Upravljanje kadrovskom evidencijom od nule, uputstva korak po korak za koja su op?ta, uklju?uje pripremu regulatornog okvira i standardnog seta dokumenata, kao i imenovanje direktora.

Svaki ambiciozni poduzetnik ?e biti zainteresiran za upravljanje ljudskim resursima od nule, uputstva korak po korak za koja ?emo razmotriti u nastavku.

Kada je posao ve? uspostavljen, ovakvim pitanjima se bavi specijalizovana kadrovska slu?ba.

U po?etnim fazama kadrovske promjene obavlja na pola radnog vremena neko od zaposlenih - sekretar ili glavni ra?unovo?a.

Hajde da shvatimo kako je organiziran rad u ovoj oblasti i odakle po?eti novi kadrovski slu?benik.

Kome se povjerava rad sa kadrovima?

Pitanje vo?enja kadrovske evidencije u 2017. godini je aktuelno za sva preduze?a koja imaju zaposlene.

Ovla??enja se zaposleniku dodjeljuju izdavanjem naloga.

U zavisnosti od broja zaposlenih, mogu?e su dve opcije:

1. Vo?enje kadrovske evidencije preuzima rukovodilac. Da bi to u?inio, izdaje odgovaraju?i nalog kojim se obezbje?uju ove obaveze.
2. Kako se zaposleni anga?uju u preduze?u, rad sa osobljem se mo?e poveriti nekom od njih. Izdaje se i nalog kojim se potvr?uje ovla?tenje. Odgovornosti su tako?er navedene u opisu posla.

Korak po korak uputstva za kadrovsku evidenciju nisu zakonski definisana.

Ipak, prilikom njegovog razvoja treba se voditi propisima, uklju?uju?i GOST R 7.0.8-2013.

Iako nije uspostavljena jedinstvena procedura, dat je op?ti plan sistematizacije kadrovske evidencije i organizovanja njenog vo?enja.

Prilikom obra?una osoblja, trebali biste se fokusirati i na norme radnog zakonodavstva.

Objavljena su mnoga uputstva o kancelarijskom radu. Postoje i dokumenti koje prihvataju lokalne vlasti.

Po?nimo - akcioni plan

Da biste pravilno vodili kadrovsku evidenciju, potrebno je po?eti sa registracijom prve osobe - rukovodioca.

Kako ?e se ovaj posao naknadno odvijati zavisi od broja zaposlenih i specifi?nosti delatnosti preduze?a.

Dakle, idemo - nabrojimo glavne faze upravljanja kadrovskom dokumentacijom od nule:

1. Priprema informacione baze - specijalizovane literature, softver, propisi.
2. Upoznavanje sa konstitutivnim dokumentima preduze?a.
3. Izrada liste papira koji ?e biti na raspolaganju kadrovskom radniku.
4. Dizajn menad?era.
5. Priprema lokalnih standarda, uklju?uju?i raspored osoblja i pravilnik o radu.
6. Priprema korporativnog uzorka ugovora o radu.
7. Izrada ostalih ra?unovodstvenih dokumenata, uklju?uju?i narud?benice, knjigovodstvene knjige i tako dalje.
8. Registracija zaposlenog koji ?e biti odgovoran za vo?enje radne evidencije.
9. Raspore?ivanje radnika na njihova mjesta.

Da rezimiramo: zakon ne uspostavlja strogu listu uputstava za vo?enje kadrovske dokumentacije od nule.

Iznad je okvirni plan koji po?inje izradom informativno-dokumentacijske baze, registracijom direktora i ostalih zaposlenih.

Pogledajmo svaku od ovih ta?aka detaljnije.

Formiranje regulatornog okvira

Da bi preduze?e poslovalo u skladu sa zakonima o radu potrebno je da se upoznate sa svim zahtevima.

• Rezolucija Dr?avnog odbora za statistiku broj 1 od 4. januara 2001. godine;

Za prikupljanje informacija mo?ete koristiti specijalizirane referentne knjige.

Od HR zaposlenika se o?ekuje ne samo da savlada sve va?e?e propise, ve? i da bude upoznat sa svim promjenama u radnom zakonodavstvu.

Ovo ?e zahtijevati redovno pozivanje na propise.

Bitan: Da biste bili svjesni promjena u radnom zakonodavstvu, vrijedi pristupiti jednoj od baza podataka.

Druga stvar je tra?enje i implementacija odgovaraju?eg softvera.

Od 2017. 1C je veoma popularan. Me?utim, postoji mnogo programa koji su ve? prema?ili ovaj sistem u smislu funkcionalnosti.

Prednost 1C je u tome ?to u svakom gradu ima dovoljno stru?njaka koji rade s ovim softverom.

Druga faza - prou?avanje Povelje

Nastavljaju?i korak po korak instrukcije, prelazimo na upoznavanje sa sastavnim dokumentima.

Povelja, koja je obavezna, sadr?i sljede?e podatke:

• postupak imenovanja direktora (uklju?uju?i mandat kod njega, visinu plate);
• postupak imenovanja slu?benika na rukovode?a mjesta;
• formiranje kadrova.

Aktivnosti kadrovskog radnika ne bi trebale biti u suprotnosti sa zahtjevima u konstitutivnim dokumentima.

On treba da prati promjene koje se unose u Povelju.

Koje dokumente kadrovski slu?benik treba da ima pri ruci?

U sljede?oj fazi potrebno je pripremiti obrasce koji ?e se ?uvati u kadrovskoj slu?bi i koristiti za registraciju zaposlenih.

Pogledajmo nekoliko imena.

