Rad sa dokumentima uklju?uje i teoriju i praksu. Tehnika heftanja/?ivenja dokumenata sa vi?e stranica spada u na? papirolo?ki zanat. Stoga, prvo - odgovor je prakti?an.

U kancelarijskom radu dokumenti na vi?e stranica, ako je potrebno, pro?ivaju se sa 3 punkcije. Ra?unovodstvene knjige i ?asopisi, ako su ve? ukori?eni i pro?iveni/u?vr??eni na industrijski na?in (tipografski), dozvoljeno je ?ivanje sa 2 punkcije. Ako u trenutku sastavljanja i izvo?enja dokumenta ve? znate da se mora za?iti i zaklapati, onda preporu?ujemo da ostavite 35 mm za lijevu marginu umjesto 20 mm.

Ali ?ak i uz standardnu veli?inu lijeve margine, potrebno je zamisliti da je list dokumenta podijeljen vodoravno na pola. U sredini lijevog polja (na ovoj horizontalnoj liniji) ozna?ena je prva (srednja) punkcija. Mentalno (ili pomo?u ravnala, ali bez crtanja) ponovo podijelimo gornji i donji dio lista na pola. Na lijevom polju, na ovim mentalnim horizontalnim linijama, ocrtane su gornja i donja punkcija. Same ubode se izra?uju bilo kojom raspolo?ivom uredskom opremom - debela igla, ?ilo, bu?ilica ili posebnom opremom - klamerica. Za ?ivanje treba koristiti prirodne lanene, svilene ili pamu?ne niti ili pletenicu bez dodavanja umjetnih vlakana.

Dokument sa vi?e stranica (neka vrsta "paketa") postavlja se licem prema dolje, a sa strane posljednjeg lista se konac uvla?i u gornje i donje ubode. "Paket" se okre?e, a krajevi konca iz gornjeg i donjeg uboda istovremeno se uvla?e u srednju punkciju. “Paket” se ponovo postavlja licem prema dolje, a krajevi konca u srednjem ubodu se prekri?e i zategnu tako da konac prethodno provu?en kroz vanjske ubode u?e u ?vor. Slobodni krajevi konca na pole?ini ?ava ostavljeni su toliko da vire najmanje 2-3 cm ispod posebno zalijepljenog lista papira sa ovjerenim natpisom o ovjeri. Ovaj list je zalijepljen tako da pokrije jedinicu za ?ivanje i dio slobodnih krajeva konca. Bolje ga je zalijepiti univerzalnim PVA ljepilom, jer govorimo o ?ivanju vi?e stranica original, a ni u kom slu?aju silikatnim ljepilom. Samoljepljivi ?tapi? i samoljepljive naljepnice mogu se koristiti za pri?vr??ivanje natpisa o certifikatu kopije dokument sa vi?e stranica.

Certifikacijski (ovjeravaju?i) natpis se sastavlja na posebnom listu papira (vidi primjer 1). Ako je cijeli tekst natpisa ili njegov dio (na primjer, broj listova u brojevima i rije?ima, datum) sastavljen rukom, onda je bolje da se to uradi istom olovkom kao i potpis ovla?tenog osoba koja ovjerava ovaj ?av. Pe?at organizacije se stavlja tako da zahvata dio zalijepljenog lima sa natpisom o ovjeri i dio nali?ja posljednjeg lista samog boda.

Primjer 1

Upis atestnog natpisa na pole?ini ?ava

Collapse Show

I sada - teorija problema. Dokument je informacija snimljena na materijalnom mediju sa detaljima koji omogu?avaju njegovu identifikaciju. Predmetna su?tina dokumenta je jedinstvo oblika(papir - ?asopisi, knjige, listovi standardnih formata, obrasci; elektronski - formati za prezentaciju elektronskih dokumenata), formu(sastav detalja dokumenta i oznaka na njemu) i sadr?aj(struktura i pravila za predstavljanje teksta dokumenta ove ili one vrste, vokabular i gramatika). Njegove najva?nije karakteristike su informativna priroda, materijalni nosilac i pravna snaga. ?tavi?e, sve ove karakteristike su me?usobno povezane i ?ine prirodu samog dokumenta.

Pitanja heftanja ili na drugi na?in pri?vr??ivanja dokumenata koji su kreirani kao originali na vi?e stranica razmatraju se isklju?ivo u smislu sigurnosti integritet materijalnog nosa?a dokument, ?tite?i ga od krivotvorenja, zamjene i zamjene listova. Najlak?i na?in da se osigura integritet medija dokumenata sa vi?e stranica je da numeri?ete njegove stranice i jednostavno ih spajate klamericom. U "internom" poslovnom okru?enju organizacije, ovaj metod "za?tite" integriteta dokumenta obi?no se smatra dovoljnim.

Ako ?e dokument sa vi?e stranica postojati ne samo unutar organizacije, ve? iu "vanjskom" okru?enju, tada se pored numeracije stranica (po?ev?i od druge) i jednostavnog pri?vr??ivanja listova mo?e koristiti jo? jedan na?in za?tite integriteta - parafiranje svake stranice. Inicijal je poseban oblik vize, koji se sastoji samo od skra?enog potpisa (li?nog poteza) inicijatora, izvr?ioca ili ovla?tene osobe za datu vrstu dokumenta ili transakcije, ?ime se „?titi“ integritet dokumenta sa vi?e stranica. Primjer je parafiranje ugovora prije potpisivanja, kada se na svakom listu sastavljaju potpisi inicijatora ili izvr?itelja iz svake strane. I tre?i na?in da se osigura integritet materijalnog medija je spajanje/?ivanje dokumenta sa vi?e stranica.

Obaveza heftanja ili na drugi na?in pri?vr??ivanja listova u vrijeme sastavljanja i potpisivanja dokumenata koji ?e po formi biti originali na vi?e stranica, kao ni tehnika ?ivanja nisu direktno regulirani ni op?im pravilima kancelarijskog rada ni Pravilima notarski poslovi.

