks? p? best?llning.

Viktig: Kravet p? att formalisera en order om att f?ra arbetsb?cker genom att utf?rda en order fastst?lls genom ett regeringsbeslut.

Personaljournalhantering fr?n grunden inkluderar ytterligare ett steg - att anst?lla anst?llda.

Ett paket med blanketter f?rbereds f?r varje nyanst?lld, inklusive:

• anst?llningsavtal;
• arbetsbeskrivning;
• ordning f?r utn?mning till en befattning;
• individuellt kort T-2;
• och andra dokument.

Du m?ste ocks? fylla i en arbetsbok och s?tta de n?dv?ndiga m?rkena i den.

Blanketterna ing?r i arbetsans?kan och bifogas din personakt.

Alla n?dv?ndiga papper ?verf?rs till ekonomiavdelningen f?r vidare l?nehantering.

L?t oss sammanfatta ovanst?ende. Steg-f?r-steg-instruktioner f?r att starta HR-administration ?r endast generella.

De inkluderar val av best?mmelser, sammanst?llning av en lista ?ver personaldokument, registrering av direkt?ren och andra anst?llda.

Under 2017 ska, liksom tidigare, alla anst?llda skriva p? ett anst?llningsavtal.

F?rel?sning 1 HR-administration f?r nyb?rjare, anst?llningsavtal

God dag k?ra bes?kare! Vad ?r personalarbete, varf?r beh?vs det och beh?vs det ?verhuvudtaget? Du kommer att l?ra dig om detta fr?n min artikel: HR-registerhantering f?r dummies.

HR-avdelning p? f?retaget

Precis som f?r bes?kare b?rjar en teater med en kl?dh?ngare, s? f?r alla nyanst?llda b?rjar ett f?retag med personalavdelningen. Det slutar med dem vid upps?gning.

HR-avdelningen ansvarar f?r alla fr?gor som r?r f?retagets anst?llda:

• Anst?llning, ?verl?telse och upps?gning;
• ?verensst?mmelse med arbetsdisciplin;
• ?verensst?mmelse med arbetsbeskrivningar;
• Uppr?tth?lla personliga filer f?r anst?llda;
• Uppr?tth?lla personaldokumentation;
• S?k personal f?r lediga tj?nster;
• Genomf?ra inledande intervjuer;
• Bekanta med anst?llda med alla f?r?ndringar i organisationen;
• Utveckling av diverse dokumentation;
• Deltagande i utvecklingen av grundl?ggande lokala regleringsdokument f?r f?retaget.

Som du kan se ?r listan mycket stor och den ?r inte utt?mmande. Avdelningen som ansvarar f?r personalfr?gor ?r en s?rskild enhet i organisationen som samverkar med alla andra strukturella enheter i f?retaget.

Och det spelar ingen roll att personalen oftast ?r den minsta avdelningen i f?retaget, och ibland tilldelas den inte alls.

Vad g?r HR-avdelningen?

L?t oss nu titta n?rmare p? vad en personalhandl?ggare faktiskt g?r p? sin arbetsplats – det h?r blir personaljournalhantering.

Registrering av anst?llda

Att anst?lla och avskeda medarbetare ?r HR-avdelningens viktigaste funktion. Alla anst?lldas r?relser ?r under hans kontroll. N?r en person som s?ker jobb ser en ledig tj?nst och ringer det angivna numret, kommer han i 90 fall av 100 att tas till personalen, d?r han kommer att v?gledas i de fr?gor som intresserar honom, och kommer ocks? att fastst?lla en tidpunkt n?r att komma p? en intervju eller fylla i ett formul?r.

Efter att chefen har beslutat att medarbetaren ?r l?mplig f?r honom, hamnar den senare ?terigen i h?nderna p? en personalspecialist. Och observera ocks?, n?r en ledig tj?nst tills?tts genom konkurrenskraftigt urval, kommer en personalansvarig definitivt att ing? i uppdraget.

S?, efter att en anst?lld har anst?llts, kommer han att g? till personalansvarig, d?r han g?r igenom f?ljande procedurer:

1. Skickar in alla n?dv?ndiga dokument;
2. Blir bekant med alla lokala regleringsdokument relaterade till hans arbete och rutin i f?retaget;
3. Skriver ett anst?llningsavtal;
4. Bekantar sig med ordningen p? sin anst?llning;
5. I vissa fall f?r han h?r inledande kunskaper om arbetarskydd, det vill s?ga genomg?r inledande undervisning.

