В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этап их проверки является весьма трудоемким, однако однообразие операций упрощает процедуры проверки. Изучив фактическое наличие денежных средств и ценностей, хранящихся в кассе, а также обследовав кассовое хозяйство, проверяющий сосредоточивается на кассовых операциях, применяя, как правило, сплошной способ проверки. Он обращает внимание на порядок ведения учета денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе, соблюдение кассовой дисциплины, достоверность и законность операций с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте. Прежде всего, следует определить, применяются ли в организации для оформления кассовых операций унифицированные формы первичной учетной документации и заполнены ли все ее обязательные реквизиты. Анализ сведений, содержащихся в учетных регистрах по счету 50 «Касса», позволяет установить объем и характер кассовых операций по поступлению денежных средств и их расходовании за проверяемый период.

Затем изучаются:

а) сохранность чеков и корешков к ним в чековых книжках;

б) правильность определения остатков денег в кассе, переноса их да следующий день по кассовой книге и подсчета в ней итоговых сумм по приходу и расходу за отчетный период;

в) полнота отражения в кассовой книге и отчетах кассира всех операций с денежным средствами, их взаимное соответствие;

г) использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;

д) своевременность и полнота возврата в банк неиспользованных денежных средств;

е) соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

ж) использование кассовой выручки на текущие нужды в пределах установленных норм.

Одной из задач проверки является определение правильности оформления документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денежных средств.

Все кассовые приходные и расходные ордера (Приложение А), другие документы должны быть заполненью четко, ясно, без помарок (никакие подчистки и исправления в этих документах не допускаются), а приложения, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, -- погашены штампами «Получено» или «Оплачено», датированы и подписаны кассиром.

Факты отсутствия штампов погашения необходимо отразить в рабочем документе, так как это создает условия для повторного использования документов.

На платежных ведомостях должны стоять разрешительные подписи на выплату денег получателям с указанием срока выплаты, а также подписи лиц, получивших денежные средства, или отметка «Депонировано», если деньги не получены.

Проверяющему следует убедиться в том, что кассовые приходные и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и были выписаны в бухгалтерии в момент совершения операции.

Наряду с этим изучаются наличие и подлинность подписей должностных лиц и получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах, законности произведенных из кассы выплат денежных средств.

Выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими и выдачи кассиру незаполненных чеков для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Необходимо проверить достоверность приходных и расходных кассовых ордеров. Известно, что недобросовестные кассиры могут осуществлять кассовые операции на основании подложных документов или повторно использовать кассовые ордера.

Следует установить, кто производит регистрацию выписанных кассовых ордеров в организации. В соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь приходные и расходные кассовые ордера заполняются и еще до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходные и расходных кассовых ордеров. По усмотрению руководителя и главного бухгалтера организации таких журналов может быть два (отдельно на приходные и расходные ордера) или один общий журнал.

Если регистрация осуществляется посредством технических средств, необходимо установить, имеется ли в выходной форме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях», составляемой за соответствующий день, информация для учета движения наличных денег по целевому назначению. Проверяющий должен ознакомиться с документооборотом по кассовым операциям, с системой кодов, содержанием входной, промежуточной и выходной информации, порядком бухгалтерской обработки кассовых документов.

В каждой чековой книжке (в том числе неиспользованной) подсчитываются листы и проверяется, нет ли дефектов в переплете и креплении отдельных листов. Исследованию подвергаются вклеенные в чековую книжку испорченные чеки, изучается последовательность их номеров. Это позволяет выявить злоупотребления -- замену корешка или испорченного чека новым из другой чековой книжки. Ведение кассовой книги должно осуществляться в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

В организации разрешается открывать только одну кассовую книгу, и она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Проверяется регулярность ведения кассовой книги и составления отчета кассира.

Следует иметь в виду, что при совершении операций на общую сумму от трех и более базовых величин оплаты труда отчет должен составляться ежедневно, а менее указанной суммы -- за период три -- пять дней.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления должны заверяться подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его замещающего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег отдельно по каждому приходному или расходному ордеру.

В период выдачи наличных денег на оплату труда, для выплаты стипендий и т.п. остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда, выплату стипендий и т.п. расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе:

Таблица 1 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Если процесс ведения кассовой книги компьютеризирован, то необходимо установить, как обеспечиваются сохранность кассовых документов и защита программных средств от несанкционированного доступа, проверить наличие выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» (Приложение В, С), которые должны составляться одновременно на конец рабочего дня, иметь одинаковое содержание и все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги на этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Необходимо проверить, печатается ли в последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц (год) общее количество листов кассовой книги за период и установить их наличие, узнать, сдается ли форма «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги». Вкладные листы кассовой книги должны храниться кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке, общее количество их листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и кассовая книга опечатывается.

Проверка подсчета в кассовой книге итоговых сумм оборотов кассовых операций по каждой странице и за день, а также правильности переноса их на другую страницу обусловлена распространенными случаями ошибочного или умышленного искажения в оборотах и перекосах сумм с одной страницы на другую.

Наряду с этим изучается соответствие записей в кассовой книге данным отчета кассира и документов, на основании которых производились записи.

Сверка приложенных к кассовым ордерам оправдательных документов с отчетом и кассовой книгой, позволяет обнаружить возможные противоречия между ними по приходным и расходным операциям.

Полноту отражения в кассовой книге и кассовом отчете документов по приходу и расходу наличных денег проверяющий устанавливает, сопоставляя приходные и расходные кассовые ордера и приложенные к ним оправдательные документы с данными кассовой книги и отчета кассира. Это позволяет выявить факты неполного оприходования наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка и от работников организации за оказанные услуги, а также факты неполного списания их в расход.

После проверки правильности ведения кассовой книги определяют реальность и достоверность записей об остатках денег в книге и в отчетах кассира на начало и конец изучаемого периода.

Остатки денежных средств на отдельные даты устанавливают, используя данные учетных регистров по счету 50 «Касса», Главной книги и балансов:

Таблица 2 - Остатки по кассе ОАО «Белшина» на 02.12.2009г

Для того чтобы убедиться, что в организации не практикуется списание в расход денег по кассе на основании документов, изъятых из архива, проверяющий обращает внимание на цвет бумаги кассовых документов, однородность чернил, однообразие почерка, даты -- число, месяц и год составления документов, а при возникновении сомнений выясняет причины значительного расхождения между датами кассовых ордеров в приложенных к ним документов.

Факты пропуска в нумерации кассовых ордеров или отсутствия на них подписей должностных лиц либо отдельных исполнителей являются поводом, чтобы потребовать от кассира и бухгалтера объяснений.

После этого производится исследование документов, приложенных к кассовым ордерам, по существу отраженных в них операций. По всем сомнительным операциям делаются рабочие записи, чтобы более детально их проверить в период изучения соответствующих разделов финансово-хозяйственной деятельности организации.

Проверка документов по существу отраженных в них операций предполагает установление адекватности хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, утвержденным нормативам и прогнозным показателям, а также определение их хозяйственной целесообразности.

Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь лимит остатка наличных денег в кассе, порядок и сроки сдачи наличных денег, норма использования выручки на неотложные нужды устанавливаются учреждениями банка, в котором открыты расчетный и валютный счета.

Вся денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счет:

Таблица 3 - Бухгалтерские записи по инкассации наличных денежных средств сверх установленного лимита остатка кассы

Срок сдачи наличных денежных средств считается ежедневным, лимит остатка кассы -- нулевым, а не сданные в банк наличные денежные средства -- сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и на оформление разрешения на расходование наличных денежных средств из выручки, поступившей в кассу в срок, установленный обслуживающим банком.

Наряду с этим юридические лица имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не более трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, органов местного управления и самоуправления, расположенных в сельской местности, -- не более пяти рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки.