Pitanja osiguranja integriteta originala dokumenta sa vi?e stranica i njegove za?tite od zamjene, krivotvorenja i zamjene listova o njima odlu?uje organizacija nezavisno i sadr?ani su u uputstvima ili propisima za upravljanje kancelarijama objavljivanje ili rad sa dokumentima odre?ene vrste. Preporu?ujemo, na primjer, u pravilniku za objavljivanje organizacijskih dokumenata ili pravilniku o ugovornom radu da se posebno pozabavi pitanjem na?ina i tehnike pri?vr??ivanja/pro?ivanja dokumenata sa vi?e stranica, uzimaju?i u obzir njihovo eventualno naknadno predstavljanje pred “eksterno” poslovno okru?enje ili za ovjeru, kao i za dr?avnu registraciju.

Zahtjevi koji su nametnuti va?e?im regulatornim pravnim aktima na oblik vezivanja dokumenti sa vi?e stranica se uspostavljaju samo u op?tem obliku potreba za ?avom ili ?ivanjem i numerisanjem listova originali dati na ovjeru, odre?ene vrste godi?njih izvje?taja, knjige i ?asopisi ili kopije dokumenata.

Primjer 2

Primjeri kojih dokumenata regulatorni pravni akti zahtijevaju da se spajaju

Collapse Show

Dakle, blagajna se mora sastavljati mjese?no, tromjese?no i godi?nje u skladu sa zahtjevima Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O ra?unovodstvu“.

Dnevnik revizije mora biti spojen, numeriran i ovjeren pe?atom pravnog lica ili individualnog preduzetnika (?lan 16. Federalnog zakona od 26. decembra 2008. br. 294-FZ „O za?titi prava pravnih lica i individualnih preduzetnika u vr?enju dr?avne kontrole (nadzora) i op?tinske kontrole“).

Svi listovi prijave za u?e??e na konkursu i svi listovi sveske prijave za u?e??e na konkursu moraju biti pro?iveni i numerisani u skladu sa ?l. 25 Federalnog zakona od 21. jula 2005. br. 94-FZ „O davanju narud?bi za isporuku dobara, obavljanje poslova, pru?anje usluga za dr?avne i op?inske potrebe.”

A savezni organi izvr?ne vlasti, koji podnose normativno-pravne akte koje su izdali na dr?avnu registraciju Ministarstvu pravde Rusije, moraju osigurati, pored spajanja dokumenta i numerisanja listova, da na pole?ini svakog lista originalnog normativnog pravnog akta stavlja se viza ?efa pravne slu?be saveznog izvr?nog organa (naredba Ministarstva pravde Rusije od 04.05.2007. br. 88 sa izmenama i dopunama od 26.05.2009. „O odobravanju Obja?njenja o primjena Pravila za pripremu podzakonskih akata saveznih organa izvr?ne vlasti i njihovu dr?avnu registraciju”).

Dakle, organizacija (i njena slu?ba za upravljanje evidencijom) samostalno uspostavlja i po?tuje pravila za obezbe?ivanje integriteta dokumenata u svom „internom“ poslovnom okru?enju i, naravno, ispunjava sli?ne zahteve koje postavljaju dr?avni organi i lokalne samouprave.

Dokumenti su papiri koji imaju podatke koji su uredno registrovani i imaju odre?enu vrijednost za odre?ena preduze?a ili institucije. Da bi va?i papiri bili ispravno popunjeni, morate znati mnogo stvari, uklju?uju?i i takav postupak kao ?to je heftanje dokumenata. U ovom ?lanku ?emo pogledati kako pravilno spojiti dokumente koncem za poreznu upravu ili za arhivu i koji zahtjevi vrijede za ovaj postupak.

Za?to je potrebno spajanje dokumenata?

Ne postoje ta?ni zahtjevi i uputstva u vezi sa uvezivanjem papira, ali kada se pripremaju razli?ita dokumenta za pojedine institucije, postoje pravila koja nala?u da je dostavljanje dokumenata dozvoljeno samo u pro?ivenoj formi, na primjer:

• u arhivu prilikom podno?enja bilo kakvih dokumenata;
• poreskoj upravi, prilikom podno?enja izvje?taja;
• sudovima, prilikom ustupanja predmeta;
• da u?estvuje na tenderu prilikom pripreme i podno?enja radova;
• prilikom izvr?enja dr?avne registracije preduze?a;
• banci, prilikom prenosa ovjerenih kopija dokumenata i sl.

Proces ?ivanja mo?e se obaviti pomo?u sljede?ih alata:

• Konci, ?ila i igle;
• spajalice i spajalice;
• specijalnih mehani?kih ure?aja.

Bitan! Potrebno je spajati dokumente koji se sastoje od vi?e od jedne stranice.

Uz ?iroku paletu opcija za spajanje dokumenata, na nekim mjestima su potrebni direktno pro?iveni papiri koncem, to se radi iz sigurnosnih razloga, jer je gotovo nemogu?e zamijeniti listove pro?ivene koncem i osigurane mokrim pe?atom, za razliku od drugih opcija.

Pravila i zahtjevi za heftanje dokumenata

Danas ne postoji jedno univerzalno i jedino uputstvo za obavezuju?e dokumente, ali me?u regulatornim dokumentima postoje dokumenti koji ?e vam pomo?i da saznate koja vrsta pripreme dokumenata je neophodna za instituciju.

Priprema dokumentacije za arhiviranje

Prilikom pripreme za spajanje dokumentacije u arhivu potrebno je pripremiti popis dokumenta koji se sastoji od sljede?ih dijelova:

• Naslov dokumenta;
• datum kada je inventar sastavljen;
• kratak sa?etak;
• inventar, koji je tabela sa podacima o serijskom broju, datumu i nazivu, napomenama;
• broj listova, brojevi su nazna?eni i brojevima i slovima;
• Potpis slu?benika.

Da bi dokument bio spreman, potrebno je izvr?iti sljede?e radnje.

Koje su karakteristike pri spajanju dokumenata za poresku slu?bu?

Poreska slu?ba je ozbiljan organ koji zahtijeva redovne izvje?taje i mo?e samostalno provjeriti originalnost i ispravnost dokumentacije. Prilikom provjere, poreski inspektor ?esto tra?i ovjerena dokumenta. Sve kopije moraju biti potpuni duplikat originala i ovjerene. Za ovjeru je potrebno na dokumentu staviti podatke koji obezbje?uju valjanost papira u pravnom pogledu. Tako?e, kopije dokumenata moraju biti spojene, kao i originali.