Dokumentation

N?r alla dokument ?r undertecknade och tillhandah?llna skapar HR-specialisten den anst?lldes personliga fil. Den best?r av alla kopior av dokument och ett personligt kort p? en enhetlig blankett. Dessutom kommer alla fr?gor som ?r direkt relaterade till den anst?llde i framtiden att behandlas genom HR:

• Semesterregistrering;
• Betalning av bonusar och andra penningbelopp;
• F?rverkande av bonusar och andra p?f?ljder;
• Utd?mande av disciplin?ra sanktioner och p?f?ljder;
• ?ndringar i ers?ttning och andra villkor i anst?llningsavtalet;
• F?r?ndringar i organisationen ?r generella, eller direkt relaterade till den anst?llde.

Och m?nga andra fr?gor, listan kan forts?tta n?stan i det o?ndliga, beroende p? f?retagets s?rdrag och den funktionalitet som tilldelats personalen.

M?nga skulle h?vda att de flesta av de listade fr?gorna faller inom redovisningsomr?det, men nej, s? ?r det inte. Ja, det ?r redovisningsavdelningen som r?knar ut semesterers?ttning och kontantbetalning. Hon beh?ller dem, men f?rst efter att hon har f?tt l?mplig best?llning skapad av en personalanst?lld.

F?r att uppr?tta dessa order anv?nder personalofficeren olika sk?l:

• Uttalanden fr?n den anst?llde;
• PM fr?n avdelningschefer;
• Interna utredningar och slutsatser fr?n kommissioner;
• Skriftliga och muntliga instruktioner fr?n f?retagsledaren.

F?rresten ?r personalchefen direkt underst?lld f?retagets chef. I s?llsynta fall, hans st?llf?retr?dare.

Efter att ordern har utf?rdats arkiveras deras original och underlaget f?r dem och lagras under den tid som kr?vs. Detta b?r ocks? g?ras av en HR-specialist.

Utf?ra annat personalarbete

F?rutom att HR-arbetare f?rbereder dokument ?t anst?llda, utf?r de annat arbete som kan klassas som HR-journalhantering.

• Utarbeta arbetsbeskrivningar. Men detta betyder inte att alla instruktioner ?r skrivna av en person. I regel ?r arbetsansvarsdelen skriven av n?gon som ?r insatt i den h?r typen av arbete. Det ?r osannolikt att en HR-anst?lld kommer att beskriva funktionaliteten hos en svetsare, elektriker eller kranf?rare i detalj. Men han formar instruktionerna till ett enda dokument.
• Organisation genomf?r arbetsplatscertifiering och utarbetande av n?dv?ndig dokumentation f?r det. F?rresten, detta koncept - certifiering - finns bara kvar i vardagen. Lagstiftningsm?ssigt kallas detta f?rfarande f?r en s?rskild bed?mning av arbetsf?rh?llandena (SOUT) sedan ett par ?r tillbaka.
• Deltagande i utarbetande av grundl?ggande dokument organisation: best?mmelser om ers?ttningar, kollektivavtal och avtal, interna arbetsbest?mmelser. I vissa fall g?rs endast justeringar och i andra ?r dokumentet helt uppr?ttat.
• Uppr?tth?lla bemanningen. Personalansvarig delar ansvaret f?r detta dokument med f?retagets huvudrevisor. Han ?r ansvarig f?r namnen p? befattningarna och deras antal, och ekonomiavdelningen kontrollerar taxor och l?ner.
• Anordnande av medicinska unders?kningar och utbildning arbetare. Om f?retaget ?r litet s? g?r han detta arbete sj?lv, annars ?vervakar han bara utf?randet. Detta best?ms i alla fall av f?retagets policy.
• Deltagande i olika uppdrag: f?r att genomf?ra officiella utredningar, industriolyckor, testa kunskaper om arbetarskydd, etc.

Som du kan se har en personalofficer ganska mycket att g?ra och de ?r v?ldigt olika.

Personalens plats i organisationens funktion

I detta avsnitt kommer vi att titta p? HR-avdelningens interaktion med andra avdelningar. H?r ?r de viktigaste:

• Bokf?ring. HR-ansvarig arbetar n?ra och st?ndigt med denna avdelning. Det ?r hit alla utf?rdade order g?r. F?r det f?rsta g?ller det f?rel?gganden om antagning, ?verl?telse och avskedande. Det ?r fr?n dem som redovisningspersonalen som r?knar ut l?ner f?r reda p? vem som ska ing? i l?nelistan, vem som ska uteslutas fr?n den och vad de har f?r l?n. Tidrapporter, innan de kommer till revisorns skrivbord, kontrolleras ocks? av personalen och ofta f?rvaras de av personalansvarig. Om ett f?retag utf?r kontorsarbete med hj?lp av specialiserade program, f?renklas interaktionen mellan personal och redovisning avsev?rt.
• Sekretariat eller reception. Det ?r h?rifr?n som kadern f?r de flesta grunderna f?r att utf?rda order med chefens beslut. Detta ?r om kontorsarbetet p? f?retaget utf?rs i enlighet med alla regler. Om det inte finns n?gon s?dan avdelning g?r ans?kningarna direkt till personalansvarig, och han tar dem till chefen.
• Interaktion med alla andra avdelningar i organisationen best?r i att uppm?rksamma chefer och leda anst?llda alla personalf?r?ndringar i organisationen.