1. Obrasci za narud?bu. Obrasce treba izraditi u slu?aju zapo?ljavanja, prelaska na drugu poziciju i otpu?tanja. Oni ?e se ?uvati 75 godina jer se ovi podaci koriste za odre?ivanje radnog sta?a. Druga grupa nare?enja su personalna nare?enja. Ovo uklju?uje naloge u vezi sa odmorima, poslovnim putovanjima, bonusima i kaznama. U pripremi je i upisna knjiga u koju ?e se upisivati zabilje?ke o svim izdatim nalozima, te dnevnik slu?benog putovanja.
2. . O njima treba napraviti bilje?ke u roku od tri dana od prijema novog radnika. Vrijedi napomenuti da je 2017. njihova registracija obavezna ?ak i za pojedina?ne poduzetnike koji su pro?li. Uz ove obrasce otvara se i knjiga u kojoj se evidentira kretanje radnih knji?ica i priloga.
3. Karte u obliku T-2. Sadr?e klju?ne podatke o zaposlenima. Oni se ili ?uvaju odvojeno ili evidentiraju u li?nom dosijeu.
4. Obrazac ugovora o radu. Zaklju?uje se sa svakim novim zaposlenim, bez obzira na to koliko dugo je u radnom odnosu. U nekim situacijama je primjenjiv.
5. Posebna procjena uslova rada (SOUT). Ovi dokumenti se kreiraju za svako radno mjesto. Zamjenjuju se u ve?ini slu?ajeva svakih 5 godina.
6. Raspored osoblja.
7. Lokalni propisi o radu.
8. Dokumenti na osnovu kojih se utvr?uju plate.

Ovi obrasci su obavezni za registraciju u kadrovskoj slu?bi.

Ako je potrebno, mogu se izdati dodatni propisi i modeli, npr.

Bitan: nije propisano zakonom, ali opisi poslova i kolektivni ugovori mogu biti od pomo?i.

Nakon ?to se utvrdi lista obrazaca koji ?e se nalaziti u kadrovskoj slu?bi, korak-po-korak uputstva preporu?uju izradu Pravilnika o vo?enju kadrovske evidencije.

Izrada standardnog ugovora o radu

Velika je gre?ka misliti da nije potrebno sklapati ugovor o radu sa zaposlenima na neodre?eno vrijeme.

Naime, dokument su potpisali svi zaposleni.

Upravljanje HR dokumentima od nule uklju?uje pripremu korporativnog ?ablona.

Obrazac uklju?uje sljede?e stavke:

• puna organizacija poslodavaca, pravne i stvarne adrese;
• podaci o predstavniku poslodavca - puno ime;
• podaci o zaposleniku - puno ime;
• poziciju koju ?e imati;
• ugovoreno vrijeme;
• vrsta djelatnosti - glavni posao ili posao sa nepunim radnim vremenom;
• obaveze za posao (ili lista ili link do detaljnih uputstava za posao);
• veli?ina (preporu?ljivo je sve detalje detaljno navesti direktno u ugovoru);
• radno vrijeme;
• rezultate sistema procjene uticaja na ?ivotnu sredinu za datu lokaciju;
• podaci o poslodavcu i zaposlenima;
• potpisi.

Poslodavac mo?e dodati dodatne klauzule u dokument.

Registracija prve pozicije

Koga bi prvo trebalo zaposliti? Nije te?ko pretpostaviti da vo?enje kadrovske evidencije od nule podrazumijeva prvo imenovanje direktora.

Kako izvr?iti ovaj zadatak?

Mnogo zavisi od organizacionog i pravnog oblika preduze?a. Razmotrimo tri tipi?ne situacije.

1. Organizacija sa osniva?ima. U ovom slu?aju, oni ?e biti ti koji ?e potpisati nalog o imenovanju direktora.
2. Pojedina?no preduze?e (ili organizacija sa jednim osniva?em). Tada ?e individualni preduzetnik (ili osniva?) potpisati ugovor i za sebe i za zaposlenog.
3. Direktor se imenuje na osnovu rezultata izbora. Tada ?e druga strana ugovora o radu biti predsjednik izabranog tijela.

Bitan: Bez obzira na to ko imenuje direktora, dvije operacije ostaju obavezne - potpisivanje ugovora o radu i izdavanje naloga za prijem direktora.

Kadrovski radnik je du?an da prati hronolo?ki redosljed izdavanja naloga.

Imenovanje direktora ?e biti prvo i trebalo bi da sadr?i datum kada ?e on po?eti da obavlja svoje du?nosti.

Ubudu?e morate osigurati da sve narud?be budu numerisane hronolo?kim redom. Ovu ta?ku provjeravaju nadzorni organi.

Prijave zaposlenih na druge poslove

Prema uputstvu korak po korak, nakon direktora potrebno je imenovati slu?benika zadu?enog za vo?enje radne evidencije.

Oni pripadaju obrascima striktnog izve?tavanja i stoga zahtevaju pa?ljivo rukovanje.

Ako menad?er jo? nikoga nije zaposlio i mora samostalno voditi kadrovsku evidenciju od nule, mo?e preuzeti ove odgovornosti.

U tu svrhu izdaje se odgovaraju?i nalog. Nakon toga, vo?enje radne evidencije mo?e se povjeriti anga?ovanom radniku. To se tako?e radi po narud?bini.

Bitan: Re?enjem Vlade utvr?en je uslov da se nalog za vo?enje radnih knji?ica ozvani?i izdavanjem naloga.

Upravljanje kadrovskom evidencijom od nule uklju?uje jo? jednu fazu - zapo?ljavanje radnika.

Za svakog novozaposlenog priprema se paket formulara koji uklju?uje:

• ugovor o radu;
• opis posla;
• redoslijed imenovanja na poziciju;
• individualna kartica T-2;
• i drugi dokumenti.

Tako?e ?ete morati da popunite radnu knji?icu i unesete potrebne ocene u nju.

Obrasci su prilo?eni uz prijavu za posao i prilo?eni su va?em li?nom dosijeu.

Svi potrebni papiri se prenose u ra?unovodstvo na dalju obradu platnog spiska.

Hajde da sumiramo gore navedeno. Korak po korak uputstva za po?etak administracije ljudskih resursa su samo op?ta.

Oni obuhvataju izbor pravilnika, sastavljanje liste kadrovske dokumentacije, registraciju direktora i ostalih zaposlenih.

I u 2017. godini, kao i do sada, svi zaposleni moraju potpisati ugovor o radu.