Dokumenti ?iji broj stranica ne prelazi 150 se spajaju. Numeracija se vr?i od prvog lista arapskim brojevima. Firmver se pojavljuje u dva ili ?etiri sloja. Pletene niti treba pri?vrstiti listom na pole?ini hrpe, koji pokriva podru?je ?avova i ?vor. Veli?ina naljepnice ne smije biti ve?a od 5x5 centimetara. Naljepnica sadr?i potpis ovjere, broj stranica, kao i inicijale i prezime rukovodioca i pe?at.

Prilikom podno?enja dokumenata poreskoj slu?bi morate prilo?iti propratno pismo u kojem nazna?ite ?ta ta?no i u kojoj meri dostavljate nadle?nom organu.

?ivanje dokumenata nitima

Da biste razumjeli kako spojiti dokument, u nastavku su upute korak po korak sa fotografijama. Proces ?ivanja je va?an jer od njega u velikoj meri zavisi ispravnost dokumenata. Disciplina upravljanja dokumentima obuhvata znanja vezana za sve procese koji se de?avaju sa dokumentima i papirima. Nakon kursa ove discipline, osoba mo?e smatrati da je upoznata sa nijansama i sa sigurno??u se bavi svim uredskim procedurama. Obi?an poduzetnik se ?esto prvi put upu?ta u posebnosti upravljanja dokumentima. Ali sasvim je mogu?e samostalno se penjati i nau?iti sve ?to vam je potrebno.

Dakle, pogledajmo kako spojiti dokument koji se sastoji od nekoliko listova. Prije svega, potrebni su nam sljede?i alati:

• ?ilo;
• igla;
• najlonski konac ili kanap;
• ljepilo za papir;
• prazan komad papira.

?ivanje s tri rupe jedna je od naj?e??ih vrsta ?ivanja. Tehnologija spajanja dokumenata nije nova ni u davna vremena, knjige, djela i drugi papiri su se ?ivali uz pomo? igle i konca. Danas se firmver nije zna?ajno promijenio, kako ga napraviti, date su fotografije korak po korak procesa ?ivanja.

Prvo, tako ?to ?ete napraviti rupu. Ponekad se rupe prave pomo?u bu?ilice. U na?em slu?aju koristit ?emo pomo? ?ila. Rupe se nalaze na udaljenosti od oko 2 centimetra od lijevog ruba. Kao ?to vidimo, igla nije jednostavna, ve? debela i duga, takozvana "ciganska" igla. Unaprijed ovu iglu uvla?imo koncem du?ine oko 40 centimetara, to bi trebalo biti dovoljno za dva uboda, posebno da se konci ne pokvare tokom skladi?tenja. Igla se ubrizgava sa stra?nje strane, ostavljaju?i rubove koji ?e se kasnije spojiti sa nai?enom ivicom kada se ?ivanje zavr?i.

Dokument u?ijemo odozdo u rupu probu?enu ?ilom u sredini, ostavljaju?i kraj konca slobodnim oko 10 centimetara.

Nakon ?to smo provukli iglu, dovodimo je do prednje strane dokumenta i zabijamo u gornju rupu, uvla?e?i konac u nju.

Provu?emo konac ispod dna dokumenta pored srednje rupe i izbodemo iglu u donju rupu, provla?e?i konac na prednju stranu.

Pa?ljivo vratite iglu u srednju rupu iz koje smo po?eli da ?ivamo.

Na stra?njoj strani se spajaju dvije niti i vezuje se dupli ?vor.

Sljede?i korak je zalijepiti mali komad papira na ?vor i ovjeriti dokument.

3 gre?ke prilikom spajanja dokumenata

Pogledajmo 3 glavne gre?ke koje se ?esto prave prilikom spajanja dokumenata:

• ?esto je ?vor zape?a?en obi?nim papirom - ovo je gre?ka. ?vor je potrebno zape?atiti posebnim papirom za autentifikaciju – maramicom, tako da je vidljivo prisustvo ?vora;
• dostaviti papirologiju neprofesionalcu. Dokumente mora sastaviti osoba koja posjeduje ove vje?tine, jer neispravno popunjena dokumentacija mo?e uzrokovati vra?anje papira;
• Kada lijepite certifikacijski list, koristite ljepilo koje vam do?e pri ruci. Ne koristite ljepilo koje nije ?inovni?ko ni pod kojim okolnostima;

Dokumenti su u?iveni u nekoliko verzija, koje se razlikuju po broju otvora za pri?vr??ivanje stranica, uzmite u obzir karakteristike i vrste u nastavku:

Postoji i mogu?nost spajanja dokumenata pomo?u jedne igle ili pomo?u dvije. Detaljna uputstva su prikazana u nastavku.

?ivanje se vr?i strogo simetri?no i okomito. Svi ?avovi su napravljeni ravnomjerno, za to se rupe moraju napraviti ta?no ispod ravnala. Ova slika pokazuje kako se ?ije papir sa ?etiri rupe. Slika iznad pokazuje smjer igle na pole?ini i prednjoj strani dokumenata. U bilo kojem obliku, proces se zavr?ava tako ?to se niti ve?u u jedan jak dvostruki ?vor, a rubovi ostaju slobodni i zape?a?eni.

Gdje mogu sa?iti dokumente?

Heftanje dokumenata je va?an i slo?en postupak. Ako nemate stru?njaka za dokumente koji zna kako i ?to u?initi po ovom pitanju, a sami razumijete da mo?ete napraviti veliki broj gre?aka, uvijek imate priliku obratiti se stru?njacima. Specijalisti su u pravilu dostupni u bilo kojoj obli?njoj ?tampariji ili arhivu. Ova usluga ?e zahtijevati pla?anje, ali ?e zaposleni u ovim institucijama sigurno uraditi dokumentaciju firmvera efikasno, profesionalno i brzo.

