Pre t?ch, ktor? sa nezaoberaj? obchodn?mi dokumentmi, sa ot?zka, ako flashova? dokumenty, m??e zda? prinajmen?om divn?.

Pre kancel?rskych pracovn?kov a podnikate?ov, ktor? sa s t?m pri svojej pr?ci musia ?asto pot?ka?, je v?ak potrebn? vedie? spr?vne zo??va? dokumenty.

Zamestnanci v regula?n?ch ?radoch s? toti? dos? vyberav?, pokia? ide o pr?pravu obchodn?ch dokumentov.

Ak? dokumenty podliehaj? firmv?ru?

Aby sme boli spravodliv?, treba poznamena?, ?e nie v?etky dokumenty vypracovan? v in?tit?ci?ch a spolo?nostiach musia by? zo?it?.

Ka?d? kon?truk?n? celok m? mno?stvo dokumentov, ktor?ch vyhotovenie si vy?aduje ich prepojenie podobn?m sp?sobom. S cie?om systematizova? a uzavrie? kalend?rny rok v kancel?rskej pr?ci organiz?cie s? v?etky prich?dzaj?ce a odch?dzaj?ce dokumenty, k?pie dokumentov a in? spojen?.

Zamestnanci person?lneho oddelenia vyr?baj? firmv?r:

• knihy objedn?vok pre person?l;
• knihy objedn?vok o in?ch ot?zkach organiz?cie;
• person?lny st?l so v?etk?mi zmenami (niekedy je pripraven? na ulo?enie do prie?inka).

V ??tovn?ctve sa zo??va pomerne ve?a dokumentov. V?etky ??tovn? a pokladni?n? doklady mus?te pravidelne uklada? do ?an?nu, ke??e mnoh? z nich s? archivovan?. Pri denn?ch pokladni?n?ch v?kazoch sa pou??va do?asn? rohov? fix?cia.

Napr?klad spr?vy predlo?en? d?chodkov?mu fondu musia by? zviazan?. Podobn?m sp?sobom sa pripravuj? r?zne druhy dokumentov pre vl?dne org?ny, Feder?lnu da?ov? slu?bu a mimorozpo?tov? fondy.

Pozn?mka: v roku 2013 bol z metodick?ch odpor??an? vy?at? odsek o potrebe viazanosti da?ov?ho hl?senia. Da?ovn?ci si teraz m??u vybra?, ?i bud? svoje priznania pod?va? zo?it? alebo zviazan?.

Ak? dokumenty upravuj? ?itie?

K dne?n?mu d?u neboli vyvinut? pravidl? pre blikanie r?znych typov dokument?cie. Existuje v?ak nieko?ko po?iadaviek ur?it?ch org?nov, ktor? upravuj? postup pri blikan? ur?it?ch dokumentov.

V GOST R 7.0.8-2013 a metodick?ch odpor??aniach schv?len?ch Feder?lnym arch?vom teda n?jdete, ako flashova? papiere A4.

Niektor? z po?iadaviek na pr?pravu ur?it?ch ?tandardn?ch formul?rov, ktor? schv?lilo Ministerstvo dan? a ciel Ruskej feder?cie v roku 2003, upravuj? pr?pravu dokument?cie potrebnej na ?t?tnu registr?ciu. Registr?cia LLC.

Nau?te sa spr?vne sp?ja? dokumenty

Ako teda zo??va? dokumenty, kde za?a?, ??m sa zo??vaj? a na ktorej strane s? vyrazen? – na to v?etko sa teraz pozrieme.

Dnes m? ve?a kancel?ri? ?peci?lny stroj na v?robu bro??r. S jeho pomocou m??ete viaza? v?etky typy dokumentov. Podobn?m sp?sobom sa napr?klad vyhotovuje zmluva s projektovou a odhadovou dokument?ciou. ?astej?ie s? v?ak papiere zo??van? ru?ne.

Aby ste sa pri ?it? nerozpty?ovali, mali by ste sa z?sobi?:

• nite;
• ihla (l?tanie);
• ?idlo;
• no?nice;
• kancel?rske lepidlo;
• papierov? n?lepka 4 x 6 cm.

2 otvory

Toto je najjednoduch?? firmv?r. Pod?a tejto sch?my FMS aktualizuje domov? register. V tejto sch?me zo??vania nem??u by? 2 vpichy v?dy umiestnen? v strede listu. Napr?klad je zvykom ?nurova? pokladni?n? knihu a denn?k bezpe?nosti pr?ce v spodnej ?asti listu.

Prv?kr?t navle?ieme ni? a privedieme ju na tituln? stranu. Potom ni? nieko?kokr?t prevle?ieme cez otvory a jej konce zvia?eme na poslednej strane uzlom.

?alej prilepte na uzol mal? ?tvorec papiera, ktor? by mal ?iasto?ne zakr?va? konce nite. Sprievodn? n?pis na h?rku osved?ujeme pe?iatkou organiz?cie a podpisom ved?ceho. Odtla?ok pe?ate by mal siaha? a? po okraj n?lepky.