Predavanje 1 HR administracija za po?etnike, ugovor o radu

Dobar dan, dragi posjetioci! ?ta je kadrovski rad, za?to je potreban i da li je uop?te potreban? O tome ?ete saznati iz mog ?lanka: Upravljanje HR dokumentima za lutke.

HR odjel u preduze?u

Kao ?to za posjetitelje pozori?te po?inje vje?alicom, tako za svakog novoprimljenog djelatnika preduze?e po?inje kadrovskom slu?bom. S njima se zavr?ava otpu?tanjem.

HR odjel je odgovoran za sva pitanja koja se odnose na zaposlenike kompanije:

• Zapo?ljavanje, premje?tanje i otpu?tanje;
• Po?tivanje radne discipline;
• Uskla?enost sa opisima poslova;
• Vo?enje li?nih dosijea zaposlenih;
• Vo?enje kadrovske dokumentacije;
• Potraga za osobljem za otvorena radna mjesta;
• Vo?enje po?etnih intervjua;
• Upoznavanje zaposlenih sa svim promenama u organizaciji;
• Izrada razli?ite dokumentacije;
• U?e??e u izradi osnovnih lokalnih regulatornih dokumenata preduze?a.

Kao ?to vidite, lista je veoma velika i nije kona?na. Odeljenje zadu?eno za kadrovske poslove je posebna jedinica u organizaciji koja je u interakciji sa svim ostalim strukturnim jedinicama kompanije.

I nije va?no ?to je osoblje naj?e??e najmanji odjel u poduze?u, a ponekad se uop?e ne raspore?uje.

?ta radi HR odjel?

Pogledajmo sada pobli?e ?ta kadrovski slu?benik zapravo radi na svom radnom mjestu – to ?e biti upravljanje kadrovskom evidencijom.

Registracija zaposlenih

Zapo?ljavanje i otpu?tanje zaposlenih je najva?nija funkcija HR odjela. Sva kretanja zaposlenih su pod njegovom kontrolom. Kada osoba koja tra?i posao vidi slobodno radno mjesto i nazove navedeni broj, tada ?e u 90 od 100 slu?ajeva biti odvedena u kadrove, gdje ?e biti upu?ena o pitanjima koja ga zanimaju, te ?e odrediti vrijeme kada da do?ete na razgovor ili popunite formular.

Nakon ?to menad?er odlu?i da je zaposlenik prikladan za njega, potonji ponovo pada u ruke stru?njaka za ljudske resurse. Tako?e, napominjemo, kada se konkursom popuni jedno radno mjesto, kadrovski slu?benik ?e svakako biti uklju?en u komisiju.

Dakle, nakon ?to je zaposlenik primljen, on ?e oti?i do kadrovskog slu?benika, gdje prolazi kroz sljede?e procedure:

1. Dostavlja svu potrebnu dokumentaciju;
2. Upoznaje se sa svim lokalnim regulatornim dokumentima koji se odnose na njegov rad i rutinu u kompaniji;
3. Potpisuje ugovor o radu;
4. upoznaje se sa naredbom o njegovom prijemu u radni odnos;
5. U nekim slu?ajevima, ovdje dobija po?etna znanja o za?titi na radu, odnosno prolazi inicijalnu obuku.

Upravljanje zapisima

Nakon ?to su svi dokumenti potpisani i dostavljeni, stru?njak za ljudske resurse kreira li?ni dosije zaposlenika. Sastoji se od svih kopija dokumenata i li?ne karte na jedinstvenom obrascu. Osim toga, ubudu?e ?e se sva pitanja koja se odnose direktno na zaposlenog rje?avati putem HR-a:

• Registracija na odmoru;
• Isplata bonusa i drugih nov?anih iznosa;
• Oduzimanje bonusa i drugih kazni;
• Izricanje disciplinskih sankcija i kazni;
• Promjene u naknadama i drugim uslovima ugovora o radu;
• Promene u organizaciji su op?te ili direktno vezane za zaposlenog.

I mnoga druga pitanja, lista se mo?e nastaviti gotovo beskona?no, ovisno o specifi?nostima kompanije i funkcionalnosti koja je dodijeljena osoblju.

Mnogi bi tvrdili da ve?ina navedenih pitanja spada u djelokrug ra?unovodstva, ali ne, nije tako. Da, ra?unovodstvo je ono koje obra?unava regres i gotovinske isplate. Ona ih zadr?ava, ali tek nakon ?to dobije odgovaraju?u naredbu koju je izradio zaposlenik.

Za izradu ovih naredbi, kadrovski slu?benik koristi razli?ite razloge:

• Izjave zaposlenika;
• Dopise na?elnika odjeljenja;
• Interne istrage i zaklju?ci komisija;
• Pismeno i usmeno uputstvo rukovodioca preduze?a.

Ina?e, kadrovski slu?benik je direktno podre?en rukovodiocu preduze?a. U rijetkim slu?ajevima, njegov zamjenik.

Nakon izdavanja naloga, njihovi originali i osnova za njih se arhiviraju i ?uvaju na potrebno vrijeme. Ovo tako?e treba da uradi stru?njak za ljudske resurse.

Obavljanje drugih kadrovskih poslova

Osim ?to kadrovski radnici pripremaju dokumentaciju za zaposlene, oni obavljaju i druge poslove koji se mogu podvesti pod vo?enje kadrovske dokumentacije.

• Izrada opisa poslova. Ali to ne zna?i da sve upute pi?e jedna osoba. Odeljak o poslovima po pravilu pi?e neko ko je upoznat sa ovom vrstom posla. Malo je vjerovatno da ?e zaposlenik ljudskih resursa detaljno opisati funkcionalnost zavariva?a, elektri?ara ili rukovatelja dizalicom. Ali on instrukcije formira u jedan dokument.
• Organizacija izvo?enje sertifikacija radnog mesta i pripremu potrebne dokumentacije za to. Ina?e, ovaj koncept - certifikacija - ostaje samo u svakodnevnom ?ivotu. Zakonski se ovaj postupak ve? par godina zove posebna procjena uslova rada (SOUT).
• U?e??e u izradi osnovnih dokumenata organizacija: propisi o naknadama, kolektivni ugovori i ugovori, interni pravilnik o radu. U nekim slu?ajevima se vr?e samo prilago?avanja, au drugim se dokument u potpunosti sastavlja.
• Odr?avanje osoblja. Slu?benik za kadrove dijeli odgovornost za ovaj dokument sa glavnim ra?unovo?om preduze?a. On je zadu?en za nazive pozicija i njihov broj, a ra?unovodstvo kontroli?e stope i plate.
• Organizacija medicinskih pregleda i obuke radnici. Ako je firma mala, onda taj posao radi sam, ina?e samo prati izvr?enje. U svakom slu?aju, to je odre?eno politikom kompanije.
• U?e??e u raznim komisijama: za obavljanje slu?benih uvi?aja, industrijskih nesre?a, provjeru znanja iz za?tite na radu i dr.