Varf?r alla f?retag beh?ver en HR-avdelning

Lagstiftningen f?rpliktar inte inr?ttandet av en s?dan strukturell enhet som en personalavdelning. Men i den nuvarande praxisen f?r kontorsarbete ?r det denna enhet som uppr?tth?ller det mesta av dokumentationen enligt Ryska federationens arbetskod.

?r det m?jligt att f?rsumma HR-registerhantering? Svar: nej, det h?r ska du inte g?ra. Och det finns flera anledningar till detta:

1. Ett korrekt genomf?rt avtal mellan arbetsgivaren och arbetstagaren, liksom alla andra dokument som r?r den anst?lldes arbete, kommer att bidra till att undvika m?nga obehagliga situationer n?r det uppst?r meningsskiljaktigheter mellan parterna.
2. Noggrant underh?ll av dokumentation, inklusive personaldokumentation, k?nnetecknar organisationen endast p? den positiva sidan.
3. F?rutom att hantera anst?llningar och upps?gningar, utf?r personaltj?nstemannen en hel del annat arbete han fungerar som en slags bindande l?nk mellan h?gsta ledningen och andra avdelningar.
4. En kompetent personalansvarig kommer inte bara att fylla i alla dokument korrekt, utan kommer ocks? att kunna indikera f?r chefen i vilken del han bryter mot arbetslagstiftningen, vilket kommer att hj?lpa till att undvika inspektioner och sanktioner.

Om vi tar allt ovanst?ende tillsammans kan vi med tillf?rsikt s?ga att kontorsarbete och personalregister ?r mycket anv?ndbara och n?dv?ndiga i varje organisation. Och ?tminstone ytlig kunskap inom detta omr?de, som gavs "f?r dummies", ?r jag s?ker p? att kommer att hj?lpa till med anst?llning och efterf?ljande problemfritt utf?randet av ens arbetsuppgifter.

Och till sist lite humor...

Varje anst?lld f?rv?ntar sig att deras arbetsgivare respekterar deras r?ttigheter, betalar sin l?n i tid och f?rtj?nar en v?lf?rtj?nt semester. Chefen f?rv?ntar sig i sin tur att den anst?llde strikt fullg?r sina uppgifter. Dessutom m?ste alla f?retagare vara juridiskt skyddade. Alla dessa punkter regleras av personalbokf?ring. Att genomf?ra HR-register i en LLC hj?lper dig att reda ut alla dina relationer med dina anst?llda.

Att f?ra personalregister i en LLC ?r ett s?tt att hantera personal och arbeta med organisationens dokumentfl?de relaterat till personal. Det kan g?lla f?rflyttning av personal, uppg?relser med anst?llda och arbetstider.

Metoder f?r att f?ra personalregister

Till skillnad fr?n enskilda entrepren?rer ?r personalproduktion i en LLC en obligatorisk komponent, ?ven om endast en deltagare ?r registrerad i LLC, som utf?r funktionerna som revisor och generaldirekt?r. Detta f?rklaras av det faktum att grundaren och LLC ?r tv? olika enheter. F?ljaktligen spelar LLC rollen som en arbetsgivare, och grundaren spelar rollen som en anst?lld.

Att f?ra personalregister i en LLC ?r ett s?tt att hantera personal och arbeta med organisationens dokumentfl?de relaterat till personal.

Personalregister kan uppr?tth?llas p? tre huvudsakliga s?tt:

1. Ta rollen som HR-ansvarig.

Om du inte ?r r?dd f?r att ”starta” processen, ha tid och din organisation ?r inte s? stor.

2. Anst?ll en personalansvarig.

En modern HR-specialist m?ste t?nka kreativt, vara juridiskt kunnig och pedantisk.

3. Lita p? ett outsourcingf?retag som specialiserat sig p? personaladministration.

Det finns flera program utformade f?r personalregister. Dessa ?r ett automatiserat personalhanteringssystem (APS), ett ERP-system (enterprise resource planning) och personalposter i molnet (SaaS). Om vi pratar om mjukvara ?r det h?r 1C.

Oberoende underh?ll av personaljournaler

Steg-f?r-steg-instruktioner f?r att underh?lla personaldokumentfl?de:

1. Det ?r n?dv?ndigt att fastst?lla de reglerings- och informationsbaser som kommer att kr?vas f?r att bedriva personalarbete.

