Puna me dokumente p?rfshin teori dhe praktik?. Teknika e kapjes/qepjes s? dokumenteve me shum? faqe i p?rket zanatit ton? t? shkresave. Prandaj, s? pari - p?rgjigja ?sht? praktike.

N? pun? n? zyr?, dokumentet me shum? faqe, n?se ?sht? e nevojshme, qepen me 3 shpime. Librat dhe ditar?t e kontabilitetit, n?se tashm? jan? t? lidhura dhe t? qepura/fiksuara n? m?nyr? industriale (tipografike), lejohen t? qepen me 2 shpime. N?se n? koh?n e hartimit dhe ekzekutimit t? dokumentit tashm? e dini se ai duhet t? qepet dhe t? kapet me kap?se, at?her? ju rekomandojm? t? lini 35 mm p?r kufirin e majt? n? vend t? 20 mm.

Por edhe me madh?sin? standarde t? diferenc?s s? majt?, ?sht? e nevojshme t? imagjinohet q? fleta e dokumentit ?sht? e ndar? horizontalisht n? gjysm?. N? mes t? fush?s s? majt? (n? k?t? vij? horizontale) sh?nohet shpimi i par? (i mes?m). Ne mend?risht (ose duke p?rdorur nj? vizore, por pa vizatuar asgj?) ndajm? p?rs?ri pjes?t e sip?rme dhe t? poshtme t? flet?s n? gjysm?. N? fush?n e majt?, n? k?to vija horizontale mendore, p?rvijohen shpimet e sip?rme dhe t? poshtme. Vet? shpimet b?hen duke p?rdorur ?do pajisje zyre t? disponueshme - nj? gjilp?r? t? trash?, nj? f?ndyell, nj? st?rvitje ose duke p?rdorur pajisje speciale - nj? stapler. P?r qepje, duhet t? p?rdoren fije prej liri natyral, m?ndafshi ose pambuku ose g?rsheta pa shtuar fibra artificiale.

Nj? dokument me shum? faqe (nj? lloj "pakete") vendoset me fytyr? posht? dhe nga ana e flet?s s? fundit nj? fije futet n? shpimet e sip?rme dhe t? poshtme. "Paketa" ?sht? kthyer, dhe skajet e fillit nga shpimet e sip?rme dhe t? poshtme futen nj?koh?sisht n? shpimin e mes?m. "Paketa" vendoset p?rs?ri me fytyr? posht?, dhe skajet e fillit n? shpimin e mesit kryq?zohen dhe shtr?ngohen n? m?nyr? q? filli i t?rhequr m? par? p?rmes shpimeve t? jashtme t? hyj? n? nyj?. Skajet e lira t? fillit n? an?n e pasme t? qepjes lihen aq t? gjata sa t? dalin t? pakt?n 2-3 cm nga posht? nj? flet? letre t? ngjitur ve?mas me nj? mbishkrim t? certifikuar t? certifikimit. Kjo flet? ?sht? ngjitur n? m?nyr? q? t? mbuloj? nj?sin? e qepjes dhe nj? pjes? t? skajeve t? lira t? fillit. ?sht? m? mir? ta ngjisni me zam universal PVA, pasi po flasim p?r qepjen e nj? shum? faqeje origjinale, dhe n? asnj? rast me ngjit?s silikat. Shkopi ngjit?s dhe etiketat vet?ngjit?se mund t? p?rdoren p?r ngjitjen e nj? mbishkrimi certifikues (certifikues) n? kopje dokument me shum? faqe.

Mbishkrimi i certifikimit (certifikimit) ?sht? hartuar n? nj? flet? t? ve?ant? letre (shih Shembullin 1). N?se i gjith? teksti i mbishkrimit ose nj? pjes? e tij (p?r shembull, numri i flet?ve n? numra dhe fjal?, data) ?sht? hartuar me dor?, at?her? ?sht? m? mir? q? kjo t? b?het me t? nj?jtin stilolaps si n?nshkrimi i autorizuar. personi q? v?rteton k?t? qepje. Vula e organizat?s vendoset n? m?nyr? q? t? prek? nj? pjes? t? flet?s s? ngjitur me mbishkrimin e v?rtetimit dhe nj? pjes? t? an?s s? pasme t? flet?s s? fundit t? vet? qepjes.

Shembulli 1

Regjistrimi i mbishkrimit t? certifikimit n? pjes?n e pasme t? qepjes

Palos Shfaq

Dhe tani - teoria e ??shtjes. Nj? dokument ?sht? informacion i regjistruar n? nj? medium t? preksh?m me detaje q? lejojn? identifikimin e tij. Thelbi l?ndor i dokumentit ?sht? uniteti i form?s(let?r - revista, libra, flet? t? formateve standarde, formular?; elektronike - formate p?r paraqitjen e dokumenteve elektronike), form?(p?rb?rja e detajeve t? dokumentit dhe shenjave n? t?) dhe p?rmbajtjen(struktura dhe rregullat p?r paraqitjen e tekstit t? nj? dokumenti t? nj? lloji ose nj? tjet?r, fjalor dhe gramatik?). Karakteristikat e tij m? t? r?nd?sishme jan? natyra e tij informative, bart?si material dhe forca ligjore. P?r m? tep?r, t? gjitha k?to ve?ori jan? t? nd?rlidhura dhe p?rb?jn? natyr?n e vet? dokumentit.

??shtjet e kapjes ose fiksimit t? dokumenteve q? krijohen si origjinale me shum? faqe konsiderohen ekskluzivisht n? aspektin e siguris? integriteti i bart?sit t? materialit dokument, duke e mbrojtur at? nga falsifikimi, z?vend?simi dhe z?vend?simi i flet?ve. M?nyra m? e leht? p?r t? siguruar integritetin e medias s? dokumenteve me shum? faqe ?sht? num?rimi i faqeve t? tij dhe thjesht kapja e tyre me nj? stapler. N? mjedisin "t? brendsh?m" t? biznesit t? nj? organizate, kjo metod? e "mbrojtjes" s? integritetit t? dokumentit zakonisht konsiderohet e mjaftueshme.

N?se nj? dokument me shum? faqe do t? ekzistoj? jo vet?m brenda organizat?s, por edhe n? mjedisin "t? jasht?m", at?her? p?rve? num?rimit t? faqeve (duke filluar nga e dyta) dhe fiksimit t? thjesht? t? flet?ve, mund t? p?rdoret nj? metod? tjet?r p?r mbrojtjen e integritetit - duke inicializuar ?do faqe. Nj? inicial ?sht? nj? form? e ve?ant? vize, e cila p?rb?het vet?m nga nj? n?nshkrim i shkurtuar (goditje personale) e iniciatorit, ekzekutuesit ose personit t? autorizuar p?r nj? lloj t? caktuar dokumenti ose transaksioni, duke "mbrojtur" integritetin e nj? dokumenti me shum? faqe. Shembull ?sht? inicializimi i kontratave p?rpara n?nshkrimit t? tyre, kur n? secil?n flet? jan? hartuar n?nshkrimet e nism?tar?ve ose ekzekutuesve nga secila pal?. Dhe m?nyra e tret? p?r t? siguruar integritetin e materialit material ?sht? kapja/qepja e nj? dokumenti me shum? faqe.

Detyrimi p?r kapjen ose fiksimin ndryshe t? flet?ve n? momentin e hartimit dhe n?nshkrimit t? dokumenteve q? do t? jen? n? form? origjinale me shum? faqe, si dhe teknika e qepjes, nuk rregullohen drejtp?rdrejt as nga rregullat e p?rgjithshme t? pun?s n? zyr? dhe as nga Rregullat e pun? n? zyr? noteriale.