Kao ?to vidite, kadrovski slu?benik ima dosta posla i oni su veoma raznoliki.

Mjesto osoblja u funkcionisanju organizacije

U ovom dijelu ?emo se osvrnuti na interakciju odjela za ljudske resurse sa drugim odjelima. Evo glavnih:

• Ra?unovodstvo. Slu?benik za ljudske resurse blisko i stalno sara?uje sa ovim odjelom. Tu idu sve izdate naredbe. Prije svega, ovo se odnosi na naloge za prijem, premje?taj i otpu?tanje. Od njih ra?unovodstveni radnici koji obra?unavaju plate saznaju koga da uvrste u platni spisak, koga da isklju?e iz njega i kolika im je plata. Prije slanja na ?alter ra?unovo?e, evidencije radnog vremena tako?er provjerava HR, a ?esto ih ?uva i kadrovski slu?benik. Ako preduze?e obavlja kancelarijski posao koriste?i specijalizovane programe, onda je interakcija izme?u osoblja i ra?unovodstva uveliko pojednostavljena.
• Sekretarijat ili recepcija. Odavde kadrovi dobijaju ve?inu osnova za izdavanje nare?enja po odluci upravnika. To je ako se kancelarijski rad u preduze?u obavlja u skladu sa svim pravilima. Ako takvog odjela nema, onda prijave idu direktno kadrovskom slu?beniku, a on ih vodi menad?eru.
• Interakcija sa svim ostalim odeljenjima organizacije sastoji se od skretanja pa?nje menad?erima i neposrednim zaposlenima na sve kadrovske promene u organizaciji.

Za?to je svakoj kompaniji potreban HR odjel

Zakon ne obavezuje osnivanje takve strukturne jedinice kao ?to je kadrovska slu?ba. Ali u trenutnoj praksi kancelarijskog rada, upravo ova jedinica odr?ava ve?inu dokumentacije predvi?ene Zakonom o radu Ruske Federacije.

Da li je mogu?e zanemariti vo?enje kadrovske dokumentacije? Odgovor: ne, ne bi trebalo to da radi?. A za to postoji nekoliko razloga:

1. Pravilno sklopljen sporazum izme?u poslodavca i radnika, kao i svi ostali dokumenti vezani za rad radnika, pomo?i ?e da se izbjegnu mnoge neugodne situacije kada do?e do nesuglasica izme?u strana.
2. Precizno vo?enje dokumentacije, uklju?uju?i i kadrovsku dokumentaciju, karakteri?e organizaciju samo sa pozitivne strane.
3. Osim obrade zapo?ljavanja i otpu?tanja, kadrovski slu?benik obavlja i mnoge druge poslove, on slu?i kao svojevrsna spona izme?u vi?eg rukovodstva i drugih odjela.
4. Nadle?ni kadrovski slu?benik ne samo da ?e ispravno popuniti sve dokumente, ve? ?e mo?i i ukazati rukovodiocu u kojem dijelu kr?i zakon o radu, ?to ?e pomo?i da se izbjegnu inspekcije i sankcije.

Uzimaju?i sve navedeno zajedno, sa sigurno??u mo?emo re?i da su kancelarijski rad i kadrovska evidencija veoma korisni i neophodni u svakoj organizaciji. I barem povr?no znanje iz ove oblasti, koje je dato „za lutke“, siguran sam da ?e pomo?i pri zapo?ljavanju i naknadnom nesmetanom obavljanju radnih obaveza.

I za kraj, malo humora...

Svaki zaposleni o?ekuje od poslodavca da po?tuje njegova prava, da im isplati zaradu na vrijeme i da zaslu?uje zaslu?eni godi?nji odmor. Menad?er, zauzvrat, o?ekuje da zaposleni striktno ispunjava svoje du?nosti. Osim toga, svaki vlasnik preduze?a mora biti pravno za?ti?en. Sve ove ta?ke su regulisane kadrovskom evidencijom. Vo?enje HR evidencije u LLC preduze?u ?e vam pomo?i da sredite sve svoje odnose sa zaposlenima.

Vo?enje evidencije osoblja u LLC preduze?u je na?in upravljanja osobljem i rada sa protokom dokumenata organizacije koji se odnosi na osoblje. To mo?e uklju?ivati kretanje osoblja, obra?une sa zaposlenima i radno vrijeme.

Metode vo?enja kadrovske evidencije

Za razliku od individualnih preduzetnika, proizvodnja kadrova u DOO je obavezna komponenta, ?ak i ako je samo jedan u?esnik registrovan u DOO, koji obavlja funkcije ra?unovo?e i generalnog direktora. Ovo se obja?njava ?injenicom da su osniva? i DOO dva razli?ita subjekta. Shodno tome, DOO igra ulogu poslodavca, a osniva? ulogu zaposlenog.

Vo?enje evidencije osoblja u LLC preduze?u je na?in upravljanja osobljem i rada sa protokom dokumenata organizacije koji se odnosi na osoblje.

Kadrovska evidencija se mo?e voditi na 3 glavna na?ina:

1. Preuzmi ulogu HR slu?benika.

Ako se ne pla?ite da „zapo?nete“ proces, imajte vremena i va?a organizacija nije tako velika.

2. Unajmite kadrovskog slu?benika.

Savremeni HR stru?njak mora razmi?ljati kreativno, biti pravno pametan i pedantan.