Odgovori na hitna pitanja o dokumentima firmvera

Pitanje br. 1. Koji dokumenti zahtevaju firmver?

Svi dokumenti koji se sastoje od vi?e od dva lista zahtevaju heftanje

Pitanje br. 2.?to je s kopijama i koja je razlika izme?u ukori?enih originala i kopija?

Kopije su tako?er pro?ivene, razlika je u tome ?to ?vor nije zape?a?en i nema pe?ata

Pitanje br. 3. Za?to dokumenti ne mogu biti prihva?eni?

Ako va?i dokumenti nisu pravilno spojeni, bilo koja slu?ba mo?e odbiti da prihvati va?e dokumente

Pitanje br. 4. Za?to lijepiti naljepnicu i ostaviti krajeve konca?

Ovaj postupak je izmi?ljen kako bi bilo jasno da su niti vezane posebno za ?vor.

Pitanje br. 5. Ima li gre?aka pri numerisanju listova?

Numerisanje se mora obaviti pa?ljivo, jer ispravke nisu dozvoljene. U slu?aju da nedostaju stranice, uz dozvolu ustanove mogu se koristiti brojevi sa slovima.

Prije nego ?to po?nete raditi s dokumentacijom, potrebno je da se dobro upoznate sa velikim brojem potrebnih uputstava u vezi s pitanjima toka dokumenata i kancelarijskog rada. Ove norme su prili?no slo?ene i sadr?e veliki broj raznih sitnih detalja i nijansi. Kako arhivirati dokumente na uglu? ?ta sadr?i prilo?eni inventar? Da li je mogu?e arhivirati knjigovodstvenu dokumentaciju sa ma?inom za termo uvezivanje? Slu?benik po?etnik ima mnogo toga da zagonetne.

Pushover?

Na prvi pogled, procedura evidentiranja predmeta i predaje u arhivu je potpuno jednostavna, ali praksa pokazuje suprotno. Ukoliko prekr?ite bilo koje od uredskih pravila, ova institucija ?e odbiti da prihvati dostavljeni dokument, a vi ?ete morati ponovo zapo?eti sav posao. Ako su se sli?ne situacije ve? dogodile u va?em ?ivotu, pro?itajte na? ?lanak - poku?at ?emo razumjeti ovo pitanje.

Za?to podnose dokumente? Da li postoje standardi prema kojima se ovaj postupak reguli?e? Da, i ima ih mnogo. Rije? je prije svega o metodolo?kim preporukama za kancelarijski rad, koje su odobrene u decembru 2009. godine naredbom Federalnog arhiva. Drugo, o GOST R 51141, posve?enom arhivskom i kancelarijskom radu i koji sadr?i sve potrebne definicije i termine. Osim toga, postoje i druge pravne norme prema kojima se dokumentacija spaja.

Po?nimo od naslovnice

Ako pozori?te po?inje vje?alicom, onda je na? postupak ni?ta manje nego koricama. A odabir kartonske “kore” jedan je od prvih zadataka u procesu “pakiranja” dokumenta. Na prvi pogled ne?ete na?i razliku izme?u mnogih postoje?ih sorti. Ali, ako bolje pogledate, shvatit ?ete da su poklopci standardni, nestandardni i da se koriste i za dugotrajno skladi?tenje.

Naj?e??e mo?ete prona?i standardni poklopac u formatu 229x324 mm. Koristi se u svim slu?ajevima kada se pro?ivaju listovi standardne veli?ine. Ako iz odre?enih razloga dokument ima prili?no specifi?an izgled i parametre, potrebna je nestandardna vrsta korica. Potonji tip uklju?uje onaj u kojem ?e se dokumenti ?uvati 25 ili vi?e godina.

Prema zakonskim propisima, ovakve korice se izra?uju samo od tvrdog kartona zbog dugog radnog vijeka. Neophodno je preduzeti mere za o?uvanje ispravnog izgleda dokumenta i njegove pogodnosti za upotrebu nakon du?eg vremenskog perioda. Dokumenti namijenjeni za predaju dr?avnom arhivu pohranjuju se u koricama od materijala kao ?to je bezkiselinski karton.

Hajde da pri?amo o numerisanju listova

Prije nego ?to budete mogli pravilno op?iti dokumente koncem, svi moraju biti presavijeni u ispravnom redoslijedu. Nakon toga se postupak numeriranja provodi obi?nom olovkom. Ovdje je glavno pravilo da se numeriraju listovi, a ne stranice dokumenta. Na svakom listu u gornjem desnom uglu nalazi se arapski broj. U isto vrijeme, na?e oznake ne smiju se „puzati“ na tekst. Ne odnosi se na op?te numerisanje listova

Koje suptilnosti postoje u pitanju numerisanja? Ako dokumenti koji se podnose sadr?e jedno pismo ili vi?e njih, prvo numerirajte kovertu, a zatim, jedan po jedan, svaki od listova koji su u njoj prilo?eni. Ako je broj pristiglih jedinica ve?i od 250, uobi?ajeno je da se to podijeli u nekoliko tomova. ?tavi?e, svaki od njih ima svoju numeraciju.

Unutar arhivskog dosijea mogu se nalaziti dokumenti koji imaju svoje zasebne brojeve stranica, na primjer, periodika. Ali prilikom podno?enja predmeta u arhivu, oni se numeri?u me?u ostalima bez kr?enja op?teg poretka.

Ako je prilo?eni list u velikom formatu, uobi?ajeno je da ga rasklopite i u gornjem desnom kutu unesete broj. Mora se obezbijediti mogu?nost slobodnog pristupa tekstu. Ako su pojedina?ni fragmenti zalijepljeni na bilo koji od listova bez mogu?nosti odvajanja, cijelo pakovanje se numerira kao jedan. U tom slu?aju potrebno je sastaviti popis svakog od zalijepljenih komada, ?to se radi na pole?ini ili u slobodnom prostoru. Oznaka zalijepljenog dokumenta mora biti prisutna u natpisu o ovjeri ili u bilje?kama uz op?ti inventar sa naznakom naziva. Naj?e??e su takve slobodne investicije ?ekovi, izjave ili fotografije.