??shtjet e sigurimit t? integritetit t? origjinalit t? nj? dokumenti me shum? faqe dhe mbrojtjen e tij nga z?vend?simi, falsifikimi dhe z?vend?simi i flet?ve vendosen nga organizata n? m?nyr? t? pavarur dhe jan? t? p?rfshira n? udh?zimet ose rregulloret e menaxhimit t? zyr?s publikimi ose puna me dokumente t? nj? lloji t? caktuar. Ne rekomandojm?, p?r shembull, n? rregulloret p?r publikimin e dokumenteve organizative ose rregulloret p?r pun? kontraktuale, t? trajtohet n? m?nyr? specifike ??shtja e metod?s dhe teknik?s s? fiksimit/qepjes s? dokumenteve me shum? faqe, duke marr? parasysh paraqitjen e tyre t? mundshme t? m?vonshme n? Mjedisi “i jasht?m” i biznesit ose p?r noterizimin, si dhe p?r regjistrim shtet?ror.

K?rkesat q? vendosen nga aktet aktuale rregullatore ligjore mbi forma e lidhjes dokumentet me shum? faqe krijohen vet?m n? form? t? p?rgjithshme nevoja p?r t? qepur ose qepur dhe flet?t e numrave origjinalet e paraqitura p?r noterizim, disa lloje raportesh vjetore, libra dhe revista, ose kopje t? dokumenteve.

Shembulli 2

Shembuj t? t? cilave dokumente aktet ligjore rregullatore k?rkojn? t? jen? me kap?se

Palos Shfaq

K?shtu, libri i parave t? gatshme duhet t? p?rpilohet ?do muaj, tremujor dhe ?do vit n? p?rputhje me k?rkesat e Ligjit Federal t? 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ "P?r Kontabilitetin".

Regjistri i auditimit duhet t? jet? i qepur, num?ruar dhe certifikuar me vul?n e nj? personi juridik ose sip?rmarr?s individual (neni 16 i Ligjit Federal t? 26 dhjetorit 2008 Nr. 294-FZ "P?r mbrojtjen e t? drejtave t? personave juridik? dhe sip?rmarr?sve individual? n? ushtrimin e kontrollit (mbik?qyrjes) shtet?rore dhe kontrollit komunal" ).

T? gjitha flet?t e aplikimit p?r pjes?marrje n? konkurs dhe t? gjitha flet?t e v?llimit t? aplikimit p?r pjes?marrje n? konkurs duhet t? jen? t? qepura dhe t? num?ruara n? p?rputhje me Artin. 25 i Ligjit Federal t? 21 korrikut 2005 Nr. 94-FZ "P?r vendosjen e porosive p?r furnizimin e mallrave, kryerjen e pun?s, ofrimin e sh?rbimeve p?r nevoja shtet?rore dhe komunale".

Dhe autoritetet ekzekutive federale, duke paraqitur aktet ligjore normative t? nxjerra prej tyre p?r regjistrim shtet?ror n? Ministrin? e Drejt?sis? s? Rusis?, duhet t? sigurojn?, p?rve? kapjes s? dokumentit dhe num?rimit t? flet?ve, q? n? an?n e pasme t? secil?s flet? t? origjinalit ligjor normativ. akt vendoset viza e kreut t? sh?rbimit ligjor t? organit ekzekutiv federal (urdhri i Ministris? s? Drejt?sis? s? Rusis?, dat? 05.04.2007 Nr. 88 i ndryshuar m? 26.05.2009 "P?r miratimin e Shpjegimeve mbi zbatimin e rregullave p?r p?rgatitjen e akteve ligjore rregullatore t? autoriteteve ekzekutive federale dhe regjistrimin e tyre shtet?ror").

K?shtu, organizata (dhe sh?rbimi i saj i menaxhimit t? t? dh?nave) vendos n? m?nyr? t? pavarur dhe respekton rregullat p?r sigurimin e integritetit t? dokumenteve n? mjedisin e saj "t? brendsh?m" t? biznesit dhe, natyrisht, p?rmbush k?rkesat e ngjashme t? vendosura nga organet shtet?rore dhe qeverit? vendore.

Dokumentet jan? letra q? kan? informacione t? regjistruara n? m?nyr? t? rregullt dhe q? mbartin nj? vler? t? caktuar p?r nd?rmarrje apo institucione t? ve?anta. N? m?nyr? q? letrat tuaja t? plot?sohen sakt?, duhet t? dini shum? gj?ra, duke p?rfshir? nj? procedur? t? till? si kapja e dokumenteve. N? k?t? artikull do t? shikojm? se si t? qepni sakt? dokumentet me fije p?r zyr?n e taksave ose p?r arkivin dhe cilat k?rkesa zbatohen p?r k?t? procedur?.

Pse ?sht? e nevojshme t? kapni dokumente?

Nuk ka k?rkesa dhe udh?zime t? sakta n? lidhje me lidhjen e letrave, por gjat? p?rgatitjes s? dokumenteve t? ndryshme p?r institucione t? caktuara, ekzistojn? rregulla q? thon? se dor?zimi i dokumenteve lejohet vet?m n? form? t? qepur, p?r shembull:

• n? arkiv kur dor?zon ndonj? dokument;
• n? zyr?n e taksave, gjat? paraqitjes s? raporteve;
• n? gjykata, gjat? transferimit t? ??shtjeve;
• t? marr? pjes? n? tender gjat? p?rgatitjes dhe dor?zimit t? dokumenteve;
• gjat? kryerjes s? regjistrimit shtet?ror t? nd?rmarrjeve;
• n? bank?, gjat? transferimit t? kopjeve t? v?rtetuara t? dokumenteve, etj.

Procesi i qepjes mund t? b?het duke p?rdorur mjetet e m?poshtme:

• fije, f?ndyr? dhe gjilp?ra;
• kap?se dhe kap?se;
• pajisje t? ve?anta mekanike.

E r?nd?sishme! ?sht? e nevojshme t? kapni dokumente q? p?rb?hen nga m? shum? se nj? faqe.

Me nj? shum?llojshm?ri t? gjer? opsionesh p?r qepjen e dokumenteve, n? disa vende k?rkohen letra t? qepura drejtp?rdrejt me fije, kjo b?het p?r arsye sigurie, pasi ?sht? pothuajse e pamundur t? z?vend?sohen flet?t e qepura me fije dhe t? siguruara me nj? vul? t? lagur, ndryshe nga opsionet e tjera.

Rregullat dhe k?rkesat p?r kapjen e dokumenteve

Sot nuk ka nj? udh?zim universal dhe t? vet?m p?r dokumentet detyruese, por midis dokumenteve rregullatore ka dokumente q? do t'ju ndihmojn? t? zbuloni se ?far? lloji i p?rgatitjes s? dokumentit ?sht? i nevojsh?m p?r institucionin.

P?rgatitja e dokumenteve p?r depozitim n? arkiv

Kur p?rgatiteni p?r t? futur dokumentacionin n? arkiv, ?sht? e nevojshme t? p?rgatitni nj? inventar t? dokumentit, i cili p?rb?het nga pjes?t e m?poshtme:

• emri i dokumentit;
• dat?n kur ?sht? p?rpiluar inventari;
• p?rmbledhje e shkurt?r;
• inventari, i cili ?sht? nj? tabel? me t? dh?na p?r numrin serial, dat?n dhe emrin, sh?nimet;
• numri i flet?ve, numrat tregohen si me numra ashtu edhe me shkronja;
• N?nshkrimi i n?pun?sit.

N? m?nyr? q? dokumenti t? jet? gati, duhet t? kryhen veprimet e m?poshtme.

Cilat jan? ve?orit? e kapjes s? dokumenteve p?r sh?rbimin tatimor?