De flesta av de dokument som kr?vs f?r att utf?ra personalregister ?r standardiserade av dekretet fr?n Ryska federationens statliga statistikkommitt? "Om godk?nnande av enhetliga former av prim?r redovisningsdokumentation f?r registrering av arbete och dess betalning" daterat den 5 januari 2004. Dokumentation som inte har standardiserade kanoner uppr?ttas i enlighet med GOST R 6.30-2003.

• Ryska federationens arbetslagstiftning (uppdateras var sj?tte m?nad).
• Instruktioner f?r att uppr?tth?lla arbetsregister (godk?nd genom dekret fr?n Ryska federationens arbetsministerium nr 69 av 10 oktober 2003).
• Dekret fr?n Ryska federationens regering "Om uppr?tth?llande av arbetsb?cker" (daterat den 16 april 2003).

Dokument som kr?vs f?r att registrera en anst?lld i personalen:

• Pass (registrering och registrering).
• SNILS (pensionsf?rs?kringsbevis).
• Milit?rt ID.
• TIN (individuellt skattenummer).
• Medicinsk policy.
• Specialistdiplom.

Vikten av personaldokumentation ligger i att den g?r att du kan s?kra juridiskt v?sentliga fakta och tydligt reglerar medarbetarens och chefens r?ttigheter och skyldigheter.

Beroende p? organisationens egenskaper kan paketet med dokument f?r att uppr?tth?lla personalregister ut?kas. Chefen kan, n?r han beslutar om personalfr?gor, sj?lvst?ndigt anta lokala best?mmelser inom gr?nserna f?r sina befogenheter, om de inte strider mot lagen.

Beroende p? organisationens egenskaper kan paketet med dokument f?r att uppr?tth?lla personalregister ut?kas.

2. Organisationens lagstadgade dokumentation b?r uppr?ttas.

Stadgan m?ste tydligt ange villkoren f?r att anst?lla en direkt?r, villkoren f?r direkt?rens arbete, storleken p? hans l?n samt f?rfarandet f?r att godk?nna arbetsschemat.

3. Du m?ste registrera en chef.

Registreringen av chefen ?r den f?rsta personalordern som skapas i organisationen. Det anger det datum fr?n vilket chefen b?rjar utf?ra sina uppgifter.

4. Det ?r n?dv?ndigt att sammanst?lla en lista ?ver personaldokumentation involverad i organisationens personalproduktion.

Dessa inkluderar:

• Organisationens interna arbetsbest?mmelser.
• Personalstruktur.
• Bemanningsschema.
• Schema f?r anst?lldas semester.
• Dokumentation som definierar skyddet av personalens personuppgifter.

Listan ?ver obligatoriska dokument inneh?ller ocks? arbetsavtal, arbetsb?cker och en bok f?r att registrera deras r?relse, ett arbetstidsschema, personliga kort f?r anst?llda, personalorder och grunderna f?r deras utf?rdande (ans?kningar, rapporter, handlingar, anteckningar etc. ), ett periodiseringsregister och l?neutbetalningar, l?nebesked, arbetsbeskrivningar.

5. Anst?lla anst?llda.

Varje framtida anst?lld m?ste ha ett paket med dokument. Allt som ?terst?r ?r att fylla i arbetsb?cker, personliga kort och uppr?tta andra personaldokument (p? l?nelista, bokf?ring av semester, sjukfr?nvaro, tj?nsteresor, underteckna ett avtal om icke-utl?mnande av den anst?lldes personuppgifter).

Enligt art. 419 i den ryska federationens arbetslagstiftning riskerar bristande efterlevnad av arbetslagstiftningen b?ter p? 200 000 rubel.

Att f?ra personalregister i en LLC ?r en mycket k?nslig och ansvarsfull fr?ga. M?nga juridiska egenskaper som p?verkar iakttagandet av dina r?ttigheter och de anst?lldas r?ttigheter beror p? det korrekta dokumentfl?det och det valda personalregistreringsprogrammet. Alla personalhandlingar ?r juridiskt bindande och kan anv?ndas i domstol.

Att organisera och uppr?tth?lla personaljournaler ?r det direkta ansvaret f?r personaltj?nstanst?llda. I situationer f?r att skapa en ny organisation, omvandla en gammal eller andra omorganisationsalternativ, beh?ver ledningen och personalavdelningen k?nna till de viktigaste aspekterna av arbetet: utbildning och s?kande efter anst?llda, anst?llning, ?verf?ring och upps?gning av personal, samt regler f?r s?v?l arkiv- som operativ lagring av handlingar.