3 otvory

Tento 3-dierov? firmv?r je o nie?o komplikovanej??.

Vykon?va sa krok za krokom takto:

Da?ov? priznania a charty LLC s? spojen? podobn?m sp?sobom.

4 otvory

T?to sch?mu firmv?ru pou??vam pri pr?prave obzvl??? d?le?it?ch dokumentov.

Je pre ?u pohodlnej?ie najsk?r urobi? otvory. M??ete ich prepichn?? pomocou v?ta?ky alebo dierova?a, pod?a toho, ko?ko listov dokumenty obsahuj?.

Flashovanie dokument?cie do 4 otvorov sa vykon?va krok za krokom takto:

5 otvorov

Pri blikan? pod?a p??dierkov?ho vzoru sa pou??va blika?. Pou??va sa pri zo??van? obzvl??? d?le?it?ch dokumentov, ako je napr?klad trestn? pr?pad, preto?e m??e chr?ni? papiere pred z?menou.

Zariadenie navy?e umo??uje zo??va? pomerne ve?k? mno?stvo dokument?cie, tak?e 5-dierkov? vzor sa ?asto pou??va na zakladanie aktu?lnych ??tovn?ch dokladov.

Potom v?etky listy dobre zarovn?me, upevn?me ich svorkou a potom vyv?tame 5 otvorov na ?avej strane bloku. Dve z nich vyv?tame pozd?? okrajov s preh?ben?m 2 cm, tret? v strede. Umiestnite 4 a 5 do priestorov medzi stredn?m a vonkaj??m vpichom.

Vzor 5-dierov?ho lemu vyzer? takto:

1. Ihlu prevle?ieme zozadu cez stredn? dierku, nech?me chvost?k nite asi 10 cm, z l?ca ju zapichneme zhora do 2. dierky.
2. Teraz spust?me ihlu dole cez horn? otvor a op?? ju prevle?ieme cez 2. otvor zhora.
3. Potom dr?te koniec nite v strede a vlo?te cez ?u ihlu, ktor? kon?? v po?iato?nom bode.
4. Teraz urob?me to ist? s otvormi umiestnen?mi pod stredom.
5. V?sledkom je, ?e v stredovom otvore na zadnej strane s? dva konce, ktor? zvia?eme na uzol a odstrihneme prebyto?n? nite. A? potom m??ete papiere z lisu vybra?.

Uzol, rovnako ako vo v?etk?ch predch?dzaj?cich pr?padoch, je zape?aten? obd??nikov?m kusom papiera. Ozna?uje ??slovanie a pr?slu?n? ?daje o podan?.

Certifik?cia zviazan?ch dokumentov

Pod?a GOST mus? by? dokument?cia nielen zviazan? a o??slovan?, ale aj certifikovan?. To sa rob? na obd??nikovej papierovej lepiacej pozn?mke.

Nalep? sa na miesto, kde bol uzol pri pre??van? viazan? a spod n?lepky by mali vyk?ka? konce nite.

V tla?enej forme alebo rukou je na ?om nap?san? nasleduj?ci n?pis:

"Pre?it?, o??slovan?, zape?aten? ___ (________) h?rkom___."

Okrem pe?ate mus? n?pis potvrdi? ved?ci organiz?cie svojim podpisom.

Pozn?mka: podpis a odtla?ok pe?ate musia pokr?va? n?lepku a stranu, na ktorej je nalepen?. Certifik?cia sa vykon?va po zaschnut? lepidla, aby sa nepo?kodila celistvos? n?lepky. Mus? by? uveden? d?tum osved?enia alebo podpisu dokumentu.

Aby ste lep?ie pochopili, ako spr?vne zo??va? dokumenty ni?ou, mus?te sa pozrie? na vzorku - pr?slu?n? fotografick? pokyny. Tie? v?m pom??e nau?i? sa cel? proces krok za krokom.

Ak mus?te ?i? ve?k? mno?stvo dokument?cie a ani neviete, ako pou??va? ?ijac? stroj, je lep?ie pozrie? si aj video.

Pred blikan?m nezabudnite z papierov odstr?ni? v?etky cudzie predmety: kancel?rske sponky, sponky (je vhodnej?ie ich odstr?ni? pomocou zo??va?ky). Poskladajte dokumenty pod?a d?tumu, kedy boli zostaven?, a tak, aby sa dali ?ahko prezera? aj nesk?r.

Aby bola tituln? strana chr?nen? pred roztrhnut?m, je praktick? umiestni? p?siky kart?nu do oblasti zo??vania a prevliec? cez ne ni?. Na obal je lep?ie pou?i? kart?nov? prie?inky s n?pisom „Case“. M??u ma? r?zne hr?bky a ve?kosti.

Neexistencia jednotnej normy, ktor? by objas?ovala ot?zku viazanosti dokumentov, ?asto vedie k sporom o ich vykonan?. Pri predkladan? dokumentov vl?dnym agent?ram mus?te ma? na pam?ti, ?e v niektor?ch z nich sa m??u po?iadavky na ich vykonanie l??i? od ?tandardov prijat?ch v kancel?rskej pr?ci. Preto je vhodn? si tak?to ot?zky vopred ujasni?, aby sa dokument?cia nevracala na prepracovanie.