Sh?rbimi tatimor ?sht? nj? organ serioz q? k?rkon raporte t? rregullta dhe mund t? kontrolloj? n? m?nyr? t? pavarur dokumentacionin p?r origjinalitetin dhe korrekt?sin? e tij. Gjat? kontrollit, inspektori tatimor shpesh k?rkon dokumente t? v?rtetuara. T? gjitha kopjet duhet t? jen? nj? dublikat? e plot? e origjinalit dhe t? certifikuara. P?r v?rtetim ?sht? e nevojshme t? vendosen detaje n? dokument q? japin vlefshm?rin? e shkresave n? aspektin juridik. Gjithashtu, kopjet e dokumenteve duhet t? jen? t? qepura, si origjinalet.

Dokumentet me nj? num?r faqesh jo m? shum? se 150 jan? t? qepura. Num?rimi ndodh nga fleta e par? me numra arab?. Firmware ndodh n? dy ose kat?r shtresa. Fijet e thurura duhet t? ngjiten me nj? flet? n? an?n e pasme t? pirgut, e cila mbulon zon?n e qepjes dhe nyj?n. Madh?sia e ngjit?sit nuk duhet t? kaloj? 5x5 centimetra. Ngjit?sja p?rmban n?nshkrimin e v?rtetimit, numrin e faqeve, si dhe inicialet dhe mbiemrin e menaxherit dhe vul?n.

Kur dor?zoni dokumente n? sh?rbimin tatimor, duhet t? bashk?ngjitni nj? let?r motivuese n? t? cil?n tregoni se ?far? sakt?sisht dhe n? ?far? mase po i jepni autoritetit p?rkat?s.

Qepja e dokumenteve me fije

P?r t? kuptuar se si t? qepni nj? dokument, m? posht? jan? udh?zimet hap pas hapi me fotografi. Procesi i qepjes ?sht? i r?nd?sish?m sepse korrekt?sia e dokumenteve varet kryesisht nga ajo. Disiplina e menaxhimit t? dokumenteve p?rfshin njohuri n? lidhje me t? gjitha proceset q? ndodhin me dokumente dhe letra. Pas nj? kursi n? k?t? disiplin?, nj? person mund ta konsideroj? veten t? njohur me nuancat dhe t? angazhohet me besim n? t? gjitha procedurat e zyr?s. Nj? sip?rmarr?s i zakonsh?m shpesh p?rfshihet p?r her? t? par? me ve?orit? e menaxhimit t? dokumenteve. Por ?sht? mjaft e mundur t? ngjitesh vet? dhe t? m?sosh gjith?ka q? t? nevojitet.

Pra, le t? shohim se si t? qepim nj? dokument t? p?rb?r? nga disa flet?. Para s? gjithash, na duhen mjetet e m?poshtme:

• f?ndyell;
• gjilp?r?;
• fije ose spango najloni;
• ngjit?s shkrimi;
• nj? cop? letre t? zbraz?t.

Qepja me tre vrima ?sht? nj? nga llojet m? t? zakonshme t? qepjeve. Teknologjia e qepjes s? dokumenteve nuk ?sht? e re edhe n? koh?t e lashta, ishte me ndihm?n e nj? gjilp?re dhe fijeje q? ishin qepur s? bashku libra, punime dhe letra t? tjera. Sot firmware nuk ka ndryshuar ndjesh?m, si ta b?ni at?, ofrohen fotografi t? procesit t? qepjes hap pas hapi.

S? pari, duke b?r? nj? vrim?. Ndonj?her? vrimat b?hen duke p?rdorur nj? grusht vrimash. N? rastin ton?, ne do t? p?rdorim ndihm?n e nj? f?ndyell. Vrimat jan? t? vendosura n? nj? distanc? prej rreth 2 centimetra nga buza e majt?. Si? mund ta shohim, gjilp?ra nuk ?sht? e thjesht?, por e trash? dhe e gjat?, e ashtuquajtura gjilp?r? "cigane". Ne e fillojm? k?t? gjilp?r? me nj? fije rreth 40 centimetra m? par?, kjo duhet t? jet? e mjaftueshme p?r dy qepje, ve?an?risht n? m?nyr? q? fijet t? mos prishen gjat? ruajtjes; Gjilp?ra injektohet nga ana e pasme, duke l?n? buz? q? m? von? do t? lidhen me skajin e hasur kur t? p?rfundoj? qepja.

Dokumentin e qepim nga fundi n? vrim?n e shpuar me f?ndyell n? mes, duke e l?n? fundin e fillit t? lir? rreth 10 centimetra.

Pasi t? kemi filetuar gjilp?r?n, e sjellim n? pjes?n e p?rparme t? dokumentit dhe e ngjitim n? vrim?n e sip?rme, duke e futur fillin n? t?.

E kalojm? fillin n?n pjes?n e poshtme t? dokumentit p?rtej vrim?s s? mesme dhe nxjerrim gjilp?r?n n? vrim?n e poshtme, duke e ngjitur fillin n? an?n e p?rparme.

Kthejeni gjilp?r?n me kujdes n? vrim?n e mesme nga e cila filluam t? qepim.

Dy fije takohen n? an?n e pasme dhe lidhet nj? nyj? e dyfisht?.

Hapi tjet?r ?sht? t? ngjitni nj? cop? t? vog?l letre n? nyj? dhe t? v?rtetoni dokumentin.

3 gabime gjat? kapjes s? dokumenteve

Le t? shohim 3 gabimet kryesore q? b?hen shpesh gjat? kapjes s? dokumenteve:

• Shpesh nyja vuloset me let?r t? thjesht? - ky ?sht? nj? gabim. Nyja duhet t? vuloset me let?r t? posa?me v?rtetimi - let?r ind, n? m?nyr? q? prania e nyj?s t? jet? e dukshme;
• siguroni dokumente p?r nj? joprofesionist. Dokumentet duhet t? hartohen nga nj? person q? ka k?to aft?si, pasi dokumentacioni i plot?suar gabimisht mund t? shkaktoj? kthimin e letrave;
• Kur ngjitni flet?n e certifikimit, p?rdorni ngjit?sin q? ju vjen n? dor?. Mos p?rdorni zam jo-klerik n? asnj? rrethan?, ky kusht ?sht? i detyruesh?m.

Dokumentet jan? t? qepura n? disa versione, t? cilat ndryshojn? n? numrin e vrimave p?r fiksimin e faqeve, merrni parasysh ve?orit? dhe llojet e m?poshtme:

Ekziston gjithashtu mund?sia e qepjes s? dokumenteve duke p?rdorur nj? gjilp?r? ose duke p?rdorur dy. Udh?zimet e holl?sishme jan? paraqitur m? posht?.

Qepja b?het rrept?sisht n? m?nyr? simetrike dhe vertikale. T? gjitha qepjet b?hen n? m?nyr? t? barabart? p?r k?t?, vrimat duhet t? b?hen sakt?sisht n?n sundimtarin. Kjo foto tregon se si t? qepni let?r me kat?r vrima. Fotografia e m?sip?rme tregon drejtimin e gjilp?r?s n? an?n e pasme dhe t? p?rparme t? dokumenteve. N? ?do form?, procesi p?rfundon me lidhjen e fijeve n? nj? nyj? t? fort? t? dyfisht?, skajet mbeten t? lira dhe t? mbyllura.

Ku mund t? qep dokumente?

Kapja e dokumenteve ?sht? nj? procedur? e r?nd?sishme dhe komplekse. N?se nuk keni nj? specialist dokumentesh q? di si dhe ?far? t? b?j? n? k?t? ??shtje, dhe ju vet? e kuptoni q? mund t? b?ni nj? num?r t? madh gabimesh, gjithmon? keni mund?sin? t'i drejtoheni specialist?ve. Si rregull, specialist?t jan? t? disponuesh?m n? ?do shtypshkronj? apo arkiv aty pran?. Ky sh?rbim do t? k?rkoj? pages?, por punonj?sit e k?tyre institucioneve do t? b?jn? padyshim dokumentacionin e firmuerit n? m?nyr? efikase, profesionale dhe shpejt.