Ispravljanje gre?aka i popis dokumenata

U slu?aju da je tokom rada napravljena neka ne previ?e ozbiljna gre?ka (na primjer, propu?teno je nekoliko listova), umjesto ponovnog prenumerisanja cijelog niza, mo?ete koristiti slovnu oznaku. U ovom slu?aju, brojevi na drugim listovima se ne mijenjaju. Otklanjanje ovakvih gre?aka mogu?e je samo u dogovoru sa osobljem arhiva. Ako se prona?u grube gre?ke, dokument ?e se morati ponovo numerisati. Stari brojevi se precrtavaju ?to je mogu?e pa?ljivije i dodaju se novi. U ovom slu?aju, a?urirana numeracija je ponovo odobrena certifikacijskim natpisom.

Bez inventara od vas ne?e biti prihva?en nijedan arhivski fajl. Podaci sadr?ani u njemu odnose se na naslov dokumenta, datum sastavljanja, napomene i samu tabelu u kojoj su navedeni serijski brojevi listova, njihov broj i napomene (ako je potrebno). Sve se zavr?ava podatkom o broju dokumenata u obliku broja, umno?enim rije?ima, zatim se sve zape?a?uje potpisom slu?benika sa de?ifriranjem punog imena.

Kako pravilno op?iti dokumente koncem

Kada zapo?nete postupak ?ivanja, provjerite da li su svi potrebni materijali i alati pri ruci. Osim samog posla, trebat ?e vam ?ilo, igla, karton za podno?enje dokumenata i posebne niti. Kao potonji, oni se opskrbljuju o?trim nitima za ?ivenje L-210. Posljednji tip se naj?e??e koristi za potrebe uredskog rada.

Na po?etku rada, sve spajalice i drugi metalni predmeti se uklanjaju iz dokumenta, a zatim se listovi datoteke presavijaju u ravnu, urednu hrpu. Na lijevoj strani su iglom ili ?ilom napravljene tri rupe u prostoru polja. Najbolje ih je postaviti u sredinu slobodnog prostora namijenjenog za uvla?enje s lijeve strane, odnosno na udaljenosti od oko jedan i po centimetar. Ova napomena je va?na - u suprotnom, nakon podno?enja dokumenata, bi?e te?ko ?itati.

Ako su vam ravne ivice rupa od su?tinske va?nosti, probu?ite rupe. Ali zapamtite da je previ?e listova previ?e za njega. Uvjerite se da su sve tri rupe ravnomjerno raspore?ene po visini i udaljene otprilike 3 cm jedna od druge. Srednja treba da pada na sredinu stranice.

Kako bi se sprije?ilo o?te?enje naslovne stranice i uru?avanje ku?i?ta, ?esto se preporu?uje da podru?je ?avova sprijeda i pozadi oja?ate trakama od kartona. Kroz njega ?e biti provu?ena nit. Njegova uobi?ajena veli?ina je 70 cm, ali u svakom konkretnom slu?aju ovisi o debljini hrpe.

Kako za?iti za 3 rupe

Predstavimo sadr?aj algoritma za takvo arhiviranje dokumenata. Prvo, igla se provla?i kroz sredinu rupa, ostavljaju?i kraj konca na stra?njoj strani. Zatim ga treba umetnuti u vrh rupa. Kao rezultat, oba kraja se stavljaju na pole?inu hrpe listova koji se ?ivaju. Provla?imo iglu kroz dno rupa i izvla?imo konac na prednju stranu. Zatim spustite iglu nazad u srednju rupu. Tako je na? konac provu?en kroz sve potrebne rupe, nakon ?ega su oba kraja vezana na pole?ini dokumenta sna?nim ?vorom. Ostavite vrhove duge oko 5 cm.

Par?e papira s natpisom o certifikatu lijepi se direktno na ?vor. U nastavku ?emo pogledati tehnologiju njegove proizvodnje.

Dokument se tako?er mo?e spojiti pomo?u 4 rupe. Kako uraditi? Procedura nije nimalo komplikovana. ?etiri rupe su izbu?ene vertikalno simetri?no sa lokacijom na jednoj osi. Ostavljaju?i rep konca na stra?njoj strani prve rupe, za?ijte ?avove, a zatim zave?ite ?vor na isti na?in kao ?to je gore opisano. Firmver se mora duplirati dva puta kako bi se osigurala snaga i pouzdanost.

Certifikacijsko pismo

Sljede?a faza nakon numeracije i firmvera je davanje na?em ku?i?tu natpisom o certifikatu. naljepnica dimenzija 4x6 cm sa tekstom “Strapped and numerated...sheets” (njihov broj je ozna?en i brojevima i slovima). Zatim se navodi pozicija radnika koji je predao dokument, sa datumom i li?nim potpisom. Ako je potreban pe?at, to se tako?er mora uzeti u obzir. Natpis je zalijepljen preko ?vora koji smo vezali, ?iji krajevi niti trebaju ostati slobodni. Potpis se stavlja na kraju cijelog postupka, kada se ljepilo ve? osu?i. To se radi kako bi se sprije?ilo razmazivanje. Pe?at (ako postoji) stavlja se dijelom na tabak, dijelom na sam natpis.

I tek nakon ?to je fajl spojen, numerisan, potpisan i zape?a?en, mo?e se poslati u arhivu.

Odnos prema sertifikaciji mora biti ozbiljan i pa?ljiv. Ona je ta koja je dokumentarni dokaz nepovredivosti slu?aja. Ako je njegov integritet naru?en ili izme?ten, kontrolni organi mo?da ne?e prihvatiti dokument ili ga osporiti na sudu.

?ta i za?to treperimo?

Svi dokumenti koji se podnose arhivi ili nekom od inspekcijskih organa, uklju?uju?i poreznu upravu, penzioni fond i mnoge druge, moraju biti zaheftani. Tu ne mo?ete predati dokumente zalijepljene ili zaheftane. Kao ?to je ve? napomenuto, ako se otkrije neuskla?enost sa standardima kancelarijskog rada, to jednostavno ne?e biti prihva?eno od vas.