Pozrite si video, v ktorom pr?vnik podrobne vysvet?uje, ktor? dokumenty podliehaj? flashovaniu a na konkr?tnom pr?klade ukazuje postup flashovania dokumentu pozost?vaj?ceho z nieko?k?ch listov:

Ako spr?vne zo??va? dokumenty ni?ou?

Probl?m firmv?ru je v prvom rade zauj?mav? pre zamestnanca, ktor?ho n?pl? pr?ce ?pecifikuje t?to zodpovednos?. Bremeno tohto „remesla“ naj?astej?ie pad? na krehk? ramen? personalistov a ??tovn?kov. Je ve?mi d?le?it? zdokonali? svoje zru?nosti: nespr?vne vykonan? firmv?r m??e by? s?m zdrojom r?znych probl?mov, ak zmizne ak?ko?vek d?le?it? list dokument?cie.

Ako teda spr?vne zo??va? dokumenty ni?ou (krok za krokom) a pre?o je to potrebn??

V kancel?rskej pr?ci sa v podstate zo??vaj? person?lne a ??tovn? doklady, ktor? sa maj? uchov?va? viac ako desa? rokov. Od j?la 2013 je mo?n? predklada? z?kladn? dokumenty a ?iadosti Feder?lnej da?ovej slu?be na registr?ciu bez viazanosti.

Ako spr?vne zo??va? dokumenty ni?ou: fotografie krok za krokom

Krok 1. Vybavenie

• Uistite sa, ?e v?sledn? zv?zok neobsahuje viac ako 250 listov a jeho hr?bka je men?ia ako ?tyri centimetre.
• Pridajte pr?zdny list papiera do bloku pre popis. Na za?iatok m??ete dodato?ne zahrn?? listy pre intern? invent?ru.
• Parametre arch?vnej knihy s? maxim?lne 32 x 23 cm.

Krok 2. ??slovanie

Pou?ite ?peci?lne ??slo alebo ?iernu ceruzku. Zadajte ??sla str?n. Ich miesto je v pravom hornom rohu prednej strany. ??sla by sa nemali pret?na? s hlavn?m textom. Invent?r sa pri o??slovan? nepo??ta ako strana.

Ak je v balen? list, ktor? nie je s??as?ou form?tu, m??ete ho na jednom okraji olemova? a zlo?i? a o??slova? ako jeden list. Ale ak je prelo?en? plachta olemovan? v strede, treba to po??ta? ako dve plachty. Ilustr?cie s? o??slovan? na zadnej strane listu.

Krok 6. Firmv?r

Dokumenty s dlhou ?ivotnos?ou m??u by? pre?it? spolu s kart?nov?m obalom. V?eobecne akceptovan?m postupom je v?ak za?a? s lemovan?m listom po v?zbe.

Na prv? list polo?te p?s kart?nu. T?m sa zabr?ni r?chlemu opotrebovaniu nite.

Dokumenty s? zo?it? dvakr?t.

S tromi vpichmi: za?nite ?i? papiere zozadu, od stredn?ho vpichu, nechajte asi 7 cm nite.

Z prednej strany vlo?te ni? do horn?ho otvoru.

Ihla bola vzadu; po?lite ho do spodnej punkcie.

Nechajte tie? aspo? sedem centimetrov nite. Tento zvy?ok nite spojte s predch?dzaj?cim zvy?kom a uvia?te uzol.

?tyri vpichy: za?nite ?i? od druh?ho vpichu zhora. Potom vlo?te ihlu do horn?ho otvoru a potom znova do druh?ho zhora.

Potom by ihla mala ?s? do tretieho otvoru a potom zozadu do ?tvrt?ho otvoru. Nakoniec vlo?te ihlu do tretieho vpichu z prednej strany.

Po uviazan? uzla by malo zosta? 5–6 cm vo?nej nite.

Krok 7. Tesnenie a certifik?cia

Prilepte k?sok hodv?bneho papiera tak, aby bol uzol aj ?as? visiacich nit? zakryt?. Hrub? papier nemo?no pou?i? na tieto ??ely: uzl?k by mal by? jasne vidite?n?.

Funkcie ??slovania a zo??vania puzdier v kancel?rskej pr?ci.

Vedenie z?znamov je zlo?it? proces, ktor? si vy?aduje pozornos? a neust?le dodr?iavanie platn?ch predpisov. V s?lade s t?m, aby sa dokumenty mohli ulo?i? do arch?vu, musia by? riadne zo?it? a urobi? invent?r.

Je potrebn?, aby na vrchu dokumentu bola ob?lka a tituln? strana. M??e by? vyroben? z kart?nu alebo oby?ajn?ho papiera. Kart?nov? obal je potrebn? len v pr?pade, ak sa doklady predkladaj? na obdobie dlh?ie ako 25 rokov. V ostatn?ch pr?padoch sta?? list.