P?rgjigjet p?r pyetjet urgjente n? lidhje me dokumentet e firmuerit

Pyetja nr. 1. Cilat dokumente k?rkojn? firmware?

T? gjitha dokumentet q? p?rb?hen nga m? shum? se dy flet? k?rkojn? kapje

Pyetja nr 2. Po n? lidhje me kopjet dhe cili ?sht? ndryshimi midis origjinaleve t? lidhura dhe kopjeve?

Kopjet jan? gjithashtu t? qepura, ndryshimi ?sht? se nyja nuk ?sht? e vulosur dhe nuk ka vul?

Pyetja nr 3. Pse dokumentet mund t? mos pranohen?

N?se dokumentet tuaja nuk jan? t? qepura si? duhet, ?do sh?rbim mund t? refuzoj? t'i pranoj? dokumentet tuaja

Pyetja nr 4. Pse t? ngjisni ngjit?sin dhe t? lini skajet e fijeve?

Kjo procedur? u shpik n? m?nyr? q? t? ishte e qart? se fijet jan? t? lidhura posa??risht me nj? nyj?.

Pyetja nr 5. A ka ndonj? gabim gjat? num?rimit t? flet?ve?

Num?rimi duhet b?r? me kujdes, pasi korrigjimet nuk lejohen. N? rast t? munges?s s? faqeve, numrat me shkronja mund t? p?rdoren me lejen e institucionit.

Para se t? filloni t? punoni me dokumentacionin, duhet t? njiheni plot?sisht me nj? num?r t? madh udh?zimesh t? nevojshme n? lidhje me ??shtjet e rrjedh?s s? dokumenteve dhe pun?s n? zyr?. K?to norma jan? mjaft komplekse dhe p?rmbajn? nj? num?r t? madh detajesh dhe nuancash t? ndryshme t? vogla. Si t? depozitoni dokumente n? nj? cep? ?far? p?rmban inventari i bashkangjitur? A ?sht? e mundur t? depozitoni dokumente t? kontabilitetit me nj? makin? lidh?se termike? Nj? n?pun?s fillestar ka shum? p?r t? hutuar.

Pushover?

N? pamje t? par?, procedura p?r regjistrimin e nj? ??shtjeje dhe dor?zimin e saj n? arkiv ?sht? krejt?sisht e thjesht?, por praktika tregon t? kund?rt?n. N?se shkelni ndonj? nga rregullat e zyr?s, ky institucion do t? refuzoj? t? pranoj? dokumentin e paraqitur dhe ju do t? duhet t? filloni t? gjith? pun?n p?rs?ri. N?se situata t? ngjashme kan? ndodhur tashm? n? jet?n tuaj, lexoni artikullin ton? - ne do t? p?rpiqemi ta kuptojm? k?t? ??shtje.

Pse depozitojn? dokumente? A ka standarde sipas t? cilave rregullohet kjo procedur?? Po, dhe ka shum? prej tyre. Ne po flasim kryesisht p?r rekomandimet metodologjike p?r pun?n n? zyr?, t? cilat u miratuan n? dhjetor 2009 me urdh?r t? Arkivit Federal. S? dyti, rreth GOST R 51141, kushtuar pun?s arkivore dhe pun?s n? zyr? dhe q? p?rmban t? gjitha p?rkufizimet dhe termat e nevojsh?m. P?rve? k?saj, ekzistojn? edhe norma t? tjera ligjore sipas t? cilave b?het kapja e dokumentacionit.

Le t? fillojm? me kopertin?n

N?se teatri fillon me nj? var?se rrobash, at?her? procedura jon? nuk ?sht? asgj? m? pak se me kapak. Dhe zgjedhja e nj? "korre" kartoni ?sht? nj? nga detyrat e para n? procesin e "paketimit" t? nj? dokumenti. N? shikim t? par?, nuk do t? gjeni ndryshimin midis shum? varieteteve ekzistuese. Por, n?se shikoni m? nga af?r, do t? kuptoni se mbulesat jan? standarde, jo standarde dhe p?rdoren gjithashtu p?r ruajtje afatgjat?.

M? shpesh mund t? gjeni nj? mbules? standarde n? formatin 229x324 mm. P?rdoret n? t? gjitha rastet kur qepen flet? me p?rmasa standarde. N?se, p?r arsye t? caktuara, dokumenti ka nj? pamje dhe parametra mjaft specifik?, k?rkohet nj? lloj mbules? jo standarde. Lloji i fundit p?rfshin at? n? t? cilin dokumentet do t? ruhen p?r 25 vjet ose m? shum?.

Sipas rregulloreve ligjore, mbulesa t? tilla b?hen vet?m nga kartoni i fort? p?r shkak t? jet?gjat?sis? s? pun?s. ?sht? e nevojshme t? merren masa p?r t? ruajtur pamjen e duhur t? dokumentit dhe p?rshtatshm?rin? e tij p?r p?rdorim pas nj? periudhe t? konsiderueshme kohore. Dokumentet e destinuara p?r t'u dor?zuar n? arkivin shtet?ror ruhen n? mbulesa t? b?ra nga materiale t? tilla si kartoni pa acid.

Le t? flasim p?r num?rimin e flet?ve

P?rpara se t? mbyllni si? duhet dokumentet me fije, ato duhet t? palosen t? gjitha n? sekuenc?n e duhur. Pas s? cil?s procedura e num?rimit kryhet duke p?rdorur nj? laps t? rregullt. Rregulli kryesor k?tu ?sht? num?rimi i flet?ve, jo i faqeve t? dokumentit. Nj? num?r arab vendoset n? secil?n flet? n? k?ndin e sip?rm t? djatht?. N? t? nj?jt?n koh?, shenjat tona nuk duhet t? "zvarriten" n? tekst. Nuk zbatohet p?r num?rimin e p?rgjithsh?m t? flet?ve

Cilat holl?si ekzistojn? n? ??shtjen e num?rimit? N?se dokumentet q? depozitohen p?rfshijn? nj? let?r ose disa prej tyre, s? pari num?roni zarfin, pastaj, nj? nga nj?, secil?n nga flet?t e mbyllura n? t?. N?se numri i nj?sive hyr?se ?sht? mbi 250, ?sht? zakon ta ndani at? n? disa v?llime. P?r m? tep?r, secila prej tyre ka num?rimin e vet.

Brenda dosjes arkivore mund t? ket? dokumente q? kan? numrat e tyre t? ve?ant? t? faqeve, p?r shembull, revista periodike. Por kur depozitohet nj? ??shtje n? arkiv, ato num?rohen nd?r t? tjera pa shkelur rendin e p?rgjithsh?m.

N?se fleta e bashkangjitur ?sht? n? nj? format t? madh, ?sht? zakon ta shpalosni at? dhe t? vendosni nj? num?r n? k?ndin e sip?rm t? djatht?. Duhet t? sigurohet mund?sia e aksesit t? lir? n? tekst. N?se fragmente individuale jan? ngjitur n? ndonj? nga flet?t me pamund?sin? e ndarjes s? tyre, e gjith? paketa num?rohet si nj?. N? k?t? rast, ?sht? e nevojshme t? hartohet nj? inventar i secil?s prej pjes?ve t? ngjitura, i cili b?het n? an?n e pasme ose n? hap?sir?n e lir?. Nj? tregues i dokumentit t? ngjitur duhet t? jet? i pranish?m n? mbishkrimin e v?rtetimit ose n? sh?nimet e inventarit t? p?rgjithsh?m q? tregojn? emrin. M? shpesh, investime t? tilla t? pavarura jan? ?eqe, deklarata ose fotografi.