По истечении этого срока (т.е. на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег должны быть депонированы и сданы в обслуживающий банк.

Для проверки соблюдения указанного порядка используются данные кассовой книги, учетные регистры по счету 50 «Касса», коллективный договор (в нем указываются дни выплаты заработной платы), разрешение банка на определенный лимит остатка денежных средств.

Соблюдение лимита проверяется сопоставлением его с фактическими остатками наличных денежных средств в кассе.

Сумму оборотов по кассе можно уточнить по учетным регистрам, сверяя при этом одновременно остатки па начало и конец месяца с данными кассовой книги или Главной книги. В случае обнаружения неоднократного несоблюдения остатков денежных средств в кассе проверяющий составляет накопительную ведомость нарушений, установленных при проверке.

Факт использования денежных средств не по целевому назначению устанавливается сличением данных на корешках чеков в чековой книжке с информацией об их расходовании в отчетах кассира, журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также в учетных регистрах по дебету и кредиту счета 50 «Касса». Результаты оформляются в соответствующей таблице.

В ходе исследования кассовых операций проверяются полнота и своевременность оприходования денежных средств в кассу, полученных со счетов организации в банке. Сопоставляются суммы, отраженные на корешках чеков или в квитанциях на взнос наличными, в кассовых приходных и расходных ордерах, отчетах кассира, выписках банка, учетном регистре по счету 50 «Касса»:

Таблица 4 - Проверка правильности и своевременности отражения по кассе получения наличных денежных средств ОАО «Белшина»

Все операции с наличными денежными средствами учреждение банка отражает в выписках под специальным шифром (кодом). С учетом этого необходимо обращать внимание на наличие исправлений, подчисток, случаи обведения шифров операций с наличными денежными средствами чернилами, шариковой ручкой или на принтере (копировальном аппарате). Одновременно сверяются номера чеков, указанные на корешках и в выписках учреждения банка.

Наряду с этим можно сличить остатки денег в кассе на первое число месяца с показателями баланса, а также обороты по приходу и расходу счета 50 «Касса» Главной книги с данными о месячных оборотах по дебету и кредиту этого счета. Исходная информация для определения месячных оборотов содержится на корешках чеков (дебет) и в квитанциях на взнос наличными (кредит). Результаты проверки соответствия данных обслуживающего банка записям в кассовой книге оформляются специальной таблицей. Отдельно изучается правильность использования и соблюдения порядка выдачи наличных денег под отчет. Объектом внимания проверяющего является срок, на который выдаются подотчетные суммы: иногда он может свидетельствовать о незаконном авансировании работников организации: Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь руководители организаций вправе распоряжаться выдачей наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы, но сроки, на которые выдаются средства, ограничиваются:

Не более 3 рабочих дней -- на расходы, производимые в месте нахождения организации;

Не более 10 рабочих дней -- на расходы, производимые вне места расположения организации;

До 30 рабочих дней -- в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства.

Проверка документов на взнос в кассу подотчетным лицом сумм неизрасходованных авансов производится во взаимной связи с операциями, характеризующими сумму утвержденного авансового отчета.

Сопоставлением данных авансовых отчетов подотчетных лиц с данными приходных кассовых ордеров, кассовой книги и отчета кассира проверяется правильность и реальность поступивших в кассу денежных средств:

Таблица 5 - Проверка правильности отражения поступления неизрасходованных подотчетных сумм за 02.12.2009г. в российских рублях

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одному лицу другим запрещается.

Для проверки этих операций исследуются записи в учетном регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами:

Таблица 6 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Соответствующие записи внесены в кассовую книгу, а также отражены в Журнале-ордере и Ведомости по счету 50 «Касса» за декабрь 2012 года.

При проверке кассовых операций отдельно осуществляется контроль по расходу наличных денежных средств, списываемых на издержки производства и другие счета без последующего представления отчетов и оправдательных документов об использовании денежных средств

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам организации за наличный расчет. Проверяющему целесообразно исследовать не только приходные кассовые ордера, но и документы, характеризующие отпуск материальных ценностей на сторону (накладные, счета, товарно-транспортные накладные и др.). Одновременно проводится сопоставление оборотов по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

Проверка документов на поступившую выручку в кассу за выполненные работы и услуги начинается с анализа приложенных к кассовым ордерам расчетов, характеризующих объем выполненных работ или услуг, обоснование цены и общей стоимости. Это могут быть калькуляции выполненных работ, счета-фактуры, справки бухгалтерии, финансового и планового отделов, другие документы. Проверяющий обращает внимание на законность выполнения данных работ или предоставления услуг, объективность причин для выполнения операций, правильность составления сметно-финансовых расчетов или калькуляций, обоснованность цен на материалы и услуги. В необходимых случаях производится обследование объекта и контрольный обмер выполненных работ или оказанных услуг. При этом важно оценить качество работ, количество и качество израсходованного материала, объем трудовых затрат. По результатам обследования объекта и проведения контрольного обмера составляется соответствующий акт.

В условиях использования ПЭВМ сопоставляются данные машинограмм о поступлении денег в кассу и об отпуске товарно-материальных ценностей со склада, а также их реализации па сторону.

Расхождения показателей говорят о возможности отпуска сырья, материалов и других ценностей без оплаты либо о присвоении выручки.

Следует проверить отчеты о движении товарно-материальных ценностей и записи по счетам их учета и реализации.

Дебетовые записи по счету реализации сверяются с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации -- с дебетовыми записями по счету кассы. Наличные денежные средства за проданные населению товарно-материальные ценности должны вноситься в кассу организации, а отпуск со склада материалов производиться только при наличии накладной со штампом кассы «Оплачено».

Особого внимания проверяющего заслуживают операции по выплате заработной платы.

Источниками для проверки обоснованности списания денежных средств в расход по кассе служат расчетно-платежные ведомости, документы по промежуточным расчетам в случаях увольнения или ухода в отпуск, выплатам внеплановых авансов и т.д. При исследовании расчетно-платежных ведомостей проверяющему следует убедиться в наличии и достоверности подписей в получении денег, правильности подсчета итогов сумм выданной и депонированной заработной платы. Достоверность подписей можно установить их сличением с подписями на аналогичных документах, либо в ведомостях прошлых месяцев, либо на документах отдела кадров. В отдельных случаях производится опрос получателей денежных средств.

По ходу проверки кассовых операций, связанных с выплатой заработной платы, целесообразно делать рабочие пометки, чтобы вернуться к возникшим вопросам и основательно изучить их при проверке организации труда и заработной платы.

Сверка расчетно-платежных документов с данными отдела кадров показывает обоснованность включения в ведомости отдельных работников. Выборочным способом по табелям учета рабочего времени устанавливаются лица, работающие в организации и внесенные в расчетно-платежные ведомости на основании приказов о зачислении па работу и увольнении. В платежных ведомостях также проверяются итоги в графе «К выдаче на руки».

Ошибки и злоупотребления могут допускаться путем увеличения итога без изменения сумм, отраженных построчно, и с их изменением, т.е. когда искусственно увеличивается сумма одному из получателей денежных средств.

Проверяя документы на выдачу наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе, важно изучить возможные отметки в расходном кассовом ордере, наименование и другие реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя (номер, кем и когда выдан). При необходимости проверяющий принимает меры по установлению места жительства получателей денежных средств и выясняет у них возникшие вопросы.

В процессе исследования кассовых операций по выплате заработной платы временным работникам и совместителям обращается внимание на достоверность документов, подтверждающих количество отработанного времени, правильность оформления трудовых соглашений, реальность факта выполнения работ, обоснованность применяемых расценок. Уточняется объективная возможность выполнения работ данным лицом с учетом его квалификации и места нахождения в период, когда данные работы производились. Проверяющий должен установить, не получают ли штатные работники денежные средства по расходным кассовым ордерам за выполнение разовых работ, которые непосредственно входят в круг их должностных обязанностей.