?o sa t?ka ??slovania, je tu nieko?ko zvl??tnost?. V prvom rade je o??slovan? nie od ob?lky, ale od sam?ho za?iatku pr?padu. Samotn? invent?r dokladov sa v tomto pr?pade ne??sluje. Taktie? v pr?pade dodatkov je povolen? ??slovanie p?smen. Napr?klad 5a. Najzauj?mavej?ie je, ?e ??sla je potrebn? umiestni? do prav?ho horn?ho rohu. Stoj? za zmienku, ?e nie s? o??slovan? strany, ale listy.

Ako spr?vne zo??va? dokumenty ni?ou: pravidl? GOST

Existuje ve?a pravidiel na zo??vanie dokumentov. Nie je dovolen? zo??va? dokumenty. Pou??va sa cik?nska ihla a hrub? ni?. Dierova?om m??ete najsk?r urobi? otvory a potom ich zo?i? ni?ou. V tomto pr?pade s? vl?kna za?iatku a konca zviazan? a konce s? ponechan? dostato?ne dlh?. ?asto je na papieri nalepen? n?zov organiz?cie alebo jej pe?iatka. Uveden? je aj po?et listov a d?tum ??slovania.

Na tieto ??ely sa pou??va tenk? ?pag?t. Neexistuj? ?iadne ?peci?lne po?iadavky na kvalitu nit?. ?asto sa pou??vaj? drsn? nite alebo Mylarov? p?ska.

Ako ?i? dokumenty na rohu: sch?ma

Ak sa chcete dozvedie?, ako pri?i? dokumenty na roh, pozrite si video.

VIDEO: ?itie dokumentov na roh

Toto je jedna z najjednoduch??ch mo?nost?. Aby ste to dosiahli, mus?te ozna?i? tri otvory. Priemern? vzdialenos? medzi otvormi by nemala by? v???ia ako 3 cm Ozna?te stranu pomocou prav?tka.

In?trukcie:

• Zlo?te dokumenty jeden po druhom. Potom pomocou prav?tka odmerajte rovnak? vzdialenos? od konca a umiestnite bodku do stredu
• Od tohto bodu odmerajte 3 cm v ka?dom smere
• Pomocou ?idla urob?me otvory a pre?ijeme ni?ou.
• Je potrebn?, aby sa ni? prepletala okolo papiera zo v?etk?ch str?n otvorov
• Viac podrobnost? je mo?n? vidie? v diagrame
• Potom zvia?te za?iatok a koniec ?pag?tu, prilepte k?sok papiera a vlo?te pe?iatku

T?to mo?nos? sa pou??va v pr?padoch s ve?k? mno?stvo listy. Je potrebn? prepichn?? otvory dierova?om a za?a? ?i?.

In?trukcie:

• Je potrebn?, aby otvory boli 3 cm od ?av?ho okraja
• Vzdialenos? medzi otvormi by mala by? rovnak?
• Ni? sa zasunie zo zadnej strany a op?? sa vyvedie cez ?al?? otvor.
• Je potrebn?, aby medzi otvormi neboli ?iadne nepre?it? miesta.
• Nite vych?dzaj? na samom konci vzadu. Tam sa urob? uzol a nalep? sa papier na pe?iatku

Je mo?n? a ako spr?vne, na ktor? stranu pripevni? dokumenty pomocou zo??va?ky?

Pozrite si video o tomto.

VIDEO: Zo??vanie dokumentov pomocou zo??va?ky

Ako zo??va? dokumenty pre da?ov? ?rad: pravidl?, vzor

Mus?te dodr?iava? pravidl?:

• Da?ov? v?kazy s? v?it? do 5 otvorov
• Uzol je pokryt? hodv?bnym papierom
• ??slovanie je umiestnen? v pravom hornom rohu

VIDEO: Pod?vanie da?ov?ho priznania

Ako u?i? puzdro?

Je potrebn? dodr?iava? GOST a ur?it? pravidl?.

In?trukcie:

• Puzdr? s? ?it? v troch alebo ?tyroch otvoroch
• Na lemovanie sa pou??va bankov? ?pag?t
• Oplat? sa lemova? tak, aby v?etky vzdialenosti medzi otvormi boli pokryt? z?vitmi
• Potom sa nite zvia?u do uzla a prilep? sa mal? k?sok
• Uv?dza po?et str?n, podpis a meno osoby, ktor? ?itie vykonala
• Pe?iatka in?tit?cie sa umiestni tak, aby odtla?ok bol na papieri a na zo??vanej strane

VIDEO: ?itie puzdra

Ak potrebujete zo?it alebo ?asopis najsk?r archivova?, nemus?te ich zo??va?, ako je pop?san? vy??ie. V?etko sa rob? ove?a jednoduch?ie.