Korrigjimi i gabimeve dhe inventarizimi i dokumenteve

N? rastin kur gjat? pun?s ?sht? b?r? ndonj? gabim jo shum? serioz (p?r shembull, disa flet? kan? munguar), n? vend q? t? rinum?roni p?rs?ri t? gjith? grupin, mund t? p?rdorni p?rcaktimin e shkronjave. N? k?t? rast, numrat n? flet?t e tjera nuk ndryshojn?. Eliminimi i gabimeve t? tilla ?sht? i mundur vet?m n? marr?veshje me stafin e arkivit. N?se gjenden gabime t? m?dha, dokumenti do t? duhet t? num?rohet p?rs?ri. Numrat e vjet?r sh?nohen me sa m? shum? kujdes dhe shtohen t? rinj. N? k?t? rast, num?rimi i p?rdit?suar miratohet p?rs?ri me nj? mbishkrim certifikimi.

Pa nj? inventar, asnj? skedar arkivor nuk do t? pranohet nga ju. Informacioni i p?rfshir? n? t? ka t? b?j? me titullin e dokumentit, dat?n e p?rpilimit, sh?nimet dhe vet? tabel?n q? tregon numrat serial t? flet?ve, numrin e tyre dhe sh?nimet (n?se ?sht? e nevojshme). Gjith?ka p?rfundon me informacionin p?r numrin e dokumenteve n? form?n e nj? numri, t? kopjuar me fjal?, pastaj gjith?ka vuloset me n?nshkrimin e n?pun?sit me nj? deshifrim t? emrit t? plot?.

Si t? lidhni si? duhet dokumentet me fije

Kur filloni procedur?n e qepjes, duhet t? siguroheni q? t? gjitha materialet dhe mjetet e nevojshme t? jen? n? dispozicion. P?rve? pun?s aktuale, do t'ju duhet nj? f?ndyell, nj? gjilp?r?, karton p?r depozitimin e dokumenteve dhe fije speciale. Si k?to t? fundit, ato grumbullohen me fije t? ashpra ose qep?se L-210. Lloji i fundit p?rdoret m? shpesh p?r nevojat e pun?s n? zyr?.

N? fillim t? pun?s, ?do kap?se letre dhe objekte t? tjera metalike hiqen nga dokumenti, m? pas flet?t e skedarit palosen n? nj? grumbull t? barabart? dhe t? rregullt. N? an?n e majt? b?hen tre vrima n? hap?sir?n e arave me gjilp?r? ose f?ndyell. ?sht? m? mir? t'i vendosni ato n? mes t? hap?sir?s s? lir? t? destinuar p?r dh?mbje n? t? majt?, dometh?n? n? nj? distanc? prej rreth nj? centimet?r e gjysm?. Kjo v?rejtje ?sht? e r?nd?sishme - p?rndryshe, pas paraqitjes s? dokumenteve, ato do t? jen? t? v?shtira p?r t'u lexuar.

N?se skajet e drejta t? vrimave jan? t? nj? r?nd?sie thelb?sore p?r ju, b?ni nj? vrim?. Por mos harroni se shum? flet? jan? shum? p?r t?. Sigurohuni q? t? tre vrimat t? jen? t? barabarta n? lart?si dhe t? jen? af?rsisht 3 cm larg nj?ra-tjetr?s. E mesme duhet t? bjer? n? mes t? faqes.

P?r t? parandaluar d?mtimin e faqes s? titullit dhe kolapsin e kas?s, shpesh rekomandohet t? p?rforcohet zona e qepjes n? pjes?n e p?rparme dhe t? pasme me shirita kartoni. Nj? fije do t? kalohet p?rmes saj. Madh?sia e tij e zakonshme ?sht? 70 cm, por n? ?do rast varet nga trash?sia e pirgut.

Si t? qepni p?r 3 vrima

Le t? paraqesim p?rmbajtjen e algoritmit p?r paraqitjen e nj? dokumenti t? till?. Fillimisht, gjilp?ra kalohet nga mesi i vrimave, duke l?n? fundin e fillit n? an?n e pasme. Pastaj duhet ta futni n? pjes?n e sip?rme t? vrimave. Si rezultat, t? dy skajet e saj vendosen n? pjes?n e pasme t? pirgut t? flet?ve q? qepen. Ne e t?rheqim gjilp?r?n p?rmes pjes?s s? poshtme t? vrimave dhe e t?rheqim fillin n? an?n e p?rparme. Pastaj uleni gjilp?r?n p?rs?ri n? vrim?n e mesme. K?shtu, filli yn? kaloi n?p?r t? gjitha vrimat e nevojshme, pas s? cil?s t? dy skajet u lidh?n n? an?n e pasme t? dokumentit me nj? nyj? t? fort?. L?rini majat rreth 5 cm t? gjata.

Nj? cop? letre me nj? mbishkrim v?rtetimi ?sht? ngjitur direkt n? nyj?. M? posht? do t? shikojm? teknologjin? e prodhimit t? tij.

Dokumenti gjithashtu mund t? qepet duke p?rdorur 4 vrima. Si ta b?ni k?t?? Procedura nuk ?sht? aspak e nd?rlikuar. Kat?r vrima hapen vertikalisht n? m?nyr? simetrike me nj? vendndodhje n? nj? aks t? vet?m. Duke l?n? bishtin e fillit n? an?n e pasme t? vrim?s s? par?, qepni qepjet dhe m? pas lidhni nj? nyj? n? t? nj?jt?n m?nyr? si? p?rshkruhet m? sip?r. Firmware duhet t? dyfishohet dy her? p?r t? siguruar forc? dhe besueshm?ri.

Let?r v?rtetimi

Faza tjet?r pas num?rimit dhe firmuerit ?sht? pajisja e rastit ton? me nj? mbishkrim certifikimi. nj? afishe me p?rmasa 4x6 cm me tekstin “Flet?t me xhiro dhe t? num?ruara” (numri i tyre tregohet si me numra ashtu edhe me fjal?). M? pas, tregohet pozicioni i punonj?sit q? ka l?shuar dokumentin, me dat?n dhe n?nshkrimin personal. N?se k?rkohet nj? vul?, kjo duhet gjithashtu t? theksohet. Mbishkrimi ngjitet mbi nyj?n q? kemi lidhur, skajet e fijeve t? s? cil?s duhet t? mbeten t? lira. N?nshkrimi vendoset n? fund t? gjith? procedur?s, kur ngjit?si ?sht? thar? tashm?. Kjo b?het p?r t? parandaluar njollosjen e saj. Vula (n?se ka) vendoset pjes?risht n? flet?, pjes?risht n? vet? mbishkrimin.

Dhe vet?m pasi skedari t? jet? i qepur, num?ruar, n?nshkruar dhe vulosur, ai mund t? d?rgohet n? arkiv.

Q?ndrimi ndaj certifikimit duhet t? jet? serioz dhe i v?mendsh?m. ?sht? ajo q? ?sht? prova dokumentare e paprekshm?ris? s? ??shtjes. N?se integriteti i tij cenohet ose zhvendoset, dokumenti mund t? mos pranohet nga autoritetet e kontrollit ose mund t? kund?rshtohet n? gjykat?.

?far? dhe pse po ndezim?

T? gjitha dokumentet q? jan? objekt i paraqitjes n? arkiva ose n? ndonj? nga organet e inspektimit, ku p?rfshihen zyra e taksave, fondit t? pensioneve dhe shum? t? tjera, duhet t? jen? t? stapleuara. Nuk mund t? paraqisni dokumente t? ngjitura ose t? kapura atje. Si? ?sht? p?rmendur tashm?, n?se zbulohet mosp?rputhje me standardet e pun?s n? zyr?, thjesht nuk do t? pranohet nga ju.