Kompetent organisation av personaljournaler som grund f?r f?retagets stabilitet

Varje organisation, oavsett dess form av ?gande, har personal. Det skiljer sig ?t i storlek och sammans?ttning, utf?rda funktioner och kvalifikationsniv?. HR-avdelningens uppgift ?r att se till att alla fr?gor och problem relaterade till f?retagets anst?llda l?ses s? snabbt och kompetent som m?jligt.

En organisations stabila verksamhet beror direkt p? dess anst?llda. Personaltj?nstens prim?ra uppgift ?r kompetent och snabb urval av anst?llda, uppr?tth?llande av personalregister i enlighet med lagen och snabb inl?mning av dokument till arkivet. Detta ?r grunden f?r en stabil drift av alla f?retag.

Utbildning av personal f?r att arbeta med m?nskliga resurser

Instruktionerna f?r personaljournalhanteringen visar tydligt behovet av yrkesutbildning f?r personalspecialister. Men i praktiken uppst?r ofta problem med att utbilda arbetare med den profil som kr?vs.

H?gre och sekund?ra specialiserade utbildningsinstitutioner utexaminerar inte specialister med en s? sn?v kvalifikation som "hantering av personalregister." Utbildning sker vanligtvis p? plats eller p? specialiserade kurser. Det ?r ocks? m?jligt att utbilda en anst?lld direkt p? jobbet genom mentorskap.

Personalregisterhantering involverar utbildning av specialister p? f?ljande s?tt:

• omskolning p? grundval av en andra h?gre utbildning;
• f? h?gre utbildning inom ett relaterat omr?de, till exempel "dokumenthantering", "juridik", "personalhantering", "informationss?kerhet";
• utbildning i specialiserade l?ngtidskurser (minst tre m?nader), f?ljt av godk?nd examen;
• praktiskt arbete f?ljt av regelbunden professionell utveckling.

Regleringsdokument som reglerar personaltj?nsternas arbete

Personalavdelningens verksamhet och den allm?nna organisationen av personaladministrationen ?r mycket beroende av g?llande lagstiftning och interna regleringsdokument. Denna funktion ?r f?rknippad med nyanserna av att arbeta med ett stort antal personliga dokument, som ofta ?r konfidentiella.

Journalf?ringen i personaltj?nsten regleras av f?ljande lagar:

• konstitution, civil- och arbetslagar, s?v?l som delvis straff- och familjelagar;
• r?ttsakter om organisationens profil i fr?gor som r?r arbete med personal;
• lokala best?mmelser;
• olika klassificerare, regler och instruktioner p? federal niv?;
• interna regulatoriska dokument, till exempel instruktioner om hantering av personalregister;
• order och instruktioner fr?n ledningen.

Personaltj?nstanst?llda ?r skyldiga att strikt f?lja kraven i f?reskrifter och framf?r allt arbetslagen.

S?kning och dokumentation av anst?llda

Att genomf?ra personaljournaler b?rjar med efters?kning och registrering av personal. F?rst och fr?mst m?ste du best?mma dig f?r alternativ f?r att hitta nya medarbetare. Bland dem sticker f?ljande ut:

• arbetsf?rmedlingar och byr?er;
• syssels?ttning;
• jobbm?ssor;
• utbildningsinstitutioner;
• jobbbr?dor och meritf?rteckningar p? olika resurser;
• andra organisationer;
• bekanta och v?nner.

Alla s?kalternativ f?r anst?llda har sina f?rdelar och nackdelar en HR-anst?lld m?ste utnyttja alla m?jligheter att fylla en ledig tj?nst.

N?r en s?kande hittas intervjuas denne. Det ?r tillr?dligt att dess framsteg dokumenteras: detta g?r det l?ttare att fatta ett v?lgrundat beslut om anst?llning eller avslag. I det senare fallet underr?ttas personen skriftligen om orsaken inom fem arbetsdagar. Om den s?kande ?r l?mplig f?r den lediga tj?nsten b?r han skrivas in. Det ?r h?r registreringen f?r en specifik anst?lld b?rjar.

• ing?ende av ett anst?llningsavtal;
• utf?rdande av ett antagningsbeslut;
• en ny anst?lld eller hennes etablering;
• registrering av ett personligt kort;
• om det accepteras i organisationen - ?ppna en personlig fil;
• bekanta med och underteckna av den anst?llde av interna regeldokument och instruktioner.

Personalregister (personliga kort, personaltabell)

Att f?ra personaljournaler kr?ver obligatoriskt utarbetande av redovisningsdokumentation, s?rskilt personalscheman och personliga kort. Dessa dokument ?r obligatoriska f?r organisationer av alla former av ?gande.