Особого внимания требуют операции по депонированным суммам заработной платы и прочей кредиторской задолженности.

Следует проверить наличие штампа или записи «Депонировано» в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших заработную плату, убедиться, что реестр депонированных сумм составлен и все суммы в кого записаны. Проверяются также правильность ведения книги депонированной заработной платы и своевременность отражения в ней соответствующих сумм.

Для выявления случаев повторных выплат заработной платы и выплат депонентской задолженности подставным лицам целесообразно провести встречную проверку: сопоставить платежные ведомости, по которым была депонирована сумма, с книгой учета депонентских сумм, расходными кассовыми ордерами на выдачу депонентской задолженности, а также с дебетовыми записями в лицевых счетах работников проверяемой организации.

Аналогичные действия производятся, если к расходному кассовому ордеру приложены квитанции, подтверждающие перечисление депонентской задолженности почтовыми переводами, либо есть подозрения, что почтовый перевод выписан подставному лицу, а перечисленная сумма отражена в книге учета депонентских сумм как погашение задолженности. В таких случаях для проверки достоверности, перечисленной получателю суммы делаются письменные запросы или организуется посещение лиц, за которыми числилась депонентская задолженность, или осуществляется встречная проверка в отделениях связи по корешкам почтовых переводов. Особое внимание проверяющий должен уделить соответствию корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Это осуществляется па основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах с целью выявления хозяйственных операций с неправильной корреспонденцией счетов, которые ведут к искажению учета и отчетности или списанию похищенных сумм.

В завершение проверки кассовых операций необходимо изучить корреспонденцию счетов по каждой кассовой операции, полноту отражения сумм на соответствующих счетах, правильность подсчета итогов построчно и в каждой графе соответствующих регистров бухгалтерского учета по счету 50 «Касса, взаимосвязь с корреспондирующими счетами, отражаемыми в других регистрах.

Каждая итоговая сумма учетного регистра сопоставляется с итогами по приходу и расходу денег соответствующего кассового отчета, затем проверяется правильность разноски операций из отчета кассира в учетные регистры по корреспондирующим счетам. В случае обнаружения нарушений кассовой и расчетно-платежной дисциплины проверяющий составляет накопительную ведомость.

Типичные ошибки и недостачи учета, встречающиеся в процессе проверки кассовых операций:

Расчеты с населением осуществляются без применения контрольно-кассовых машин;

Отсутствует договор с кассиром о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

Документы, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, не погашены штампами «Получено» или «Оплачено» с указанием даты;

Превышен лимит остатка кассы;

Превышен предельно допустимый размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами;

Отсутствуют документы, подтверждающие факт инвентаризации кассы;

Движение наличных денежных средств отражается в кассовой книге за несколько дней на одном листе;

В приходных (расходных) кассовых ордерах не указаны основания получения наличных денежных средств;

Отсутствует журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

Кассовая книга не прошита, ее листы не пронумерованы;

Наличные денежные средства выдаются из кассы под отчет при отсутствии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу;

Не указан документ, удостоверяющий личность получателя при выдаче наличных денежных средств из кассы;

Отсутствуют подписи лиц, получивших наличные денежные средства из кассы;

Отсутствуют доверенности на получение денежных средств из кассы;

Особенности проверки кассы и кассовых операций в условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета и пути их совершенствования

Развитие и рационализация бухгалтерского учета характеризуются совершенствованием применяемых форм учета. Необходимость перехода от одной формы бухгалтерского учета к другим, более совершенным, обуславливается развитием предприятия. Применение персональных компьютеров в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных. Кроме того, появляется возможность совершенствовать проведение экономического анализа. Этим самым создается информационная база для принятия эффективных управленческих решений.

Использование персональных компьютеров позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. Пользователь производит ввод данных первичных документов, которые затем с помощью специальных программ группируются и обобщаются непосредственно на компьютере. В результате можно получить различную информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета, и использовать ее многократно.

При автоматизированной форме учета технологический процесс делится на четыре этапа:

Сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на компьютере;

Ввод данных первичных документов в компьютер;

В течение отчетного периода формирование регистров оперативного учета в виде машинограмм или отображения требуемой информации на экране монитора;

Получение результатов за отчетный период в виде регистров синтетического и аналитического учета, справок по бухгалтерским счетам, аналитических таблиц, бухгалтерского баланса и других форм отчетности в зависимости от возможностей конкретного программного комплекса.

Выходные данные могут быть представлены в виде различных регистров по форме журналов-ордеров, ведомостей и др. и отличаться в зависимости от конкретной программы автоматизированной обработки информации («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.). Различны также и приемы ввода первичных данных. Вместе с тем, всех их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, инвентаризации, счетов, двойной записи на счетах, оценки и калькуляции, баланса, отчетности. В ОАО «Белшина» применяется журнально-ордерная и автоматизированная форма учета.

Комментарий к Регламентам контроля за полнотой учета наличной выручки и за соблюдением правил применения ККТ.
Комментарий к Приказам Минфина России от 17.10.2011 N N 132н, 133н

Проверки ККТ и не относятся к налоговым, хотя и проводят их налоговые инспекции. Поэтому на кассовый контроль не распространяются установленные НК правила и сроки проведения проверок. Однако собственных правил у него до сих пор не было (если не считать внутренних указаний налоговой службы (Письмо ФНС России от 08.06.2007 N ШТ-6-06/458@)). Из-за этого инспекторы могли проводить кассовые проверки так, как им заблагорассудится, и столько, сколько им удобно.
Теперь Минфин утвердил два Регламента: один - для проверок ККТ (Административный регламент, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 132н (далее - Регламент 132н)) (начал действовать 5 февраля этого года), другой - для проверок полноты учета выручки (Административный регламент, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н (далее - Регламент 133н)) (действует с 19 февраля). Это две разные проверки, которые могут проходить как одновременно, так и отдельно друг от друга. Но даже если инспекторы совмещают их проведение, они должны составить отдельный акт по итогам каждой из них.

Рассказываем руководителю
Проверки ККТ и полноты учета выручки налоговики могут проводить хоть каждый день . Ведь на них не распространяются ограничения, установленные Законом о защите прав юрлиц при проведении госконтроля.

Общее у проверок ККТ и полноты учета выручки

Проверка начинается с предъявления поручения на проверку. Пока вам не предъявят этот документ, вы можете не общаться с инспекторами. Поручение должно быть подписано руководителем инспекции (Пункты 19, 28 Регламента 132н; п. п. 19, 23 Регламента 133н).
При проверке у инспекторов есть право (Пункт 7 Регламента 132н; п. 7 Регламента 133н):
- получить доступ к фискальной памяти и контрольным лентам ККТ или к системе, формирующей БСО;
- получить от вас любые документы, связанные с применением ККТ и , а также с учетом денег (последние - только при проверке полноты учета выручки);
- требовать от вас объяснения и сведения по предмету проверки.
Оба Регламента предписывают инспекторам проводить осмотр и инвентаризацию, а также привлекать сторонних специалистов для проведения экспертизы (Пункт 40 Регламента 132н; п. 35 Регламента 133н).

Для справки
За воспрепятствование законной деятельности проверяющих инспекция может оштрафовать (Часть 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ):
- организацию - на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
- директора или предпринимателя - на сумму от 2000 до 4000 руб.
Если же из-за ваших действий оказалось вовсе невозможным провести или завершить проверку, то штраф будет больше: от 20 000 до 50 000 руб. и от 5000 до 10 000 руб. соответственно (Часть 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ).