HR dhe dokumentet e kontabilitetit i n?nshtrohen kryesisht nj? procedure t? ngjashme. Ato prej tyre, shkresat p?r t? cilat jan? plot?suar, i n?nshtrohen dor?zimit n? arkivin e organizat?s ose nd?rmarrjes pas nj? viti. Rastet me periudha t? kaluara t? ruajtjes s? ligjshme transferohen n? institucione t? ve?anta arkivore. P?rcaktohet me ligj n? var?si t? llojit t? dokumentit. P?r shembull, t? dh?nat noteriale, librat e biznesit dhe dokumentet me informacionin e personelit duhet t? ruhen p?r t? pakt?n 75 vjet.

Afati i ruajtjes s? vizatimeve t? projektimit ?sht? shum? m? i shkurt?r - vet?m 20 vjet. ?sht? zakon t? ruhet dokumentacioni fotografik p?r 5 vjet. Dosjet e nd?rmarrjeve publike dhe private duhet t? dor?zohen n? institucionet arkivore. N? t? nj?jt?n koh?, detyra e ?do strukture joshtet?rore ?sht? t? lidh? nj? marr?veshje p?r k?t? me Sh?rbimin Federal t? Arkivit.

Duhet mbajtur mend se vet?m punonj?si q? ka k?t? detyr? t? specifikuar n? p?rshkrimin e pun?s ka t? drejt? t? flash dokumentet. N? rast t? lidhjes jo cil?sore t? dokumenteve, ju presin sanksione t? caktuara, ve?an?risht n? rast t? ndryshimeve ose mungesave t? disa flet?ve t? r?nd?sishme.

Le t? kthehemi te teknologjit? e dosjeve

Metodat e qepjes s? p?rshkruar m? sip?r jan? t? p?rshtatshme si p?r arkivin ashtu edhe p?r zyr?n e taksave. Por depozitimi i dokumenteve t? kontabilitetit t? ruajtura p?r nj? koh? t? gjat? (m? shum? se 10 vjet) duhet t? jet? ve?an?risht i fort? - m? shpesh me 5 vrima. Mbishkrimi i certifikimit ?sht? b?r? n? let?r t? ve?ant? indi, n? m?nyr? q? nyja e vendosur n?n afishe t? jet? qart? e dukshme dhe t? mos ket? dyshim p?r integritetin e dokumentit.

N?se n? nj? ambient zyre vrimat hapen me vrima t? zakonshme shkrimi, at?her? n?se ?sht? e nevojshme t? hartohen v?llime t? m?dha dokumentacioni letre (p?r shembull, n? shtypshkronja), p?rdoren pajisje profesionale n? form?n e makinerive shpuese letre ose makinerive p?r lib?rlidhje. . Mekanizma t? till? kan? fuqi serioze dhe mund t? jen? manuale ose t? pajisura me nj? makin? elektrike.

Mekanizmi i makin?s

K?to sisteme ose makina bazohen n? metod?n klasike duke p?rdorur susta. Kjo lloj makinerie lidh?se ?sht? e pajisur me nj? pajisje perforimi. Nj? mekaniz?m tjet?r e vendos dokumentin n? nj? susta plastike, pas s? cil?s shtohen mbulesa kartoni ose plastike n? fund dhe n? krye t? bllokut.

Avantazhi i nj? makinerie lidh?se ?sht? aft?sia p?r t? lidhur dokumente shum? t? m?dha. Trash?sia e bllokut mund t? arrij? deri n? 500 faqe. Dhe gjithashtu - aft?sia p?r t? hequr ose shtuar faqe dhe flet? n? nj? dokument tashm? t? lidhur. Disavantazhet p?rfshijn? intensitet mjaft serioz t? pun?s dhe forc? jo shum? t? lart?.

N?se makina lib?rlidh?se p?r depozitimin e dokumenteve ?sht? e pajisur me susta metalike, p?r t? cilat vendoset nj? hap i caktuar dhe hapen vrima sipas saj, at?her? blloqet e letr?s vendosen n? nj? burim ?eliku fleksib?l, i cili m? pas ngjesh dhe mbyllet. P?rpar?sit? e nj? pajisjeje me susta metalike jan? nj? pamje p?rfundimtare m? e dukshme dhe besueshm?ri e shtuar n? krahasim me lidhjen me susta plastike. Por ?sht? e pamundur t? futni ose hiqni flet?t pa d?mtuar.

P?rve? sustave, ka pajisje q? funksionojn? n? parimin e lidhjes n? nj? kreh?r plastik, dh?mb?t e t? cilit p?rkulen. Ekziston edhe nj? lidhje spirale, e njohur p?r ne nga kalendar?t me gjethe t? lirshme, fletoret dhe ditar?t. Pas shpimit t? vrimave, nj? spirale mb?shtillet n? to (3-4 rrotullime me dor?, pjesa tjet?r automatikisht).

Progresi nuk q?ndron ende

?far? ?sht? lidhja termike? Kjo ?sht? nj? makin? moderne p?r depozitimin e dokumenteve, n? t? cil?n ato mund t? lidhen shpejt dhe p?rgjithmon?. Duke p?rdorur makina lidh?se termike, mund t? plot?soni nj? num?r t? madh materialesh, si dhe t? l?shoni kopje t? vetme. Ky opsion ?sht? ve?an?risht i p?rshtatsh?m p?r raportet, kontratat dhe materialet promovuese t? d?rguara me post?.

Makina p?r k?t? lloj lidhjeje punon duke p?rdorur spina termike dhe mbulesa termike t? ngjyrave dhe madh?sive t? ndryshme. N? var?si t? numrit t? flet?ve t? kas?s, zgjidhet nj? mbules? termike me nj? trash?si t? caktuar, pastaj gjith?ka vendoset s? bashku n? makin?. Fundi i brendsh?m i kapakut ?sht? i veshur me nj? shtres? zam polimer. Makina ?sht? e pajisur me nj? element ngrohjeje, fal? t? cilit ky polimer shkrihet, dhe t? gjitha flet?t bashkohen n? nj? shtres? t? nxeht?.

Karakteristikat e num?rimit dhe qepjes s? rasteve n? pun?n e zyr?s.

Mbajtja e sh?nimeve ?sht? nj? proces kompleks q? k?rkon v?mendje dhe respektim t? vazhduesh?m t? rregulloreve aktuale. Prandaj, p?r t? dor?zuar dokumentet n? arkiv p?r ruajtje, ato duhet t? jen? t? lidhura si? duhet s? bashku, duke b?r? nj? inventar.

?sht? e nevojshme q? n? krye t? dokumentit t? ket? nj? kopertin? dhe faqe titulli. Mund t? b?het ose nga kartoni ose nga letra e zakonshme. Nj? mbules? kartoni k?rkohet vet?m n?se dokumentet dor?zohen p?r nj? periudh? m? shum? se 25 vjet. N? raste t? tjera, mjafton nj? flet?.

P?r sa i p?rket num?rimit, ka disa ve?ori. Para s? gjithash, ai num?rohet jo nga kopertina, por q? nga fillimi i ??shtjes. N? k?t? rast, vet? inventari i dokumentit nuk ?sht? i num?ruar. Gjithashtu, n? rastin e shtesave, lejohet num?rimi i shkronjave. P?r shembull 5a. Gj?ja m? interesante ?sht? se numrat duhet t? vendosen n? k?ndin e sip?rm t? djatht?. Vlen t? theksohet se nuk num?rohen faqet, por flet?t.