3. Vjerujte outsourcing kompaniji specijalizovanoj za upravljanje kadrovskom evidencijom.

Postoji nekoliko programa dizajniranih za kadrovsku evidenciju. To su automatizovani sistem upravljanja osobljem (APS), ERP (planiranje resursa preduze?a) sistem i kadrovska evidencija u oblaku (SaaS). Ako govorimo o softveru, onda je ovo 1C.

Samostalno vo?enje kadrovske evidencije

Korak po korak uputstva za odr?avanje toka dokumenata osoblja:

1. Potrebno je utvrditi regulatorne i informacione osnove koje ?e biti potrebne za obavljanje kadrovskog rada.

Ve?ina dokumenata potrebnih za vo?enje kadrovske evidencije standardizirana je uredbom Dr?avnog odbora za statistiku Ruske Federacije „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne ra?unovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovog pla?anja“ od 5. januara 2004. godine. Dokumentacija koja nema standardizovane kanone sastavlja se u skladu sa GOST R 6.30-2003.

• Radno zakonodavstvo Ruske Federacije (a?urira se svakih ?est mjeseci).
• Uputstvo za vo?enje radne evidencije (odobreno Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije br. 69 od 10. oktobra 2003.).
• Uredba Vlade Ruske Federacije “O vo?enju radne evidencije” (od 16. aprila 2003.).

Dokumenti potrebni za upis radnika u osoblje:

• Paso? (prijava i registracija).
• SNILS (potvrda o penzionom osiguranju).
• Vojna legitimacija.
• PIB (pojedina?ni porezni broj).
• Medicinska politika.
• Specijalisti?ka diploma.

Va?nost kadrovske dokumentacije je u tome ?to vam omogu?ava da osigurate pravno zna?ajne ?injenice i jasno reguli?ete prava i odgovornosti zaposlenog i rukovodioca.

Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vo?enje kadrovske evidencije mo?e se pro?iriti. Rukovodilac, prilikom odlu?ivanja o kadrovskim pitanjima, mo?e samostalno donositi lokalne propise u granicama svojih ovla?tenja, ako nisu u suprotnosti sa zakonom.

Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vo?enje kadrovske evidencije mo?e se pro?iriti.

2. Treba izraditi statutarnu dokumentaciju organizacije.

U povelji moraju biti jasno navedeni uslovi za prijem direktora, uslovi rada direktora, visina njegove plate, kao i postupak odobravanja rasporeda rada.

3. Potrebno je da registrujete menad?era.

Registracija menad?era je prvi kadrovski nalog kreiran u organizaciji. Ozna?ava datum od kojeg menad?er po?inje da obavlja svoje du?nosti.

4. Potrebno je sastaviti spisak kadrovske dokumentacije uklju?ene u proizvodnju kadrova u organizaciji.

To uklju?uje:

• Interni radni propisi organizacije.
• Kadrovska struktura.
• Raspored osoblja.
• Raspored godi?njih odmora zaposlenih.
• Dokumentacija koja defini?e za?titu li?nih podataka zaposlenih.

Tako?e, spisak obaveznih dokumenata sadr?i ugovore o radu, radne knji?ice i knji?icu za evidentiranje njihovog kretanja, raspored radnog vremena, li?ne karte zaposlenih, kadrovske naredbe i osnov za njihovo izdavanje (prijave, izve?taji, akti, bele?ke i dr. ), registar obra?una i isplate plata, platne liste, opis poslova.

5. Zapo?ljavanje zaposlenih.

Svaki budu?i zaposlenik mora imati paket dokumenata. Ostaje samo popuniti radne knji?ice, li?ne karte i sastaviti druge kadrovske dokumente (o platnom spisku, obra?unu godi?njih odmora, bolovanja, slu?benih putovanja; potpisati ugovor o neotkrivanju li?nih podataka zaposlenika).

Prema ?l. 419 Zakona o radu Ruske Federacije, za nepo?tivanje radnog zakonodavstva prijeti kazna od 200.000 rubalja.

Vo?enje kadrovske evidencije u DOO je veoma delikatna i odgovorna stvar. Mnoge zakonske karakteristike koje uti?u na po?tovanje va?ih prava i prava zaposlenih zavise od pravilnog toka dokumenata i odabranog programa kadrovske evidencije. Sva kadrovska dokumenta su pravno obavezuju?a i mogu se koristiti na sudu.

Organiziranje i vo?enje kadrovske evidencije je direktna odgovornost zaposlenih u kadrovskoj slu?bi. U situacijama stvaranja nove organizacije, transformacije stare ili drugih opcija reorganizacije, menad?ment i kadrovska slu?ba moraju poznavati glavne aspekte rada: obuku i tra?enje zaposlenih, zapo?ljavanje, preme?tanje i otpu?tanje kadrova, kao i pravila za arhivsko i operativno skladi?tenje dokumenata.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije kao osnova stabilnosti kompanije

Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasni?tva, ima osoblje. Razlikuje se po veli?ini i sastavu, funkcijama koje obavlja i nivou kvalifikacija. Zadatak Odeljenja za ljudske resurse je da obezbedi da se sva pitanja i problemi u vezi sa zaposlenima preduze?a re?avaju ?to je br?e i kompetentnije.

Stabilno poslovanje organizacije direktno zavisi od njenih zaposlenih. Primarni zadatak kadrovske slu?be je kompetentan i blagovremen odabir zaposlenih, vo?enje kadrovske evidencije u skladu sa zakonom i blagovremeno dostavljanje dokumentacije u arhiv. Ovo je osnova za stabilan rad svakog preduze?a.

Osposobljavanje kadrova za rad sa ljudskim resursima

Uputstvo za vo?enje kadrovske evidencije jasno ukazuje na potrebu stru?nog usavr?avanja kadrovskih specijalista. Me?utim, u praksi se ?esto javljaju problemi sa obukom radnika potrebnog profila.

Visoke i srednje specijalizovane obrazovne ustanove ne diplomiraju specijaliste sa tako uskom kvalifikacijom kao ?to je „upravljanje kadrovskom evidencijom“. Obuka se obi?no odvija na licu mjesta ili na specijalizovanim kursevima. Tako?e je mogu?e obu?iti zaposlenog direktno na poslu kroz mentorstvo.