У вас есть право присутствовать при проведении проверки. А что, если директор (другой законный представитель организации) или предприниматель отсутствует и поэтому не может ознакомиться с поручением на проведение проверки и подписать его? Тогда инспекторы должны сделать об этом отметку в поручении и начать проверку без него (Пункт 29 Регламента 132н; п. 24 Регламента 133н).
Все ваши объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки, лучше оформлять письменно - тогда инспекторы должны будут приложить их к материалам проверки.
В конце проверки, когда налоговики составят акт, вам нужно прочитать его и поставить там отметку о вашем согласии или несогласии с результатами проверки, а также с действиями или с бездействием инспекторов. Возражения можно вписать в сам акт или оформить отдельным документом. Акт инспекторы должны составить в двух экземплярах, подписать сами, предложить подписать директору (предпринимателю) и затем передать ему один экземпляр.
Срок проведения проверки устанавливает руководитель инспекции. Он не может быть больше 20 рабочих дней с даты предъявления вам поручения на проверку полноты учета выручки и 5 рабочих дней - с даты выписки поручения на проверку применения ККТ.

Как и какие документы у вас могут потребовать

Инспекторы вправе требовать у вас только те документы и сведения, которые относятся к предмету проверки (Пункт 35 Регламента 132н; п. 30 Регламента 133н). Поэтому если к вам пришли проверять только применение ККТ, то не должны требовать документы по учету наличных (ПКО, РКО, кассовую книгу и т.д.) (Подпункт 2 п. 7 Регламента 132н; пп. 2 п. 7 Регламента 133н).
Если инспекторы хотят ознакомиться с документами прямо у вас на месте, проще дать им оригиналы. А вот если просят принести документы в инспекцию, лучше сделать копии. Не забудьте составить опись передаваемых документов и получить на ней штамп инспекции о приеме. Если же инспекторы изымают у вас оригиналы в качестве доказательств нарушения, то они должны составить протокол (Часть 5 ст. 27.10 КоАП РФ).
В Регламентах не сказано, должны ли инспекторы составить письменный запрос на необходимые им документы. Но по устному требованию лучше документы не давать - всегда просите список требуемых бумаг.
Не определен и срок представления документов. Так что, скорее всего, его проверяющие установят вам по своему усмотрению. И если в этот срок вы не уложитесь, то налоговики, возможно, попытаются вас оштрафовать (Статья 19.7 КоАП РФ). Правда, для этого их требование о представлении документов должно быть письменным, а не устным.
Обратим ваше внимание на некоторые неоднозначные ситуации, которые могут возникнуть.

(?) В ходе проверки полноты учета выручки инспекторы могут запросить у спецрежимников и предпринимателей на ОСНО книги учета доходов и расходов. Далеко не все заполняют такую книгу ежедневно. Что, если на момент проверки в ней нет записей о принятых за последнее время суммах, которые вовремя отражены в кассовой книге? Штрафа за неполное оприходование наличной выручки в этом случае не должно быть. Ведь такую выручку учитывают по приходным ордерам сначала в кассовой книге, а уже из нее суммы попадают в перечисленные книги учета. А нарушения в их ведении являются предметом совсем другой проверки - налоговой.

(?) Регламент 133н предписывает инспекторам при проверке полноты учета выручки посмотреть и ваш приказ (распоряжение) о лимите остатка наличных в кассе. Но тут Минфин сам себе противоречит. Дело в том, что этот приказ не имеет отношения к предмету проверки - полноте учета наличной выручки, поскольку касается уже следующего этапа - расходования наличных из кассы. А, как мы уже сказали, документы, не имеющие отношения к предмету проверки, требовать недопустимо (Пункт 35 Регламента 132н; п. 30 Регламента 133н). Но на деле лучше приказ о лимите все же представить, иначе инспекторы попытаются вас оштрафовать (Статья 19.7 КоАП РФ) и вам придется оспаривать штраф в суде.

Проверки полноты учета выручки

Инспекторы будут (Пункты 35 - 40 Регламента 133н):
- сопоставлять данные кассовых документов с суммой наличных, находящихся в ящике ККТ;
- сопоставлять данные различных кассовых документов между собой (например, ПКО с кассовой книгой и с книгой учета доходов и расходов);
- изучать правильность оформления кассовых документов.
Кстати, из всех требований к ведению кассовых операций налоговики вправе проверять соблюдение только одного: полноту оприходования наличной выручки (Пункт 1 ст. 7 Закона от 21.03.1991 N 943-1). Но для этого инспекторам придется изучить большинство связанных с ведением кассы документов. По ним инспекторы могут обнаружить и иные кассовые нарушения. И это будет законным поводом для штрафа за них (Пункт 1 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ).

Проверки ККТ

Последовательность действий проверяющих такова.
Этап 1. Инспекторы проверяют, выдаете ли вы кассовые чеки, БСО или, по требованию покупателя, документ, подтверждающий прием денежных средств за ваши товары (товарный чек, квитанцию и т.п.). Результат фиксируют в акте проверки (Пункт 25 Регламента 132н).
То, что проверочную (контрольную) закупку налоговики проводить не вправе, давно подтвердил ВАС РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 16.06.2009 N 1988/09). Однако Минфин в Регламенте 132н указал, что проверка выдачи кассовых чеков включает в себя приобретение товаров (работ, услуг) за наличные и их оплату. Между тем такие полномочия инспекторам могут быть предоставлены только законом, а ведомственного нормативного акта (каким является Приказ Минфина об утверждении Регламента) для этого недостаточно. Поэтому штраф по результатам контрольной закупки по-прежнему можно оспорить в суде. А инспекторы вправе лишь наблюдать, как вы выдаете чеки другим покупателям, и вести при этом видео- или аудиозапись (Пункт 23 Регламента 132н).
Другой предписанный Регламентом 132н способ выявления случаев невыдачи чеков - "аналитические процедуры". Их проводят еще до того, как предъявят вам поручение на проверку. Поэтому речь идет, видимо, о ситуациях, когда к инспекторам попали кассовые чеки, выбитые от имени вашей организации (предпринимателя). Тогда они по своим данным проверят, зарегистрирована ли на вас такая ККТ. А если выяснят, что зарегистрирована, то позже, уже после того, как предъявят вам поручение, посмотрят, есть ли данные об этих чеках в фискальной памяти ККТ.
Этап 2. Вместе со служебными удостоверениями налоговики предъявляют вам поручение на проведение проверки и предлагают его подписать. Если директора (предпринимателя) на месте нет или он отказывается ставить подпись, делают об этом отметку в поручении.
Этап 3. Налоговики запрашивают документы. Получение документов фиксируют в акте проверки (Пункты 34, 37, 38 Регламента 132н).
Обратите внимание, если вы на ЕНВД и не используете ККТ и БСО, то по Регламенту инспекторы вправе требовать у вас документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денег за товары и работы. Не ясно, что за документы тут имеет в виду Минфин. Обязанности хранить у себя копии товарных чеков и квитанций и как-то их регистрировать у вмененщиков нет. Проверка наличия пустых бланков этих документов инспекторам ничего не даст - их отсутствие не является нарушением. Впрочем, вероятность того, что инспекторы придут с проверкой полноты учета выручки к вмененщикам, невелика (Письмо ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@).
Этап 4. Инспекторы проверяют соблюдение порядка и условий регистрации ККТ и ее применения. Результат фиксируют в акте.