Kadrovska i ra?unovodstvena dokumentacija uglavnom podlije?e sli?noj proceduri. Oni od njih, za koje je dokumentacija zavr?ena, podlije?u arhivi organizacije ili preduze?a nakon godinu dana. Predmeti sa pro?lim zakonskim rokovima ?uvanja prenose se u posebne arhivske ustanove. Odre?uje se zakonom u zavisnosti od vrste dokumenta. Na primjer, javnobilje?ni?ke evidencije, poslovne knjige i dokumenti sa podacima o osoblju moraju se ?uvati najmanje 75 godina.

Rok trajanja dizajnerskih crte?a je mnogo kra?i - samo 20 godina. Uobi?ajeno je da se fotografska dokumentacija ?uva 5 godina. Dosijei javnih i privatnih preduze?a moraju se dostaviti arhivskim institucijama. Istovremeno, zadatak svake nedr?avne strukture je da o tome sklopi sporazum sa Federalnom arhivskom slu?bom.

Treba imati na umu da samo zaposlenik koji ima ovu du?nost naveden u opisu posla ima pravo na flash dokumente. U slu?aju nekvalitetnog povezivanja dokumenata, o?ekuju vas odre?ene sankcije, posebno u slu?aju izmjena ili nedostataka pojedinih va?nih listova.

Vratimo se tehnologijama arhiviranja

Gore opisane metode ?ivanja prikladne su i za arhivu i za poreznu upravu. Ali arhiviranje ra?unovodstvenih dokumenata pohranjenih dugo (vi?e od 10 godina) mora biti posebno sna?no - naj?e??e s 5 rupa. Certifikacijski natpis je napravljen na posebnoj maramici tako da je ?vor koji se nalazi ispod naljepnice jasno vidljiv i nema sumnje u integritet dokumenta.

Ako se u uredskom okru?enju rupe probijaju obi?nim bu?ilicama za papir, onda ako je potrebno izraditi velike koli?ine papirne dokumentacije (na primjer, u tiskarama), koristi se profesionalna oprema u obliku strojeva za bu?enje papira ili strojeva za uvezivanje knjiga. . Takvi mehanizmi imaju ozbiljnu snagu i mogu biti ru?ni ili opremljeni elektri?nim pogonom.

Mehanizam ma?ine

Ovi sistemi ili ma?ine su zasnovani na klasi?noj metodi pomo?u opruga. Ova vrsta ma?ine za uvezivanje opremljena je ure?ajem za perforaciju. Drugi mehanizam postavlja dokument na plasti?nu oprugu, nakon ?ega se na dno i vrh bloka dodaju kartonski ili plasti?ni poklopci.

Prednost ma?ine za uvezivanje je mogu?nost povezivanja veoma velikih dokumenata. Debljina bloka mo?e dose?i i do 500 stranica. I tako?er - mogu?nost uklanjanja ili dodavanja stranica i listova u ve? uvezani dokument. Nedostaci uklju?uju prili?no ozbiljan intenzitet rada i ne ba? veliku snagu.

Ako je knjigoveza?ka ma?ina za arhiviranje dokumenata opremljena metalnim oprugama za koje se postavlja odre?eni korak i prema njemu se probijaju rupe, tada se papirni blokovi stavljaju na fleksibilnu ?eli?nu oprugu, koja se zatim sabija i zatvara. Prednosti ure?aja s metalnim oprugama su uo?ljiviji kona?ni izgled i pove?ana pouzdanost u odnosu na vezivanje s plasti?nim oprugama. Ali nemogu?e je umetnuti ili ukloniti listove bez o?te?enja.

Osim opruga, postoje ure?aji koji rade na principu vezivanja na plasti?ni ?e?alj ?iji se zupci uvijaju. Tu je i spiralni povez, poznat nam iz kalendara, bilje?nica i dnevnika. Nakon perforiranja rupa, spirala se namotava u njih (3-4 okreta ru?no, ostalo automatski).

Napredak ne miruje

?ta je termi?ko vezivanje? Ovo je moderna ma?ina za arhiviranje dokumenata u koju se mogu brzo i trajno povezati. Pomo?u strojeva za termi?ko uvezivanje mo?ete zavr?iti veliki broj materijala, kao i dizajnirati pojedina?ne primjerke. Ova opcija je posebno pogodna za izvje?taje, ugovore i promotivne materijale koji se ?alju po?tom.

Ma?ina za ovu vrstu poveza radi kori??enjem termalnih bodlji i termo navlaka razli?itih boja i veli?ina. U zavisnosti od broja listova ku?i?ta, odabire se termi?ki poklopac odre?ene debljine, a zatim se sve zajedno postavlja u ma?inu. Unutra?nji kraj poklopca je premazan slojem polimernog ljepila. Ma?ina je opremljena grija?im elementom, zahvaljuju?i kojem se ovaj polimer topi, a svi listovi su zalemljeni u vru?i sloj.

Osobine numeracije i ?ivanja predmeta u kancelarijskom radu.

Vo?enje evidencije je slo?en proces koji zahtijeva pa?nju i stalno pridr?avanje va?e?ih propisa. Shodno tome, da bi se dokumenti predali u arhiv na ?uvanje, oni moraju biti propisno spojeni, ?ine?i inventar.

Neophodno je da se na vrhu dokumenta nalazi naslovna i naslovna strana. Mo?e se napraviti od kartona ili obi?nog papira. Kartonski omot je potreban samo ako se dokumenti podnose na period du?i od 25 godina. U drugim slu?ajevima dovoljan je list.

?to se ti?e numeracije, postoje neke posebnosti. Pre svega, numerisan je ne sa korica, ve? sa samog po?etka slu?aja. U ovom slu?aju, sam popis dokumenata nije numerisan. Tako?e, u slu?aju dopuna dozvoljeno je numerisanje slova. Na primjer 5a. Najzanimljivije je da brojeve treba postaviti u gornji desni ugao. Vrijedi napomenuti da nisu numerirane stranice, ve? listovi.