Upravljanje kadrovskom evidencijom uklju?uje obuku stru?njaka na sljede?e na?ine:

• prekvalifikacija na osnovu drugog visokog obrazovanja;
• sticanje visokog obrazovanja u srodnoj oblasti, na primjer, “upravljanje dokumentima”, “pravo”, “upravljanje kadrovima”, “informaciona sigurnost”;
• obuka na specijalizovanim dugoro?nim kursevima (najmanje tri mjeseca), nakon ?ega slijedi polaganje ispita;
• prakti?an rad pra?en redovnim stru?nim usavr?avanjem.

Regulatorni dokumenti koji reguli?u rad kadrovskih slu?bi

Aktivnosti kadrovske slu?be i op?ta organizacija vo?enja kadrovskih evidencija u velikoj mjeri zavise od va?e?eg zakonodavstva i internih regulatornih dokumenata. Ova karakteristika je povezana s nijansama rada s velikim brojem li?nih dokumenata, koji su ?esto povjerljivi.

Vo?enje evidencije u kadrovskoj slu?bi ure?eno je sljede?im aktima:

• Ustav, Gra?anski zakonik i Zakon o radu, kao i djelimi?no Krivi?ni i Porodi?ni zakoni;
• zakonodavni akti o profilu organizacije u pitanjima vezanim za rad sa kadrovima;
• lokalni propisi;
• razni klasifikatori, pravila i uputstva na saveznom nivou;
• interni regulatorni dokumenti, na primjer, uputstva o vo?enju kadrovske dokumentacije;
• naredbe i uputstva uprave.

Zaposleni u kadrovskoj slu?bi du?ni su da se striktno pridr?avaju zahtjeva propisa i prije svega Zakona o radu.

Pretraga i dokumentacija zaposlenih

Vo?enje kadrovske evidencije po?inje pretragom i registracijom kadrova. Prije svega, morate odlu?iti o opcijama za pronala?enje novih zaposlenika. Me?u njima se isti?u:

• agencije i biroi za zapo?ljavanje;
• zapo?ljavanje;
• sajmovi poslova;
• obrazovne ustanove;
• oglasne plo?e i biografije na raznim izvorima;
• druge organizacije;
• poznanicima i prijateljima.

Sve opcije tra?enja zaposlenih imaju svoje prednosti i nedostatke, kadrovski radnik mora maksimalno iskoristiti sve mogu?nosti da popuni upra?njeno radno mjesto.

Kada se prona?e aplikant, on se intervjui?e. Preporu?ljivo je da se njegov napredak dokumentuje: to olak?ava dono?enje informisane odluke o zapo?ljavanju ili odbijanju. U potonjem slu?aju, lice se pismeno obavje?tava o razlogu u roku od pet radnih dana. Ukoliko je kandidat pogodan za upra?njeno radno mjesto, treba ga upisati. Ovdje po?inje registracija za odre?enog zaposlenika.

• zaklju?ivanje ugovora o radu;
• izdavanje naloga za prijem;
• novi zaposlenik ili njeno osnivanje;
• registracija li?ne karte;
• ako je prihva?eno u organizaciji - otvaranje li?nog dosijea;
• upoznavanje i potpisivanje od strane slu?benika internih pravilnika i uputstava.

Kadrovska evidencija (li?ne karte, tabela osoblja)

Vo?enje kadrovske evidencije zahtijeva obaveznu pripremu ra?unovodstvene dokumentacije, posebno rasporeda osoblja i li?nih kartica. Ovi dokumenti su obavezni za organizacije svih oblika svojine.

Osoblje i broj moraju biti aktuelni i zadovoljavati potrebe organizacije. Sadr?i nazive svih pozicija, broj stopa, sa naznakom slobodnih radnih mjesta za odre?eni period.

Li?ne karte su objedinjeni dokumenti koji sadr?e kratke podatke o radnim aktivnostima zaposlenog i li?ne podatke. Podle?u strogim ra?unovodstvenim i posebnim uslovima skladi?tenja, na mestima koja spre?avaju njihovo o?te?enje i kra?u.

Narud?be za osoblje, razlike i karakteristike dizajna

Op?ti kancelarijski rad u kadrovskom radu uglavnom se izra?ava u naredbama i uputstvima rukovodstva. Ovi dokumenti se mogu odnositi i na pojedina?ne zaposlene i na cijelo osoblje u cjelini. Razlikuju se po karakteristikama dizajna i implementacije.

Ve?ina naredbi i uputstava koja se odnose na konkretne radnje sa zaposlenim imaju jedinstvenu formu. Oni su podlo?ni obaveznom dogovoru sa svim zainteresovanim licima i upoznavanju od strane zaposlenog uz potpis. Kopije personalnih naredbi ?uvaju se u li?nom dosijeu, a originali u posebnim fasciklama.

Dnevnici kadrovske evidencije, pravila za registraciju i ?uvanje

Za evidentiranje kretanja u kadrovskoj slu?bi potrebno je vo?enje specijalizovanih dnevnika. To su tabelarni dokumenti vi?estranog formata, naj?e??e objedinjeni. Obi?no se ?uvaju ili u velikim bilje?nicama ili kupuju gotove u specijaliziranim trgovinama.

Vrste kadrovskih dnevnika:

• registracija ulazne i odlazne dokumentacije, uklju?uju?i pisma;
• registracija naloga;
• prijava dolaska i odlaska zaposlenih na slu?bena putovanja;
• registracija izjava, podnesaka, obavje?tenja, slu?benih i slu?benih zabilje?ki;
• registracija obrazaca radnih knji?ica i njihovih priloga;
• knjige za evidentiranje kretanja raznih kadrovskih dokumenata itd.

Svi ?asopisi moraju biti uvezani i zape?a?eni, a listovi moraju biti numerisani. Treba ih ?uvati odvojeno od svih dokumenata. Po mogu?nosti u sefu ili posebnom ormari?u.