Что в результате

По всем нарушениям инспекторы могут принять от вас письменные объяснения (замечания, возражения) и сделать об этом запись в акте проверки.
По почте отправить акт налоговики могут, только если директор (предприниматель) на тот момент отсутствует или уклоняется от подписания акта.
Если инспекторы нашли нарушения, то акт послужит основанием для составления протокола и наложения штрафа. За что могут оштрафовать?
Штраф - от 40 000 до 50 000 руб. для организаций и от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц и предпринимателей (Примечание к ст. 2.4 КоАП РФ) - возможен (Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- за неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных;
- несоблюдение порядка хранения свободных (сверхлимитных) наличных;
- накопление в кассе наличных сверх лимита;
- расчеты наличными с организациями или предпринимателями на сумму больше 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
А оштрафовать на сумму от 1500 до 2000 руб. продавца-кассира, от 3000 до 4000 руб. - директора (ИП) и от 30 000 до 40 000 руб. - организацию инспекторы могут (Часть 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
- за неприменение ККТ или БСО;
- применение техники, которая не соответствует предъявляемым к ККТ требованиям;
- применение ККТ с нарушением порядка работы с ней и ее регистрации;
- применение БСО с нарушением требований к ним;
- невыдачу чека, БСО (если вы вправе выдавать их вместо кассовых чеков) или иного документа об оплате по требованию покупателя (если вы вправе не использовать ККТ и БСО).

Минфин предлагает пострадавшим от проверки не по правилам пожаловаться на инспекторов либо письменно - в УФНС, либо через электронную форму на сайте ФНС или УФНС. Жалобу могут рассматривать долго: 30 календарных дней с возможностью продления еще на 30. В результате вам сообщат о мерах, принятых в отношении инспекторов, которые нарушили ваши права (Пункты 61, 68, 69, 72 Регламента 132н; п. п. 62, 68, 69, 79 Регламента 133н).

Правила, которым подчиняется кассовая дисциплина, законодательно регламентированы и подлежат соблюдению всеми субъектами предпринимательской сферы.

В статье раскрыты нормативные аспекты урегулирования этого вопроса, а также порядок проверки предприятий различными контрольно-надзорными органами.

Понятие о кассовой дисциплине

Вместе с КД часто употребляются понятия кассового аппарата (КА) и кассы .

Кассовый аппарат (КА) – это приспособление, которое позволяет выполнять кассовые операции (КО). Касса – абстрактное понятие, которое включает в себя перечень КО, что производятся на предприятии.

Таким образом можно вывести следующее соотношение терминов :

1. Касса – наиболее общий термин, так как сюда включаются КО с применением КА .
2. КА – техническое средство , которое используется для проведения КО.
3. КД должна соблюдаться сотрудниками для нормальной работы кассы.

Правила КД касаются порядка прихода, отчуждения и сохранения денежных средств . При этом во внимание принимаются КО с наличными деньгами .

В основном применение КА является одним из правил КД.

Исключения составляют случаи :

1. Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель занимаются отдельным видом деятельности (см. п. 2 ст. 2 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
2. Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель находятся на едином налоге на вмененный доход или патентной системе налогообложения.
3. Если условия работы субъекта не позволяют использовать КА.

Еще одной отличительной особенностью КД является ее обязательность для всех субъектов предпринимательской сферы.

Нормативно-правовые аспекты регулирования

Список правил , которые должны соблюдать субъекты предпринимательства, прописан в нескольких законодательных актах :

1. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ содержит нормы об использовании технических приборов для проведения КО.
2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» устанавливает требования к порядку ведения документации, проведения наличных расчетов с разными категориями лиц и т.п.
3. Указание ЦБ РФ № 3073-У от 07.10.2013 «Об осуществлении наличных расчетов» определяет правила расчетов наличными средствами.
4. Федеральный закон «О внесении изменений …» от 03.07.2016 № 290-ФЗ включает в себя нормы работы с онлайн-кассой .
5. Статьи 15.1 , 14.5 КоАП РФ предусматривают административную ответственность за нарушение КД.

Главные правила соблюдения

Нормативно-правовые акты закрепляют определенные требования к субъектам .

Оформление документации по кассовым операциям

Вести КО должен уполномоченный сотрудник в лице кассира. Ответственным также может выступать собственник или бухгалтер.

Назначение специалиста должно быть закреплено документально (например, в должностной инструкции сотрудника).

Структурное обособленное отделение юридического лица также устанавливает свой ЛК согласно вышеизложенным правилам.

Превысить установленный распорядительным актом лимит можно в следующих случаях :

1. Когда производится выплата зарплат или других начислений.
2. Если юридическое лицо проводит КО в праздники и выходные .

Другие случаи накопления средств в кассе свыше лимита будут засчитаны как нарушение КД.

Разрешается не устанавливать ЛК индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства.

Учет требований к выдаче наличности сотрудникам

Отчетность подразумевает под собой выдачу средств работнику для выполнения задач и осуществления функций предприятия.

Выдача НС оформляется в соответствующем расчетном документе (ордере), где указывается размер суммы и количество дней, в течении которых сотрудник вправе распоряжаться деньгами.

Бумага составляется произвольно , но с указанием даты выдачи наличных и подписывается начальником.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в ордере, отчеты и документы-подтверждения подаются в бухгалтерию.

Проверочные действия бухгалтером организации производятся в период, который устанавливается распоряжением начальства.

Соблюдение ограничений Банка России

Данная практика применяется для расчетов между предпринимателями, которые проводятся за счет наличных средств в рамках одной сделки.

Документ устанавливает следующие этапы проверки :

1. Предпринимателю направляется уведомление о проведении налоговой проверки.
2. Специалист приезжает на предприятие и осматривает расчетно-кассовые документы на полноту и правильность их составления.
3. Производится проверка указанных в документах сумм выручки .
4. На основании увиденного инспектор оформляет заключение .

Если в ходе осмотра сотрудник выявляет нарушения, составляется протокол об административном правонарушении.

Контроль налоговой инспекции

Налоговая проверка осуществляется специальным отделом службы по части оперативного контроля.

Проверочные действия проводит инспектор . Целью проверки является выявление нарушений правил КД, установленных в Указах Банка России и других законодательных актах.

Сотрудник налоговой инспекции выезжает на проверяемое предприятие и непосредственно знакомится с порядком работы с кассой и отчетной документацией.

Каждое нарушение фиксируется в протоколе , после чего на организацию накладываются административные санкции .

Практика показывает, что инспекторы чаще всего обнаруживают:

• нарушение порядка ведения КасК или ее полное отсутствие;
• несоблюдения ограничения в 100 тыс. руб. при заключении сделок;
• ошибки при расчете остатков кассы.

Банковские справки

Еще один субъект, который вправе проверить КД на предприятии, – это банк , осуществляющий его обслуживание.

Каждые два года банки производят проверку кассовой отчетности и в основном проверяют :

• соблюдение лимита на остаток НС в кассе;
• соблюдение правил по ведению КасК, ее наличие и полноту внесенных данных.

По окончании проверки сотрудник составляет справку , которая передается налоговой инспекции.

Выявленные нарушения должны быть устранены , иначе банк вправе наложить денежное взыскание.

Чем грозит несоблюдение кассовой дисциплины

Налоговый инспектор вправе вынести в качестве наказания предупреждение или штраф.

Степень наказания зависит от характера правонарушения.

Предупреждение накладывается, если со стороны предприятия выявлен факт ненадлежащего применения кассового оборудования (см. п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Также не должно быть выявлено других существенных правонарушений.

Исходя из ст. 15.1 КоАП РФ , денежная санкция в виде штрафа применяется за такие правонарушения, как:

• несоблюдение норм об оприходовании дохода;
• превышение лимита остатка кассы;
• превышение ограничения на КО, проводимые наличными.

Размер штрафа различается в зависимости от вида субъекта:

• индивидуальный предприниматель или ответственный за кассу должен будет заплатить 4-5 тыс. руб.;
• юридическое лицо несет более серьезную ответственность — 40-50 тыс. руб.