Si t? qepni sakt? dokumentet me fije: rregullat GOST

Ka shum? rregulla p?r kapjen e dokumenteve. Nuk lejohet kapja e dokumenteve. P?rdoret nj? gjilp?r? cigane dhe nj? fije e trash?. Fillimisht mund t? b?ni vrima me vrima dhe m? pas t'i qepni s? bashku me fije. N? k?t? rast, fijet e fillimit dhe t? fundit jan? t? lidhura, dhe skajet lihen mjaftuesh?m. Shpesh nj? cop? let?r ngjitet me emrin e organizat?s ose vul?n e saj t? shkruar n? t?. Numri i flet?ve dhe data e num?rimit tregohen gjithashtu.

P?r k?to q?llime, p?rdoret spango e holl?. Nuk ka k?rkesa t? ve?anta p?r cil?sin? e fijeve. Shpesh, p?rdoren fije t? ashpra ose shirit Mylar.

Si t? qepni dokumente n? nj? cep: diagram

P?r t? m?suar se si t? qepni dokumente n? nj? cep, shikoni videon.

VIDEO: Qepja e dokumenteve n? nj? cep

Ky ?sht? nj? nga opsionet m? t? thjeshta. P?r ta b?r? k?t?, duhet t? sh?noni tre vrima. Distanca mesatare midis vrimave duhet t? jet? jo m? shum? se 3 cm. Sh?noni faqen duke p?rdorur nj? vizore.

Udh?zime:

• Palosni dokumentet nj? nga nj?. Pas k?saj, p?rdorni nj? vizore p?r t? matur t? nj?jt?n distanc? nga fundi dhe vendosni nj? pik? n? qend?r
• Nga kjo pik? matni 3 cm n? ?do drejtim
• P?rdorni nj? f?ndyell p?r t? b?r? vrima dhe qepni me fije.
• ?sht? e nevojshme q? filli t? g?rshet? letr?n n? t? gjitha an?t e vrimave
• M? shum? detaje mund t? shihen n? diagram
• Pas k?saj, lidhni fillimin dhe fundin e spango, ngjitni nj? cop? letre dhe vendosni nj? vul?

Ky opsion p?rdoret n? rastet me nj? num?r t? madh flet?sh. Ju duhet t? shponi vrimat me nj? vrim? dhe t? filloni t? qepni.

Udh?zime:

• ?sht? e nevojshme q? vrimat t? jen? 3 cm nga buza e majt?
• Distanca midis vrimave duhet t? jet? e nj?jt?
• Fije futet nga mbrapa dhe nxirret p?rs?ri nga nj? vrim? tjet?r.
• ?sht? e nevojshme q? t? mos ket? zona t? paqepura midis vrimave.
• Fijet dalin n? fund n? pjes?n e pasme. Aty b?het nj? nyj? dhe ngjitet nj? cop? let?r p?r vul?n

A ?sht? e mundur dhe sa sakt?, n? cil?n an? t? mb?rthehen dokumentet me nj? stapler?

Shikoni videon n? lidhje me k?t?.

VIDEO: Kapja e dokumenteve

Si t? kapni dokumentet p?r zyr?n e taksave: rregullat, mostra

Ju duhet t? ndiqni rregullat:

• Raportet tatimore jan? t? qepura n? 5 vrima
• Nyja ?sht? e mbuluar me let?r m?ndafshi
• Num?rimi vendoset n? k?ndin e sip?rm t? djatht?

VIDEO: Paraqitja e nj? raporti tatimor

Si t? qepni nj? kuti?

?sht? e nevojshme t'i p?rmbahen GOST dhe rregullave t? caktuara.

Udh?zime:

• Rastet jan? t? qepura n? tre ose kat?r vrima
• spango banke p?rdoret p?r mb?shtjellje
• Vlen t? mbyllet n? m?nyr? q? t? gjitha distancat midis vrimave t? mbulohen me fije
• Pas k?saj, fijet lidhen n? nj? nyj? dhe ngjitet nj? pjes? e vog?l
• Ai tregon numrin e faqeve, n?nshkrimin dhe emrin e personit q? ka kryer qepjen
• Nj? vul? e institucionit vendoset n? m?nyr? q? vula t? jet? n? cop?n e letr?s dhe n? faqen q? qepet.

VIDEO: Qepja e kutis?

N?se fillimisht ju duhet t? arkivoni nj? fletore ose revist?, nuk keni pse ta kapni at? si? p?rshkruhet m? sip?r. Gjith?ka b?het shum? m? leht?.

Udh?zime:

• B?ni dy vrima n? fund t? fletores af?r zon?s s? dosjes.
• Zgjatni spangun e bank?s dhe lidheni at? nga ana e pasme
• Tani ngjitni nj? cop? letre dhe shkruani numrin e flet?ve
• Ju duhet patjet?r t? num?roni fletoren tuaj. Kjo ?sht? b?r? n? krye t? djatht?
• Vendosni vul?n dhe n?nshkrimin tuaj n? nj? cop? let?r

Si t? ndezni nj? dosje me dokumente?

M? shum? informacion rreth lidh?sit mund t? gjeni n? video.

VIDEO: Regjistrimi i nj? dosje me dokumente

Skedar?t q? nuk jan? depozituar nuk do t? pranohen n? arkiva. Ato duhet t? plot?sohen si? duhet p?rpara dor?zimit.

Udh?zime:

• Qepni me fije n? tre ose kat?r vrima
• Pas k?saj, lidhni fijet dhe bashk?ngjitni inventarin sip?r
• Duhet t? p?rshkruaj? n? detaje numrin e flet?ve ose revistave
• N? nj? cop? let?r q? ?sht? ngjitur n? an?n e pasme, shkruhet numri i flet?ve dhe n?nshkrimi
• K?rkohet gjithashtu nj? vul? e nd?rmarrjes ose punishtes

VIDEO: Binder arkivi

Shkresa ?sht? nj? pun? komplekse dhe e p?rpikt? q? k?rkon ekzekutimin e sakt? t? dokumenteve. P?rmbajuni t? gjitha GOST-ve dhe dokumenteve rregullatore.

VIDEO: E vendos?m n? ruajtje

N? pun?n n? zyr?, ekziston nj? rregull q? t? gjitha dokumentet q? p?rb?hen nga m? shum? se nj? flet? duhet t? jen? t? kapura dhe t? certifikuara.

Megjith? munges?n e nj? procedure t? unifikuar t? miratuar p?r k?t? proces, shpesh n? nd?rmarrje dhe agjenci qeveritare ?sht? e nevojshme t? fiksohen t? gjitha dokumentet e krijuara p?r arkiva, duke i paraqitur p?r shqyrtim ?do autoriteti (p?r shembull, kur regjistrohen persona juridik?, sip?rmarr?s individual?, p?r pjes?marrje n? tender?t), etj.

Prandaj, ?sht? e r?nd?sishme q? ?do punonj?s zyre dhe person q? ndeshet me nj? sasi t? madhe dokumentacioni n? aktivitetet e tij, t? dij? se si t? depozitoj? dokumentet si? duhet. N? fund t? fundit, kjo detyr? ?sht? mjaft e mundimshme dhe k?rkon v?mendje dhe sakt?si.

P?r t? qepur dokumente, specialistit q? do ta b?j? k?t? do t'i duhen artikujt e m?posht?m:

• nj? gjilp?r? (f?ndyell, vrima, shpuese) - n? var?si t? asaj se sa let?r duhet t? qepet;
• fije LSh-21 (ose spango bankare);
• mbulesa e kas?s 229x324 mm (n?se keni nevoj? t? krijoni dhe lidhni skedar? arkivor?);
• ngjit?se letre 4x8 cm – flet? v?rtetimi;
• g?rsh?r?;
• ngjit?s zyre.

Pun? p?rgatitore

N? t? gjitha institucionet, dokumentet qepen nga nj? specialist, t? cilit i jan? transferuar k?to kompetenca n? baz? t? akteve t? brendshme t? departamentit q? rregullojn? rregullat p?r trajtimin e dokumenteve (urdhri i shefit, udh?zimet zyrtare).