Personal och antal ska vara aktuella och m?ta organisationens behov. Den inneh?ller namnen p? alla befattningar, antalet satser, vilket indikerar lediga platser f?r en viss period.

Personliga kort ?r enhetliga dokument som inneh?ller kortfattad information om den anst?lldes arbete och personlig information. De ?r f?rem?l f?r strikt redovisning och speciella f?rvaringsvillkor, p? platser som f?rhindrar deras skada och st?ld.

Best?llningar p? personal, skillnader och designegenskaper

Allm?nt kontorsarbete i personalarbete tar sig fr?mst uttryck i best?llningar och instruktioner fr?n ledningen. Dessa dokument kan g?lla b?de enskilda anst?llda och all personal som helhet. De skiljer sig ?t i design och implementeringsfunktioner.

De flesta order och instruktioner som r?r specifika handlingar med en anst?lld har en enhetlig form. De ?r f?rem?l f?r obligatorisk ?verenskommelse med alla ber?rda parter och bekantskap av den anst?llde mot underskrift. Kopior av personalbest?llningar lagras i personakten och originalen i separata mappar.

Personaljournaler, regler f?r registrering och f?rvaring

F?r att registrera r?relser i personaltj?nsten handlar det om att f?ra specialiserade journaler. Dessa ?r kalkylarksdokument i flersidigt format, oftast enhetliga. Vanligtvis f?rvaras de antingen i stora anteckningsb?cker eller k?ps f?rdiga i specialiserade butiker.

Typer av personaljournaler:

• registrering av inkommande och utg?ende dokumentation, inklusive brev;
• registrering av best?llningar;
• registrering av ankomst och avg?ng f?r anst?llda p? aff?rsresor;
• registrering av uttalanden, inl?mningar, meddelanden, officiella anteckningar och serviceanteckningar;
• registrering av arbetsboksformul?r och deras bilagor;
• b?cker f?r registrering av r?relser av olika personalhandlingar m.m.

Alla magasin m?ste bindas och f?rseglas, och arken m?ste vara numrerade. De b?r f?rvaras separat fr?n alla dokument. G?rna i kassask?p eller specialsk?p.

Funktioner f?r att underh?lla och lagra personliga filer

Att underh?lla personliga filer ?r inte obligatoriskt. De flesta organisationer samlar dock in anst?lldas register i en eller annan form. Naturligtvis ?r det bekv?mare att g?ra detta i en mapp.

En personlig fil ?r en upps?ttning dokumenterad personlig information om en anst?lld, insamlad och sammanst?lld i en viss ordning. Det kan inneh?lla en m?ngd olika dokument och kopior:

• kopior av anst?lldas order;
• kopior av uttalanden;
• kopior av identitetshandlingar som bekr?ftar kvalifikationer, utbildning, f?rm?ner och civilst?nd;
• fr?geformul?r;
• egenskaper och recensioner;
• certifikat osv.

Personliga filer inneh?ller personlig information och b?r h?llas borta fr?n andra dokument. Tillg?ng till dem ?r endast till?ten f?r en strikt begr?nsad krets av tj?nstem?n. N?r personal s?gs upp ?verl?mnas personakter f?r arkivf?rvaring.

Regler f?r registrering, f?rvaring och utgivning av arbetsb?cker samt bilagor

Alla organisationer ?r skyldiga att f?ra arbetsb?cker f?r sin personal, med undantag f?r deltidsanst?llda. Under det f?rsta m?tet k?per arbetsgivaren sj?lvst?ndigt tomma formul?r och g?r den f?rsta inmatningen p? dem. Den relevanta informationen om den anst?llde anges p? titelsidan. D?refter ?r det n?dv?ndigt att ?vervaka deras relevans och g?ra ?ndringar i tid.

P? huvuddelens spridning g?rs anteckningar om den anst?lldes arbete och sociala aktiviteter, hans anst?llning hos fast anst?llda. Alla anteckningar numreras i en allm?n ordning och g?rs p? grundval av en best?llning. Meddelandet om upps?gning ?tf?ljs av avtryck av organisationens sigill och chefens underskrift.

Gjord f?r hand, med en bl? kulspetspenna, i tydlig och begriplig handstil. ?vervaka noggrant relevansen och noggrannheten hos de inmatade uppgifterna. Om det ?r n?dv?ndigt att korrigera information, m?ste den noggrant strykas ?ver med en rad och relevant information ska matas in. Denna ?tg?rd m?ste bekr?ftas av chefens signatur och sigill.

Arbetsjournaler f?rvaras separat fr?n andra dokument, i ett kassask?p. Det ?r f?rbjudet att ?verl?mna dem till anst?llda eller tredje part utan s?rskilt beslut fr?n ansvariga myndigheter.