Согласно ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ , отсутствие кассово-расчетной техники может стать причиной штрафа:

• для должностного лица – в размере четверти или половины суммы, что была отпущена без применения КА, но не меньше 10 тыс. руб.;
• для юридических лиц сумма равняется от 3/4 до полного размера расчетов без использования КА, но не меньше 30 тыс. руб.

Об основных понятиях кассовой дисциплины можно узнать из видеоролика.

Если компания производит наличные расчеты, то должна четко знать, что такое кассовая дисциплина. Порядок кассовой дисциплины и правила проведения кассовых операций строго определены российским законодательством.

В этой статье вы прочитаете:

• Что такое кассовая дисциплина на предприятии.
• Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно.
• Каковы основные правила ведения кассовой дисциплины.
• Как осуществляется контроль кассовой дисциплины.
• Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии.
• Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины.

Следовать законодательным нормам обязаны все организации и индивидуальные предприниматели. При несоблюдении порядка кассовой дисциплины виновных лиц привлекают к ответственности.

Лучшая статья месяца

Мы подготовили статью, которая:

?покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;

?подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;

?объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.

С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.

Что значит кассовая дисциплина на предприятии

Те, кто не вел торговую деятельность, зачастую считают, что касса и кассовый аппарат - идентичные друг другу понятия. Но это не так. Чтобы лучше прочувствовать разницу между ними, определим оба термина.

Контрольно-кассовой машиной (ККМ) называют специальное оборудование, необходимое для получения денег от клиентов и заказчиков. Контрольно-кассовых машин в одной организации может быть неограниченное количество. Все определяется тем, сколько нужно аппаратов, чтобы удобно обслуживать клиентов. На каждую ККМ обязательно оформляют отдельную отчетную документацию.

У кассы компании (операционной кассы) назначение иное. Она необходима для проведения всех операций с наличностью, таких как принятие, отдача или хранение денег. Именно в операционную кассу отправляют выручку, полученную любыми путями. Это касается и тех средств, которые поступили через контрольно-кассовую машину.

Из операционной кассы предприятие берет средства на текущие расходы, необходимые для его нормального функционирования. Отсюда же извлекают деньги, которые в дальнейшем передают инкассатору. Инкассатор получает средства и отвозит их в банк. Некоторые организации выделяют для операционных касс отдельные помещения. Другие компании размещают их в сейфах или металлических шкафах, а кто-то и вовсе организует кассы в обычных ящиках письменных столов.

Кассовая дисциплина организации подразумевает четкое документальное сопровождение и верный учет всех операций по кассе. Следовательно, все операции с деньгами нужно подтверждать документально. Иными словами, кассовая дисциплина - это все требования и регламенты в совокупности относительно манипуляций по приему, хранению и выдаче финансовых средств из операционной кассы. Опираться в своей работе бизнесмен должен именно на них.

Кассовая дисциплина - процесс, в рамках которого следует соблюдать определенные условия.

1. Правильно оформлять кассовые документы, точно отражающие все передвижения финансовых средств из операционной кассы.
2. Контролировать ограничение денег в кассе; по завершении работы организации в операционной кассе не должна оставаться сумма, превышающая установленный максимум.
3. Контролировать выдачу финансов на руки работникам предприятия - подотчетным лицам.
4. Регламентировать расчетные операции, проводимые между субъектами бизнеса; каждое из соглашений не должно быть больше 100 тыс. руб.

Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно

Кассовая дисциплина - непременное условие для каждого предприятия. При этом не важно, по какой системе налогообложения работает компания и есть ли у нее ККМ (контрольно-кассовая машина). Существует единственное правило, в соответствии с которым фирма может не располагать ККМ и использовать БСО (бланки строгой отчетности). Но оформление средств, которые проходят через кассу, является обязательной процедурой. Благодаря вступившим в силу нормативно-правовым актам, на основании которых должны работать индивидуальные предприниматели, вести кассовую дисциплину стало намного проще. С 01.06.2015 г. по новым правилам предприниматели не должны непременно оформлять кассовые документы.

Сегодня предприниматели главным образом должны вести финансовую документацию, напрямую связанную с выплатой зарплаты наемным работникам, которые оформлены по трудовому договору. К такой документации относятся:

• расчетно-платежные ведомости;
• платежные ведомости.

На первый взгляд, благодаря нововведениям предпринимательская отрасль должна развиваться более стремительно и успешно. К оформлению финансовых отчетов перестали предъявлять строгие требования, что значительно упростило процесс. Кроме того, индивидуальным предпринимателям не нужно устанавливать лимит остатка по кассе, если общее количество работников в компании не превышает 100 человек, а сумма годовой выручки - 800 млн руб. Но, несмотря на смягчение и упрощение правил к оформлению финансовых документов, количество штрафов за неправильное ведение кассовой дисциплины в 2017 г. не снизилось, а, напротив, увеличилось.

Не все формы бизнеса могут работать по упрощенной кассовой дисциплине. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как вести кассу. Предположим, оформлять кассовые документы в организации не нужно. Но, если будет соблюдаться кассовая дисциплина, вести бухучет станет проще. Если бизнес перейдет на более высокую ступень, не потребуется кардинально менять процессы документального подтверждения финансовых операций.

Какими нормативными документами регулируется кассовая дисциплина в 2017 г.

Существуют определенные правила для ведения кассовой дисциплины. Они отражены в ряде документов, среди которых:

1. Указание Банка РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, устанавливающее правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП;
2. Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, содержащее условия наличных расчетов;
3. Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, устанавливающий правила использования ККТ;
4. Закон РФ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ, или Закон об онлайн-кассах, который значительно изменил правила Закона № 54-ФЗ; основные этапы внедрения этих законов приходятся на 2017-2018 гг.

Последний Закон существенно изменился. Основным отличием стал переход на использование онлайн-касс. Такие кассы передают сведения о наличных и электронных расчетах через оператора фискальных данных в налоговые органы в электронном формате. Сведения поступают в момент расчета.

Произошли некоторые изменения кассовой дисциплины относительно онлайн-касс. Минфин в Письме от 16.06.17 г. № 03-01-15/37692 отметил, что после введения в компании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) и оформлять справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) необязательно.

Отметим, кассовая дисциплина с 01.07.2017 г. обязала большую часть компаний перейти на новые онлайн-кассы. За использование старых касс предприятия несут ответственность. За неприменение ККМ на предпринимателя или компанию налагают штраф от 75 % до 100 % суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Также компании или ИП может быть выписан штраф в случае использования контрольно-кассовой техники (ККТ), не отвечающей законодательным требованиям. Сумма штрафа в этом случае - от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Также на основании Указания Банка РФ от 19.06.2017 г. № 4416-У изменилась схема ведения кассовых операций. В данный момент для выдачи подотчетных средств не нужно полностью погашать задолженность по сумме, полученной ранее. Помимо этого, подотчетное лицо может не писать заявление. Оформление выдачи осуществляется на основании распорядительной документации (к примеру, приказа руководства).

Какие особенности имеет кассовая дисциплина для ИП и ООО

Более подробно остановимся на том, что собой представляет кассовая дисциплина ООО и ИП.

1. Особенности у ИП.

Множество бизнесменов не имеют понятия о правильном ведении кассы в соответствии с законодательными нормами. Если предприниматель решает использовать упрощенную дисциплину, то выпускает соответствующий приказ. Без него нельзя отказываться вести кассовые документы в полном объеме.

В соответствии с Указом № 3210-У индивидуальные предприниматели могут:

• отказаться от составления ПКО в ходе приема наличных средств, в качестве подтверждающих документов будут выступать отчетность ККТ, БСО, чеки и т. д.;
• не использовать РКО при передаче финансов: основанием для выдачи зарплаты становится платежная ведомость;
• не пользоваться кассовой книгой (все операции, связанные с деятельностью ИП, включая поступление и выдачу денег, заносятся в книгу учета доходов и расходов (КУДиР); деньги, которые бизнесмен берет из кассы на личные цели, в книге учета доходов и расходов не фиксируются).