In?trukcie:

• V spodnej ?asti z?pisn?ka urobte dva otvory v bl?zkosti zaklada?a.
• Natiahnite bankov? ?pag?t a zvia?te ho zo zadnej strany
• Teraz prilepte kus papiera a nap??te po?et listov
• Z?pisn?k by ste si ur?ite mali o??slova?. Toto sa vykon?va vpravo hore
• Umiestnite svoju pe?iatku a podpis na k?sok papiera

Ako flashova? prie?inok s dokumentmi?

Viac inform?ci? o zaklada?i n?jdete vo videu.

VIDEO: Zalo?enie zlo?ky s dokumentmi

S?bory, ktor? neboli zaraden?, nebud? prijat? do arch?vu. Pred odovzdan?m musia by? riadne vyplnen?.

In?trukcie:

• ?i? ni?ou do troch alebo ?tyroch otvorov
• Potom zvia?te vl?kna a pripevnite invent?r na vrch
• Je potrebn? podrobne op?sa? po?et listov alebo ?asopisov
• Na kus papiera, ktor? je nalepen? na zadnej strane, je nap?san? po?et listov a podpis
• Vy?aduje sa aj pe?iatka podniku alebo dielne

VIDEO: Arch?vny zaklada?

Kancel?rska pr?ca je zlo?it? a prec?zna pr?ca, ktor? si vy?aduje spr?vne vyhotovenie dokumentov. Dodr?iavajte v?etky GOST a regula?n? dokumenty.

VIDEO: Odlo?ili sme to na sklad

Ko?ko rokov sa vedie spor o osud kn?h, nov?n a papierov?ch dokumentov? Nie je ich menej, ani prv?, ani druh?, ani tret?. Mo?no sa tempo rastu spoma?uje. Niekedy je potrebn? zo?i? dokumenty na nieko?ko listov. Nem??ete to urobi? pomocou zo??va?ky a nem??ete to ani lepi?. ?o m?m robi?? Potrebova? zo??vacie dokumenty. ?no, presne ?it?! To znamen?, ?e mus?te vzia? v?etky dokumenty s ni?ou a ihlou a spoji? ich. A ako spr?vne zo?i? dokument s? ?iadny z org?nov, ktor? to vy?aduj?, neposkytuje podrobn? pokyny, pravidl? ani vzory. Aj ke? by sa zdalo, dobre, urobte fotografiu ako zo??va? dokumenty a v?etk?m bude lep?ie. A koniec koncov, mus?te dokumenty sp?ja? spr?vne, a nie tak, ako chcete, ale „spr?vne“ poch?dza zo slova „pravidlo“. Spr?vne zo??vanie dokumentov predstavuje najv???ie ?a?kosti pri fal?ovan?, a preto sa pova?uje za najspo?ahlivej?? sp?sob uchovania viacstranov?ho (viaclistov?ho) dokumentu.

Bohu?ia? neexistuj? ?iadne jasn? pokyny a predpisy (rovnak? „pravidl?“) pre blikanie dokumentov. Existuj? v?ak v?eobecn? po?iadavky r?znych ?radov, napr?klad v?eobecn? odpor??ania pre blikaj?ce dokumenty vo form?te A4 mo?no z?ska? zo schv?len?ch Metodick?ch odpor??an? pre vypracovanie pokynov pre pr?cu ?radu vo feder?lnych v?konn?ch org?noch. Nariaden?m Feder?lneho arch?vu z 23. decembra 2009 N 76 a GOST R 51141-98 „Kancel?rska pr?ca a archiv?cia“. V???ina z t?chto predpisov sa v?ak vz?ahuje na dokumenty uchov?van? dlh?ie ako 10 rokov a ako by ??tovn?ci mali vedie?, ?t?t zav?zuje ur?it? po?et rokov uchov?va? ur?it? podnikov? dokument?ciu, teda arch?vne ulo?enie, a potom znova previes? ur?it? arch?vne dokumenty. dokumenty do ?t?tneho arch?vu. V?etko s? to v?ak „kvety“, relevantnej?ie a vy?aduj?ce si pozornos? bud? situ?cie, ke? da?ov? in?pektor?t vy?aduje k?pie dokumentov a potom musia by? po?adovan? dokumenty pripraven? pod?a po?iadaviek Feder?lnej da?ovej slu?by. Tieto po?iadavky zase vych?dzaj? z da?ov?ho poriadku Ruskej feder?cie, ?l. 93. ?iados? o dokumenty po?as da?ovej kontroly, ako aj o nov? objedn?vku Feder?lnej da?ovej slu?by Ruska na rok 2019 zo d?a 7. novembra 2018 ?. ММВ-7-2/628@.

Vo v?eobecnosti zru?nos? spr?vne spoji? dokumenty m??u by? potrebn? viac ako raz. Napr?klad pri pod?van? v?kazov je potrebn? zo?i? doklady do D?chodkov?ho fondu, ako aj v?kazy pre da?ov? ?rad (napr?klad m??e ?s? o knihu pr?jmov a v?davkov*) at?. Niekedy je potrebn?, aby pracovn?ci pr?slu?n?ch oddelen? zo??vali dokumenty v banke. V kone?nom d?sledku je potrebn? neust?le sp?ja? ??tovn? a pokladni?n? doklady, a to pri pr?prave podkladov do v?berov?ho konania, ako aj pri predkladan? podkladov na archiv?ciu.