Funktioner f?r drift- och arkivlagring av personaldokument

F?rvaringen av personalhandlingar best?ms av deras s?rskilda betydelse. De inneh?ller personlig information och ?r konfidentiella. S?dana uppgifter ?r inte f?rem?l f?r obeh?rigt r?jande. I annat fall d?ms personaltj?nstanst?llda och organisationschefen ut med vite.

F?r att organisera korrekt f?rvaring av personalhandlingar i personaltj?nsten ?r det l?mpligt att ha ett separat rum. Det ska finnas en ing?ng till den och ska vara utrustad med en metalld?rr med larm.

Sj?lva handlingarna ska f?rvaras i metallsk?p eller kassask?p. Undvik exponering f?r solljus och damm, samt temperaturf?r?ndringar och ?verdriven luftfuktighet. Dessa enkla steg hj?lper dig att spara dina personuppgifter.

Framg?ngsrikt ledarskap och personalledning f?r alla f?retag b?rjar med de korrekta aktiviteterna f?r personalproduktion, organisation och reglering av arbetet med dokument och information om anst?llda.

Personalregisterhantering ?r en speciell typ av verksamhet som ?r specialiserad p? att formalisera arbetsrelationer, uppr?tth?lla och registrera personalregister och uppr?tta en rapport om personalr?relser. Faktum ?r att denna typ av verksamhet ?r sn?vt fokuserad och handlar uteslutande om f?retagets anst?llda, deras anst?llning, upps?gning, semesterregistrering och l?nebildning.

Journalf?ring ?r en integrerad och viktig del av det arbete som utf?rs p? alla f?retag eller i n?gon organisation, oavsett ?garform och antal anst?llda. Tyv?rr f?rsummar vissa f?retag en s? viktig process, eller s? utf?rs den p? ett okvalificerat s?tt, med fel i dokumentationen, vilket inte bara kan leda till p?f?ljder fr?n statliga tj?nster utan ocks? till st?mningar fr?n f?retagsanst?llda.

Personalregisterhantering och vikten av dess hantering

Strukturen f?r n?stan alla f?retag eller organisationer kr?ver n?rvaro av personal. Relationen mellan chefen och den anst?llde under produktionsverksamheten ?r inte begr?nsad till enbart ers?ttning. En korrekt ansvarsf?rdelning, att l?sa aktuella fr?gor och att organisera underordnades arbete ?r grunden f?r den administrativa personalhanteringen, vilket i sin tur kr?ver journalf?ring. Utifr?n personalhandlingar utg?r l?ner, bonus utg?r till anst?llda, socialbidrag och f?rm?ner l?mnas. En anst?lld kan beh?va kopior av handlingar f?r att l?mna in till pensionsfonden eller domstolen. Dessutom kan de kontrolleras av skattekontoret n?r som helst.

Hantering av personaljournaler utf?rs i enlighet med juridiska normer och arbetslagstiftningen, och rapporteringsformul?r och dokument fylls i med enhetliga formul?r. Federala lagar om arbetarskydd, skydd av entrepren?rers r?ttigheter och aff?rshemligheter ?r v?gledande f?r HR-anst?lldas arbete. F?rekomsten av m?nga statliga standarder inom varje omr?de av ekonomisk verksamhet och f?rekomsten av best?mmelser om utarbetande av rapporteringsdokumentation ?r grunden f?r organiserad registerf?ring i varje organisation.

HR-dokument

Eftersom alla personaldokument ?r av stor juridisk betydelse m?ste de uppr?ttas i enlighet med kraven i Ryska federationens arbetslagstiftning och i en enhetlig form. De viktigaste dokumenten f?r hantering av personalregister f?r alla f?retag, som uppr?ttas f?rst, ?r f?ljande:

Dokument f?r interna arbetsregler;

Dokument f?r att skydda anst?lldas r?ttigheter;

Dokument relaterade till arbetarskydd och brands?kerhet.

Ett annat viktigt omr?de i HR-avdelningens arbete ?r att uppr?tta personaltabellen f?r f?retaget, utf?rda order f?r att anst?lla anst?llda, g?ra poster i arbetsb?cker och underh?lla personliga filer sammanst?llda f?r varje anst?lld.

Ett av de mycket viktiga dokumenten f?r personaladministration ?r ocks? en tidrapport, som ?terspeglar den tid som faktiskt arbetats eller inte har arbetats av den anst?llde. Tidrapporten ligger till grund f?r ber?kning av l?ner till anst?llda och d?rmed underlag f?r ber?kning av skatteinneh?ll.