Отметим, расход наличных возможен не на все цели индивидуального предпринимателя. К примеру, нельзя их тратить на то, чтобы оплачивать кредиты, проводить операции с ценными бумагами, выдавать займы и т. д. В Указе приведен полный список ограничений. Для подобных расходов лучше пользоваться банковской картой, оформленной на физлицо. Кроме того, необходимое количество средств можно положить на расчетный счет, а затем снять для использования на данные цели.

2. Особенности у ООО.

Изменения в дисциплине позволяет ООО лишь не соблюдать лимиты по остаткам. Во всех остальных вопросах ООО должны следовать правилам, установленным для юрлиц.

Лимитом, или переходящим остатком, называют допустимую максимальную сумму наличных, которую можно оставлять в кассе каждый день по завершении работы компании. Средства свыше нормы лучше сдавать в банк. Исключения составляют лишь выходные, праздничные дни и дни, в которые выдается зарплата, если в это время поступали средства.

Раньше для ООО действовало правило об обязательной фиксации предела остатка по кассе. Если субъект малого бизнеса не определял его, налоговые органы устанавливали лимит в 0 рублей. Все средства по остатку на счете 50, выявляемые свыше нормы в ходе проверок, расценивались как нарушение.

С 01.06.2014 г. всем ООО с численностью персонала не более 100 сотрудников и выручкой не больше 800 млн рублей ежегодно разрешено не утверждать лимит. Действующий предел остатков при этом отменяют. Руководитель составляет специальный приказ, требования к которому отражены в Указе № 3210-У. Если предприятие ведет бухучет, решение отражают в учетной политике. Если компания этого не делает, превышение установленных лимитов расценивают как административное нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. За такое нарушение на предприятие налагают штраф.

Какие документы обязует вести кассовая дисциплина

В соответствии с законодательством РФ все действия, так или иначе связанные с операционной кассой, может проводить только кассир. Также это может быть другой сотрудник предприятия, наделенный соответствующими полномочиями. При отсутствии такого работника в компании этим занимается непосредственно предприниматель.

Если в компании установлен не один, а несколько кассовых аппаратов, определяют старшего кассира. Документы формирует или главный бухгалтер, или иной сотрудник, отвечающий за это. Вести документацию могут и кассир, и администратор, и сам предприниматель. Но для этого требуется определенное соглашение, в соответствии с которым ведение бухучета поручают конкретному работнику.

Для оформления контрольно-кассового аппарата вам понадобятся определенные документы.

1. Приходный кассовый ордер. Его заполняют всегда, при поступлении денег в операционную кассу. Если операции по наличному расчету закрепляют выдачей кассовых чеков или бланками отчетности, создают документ, в котором учитывают всю сумму наличных, поступивших в течение рабочего периода.

2. Расходный кассовый ордер. Документ заполняют после выдачи денег из кассы организации. Если средства компания выдала сотруднику для того, чтобы он купил необходимые для рабочего процесса материалы, то после получения ответственным лицом от него ордера следует удостовериться, что на документе присутствует подпись главбуха или руководителя. Также проверяют паспорт сотрудника.

3. Кассовая книга. При оформлении кассовой книги следует придерживаться формата КО4. В документе отражают все сведения по приходным и расходным кассовым ордерам. По окончании рабочего дня кассир сравнивает информацию в книге со сведениями в кассовой документации, следит за тем, чтобы они совпадали. Далее выводится остаток средств в кассе. Если в течение дня никаких операций с наличными расчетами не проводилось, в книгу не заносят никаких данных. При этом отсутствие информации в ней не является нарушением кассовой дисциплины.

4. Учетная книга. Она нужна, только если в компании работает больше одного кассира. В учетную книгу заносят каждую операцию передачи наличных средств кассиром старшему кассиру и наоборот. При получении денег работники ставят в книге подпись, тем самым подтверждая получение и передачу средств.

5. Расчетно-платежная и платежная ведомость. Составление документа обязательно только при выдаче сотрудникам стипендии, зарплаты, премии и т. д.

Документы можно подавать не только в бумажном, но и в электронном формате. Если выбран бумажный формат, при составлении соблюдают определенные правила. Документ допускается писать от руки или печатать на компьютере. Основное условие - наличие на нем подписи ответственного лица.

Документы в электронном виде составляют на компьютере, однако утверждают их электронной подписью для исключения несанкционированного доступа. Отметим, у книг учета бланков, отчетов и журналов операционного кассира нет ничего общего с кассовыми документами.

Ведение кассовой дисциплины по строгим правилам

Кассовая дисциплина важна для любой организации. Благодаря правильному ведению кассовой документации можно избежать множества ошибок и штрафов. Ниже мы приведем главные требования к формированию кассовых бумаг.

1. Оформление первичных документов.

Все кассовые операции, связанные с приемом, выдачей, хранением финансовых средств, должен проводить кассир, то есть уполномоченное лицо. Если в компании такая должность отсутствует, индивидуальный предприниматель сам вправе заниматься этим или же перекладывать данные функции на бухгалтера, ведущего финансово-хозяйственную деятельность. Так или иначе, назначают ответственного работника. Кассовая дисциплина подразумевает ведение обязательной документации, ранее перечисленной в статье.

2. Установка лимита по остатку в кассе.

Если средства, оставшиеся в кассе по завершении рабочего процесса, превышают лимит, речь идет уже о нарушении кассовой дисциплины. Существует понятие так называемого переходящего остатка (или лимита). Это определенная сумма, которую остаток в кассе по завершении рабочего дня превышать не может. Все средства свыше максимума передают в банк. Превышение переходящего остатка допустимо лишь в тех случаях, если это выходной, праздник, или же в этот день выплачивались заработные платы, премии и начисления.

Установка лимита является обязательным условием. Если организация не делает этого, сумму переходящего остатка автоматически приравнивают к нулю. Соответственно, каждое поступление наличных расценивается как нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., то есть превышение лимита. Из-за подобных действий на всю компанию или предпринимателя налагают штраф - кассовая дисциплина в таких случаях считается нарушенной. В 2014 г. в России было установлено, по какой схеме следует подсчитывать лимит остатка денег в кассе. Ниже приведены два способа, которыми бизнесмены могут пользоваться при расчете.

Вариант 1.

В основе подсчетов лежит сумма всех средств, ранее поступивших в кассу. При вычислении пользуются формулой:

Л=В/П*Нс,

Л здесь является допустимым значением переходящего остатка; В - количеством материальных ресурсов, поступивших в кассы после реализации продукции, проведения работ или оказания услуг в течение подотчетного периода. Если компания создана не так давно и еще не успела ничего заработать, за основу принимают сумму, которую планируется получить в перспективе. П в данном случае - период, выбранный для расчета. Это, к примеру, смена, неделя или календарный месяц. Все определяется тем, в течение какого срока компания получает больше средств. Подотчетным периодом может быть даже один день, однако срок не может превышать трех месяцев. Нс - это отрезок времени, разделяющий день получения средств и день их передачи в банк. Этот период не может длиться дольше недели. Если же банковского учреждения нет на территории населенного пункта, допустим срок в две недели. В этом случае коэффициент равен пяти. Для определения показателя следует учитывать, где расположено предприятие, какая у него организационная структура и специфика деятельности, а также график работы торговой точки.

Вариант 2.