V z?sade v?etci ??tovn?ci pracuj? s ??tovn?mi programami, bez nich sa u? nezaob?deme. Ale naj?astej?ie maj? papiere pr?vny v?znam, preto?e dokumenty v e-maile formul?re maj? pr?vnu silu, len ak s? podp?san? digit?lnym podpisom. A v tomto pr?pade sa duplik?cia na papieri nevy?aduje. T?ka sa to fakt?r a mnoh?ch in?ch dokumentov. V z?sade, ak sa chcete pok?si? pracova? bez papiera alebo ho zn??i? a tie? robi? v?etky v?po?ty s ?ahkos?ou ?, potom sa m??ete obr?ti? na online ??tovn? slu?bu ??slo jedna v Rusku - „Kontur Accounting“ od v?etk?ch ??tovn?kov Spolo?nos? SKB Kontur. Najob??benej?ou oblas?ou ??tovn?ctva, pre ktor? sa pou??va online ??tovn?ctvo, s? mzdy - m? najdostupnej?iu tarifu - 1 500 rub?ov za ?tvr?rok (vr?tane v?kazn?ctva)! Toto je ve?mi zauj?mav? alternat?va k 1C a m??ete pracova? s datab?zami stiahnut?mi z 1C! Mnoh?ch to prekvap?, ale na pr?cu v ??tovn?ctve Kontur nemus?te ?tudova?, t?m menej absolvova? platen? kurzy, nemus?te implementova?, licencova?, vola? program?tora at?. Za?a? randi?/pracova? je ve?mi jednoduch?, po r?chlej a jednoduchej registr?cii m??ete slu?bu vyu??va? cel? mesiac pr?ce:

Ale to je v?etko dobr? a kr?sne, ale ??tovn? oddelenie bude musie? dlho pracova? s papiermi a treba to urobi? hne?! A ke??e potrebujete zo??va? r?zne dokumenty, ktor? maj? r?zny v?znam, tvar h?rkov, hr?bku puzdra (stohy h?rkov), tak odpor??ania/pravidl?/praxy maj? nieko?ko mo?nost? pre postupn? pokyny. Pravdepodobne budete pre pohodlie musie? rozdeli? predmety zo??vania:

1) nieko?ko listov form?tu A4

2) ??tovn?ctvo vr?tane pokladni?n?ch dokladov, dokladov

Rozdiel je ?isto vonkaj?? - prv? s? zo?it? samostatne (spravidla sa ka?d? dokument zo??va samostatne), druh? m??u by? zo?it? do spisov (ka?d? spis m??e pozost?va? z ?ubovo?n?ho po?tu dokumentov), a teda m??u ma? kart?nov? chrbty.

Aby ste to pochopili, m??ete sa pozrie? na fotografiu zo??vania dokumentov pomocou najjednoduch?ieho pr?kladu - pre dokument nieko?k?ch listov A4:

Ak si v?ak chcete pozrie? videon?vod, m??ete si ho pozrie? aj vy. Aby sa zabr?nilo duplik?cii fotografie vo videu, zobraz? sa in? situ?cia, ke? dokumenty m??u/mali by by? zo?it? v hornej ?asti v?avo roh:

?o si teda mus?te pripravi? pred zo?it?m dokumentov:

- dokument?cia)
- pe?iatka (ak existuje, nie je v?dy potrebn?, ale je nepravdepodobn?, ?e by bola zbyto?n?)
- vl?kna (?a?k?)
- ihla
- dierkova?
- kancel?rske lepidlo
- samolepiaci papier s rozmermi pribli?ne 4*6 cm

Potom sa na ?avej strane listu vo vzdialenosti asi pol po?a bez textu ihlou urobia otvory v mno?stve troch a? piatich kusov. Vpichy by mali by? umiestnen? symetricky vo vzdialenosti 3 cm a pr?sne vertik?lne.

Po?me sa teda vysporiada? so v?etk?m po poriadku.

1) Pr?prava dokumentov.

Najprv je potrebn? urobi? otvory (diery), pre v???inu dokumentov sta?? urobi? tri. Vpichy (otvory / otvory) musia by? umiestnen? symetricky a striktne vertik?lne. Ak mus?te dokumenty zo??va? ni?ou a dokumenty sa skladaj? z nieko?k?ch listov, potom m??ete urobi? otvory ihlou, to znamen? ihne? „za?i?“, hoci m??ete pou?i? aj dierova?. Pre obzvl??? d?le?it? dokumenty je lep?ie urobi? p?? otvorov. Existuje n?zor, ?e ?itie dokumentov spolu s ni?ami cez tri otvory nie je dostato?ne spo?ahliv? a mo?nos? n?hrady zost?va. A firmv?r cez 5 otvorov je limitom ochrany dokumentov, ktor? je firmv?r schopn?. Otvory by mali by? umiestnen? v?avo, spravidla m? ka?d? sk?senosti s „dierovan?m“ listov a ich vkladan?m do zaklada?ov, tak?e by nemali by? ?iadne ?a?kosti, preto?e umiestnenie otvorov na zo??vanie dokumentov je v skuto?nosti identick?.