Karakteristike odr?avanja i ?uvanja li?nih fajlova

?uvanje li?nih dosijea nije obavezno. Me?utim, ve?ina organizacija prikuplja evidenciju zaposlenih u ovom ili onom obliku. Naravno, zgodnije je to u?initi u jednom folderu.

Li?ni dosije je skup dokumentovanih li?nih podataka o zaposlenom, koji se prikupljaju i sastavljaju odre?enim redosledom. Mo?e uklju?ivati razli?ite dokumente i kopije:

• kopije naloga zaposlenih;
• kopije izjava;
• kopije li?nih dokumenata koji potvr?uju kvalifikacije, obrazovanje, beneficije i bra?no stanje;
• upitnik;
• karakteristike i recenzije;
• sertifikati itd.

Li?ni fajlovi uklju?uju li?ne podatke i treba ih dr?ati podalje od drugih dokumenata. Pristup im je dozvoljen samo strogo ograni?enom krugu slu?benika. Kada se osoblje otpusti, li?ni dosijei se predaju u arhivu.

Pravila za upis, ?uvanje i izdavanje radnih knji?ica, kao i ulo?aka

Sve organizacije su obavezne da vode radne knji?ice za svoje osoblje, sa izuzetkom zaposlenih sa skra?enim radnim vremenom. Prilikom prvog zakazivanja, poslodavac samostalno kupuje prazne formulare i na njima vr?i prvi upis. Na naslovnoj strani se upisuju relevantni podaci o zaposlenom. Nakon toga, potrebno je pratiti njihovu relevantnost i pravovremeno izvr?iti izmjene.

Na ?irenju glavnog dijela vr?e se upisi o radnim i dru?tvenim djelatnostima zaposlenika, njegovom radnom odnosu kod zaposlenih na neodre?eno vrijeme. Uz obavje?tenje o otkazu prila?e se otisak pe?ata organizacije i potpis rukovodioca.

Ura?eno ru?no, plavom hemijskom olovkom, jasnim i razumljivim rukopisom. Pa?ljivo pratite relevantnost i ta?nost unesenih podataka. Ako je potrebno ispraviti podatke, onda se moraju pa?ljivo precrtati jednom linijom i unijeti relevantne informacije. Ova radnja mora biti potvr?ena potpisom i pe?atom menad?era.

Evidencija o radu se ?uva odvojeno od ostalih dokumenata, u sefu. Zabranjeno ih je predati zaposlenima ili tre?im licima bez posebnog rje?enja nadle?nih organa.

Karakteristike operativnog i arhivskog skladi?tenja kadrovskih dokumenata

?uvanje kadrovskih dokumenata odre?uje njihov poseban zna?aj. Sadr?e li?ne podatke i povjerljivi su. Takvi podaci ne podlije?u neovla?tenom otkrivanju. U suprotnom, nov?ana kazna ?e biti izre?ena zaposlenima kadrovske slu?be i ?efu organizacije.

Za pravilno skladi?tenje kadrovske dokumentacije u kadrovskoj slu?bi, preporu?ljivo je imati zasebnu prostoriju. Mora postojati jedan ulaz i mora biti opremljen metalnim vratima sa alarmom.

Sami dokumenti moraju biti pohranjeni u metalnim ormari?ima ili sefovima. Izbjegavajte izlaganje sun?evoj svjetlosti i pra?ini, kao i promjene temperature i prekomjernu vla?nost. Ovi jednostavni koraci ?e vam pomo?i da sa?uvate svoje li?ne podatke.

Uspje?no vo?enje i upravljanje osobljem bilo kojeg poduze?a po?inje pravilnim aktivnostima proizvodnje kadrova, organizacijom i regulacijom rada sa dokumentima i informacijama o zaposlenima.

Vo?enje kadrovske evidencije je posebna vrsta djelatnosti koja se specijalizira za formaliziranje radnih odnosa, vo?enje i evidentiranje evidencije zaposlenih i izradu izvje?taja o kretanju kadrova. Naime, ova vrsta djelatnosti je usko usmjerena i bavi se isklju?ivo zaposlenima u preduze?u, njihovim zapo?ljavanjem, otpu?tanjem, prijavom godi?njih odmora i formiranjem plata.

Vo?enje evidencije je sastavni i va?an deo poslova koji se obavljaju u svakom preduze?u ili u bilo kojoj organizaciji, bez obzira na oblik svojine i broj zaposlenih. Na?alost, neka preduze?a zanemaruju ovako va?an proces, ili se odvija nevje?to, uz gre?ke u dokumentaciji, ?to mo?e dovesti ne samo do kazni dr?avnih slu?bi, ve? i do tu?bi zaposlenih u preduze?ima.

Upravljanje kadrovskom evidencijom i zna?aj njenog vo?enja

Struktura gotovo svakog preduze?a ili organizacije zahtijeva prisustvo osoblja. Odnos izme?u menad?era i zaposlenog u toku proizvodnih aktivnosti nije ograni?en samo na naknadu. Pravilna raspodjela odgovornosti, rje?avanje teku?ih pitanja i organizovanje rada podre?enih je osnova upravljanja administrativnim osobljem, ?to zahtijeva vo?enje evidencije. Na osnovu kadrovske dokumentacije ispla?uju se plate, ispla?uju bonusi zaposlenima, obezbje?uju socijalna pomo? i beneficije. Zaposlenom mogu biti potrebne kopije dokumenata za podno?enje Penzionom fondu ili sudu, osim toga, mo?e ih provjeriti Poreska uprava u svakom trenutku.

Vo?enje kadrovske evidencije vr?i se u skladu sa zakonskim normama i Zakonom o radu, a izvje?tajni obrasci i dokumenti se popunjavaju na jedinstvenim obrascima. Federalni zakoni o za?titi rada, za?titi prava preduzetnika i poslovne tajne predstavljaju osnovu za rad zaposlenih u ljudskim resursima. Prisutnost mnogih dr?avnih standarda u svakoj oblasti privredne djelatnosti i postojanje propisa koji se odnose na pripremu izvje?tajne dokumentacije je osnova za organizovano vo?enje evidencije u svakoj organizaciji.