Nj? punonj?s i till? i organizat?s quhet n?pun?s.

Si rregull, n?se ai ka marr? nj? arsim special, ai duhet t? dij? sakt?sisht se si t? ndez? dokumente t? caktuara.

Megjithat?, shpesh ky pozicion mund t? plot?sohet nga nj? person q? nuk zot?ron plot?sisht njohuri t? sakta.

N? k?t? rast, ai duhet t? dij? se p?rpara se t? lidhni dokumentet, ?sht? e nevojshme sa vijon:

• P?rgatitni paraprakisht t? gjitha mjetet q? do t? jen? t? dobishme kur qepni letra.
• Palosni t? gjitha dokumentet sipas datave dhe numrave t? tyre, n? an?n e duhur dhe n? rendin e duhur.
• P?rpara kapjes, duhet t? siguroheni q? t? mos ket? kap?se letre ose kap?se n? flet? dhe n?se ka ndonj? t? ngjitur diku, ato duhet t? hiqen. Furnizimet e tilla t? jashtme t? zyr?s do t? nd?rhyjn? n? procesin e kapjes dhe do t? jen? t? panevojshme p?r ruajtjen e m?vonshme t? dokumenteve.
• Pastaj pirgu p?r qepje duhet t? paloset n? m?nyr? t? barabart? n? m?nyr? q? secila flet? t? shtrihet n? m?nyr? t? barabart? me t? gjitha t? tjerat. N?se nuk e ndiqni k?t?, at?her? si rezultat i fiksimit, tufa do t? duket e l?muar, dhe skajet e ?ar?af?ve t? lirsh?m do t? rrudhen. N?se v?llimi i flet?ve t? kapura ?sht? shum? i madh, p?rdoret nj? veg?l e ve?ant? p?r shtrirjen.
• P?rgatitni nj? fije t? pakt?n 70 cm t? gjat?.

Udh?zues hap pas hapi p?r ndezjen e firmuerit

1. Edhe nj? her?, duhet t? kontrolloni num?rimin dhe korrekt?sin? e dokumenteve t? palosur n? nj? pako t? vetme.
2. Tjetra, t? armatosur me nj? gjilp?r?, nj? f?ndyell t? ve?ant? ose nj? mjet tjet?r p?r t? b?r? vrima n? let?r (n? var?si t? trash?sis? s? paket?s), duhet t? b?ni tre vrima vertikalisht. Distanca nd?rmjet tyre nuk duhet t? jet? m? e vog?l se 3 cm n? raport me qendr?n e flet?s.
3. Merrni nj? fije t? p?rgatitur paraprakisht dhe futeni n? nj? gjilp?r? p?r t? qepur dokumentet.
4. P?r leht?si, duhet t? sh?noni vrimat n? dokument nga lart posht? si: Nr. 1, Nr. 2 dhe Nr. 3. Specialisti duhet t? filloj? qepjen duke futur gjilp?r?n n? vrim?n nr. 2, nd?rsa fundi i fillit duhet t? lihet n? an?n e pasme t? pirgut t? letrave. Gjat? gjith? procesit t? qepjes, duhet t? siguroheni q? kjo pjes? e fillit t? mbetet aty.
5. Pastaj n? an?n e p?rparme duhet t? kaloni gjilp?r?n p?rmes vrim?s nr. 1 dhe ta nxirrni nga mbrapa.
6. Nga pjesa e pasme, futeni p?rs?ri gjilp?r?n n? vrim?n nr. 2. Tani gjilp?ra ?sht? p?rs?ri n? pjes?n e jashtme t? flet?s.
7. M? pas, duhet t? futni gjilp?r?n nga pjesa e jashtme e letr?s n? vrim?n nr. 3 dhe ta hiqni at? nga pjesa e pasme.
8. Duke marr? fundin e fillit q? mbeti fillimisht n? an?n e pasme dhe at? q? u shfaq nga vrima nr. 3, ato duhet t? rreshtohen dhe gjat?sia e tep?rt t? pritet me g?rsh?r?.
9. Skajet e dy fijeve jan? t? lidhura n? nj? nyj? 2 her?, sa m? af?r t? jet? e mundur n? pjes?n e pasme t? dokumentit. Sa m? i lidhur ngusht? t? jet? nj? dokument, aq m? i p?rshtatsh?m ?sht? ta shfletoni at?. P?rve? k?saj, nuk do t? shk?rmoqet n? flet? t? ve?anta dhe do t? ruhet p?r nj? koh? t? gjat? kur t? lidhet.
10. Faza e fundit e qepjes ?sht? ngjitja e nj? flet? t? vog?l letre me mbishkrimet shoq?ruese. P?r ta b?r? k?t?, ju duhet t? merrni zam, nj? flet? letre me p?rmasa 2 * 5 cm dhe ngjiteni n? vendin ku ?sht? p?rfunduar qepja. Fleta duhet t? mbuloj? plot?sisht nyj?n dhe pjes?risht t? mbuloj? skajet e fillit. Dhe pjesa e mbetur prej 1-2 cm e fijeve duhet t? jet? jasht? ngjit?ses.
11. Vula e organizat?s vendoset n? flet?n me mbishkrimin shoq?rues, vula e s? cil?s duhet ta mbuloj? at? dhe nj? pjes? t? pjes?s s? pasme t? dokumentit, e cila ?sht? vulosur me nj? ngjit?se. Kjo do t? shmang? mund?sin? e hapjes s? dokumenteve t? lidhura dhe z?vend?simit t? flet?ve.

Si t? qepni si? duhet dokumentet me fije - foto

N?se grumbulli i dokumenteve nuk ?sht? shum? i trash? (deri n? 5 flet?), at?her? vrimat n? flet? mund t? b?hen me kujdes duke p?rdorur vet? gjilp?r?n e qepjes. ?sht? e r?nd?sishme q? dokumenti t? mbahet n? gjendje t? mir?, pa g?rvishtje.

Mbishkrimet shoq?ruese

Ky ?sht? teksti q? ?sht? shkruar n? nj? cop? letre q? fikson dokumentin n? an?n e pasme.

Si rregull, ai p?rmban:

• mbishkrimi "i qepur, i num?ruar";
• numri i flet?ve t? num?ruara, me numra dhe me fjal?;
• pozicioni dhe emri i plot? person p?rgjegj?s;
• vendi p?r n?nshkrimin dhe dekodimin e tij.

Ju ose mund ta printoni transkriptin n? nj? kompjuter paraprakisht, t? krijoni ngjit?se t? gatshme dhe t'i riprodhoni ato, ose t? shkruani t? gjith? tekstin e mbishkrimit shoq?rues me dor?.

As nj?ra dhe as tjetra nuk do t? jet? nj? gabim dhe dokumenti nuk do t? humbas? vlefshm?rin? e tij.

Mostra

1. Dokumentet m? t? zakonshme n? praktik? q? k?rkojn? kapje jan? dokumentet q? p?rgatiten p?r t'u dor?zuar n? zyr?n e taksave p?r regjistrimin e personave juridik?, sip?rmarr?sve individual? ose ndryshimeve n? Regjistrin e Bashkuar Shtet?ror t? Personave Juridik ose Regjistrin e Unifikuar Shtet?ror t? Sip?rmarr?sve Individual?. N? m?nyr? q? ato t? pranohen dhe t? mos refuzohet regjistrimi, dokumentet e m?poshtme duhet t? v?rtetohen n? m?nyr?n e p?rshkruar m? sip?r.
2. Karta (p?r organizatat).
3. Formulari zyrtar i aplikimit.
4. Procesverbali i mbledhjes s? p?rgjithshme.

Dokumente t? tjera.

Disa dokumente jan? t? kapura dhe t? v?rtetuara nga nj? noter.

Revist? e qepur me pull?