Treba tie? poznamena?, ?e je ?ahk? urobi? otvory pre nieko?ko listov A4, ale dierova? je ur?en? pre ur?it? hr?bku stohu listov. ?o v?ak v pr?pade, ?e potrebujete zo??va? pokladni?n? doklady napr?klad do hrub?ho stohu? V tomto pr?pade by ste mali pou?i? ?idlo (asi nie je ?ahk? ho n?js? v kancel?rii), alebo ak je pr?pad ve?mi zlo?it?, napr?klad potrebujete spoji? ??tovn? doklady do ve?mi hrub?ho stohu, potom m??ete pou?ite ostr? klinec a kladivo. Rozsah nie je administrat?vny, ale ?o m??ete robi??

Potom v dokumente (dokumentoch) budete musie? o??slova? listy: najprv mus?te odstr?ni? kancel?rske sponky, potom usporiada? dokumenty a o??slova? ich od prv?ho listu po posledn?.

2) ?itie.

Zvy?ajne mus?te dokumenty zo??va? ni?ou, ale niekedy m??ete pou?i? tenk? p?sku (ako je zn?zornen? na videu vy??ie). Aj ke? mnoh? ??tovn?ci uprednost?uj? zo??vanie dokumentov nie akouko?vek ni?ou, ale bankov?m mot?zom alebo ?ijacou ni?ou LSh-210. To znamen?, ?e tvrd? ni? je st?le ?iaduca.

Dokumenty s? dvakr?t pre?it? kv?li pevnosti a zvy?ok nite je vyveden? na zadn? stranu od stredov?ho otvoru a orezan?, ale malo by zosta? asi 6 cm vo?n?ho konca. Potom sa nite zvia?u na uzol, aby sa na ne dal nalepi? k?sok papiera s potla?ou (vi? foto/video vy??ie)

3) Potvrdenie zviazan?ho dokumentu

Najprv si mus?te pripravi? samolepiaci papier, d? sa to urobi? napr?klad vo Worde vytvoren?m tabu?ky a jej vyplnen?m. Potom vytla?te list a vystrihnite tabu?ku. Uk??ka:

?it?, o??slovan?, podp?san?
a pe?iatku ___ (________________________) h?rok___

CEO
JSC "ZAO"

I.I. Ivanov

Mus?te si vybra? hodv?bny papier, preto?e uzol by mal by? jasne vidite?n?, preto nemo?no pou?i? hrub? papier. N?lepkov? papier nalepte tak, aby zakr?val uzol a ?as? d??ky nit?, ktor? by mali by? vo?n? (vi? foto/video). Tento papier je potrebn? prilepi? papiernick?m lepidlom (tekut? sklo). Potom sa nalep? pe?a? a podpis (ved?ci organiz?cie alebo opr?vnen? osoba), pri?om okraje podpisu a pe?ate musia presahova? hranice papiera n?lepky. Potom sa odtla?ok tesnenia a uzol z?vitu navrchu prelepia lepidlom. To posledn? nie je v?dy potrebn?, napr?klad da?ov? ?rad pod? v?pis z registra, ale pe?a? a podpis nevyplnia lepidlom. Tak?e mus?te nez?visle ur?i? stupe? d?le?itosti dokumentov, ktor? je potrebn? zo?i?. Maxim?lna pr?snos? pri zo??van? dokladov sa zvy?ajne venuje najd?le?itej??m ??tovn?m dokladom. Rev?zori a rev?zori s? predsa ?udia bez z?utovania v o?iach a bez srdca :) A tak ako spr?vne zo??va? dokumenty nikto nikoho neuci, potom pri testovani lahko najde chybu.

Koniec koncov, existuj? kontroverzn? situ?cie.

Niekedy to nie je o ako spr?vne zo??va? dokumenty, je to v?bec potrebn? robi?? Faktom je, ?e regula?n? org?ny niekedy vy?aduj? overenie k?pi?. A nemus? sa v?m p??i? alternat?vna mo?nos? - ke? s? v?etky dokumenty ulo?en?. Stal sa napr?klad tak? pr?pad.

Kontrol?ri od firmy po?adovali doklady. Da?ovn?k predlo?il svoje k?pie spolu a na posledn? list dal jeden n?pis s uveden?m po?tu listov, pe?iatku spolo?nosti a podpis z?stupcu. In?pektori neprevzali viaza? - vraj ka?d? k?pia mala by? overen? samostatne. Da?ovn?k sa obr?til na s?d, aby zaviazal in?pekciu akceptova? dokumenty overen? spolo?nos?ou.

S?d podporil da?ov? ?rad (uznesenie Feder?lnej protimonopolnej slu?by Moskovsk?ho obvodu zo d?a 5. novembra 2009 ?. KA-A41/11390-09). Napriek tomu, ?e v?etky h?rky boli zviazan? a o??slovan?, sudcovia rozhodli, ?e da?ov? poriadok vy?aduje osved?enie ka?d?ho dokladu samostatne.