HR dokumenti

Budu?i da su svi kadrovski dokumenti od velike pravne va?nosti, moraju biti sastavljeni u skladu sa zahtjevima radnog zakonodavstva Ruske Federacije iu jednoobraznom obliku. Glavni dokumenti za vo?enje kadrovske evidencije svakog preduze?a, koji se prvo sastavljaju, su sljede?i:

Dokumenti o internom radu;

Dokumenti za za?titu prava zaposlenih;

Dokumenti koji se odnose na za?titu na radu i za?titu od po?ara.

Jo? jedna va?na oblast u radu kadrovske slu?be je izrada kadrovskog rasporeda preduze?a, izdavanje naloga za prijem zaposlenih, upisivanje u radne knji?ice i vo?enje li?nih dosijea sastavljenih za svakog zaposlenog.

Jedan od veoma va?nih dokumenata za vo?enje kadrovske evidencije je i evidencija radnog vremena, koja odra?ava stvarno odra?eno ili neradno vrijeme zaposlenog. Tablica radnog vremena je osnova za obra?un zarada zaposlenima, a samim tim i osnovica za obra?un poreza po odbitku.

Raspored godi?njih odmora, platne liste, nalozi o kretanju osoblja, radne knji?ice i dokumenti vezani za li?ne podatke zaposlenih - sve je to na raspolaganju kadrovskoj slu?bi i podlije?e strogom izvje?tavanju i ?uvanju.

Da biste ilustrirali posao koji obavlja odjel za ljudske resurse, razmislite o registraciji novog zaposlenika. Prilikom prijave za posao, dokumenti se sastavljaju sljede?im redoslijedom:

1. zaklju?ivanje ugovora o radu sa potpunim opisom uslova rada;

2. potpisivanje naloga za prijem u radni odnos;

3. popunjavanje li?ne karte za novozaposlenog;

4. upisivanje u radnu knji?icu i knjigovodstveni dnevnik.

Jo? jedan primjer posla koji obavljaju zaposlenici odjela za ljudske resurse je raspored odmora, ?ija se priprema u pravilu vr?i unaprijed uz usagla?avanje datuma sa zaposlenima i uzimaju?i u obzir posebnosti proizvodnih procesa preduze?a.

Organizacija vo?enja kadrovske evidencije

Pravilna organizacija funkcionisanja Odeljenja za ljudske resurse i njegovo vo?enje kadrovske evidencije poma?e da se pravilno organizuju sve aktivnosti preduze?a, kao i da se izbegnu ne?eljene kazne u slu?aju inspekcije od strane dr?avnih organa. U zavisnosti od strukture preduze?a i njegove veli?ine, broj zaposlenih u HR odjelu mo?e varirati. Kvalifikacije ovih ljudi i njihova kompetentna organizacija kadrovske evidencije uti?u na nesmetan rad preduze?a i upravljanja organizacijom u celini.

Odeljenje za ljudske resurse mo?e imati direktno rukovodstvo ili u potpunosti izve?tavati direktno ?efu preduze?a. Bez obzira na strukturu, rad odjeljenja je strogo reguliran standardima rada, prema kojima se organizira i obavlja kancelarijski rad.

Osiguravanje kompetentne distribucije stru?njaka, dizajniranje rasporeda rada i radnog vremena zaposlenih, odnosno mjere koje osiguravaju nesmetan i neprekidan rad preduze?a - to je glavni zadatak koji je povjeren kadrovskoj slu?bi. U cilju razvoja preduze?a i ispunjavanja zadataka koji se pred njim nalaze, Odeljenje za ljudske resurse izra?uje planove za pove?anje efikasnosti zaposlenih kroz unapre?enje njihovih kvalifikacija i analizira podobnost radnog mesta.

Upravljanje kadrovskom evidencijom omogu?ava vam da u preduze?u re?ite slede?e zadatke:

Vo?enje dokumentacije vezane za radne odnose i od velikog dru?tvenog zna?aja za svakog zaposlenog;

Razvoj i stvaranje sistema upravljanja kadrovima, koji osigurava postizanje ciljeva i strate?kih ciljeva preduze?a;

Rje?avanje konfliktnih situacija, pru?anje dokumenata raznim dr?avnim organima, uklju?uju?i i sud.

Kako se vodi kadrovska evidencija?

Prije svega, vo?enje evidencije mora biti zasnovano na zakonskom okviru koji se odnosi na smjer aktivnosti preduze?a. Zakon o radu Ruske Federacije je glavni vodi? za kadrovske slu?benike, ali forumi i web stranice o vo?enju evidencije, koji su posebno zanimljivi preduzetnicima po?etnicima, mogu biti vrlo korisni.

1C je prepoznat kao najrasprostranjeniji i najpristupa?niji program upravljanja ljudskim resursima, koji ve?ina HR radnika na?iroko koristi u svojim prakti?nim aktivnostima. U procesu rada, svakom zaposlenom u HR odjelu dodjeljuje se veliki broj obaveza vezanih za obavljanje konkretnih poslova. Pravilna organizacija njihovog rada ?ini rad cijelog odjela efikasnijim. Konkretno, pohranjivanje radnih knji?ica, li?nih dosijea i li?nih karata po abecednom redu uvelike pojednostavljuje i ubrzava potragu za tra?enim dokumentom, a vo?enje dosijea hronolo?kim redom poma?e u stvaranju potpune slike redovnog kretanja.

Nema sumnje da odluku o na?inu vo?enja kadrovske evidencije donosi direktno rukovodilac preduze?a, me?utim, on to mora u?initi uzimaju?i u obzir zakonske zahtjeve i regulatorne dokumente koji se odnose na ovu vrstu djelatnosti.

Da rezimiramo, treba napomenuti da je prisustvo slu?be za ljudske resurse ili stru?njaka za ljudske resurse, kao i njihovo kvalifikovano rukovo?enje relevantnim kancelarijskim poslom, jedan od bitnih uslova za uspeh svakog preduze?a. Nemogu?e je zanemariti tako va?nu oblast koja uti?e na rad bilo koje organizacije.