Kako pravilno spojiti dokumente koncem: GOST pravila

Postoji mnogo pravila za spajanje dokumenata. Nije dozvoljeno spajanje dokumenata. Koriste se ciganska igla i debeli konac. Prvo mo?ete napraviti rupe bu?ilicom, a zatim ih za?iti koncem. U ovom slu?aju, niti po?etka i kraja su vezane, a krajevi su ostavljeni dovoljno dugo. ?esto se na komad papira lijepi naziv organizacije ili njen pe?at. Naveden je i broj listova i datum numeracije.

U te svrhe koristi se tanka ?paga. Nema posebnih zahtjeva za kvalitetu niti. ?esto se koriste o?tre niti ili Mylar traka.

Kako sa?iti dokumente na uglu: dijagram

Da nau?ite kako za?iti dokumente u kut, pogledajte video.

VIDEO: ?ivanje dokumenata na ugao

Ovo je jedna od najjednostavnijih opcija. Da biste to u?inili, trebate ozna?iti tri rupe. Prosje?na udaljenost izme?u rupa ne smije biti ve?a od 3 cm. Ozna?ite stranicu pomo?u ravnala.

Instrukcije:

• Presavijte dokumente jedan po jedan. Nakon toga pomo?u ravnala izmjerite istu udaljenost od kraja i postavite ta?ku u centar
• Od ove ta?ke izmjerite 3 cm u svakom smjeru
• ?ilom napravite rupe i za?ijte koncem.
• Potrebno je da konac oplete papir sa svih strana rupa
• Vi?e detalja mo?ete vidjeti na dijagramu
• Nakon toga zave?ite po?etak i kraj ?page, zalijepite komad papira i stavite pe?at

Ova opcija se koristi u slu?ajevima s velikim brojem listova. Morate probu?iti rupe bu?ilicom i po?eti ?ivati.

Instrukcije:

• Potrebno je da rupe budu 3 cm od lijeve ivice
• Udaljenost izme?u rupa treba biti ista
• Konac se ubacuje sa stra?nje strane i ponovo izvla?i kroz drugu rupu.
• Potrebno je da izme?u rupa nema neza?ivenih podru?ja.
• Konci izlaze na samom kraju sa zadnje strane. Tu se napravi ?vor i zalijepi komad papira za pe?at

Da li je mogu?e i koliko ispravno, na koju stranu pri?vrstiti dokumente klamericom?

Pogledajte video o tome.

VIDEO: Heftanje dokumenata klamericom

Kako spajati dokumente za poreznu upravu: pravila, uzorak

Morate se pridr?avati pravila:

• Poreski izvje?taji su u?iveni u 5 rupa
• ?vor je prekriven maramicom
• Numeracija se nalazi u gornjem desnom uglu

VIDEO: Podno?enje poreske prijave

Kako sa?iti futrolu?

Potrebno je pridr?avati se GOST-a i odre?enih pravila.

Instrukcije:

• Futrole su pro?ivene u tri ili ?etiri rupe
• Za porubovanje se koristi ?i?ani kanap
• Vrijedno je porubiti tako da sve udaljenosti izme?u rupa budu pokrivene nitima
• Nakon toga se konci ve?u u ?vor i zalijepi se mali komad
• Ozna?ava broj stranica, potpis i ime osobe koja je izvr?ila ?ivanje
• Stavlja se pe?at ustanove tako da se otisak nalazi na papiru i na stranici koja se pro?iva

VIDEO: ?ivanje futrole

Ako u po?etku trebate arhivirati bilje?nicu ili ?asopis, ne morate ih spajati na gore opisani na?in. Sve se radi mnogo lak?e.

Instrukcije:

• Napravite dvije rupe na dnu bilje?nice blizu podru?ja za arhiviranje.
• Rastegnite konop i zave?ite ga sa stra?nje strane
• Sada zalijepite komad papira i napi?ite broj listova
• Svakako biste trebali numerirati svoju bilje?nicu. Ovo se radi u gornjem desnom uglu
• Stavite svoj pe?at i potpis na komad papira

Kako fle?ovati folder sa dokumentima?

Vi?e informacija o vezivu mo?ete prona?i u videu.

VIDEO: Snimanje fascikle sa dokumentima

Fajlovi koji nisu arhivirani ne?e biti primljeni u arhivu. Moraju biti pravilno popunjeni prije podno?enja.

Instrukcije:

• Za?ijte koncem u tri ili ?etiri rupe
• Nakon toga zave?ite konce i pri?vrstite inventar na vrh
• Potrebno je detaljno opisati broj listova ili ?asopisa
• Na komadu papira koji je zalijepljen sa stra?nje strane ispisuje se broj listova i potpis
• Potreban je i pe?at preduze?a ili radionice

VIDEO: Arhivski registrator

Papirologija je kompleksan i pedantan posao koji zahtijeva pravilno izvr?enje dokumenata. Pridr?avajte se svih GOST-ova i regulatornih dokumenata.

VIDEO: Stavili smo ga u skladi?te

U kancelarijskom radu postoji pravilo da svi dokumenti koji se sastoje od vi?e listova moraju biti zaheftani i ovjereni.

Uprkos nepostojanju odobrene objedinjene procedure za ovaj proces, ?esto je u preduze?ima i dr?avnim agencijama potrebno spajanje svih generisanih dokumenata za arhivu, podno?enje na razmatranje bilo kojim organima (na primer, prilikom registracije pravnih lica, individualnih preduzetnika, za u?e??e u tenderi) itd.

Stoga je va?no da svaki kancelarijski radnik i osoba koja se u svojim aktivnostima susre?e sa velikom koli?inom dokumentacije zna kako pravilno arhivirati dokumente. Uostalom, ovaj zadatak je prili?no mukotrpan i zahtijeva pa?nju i ta?nost.

Za spajanje dokumenata, stru?njaku koji ?e to u?initi trebat ?e sljede?e stavke:

• igla (?ilo, bu?ilica, bu?ilica) - ovisno o tome koliko papira treba za?iti;
• konac LSh-21 (ili kanap);
• poklopac ku?i?ta 229x324 mm (ako trebate kreirati i povezivati arhivske datoteke);
• papirna naljepnica 4x8 cm – certificirani list;
• ?kare;
• kancelarijsko ljepilo.