Tak?e pred ?it?m by ste si mali presne zisti?, ?o chc? regula?n? org?ny dost?va?. Najm? v pr?pade kontroly (protiid?ca prem?vka at?.)

?o je u?ito?n? pre ??tovn?ka vedie?:

Dokumenty, ktor? s? digit?lne podp?san?, sa takmer nikdy neduplikuj? na papier, a preto nevy?aduj? skladovanie, zo??vanie at?. Elektronicky s? ulo?en? v elektronickom arch?ve ?pecializovan?ho telekomunika?n?ho oper?tora. Najm? podniky vyu??vaj?ce zjednodu?en?, imputa?n? alebo v?eobecn? da?ov? syst?m je mo?n? riadi? pomocou u? spom?nan?ho online ??tovn?ctva, ktor? m? v?etko od samoaktualiza?n?ho bezplatn?ho individu?lneho kalend?ra v?kazn?ctva a? po obsluhu ?ubovo?n?ho po?tu podnikov. Samozrejme, ?e to mo?no pova?ova? za alternat?vu k 1C a in?m ??tovn?m programom, ale v podstate ide o kvalitat?vny skok v automatiz?cii pr?ce ??tovn?ka. Elektronick? arch?v sa vytv?ra automaticky, nie je potrebn? nikam posiela? dokumenty, aktualizova? v?kazy, postupy v?po?tu, vzorce a pod. prebieha centr?lne a nevy?aduje ?iadnu akciu zo strany pou??vate?ov, kalend?r podnikov?ch v?kazov je v?dy aktu?lny, po ruke a obsahuje len to, ?o je potrebn? pre dan? podnik urobi?; ke? sa bl??ia ?lohy, syst?m upozorn? o tom e-mailom, cez SMS, ?no a vo va?om osobnom ??te sa zobraz? upozornenie, m??ete si pozrie? video o ?al??ch vymo?enostiach a hlavne vysk??a?! A to nie v odfl?knutej demo verzii, ale v plne funk?nom syst?me do mesiaca po registr?cii. Mimochodom, nov? pou??vatelia Kontur Accounting dost?vaj? dar?eky, ktor? sa takmer nikde nevidia – mesiac ako dar?ek po registr?cii, ?tvr?rok ako dar?ek po prechode na ak?ko?vek platen? tarifu. Tak?to dar?eky sa poskytuj? ako propag?cia pre nov?ch pou??vate?ov, propaga?n? k?d je 5000, m??ete ho zada? do ??tovn?ho obrysu iba na registra?nej str?nke, pr?slu?n? pole je v?dy vidite?n?. Na jednej strane je to atrakt?vne a pr?jemn?, na druhej strane je to jednoducho nevyhnutnos?, hoci sa d? ?ahko pripoji? k ??tovnej kont?re a ?ahko sa odpoji?, ale spozna? z?sadne nov? pr?le?itosti pre ??tovn?ka si st?le vy?aduje ?silie a ?o je najd?le?itej?ie, je potrebn?, aby sa potreby zhodovali s pr?le?itos?ami. Preto sa toho to?ko urobilo pre nov?ch pou??vate?ov :)

* Pr?kaz Ministerstva financi? Ruskej feder?cie z 30. decembra 2005 N 167n „O schv?len? tla?iva Knihy pr?jmov a v?davkov organiz?ci? a fyzick?ch os?b, ktor? uplat?uj? zjednodu?en? da?ov? syst?m, a postupu pri jeho vyp??an?“ :

1.5. Kniha pr?jmov a v?davkov mus? by? ?ipkovan? a o??slovan?. Na poslednej strane da?ovn?kom o??slovanej a ?ipkovanej ??tovnej knihy o pr?jmoch a n?kladoch je uveden? po?et str?n, ktor? obsahuje, ?o potvrdzuje podpisom ved?ci organiz?cie (fyzick? podnikate?) a ope?iatkuje pe?iatkou ?. organiz?cie (individu?lny podnikate? - ak existuje), a tie? osved?en? podpisom ?radn?ka da?ov?ho ?radu a zape?aten? pe?iatkou da?ov?ho ?radu pred za?at?m jeho ?dr?by. Na poslednej strane o??slovanej a ?ipkovanej knihy pr?jmov a v?davkov da?ovn?ka, ktor? bola ku koncu zda?ovacieho obdobia veden? elektronicky a vytla?en? na papieri, je uveden? po?et str?n, ktor? obsahuje, ?o potvrdzuje svojim podpisom ved?ci zda?ovacieho obdobia. organiz?cie (individu?lny podnikate?) a ope?iatkovan? pe?iatkou organiz?cie (individu?lny podnikate? - ak je k dispoz?cii) a je tie? osved?en? podpisom ?radn?ka da?ov?ho ?radu a opatren? pe?iatkou da?ov?ho ?radu.