Semesterscheman, l?nebesked, order om f?rflyttning av personal, arbetsb?cker och dokument relaterade till anst?lldas personliga uppgifter - allt detta st?r till personalavdelningens f?rfogande och ?r f?rem?l f?r strikt rapportering och bevarande.

F?r att illustrera det arbete som utf?rs av HR-avdelningen, ?verv?g registreringen av en ny anst?lld. Vid anst?llning uppr?ttas dokument i f?ljande ordning:

1. ing?ende av ett anst?llningsavtal med en fullst?ndig beskrivning av arbetsvillkoren;

2. undertecknande av order om anst?llning;

3. fylla i ett personligt kort f?r en ny anst?lld;

4. g?ra anteckningar i arbetsboken och i bokf?ringsjournalen.

Ett annat exempel p? det arbete som utf?rs av HR-avdelningens anst?llda ?r semesterschemat, vars f?rberedelse som regel utf?rs i f?rv?g genom att komma ?verens om datum med anst?llda och med h?nsyn till specifikationerna f?r f?retagets produktionsprocesser.

Organisation av personalbokf?ring

Den korrekta organisationen av HR-avdelningens funktion och dess hantering av personalregister hj?lper till att korrekt organisera alla verksamheten i f?retaget, samt att undvika o?nskade b?ter i h?ndelse av en inspektion av statliga myndigheter. Beroende p? f?retagets struktur och storlek kan antalet anst?llda p? HR-avdelningen variera. Dessa personers kvalifikationer och deras kompetenta organisation av personalregister p?verkar f?retagets smidiga drift och ledningen av organisationen som helhet.

HR-avdelningen kan ha direkt ledning eller rapportera i sin helhet direkt till f?retagets chef. Oavsett struktur ?r avdelningens arbete strikt reglerat av arbetsnormer, enligt vilka kontorsarbete organiseras och utf?rs.

Att s?kerst?lla en kompetent distribution av specialister, utforma arbetsschemat och arbetstiden f?r anst?llda, det vill s?ga ?tg?rder som s?kerst?ller en smidig och oavbruten drift av f?retaget - detta ?r huvuduppgiften som tilldelas personalavdelningen. F?r att utveckla f?retaget och f?r att uppfylla de uppgifter som det st?r inf?r, utvecklar HR-avdelningen planer f?r att ?ka effektiviteten f?r de anst?llda genom att f?rb?ttra deras kvalifikationer, och analyserar l?mpligheten f?r befattningen.

Med personaladministration kan du l?sa f?ljande uppgifter p? f?retaget:

Uppr?tth?lla dokumentation relaterad till arbetsrelationer och av stor social betydelse f?r varje anst?lld;

Utveckling och skapande av ett personalledningssystem som s?kerst?ller att f?retagets m?l och strategiska m?l uppn?s;

L?sa konfliktsituationer, tillhandah?lla dokument till olika statliga myndigheter, inklusive domstolen.

Hur utf?rs personalbokf?ring?

F?r det f?rsta m?ste journalf?ringen baseras p? en r?ttslig ram relaterad till inriktningen av f?retagets verksamhet. Ryska federationens arbetslagstiftning ?r huvudguiden f?r personaltj?nstem?n, men forum och webbplatser om journalf?ring, som ?r s?rskilt intressanta f?r nyb?rjarf?retagare, kan vara mycket anv?ndbara.

1C ?r erk?nt som det mest utbredda och tillg?ngliga HR-administrationsprogrammet, flitigt anv?nt av majoriteten av HR-arbetare i sina praktiska aktiviteter. Under arbetets g?ng tilldelas varje anst?lld p? HR-avdelningen ett stort antal ansvar relaterade till utf?randet av specifika uppgifter. En korrekt organisation av deras arbete g?r hela avdelningens arbete mer effektivt. I synnerhet lagring av arbetsb?cker, personliga filer och personliga kort i alfabetisk ordning f?renklar och p?skyndar s?kningen efter det ?nskade dokumentet avsev?rt, och att underh?lla filer i kronologisk ordning hj?lper till att skapa en komplett bild av vanliga r?relser.

Det r?der ingen tvekan om att beslutet om hur personalregistreringen ska genomf?ras fattas direkt av f?retagets chef, men han m?ste g?ra detta med h?nsyn till de lagliga kraven och regleringsdokumenten som r?r denna typ av verksamhet.

F?r att sammanfatta b?r det noteras att n?rvaron av en personalavdelning eller en personalspecialist, s?v?l som deras kvalificerade ledning av det relevanta kontorsarbetet, ?r en av de v?sentliga f?ruts?ttningarna f?r framg?ng f?r alla f?retag. Det ?r om?jligt att ignorera ett s? viktigt omr?de som p?verkar arbetet i n?gon organisation.