Pripremni radovi

U svim ustanovama dokumente sa?iva specijalista na koga su ta ovla?tenja prenesena na osnovu internih resornih akata kojima se ure?uju pravila postupanja s dokumentima (naredba na?elnika, slu?bena uputstva).

Takav zaposlenik organizacije naziva se slu?benik.

Po pravilu, ako je dobio specijalno obrazovanje, trebalo bi da zna ta?no kako da fle?uje odre?ene dokumente.

Me?utim, ?esto ovu poziciju mo?e popuniti osoba koja ne posjeduje u potpunosti precizno znanje.

U tom slu?aju treba znati da je prije spajanja dokumenata potrebno sljede?e:

• Pripremite unaprijed sve alate koji ?e vam biti od koristi prilikom ?ivanja papira.
• Savijte sve dokumente prema njihovim datumima i brojevima, na ispravnoj strani i ispravnim redoslijedom.
• Prije spajanja provjerite da na listovima nema spajalica ili spajalica, a ako su negdje pri?vr??ene, morate ih ukloniti. Takvi vanjski materijali ?e ometati proces heftanja i bit ?e nepotrebni za naknadno pohranjivanje dokumenata.
• Zatim snop za ?ivanje treba ravnomjerno presavijati tako da svaki list le?i jednako sa svim ostalim. Ako to ne slijedite, tada ?e kao rezultat pri?vr??ivanja snop izgledati neuredno, a rubovi labavih listova ?e se naborati. Ako je volumen listova koji se spajaju prevelik, za poravnavanje se koristi poseban alat.
• Pripremite konac du?ine najmanje 70 cm.

Korak po korak vodi? za fle?ovanje firmvera

1. Jo? jednom provjerite numeraciju i ispravnost dokumenata presavijenih u jedan sve?anj.
2. Zatim, naoru?ani iglom, posebnim ?ilom ili drugim alatom za pravljenje rupa u papiru (ovisno o debljini pakiranja), trebate napraviti tri prolazne rupe okomito. Udaljenost izme?u njih ne smije biti manja od 3 cm u odnosu na sredinu lista.
3. Uzmite unaprijed pripremljeni konac i uvucite ga u iglu za ?ivanje dokumenata.
4. Radi prakti?nosti, ozna?ite rupe na dokumentu od vrha do dna kao: br. 1, br. 2 i br. 3. Specijalista treba da zapo?ne ?ivanje uvla?enjem igle u rupu br. 2, dok kraj konca treba ostaviti na zadnjoj strani hrpe papira. Tokom cijelog procesa ?ivanja, morate osigurati da ovaj dio konca ostane tamo.
5. Zatim na prednjoj strani trebate provu?i iglu kroz rupu br. 1 i izvaditi je sa stra?nje strane.
6. Sa zadnje strane ponovo uvucite iglu u rupu br. 2. Sada je igla ponovo na spoljnoj strani lista.
7. Zatim treba da provu?ete iglu sa vanjske strane papira u rupu br. 3 i izvadite je sa zadnje strane.
8. Uzimaju?i kraj konca koji je u po?etku ostao na stra?njoj strani i onaj koji se pojavio iz rupe br. 3, moraju se poravnati, a vi?ak du?ine odrezati makazama.
9. Krajevi dviju niti su vezani u ?vor 2 puta, ?to je mogu?e bli?e pole?ini dokumenta. ?to je dokument ?vr??e uvezan, to je zgodnije prelistati ga. Osim toga, ne?e se raspasti u posebne listove i dugo ?e se ?uvati kada je uvezan.
10. Zavr?na faza ?ivanja je lijepljenje malog lista papira sa prate?im natpisima. Da biste to u?inili, potrebno je uzeti ljepilo, list papira veli?ine 2*5 cm, i zalijepiti ga na samo mjesto gdje je ?ivanje zavr?eno. List treba u potpunosti pokriti ?vor i djelomi?no pokriti krajeve konca. A preostalih 1-2 cm niti treba da budu izvan naljepnice.
11. Pe?at organizacije stavlja se na list sa prate?im natpisom, ?iji otisak treba da pokrije i njega i dio pole?ine dokumenta koji je zape?a?en naljepnicom. Time ?ete izbje?i mogu?nost otvaranja uvezanih dokumenata i zamjene listova.

Kako pravilno spojiti dokumente koncem - fotografija

Ako snop dokumenata nije previ?e debeo (do 5 listova), onda se rupe u listovima mogu pa?ljivo napraviti pomo?u same igle za ?ivanje. Va?no je da dokument bude u dobrom stanju, bez udubljenja.

Prate?i natpisi

Ovo je tekst koji je napisan na komadu papira koji pri?vr??uje dokument na pole?ini.

Po pravilu sadr?i:

• natpis “pro?iveno, numerisano”;
• broj numerisanih listova, brojevima i slovima;
• pozicija i puno ime odgovorna osoba;
• mjesto za potpis i njegovo dekodiranje.

Transkript mo?ete unaprijed od?tampati na kompjuteru, izraditi gotove naljepnice i umno?avati ih ili ru?no napisati cijeli tekst prate?eg natpisa. Ni jedno ni drugo ne?e biti gre?ka i dokument ne?e izgubiti na va?nosti.

Uzorak

Naj?e??i papiri u praksi koji zahtevaju heftanje su dokumenti koji se pripremaju za podno?enje poreskoj upravi radi registracije pravnih lica, individualnih preduzetnika ili promene u Jedinstvenom dr?avnom registru pravnih lica ili Jedinstvenom dr?avnom registru fizi?kih lica. Da bi bili prihva?eni i da im se ne bi odbila registracija, slijede?i papiri moraju biti ovjereni na gore opisani na?in.

1. Povelja (za organizacije).
2. Slu?beni obrazac za prijavu.
3. Zapisnik sa glavne skup?tine.
4. Ostali dokumenti.

Neki dokumenti su zaheftani i ovjereni kod notara.

Pro?iveni magazin sa pe?atom

Na primjer, obrasci za prijavu za poreznu upravu. U ovom slu?aju nema potrebe da sami spajate papire, jer ?e cijeli proces ?ivanja i ovjere dokumenata obaviti stru?njak iz javnobilje?ni?ke kancelarije.