Основа расчетов - сумма, выданная из касс. Таким способом могут пользоваться индивидуальные предприниматели и организации, не получающие средства наличными, но при этом вынужденные время от времени снимать определенную сумму в банке. Предположим, они должны приобретать материалы или оплачивать поставки сырья. В этом случае для расчета переходного остатка применяется формула:

Л=Р/П*Нп,

Л здесь является суммой переходного остатка; Р - суммой средств, выданных компании в течение подотчетного периода. Не учитываются деньги, направленные на выдачу заработной платы, стипендии и иных выплат сотрудникам. Если организация новая и еще не располагает средствами в достаточном количестве, за основу берется сумма, которую бизнесмен намеревается взять в банке. П - это отрезок времени, взятый за основу для анализа отчислений из банка. Этот период не может быть больше трех месяцев. Допустимый минимум при этом не установлен. В идеале за основу берут время, когда компания чаще всего обращалась за средствами в банк.

Нп - это временной отрезок между датами, когда бизнесмен брал средства в банке. Период не может превышать недели. Если же на территории населенного пункта нет банковского учреждения, допускается продление срока до двух недель. Если бизнесмен снимает деньги каждые четыре дня, коэффициент равен четырем.

После того как компания установила допустимый предел переходящего остатка, она заносит эту информацию во внутренний приказ, то есть прописывает рассчитанное значение. Также в документе указывают период, в течение которого лимит будет действительным, к примеру, 2017 г. В законодательстве ничего не сказано об обязательном ежегодном изменении лимита. В связи с этим, если бизнесмен не указывает срока действия приказов, лимит можно применять неограниченное время, и штраф за нарушение кассовой дисциплины на компанию не наложат.

Еще летом 2014 г. малые предприятия освободили от необходимости установок каких-либо лимитов. Но нужно помнить, что малые - это те организации, численность персонала в которых меньше 100, а годовая выручка - менее 800 млн рублей.

Если компания решает перестать использовать лимит, то выпускает соответствующий приказ.

3. Выдача наличных средств подотчетным сотрудникам.

Средства, которые выдают сотрудникам для поездки в командировку, называются подотчетными. Эти деньги предназначены для представительских расходов и хозяйственных нужд. Выплату подотчетных средств подтверждают соответствующие финансовые документы. Они доказывают тот факт, что финансы расходуются по предназначению. В роли таких документов могут выступать накладные, чеки и т. д.

Если сотрудник потратил личные деньги на те или иные цели из-за нехватки подотчетных средств, он пишет соответствующее заявление, на основании которого компания компенсирует ему расходы. Отчитаться об израсходованных деньгах работник должен в течение трех дней с даты окончания срока, на который ему были выданы средства, или с того момента, как он прибыл из командировки.

Очень важно контролировать своевременную подачу отчетности и формирование документов, подтверждающих расход средств. При нарушении сроков предоставления отчетов выданные средства невозможно занести в расходную часть, а значит, и снизить сумму уплачиваемых налогов на их значение. Кроме того, выплата с них НДФЛ и начисление страховых взносов становятся обязательными условиями.

4. Ограничение расчетов с использованием наличных средств.

В соответствии с Указанием 3073-У у экономических субъектов есть право совершения сделок за наличные средства в границах 100 тыс. руб. Установленное ограничение применяется для компаний и бизнесменов, за некоторыми исключениями. Для сделок с физическими лицами (то есть не ИП) не действует предел в 100 тыс. руб. В связи с этим компания может совершать расчеты с физическими лицами наличными в любом размере.

Лимит не учитывают, когда:

• сотрудникам выдают заработную плату и социальные пособия;
• персоналу предоставляют подотчетные средства;
• индивидуальные предприниматели используют наличные на цели, не связанные с бизнесом.

Индивидуальный предприниматель вправе использовать все полученные деньги на собственные цели, взяв их под отчет в полном объеме. Если необходимо потратить средства, он может не направлять всю наличную выручку в банк. У бизнесмена есть возможность забрать все наличные из кассы, но израсходовать их на личные цели.

Юрлица и ИП вправе совершать взаиморасчеты наличными на основании заключенных соглашений. Но существует одно условие - размер денежных средств не должен превышать 100 тыс. руб. Это же требование распространяется на договоры, предусматривающие поэтапные выплаты (к примеру, договоры на аренду, в соответствии с которыми оплата осуществляется каждый месяц). Если в общей сложности сумма оплаты за весь срок аренды более 100 тыс. руб., то остаток, превышающий допустимый предел, передают арендодателю безналом. Нужно контролировать момент, когда сумма вносимых по договору средств достигнет отметки в 100 тыс. руб.

5. Взятие средств из кассы для личных целей.

Следует помнить об ограничениях и возможностях, действующих для любой формы юридической собственности. Например, если речь идет об ООО, брать средства из кассы для личных целей категорически запрещено даже в том случае, если в обществе всего один учредитель. Такое ограничение не касается индивидуальных предпринимателей. Они вправе использовать деньги из кассы так, как считают нужным. Главное - уплата всех налогов и начисление необходимых взносов по страхованию.

Рассказывает практик

Кого назначить ответственным за кассовую дисциплину в компании

Александр Осипов ,

финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по обращению с наличными, сформированном в компании, лучше указать ответственных за кассовую дисциплину:

• финансового директора или главного бухгалтера (как правило, они отвечают за общую организацию и контроль кассовой дисциплины);
• директора филиала или подразделения предприятия, расположенного на отдельной территории (этот специалист отвечает за организацию работы локальной кассы, он следит, как она работает, выносит решения по возврату средств розничным покупателям, визирует их заявления, подписывает кассовую документацию и акты возврата денег по кассе (ф. КМ-3));
• специалиста, который контролирует кассовую дисциплину в локальной кассе, функционирование счетчиков кассового аппарата, проверяет сведения в книге кассира-операциониста, пересчитывает и принимает наличные средства из кассового аппарата, проверяет информацию в справке-отчете кассира-операциониста, оформляет сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке предприятия (ф. КМ-7), акты о возврате финансовых средств по кассе (ф. КМ-3), подписывает расходные и приходные кассовые документы от имени главного бухгалтера;
• кассира или кассира-операциониста (он отвечает за проведение кассовых операций, выдачу и прием денег, оформление кассовой документации и кассовых отчетов, подписывает все формы и акты, связанные с работой кассы).

Других специалистов, отвечающих за те или иные процедуры, на предприятиях часто назначают на основании отдельных приказов (к примеру, состава комиссии по инвентаризации, если планируется проверка налоговой кассовой дисциплины).

Как осуществляется контроль кассовой дисциплины

Все сотрудники компании должны четко следовать правилам ведения операций с наличными средствами. Однако контролировать кассовую дисциплину в целом должен главный бухгалтер (если, конечно, наличие такого специалиста предусматривает регламент организации). Если деятельность ведет индивидуальный предприниматель и он является единственным в бизнесе, то сам и отвечает за все.

Некоторые виды контроля за кассовой дисциплиной входят в обязанности государства. В соответствии с нормами п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 г. № 943-1 проверять кассовую дисциплину должна Федеральная налоговая служба.

В рамках контроля налоговая инспекция планирует узнать:

• имели ли место случаи, когда выручка приходовалась не в полном объеме или же нарушались сроки процедуры;
• превышен ли допустимый лимит расчетов в 100 тыс. руб.;
• превышен ли допустимый уровень переходящего остатка денег в кассе;
• были ли какие-либо операции через ККТ проведены с нарушениями;
• всегда ли выдавались положенные кассовые ордера, не было ли ошибок в их оформлении;
• всегда ли, когда требовалось, в компании пробивали и выдавали кассовые чеки и оформляли в положенных случаях бланки строгой отчетности;
• совпадают ли остатки в кассе со сведениями, отраженными в кассовой документации;
• не предоставляли ли подотчетным лицам крупные суммы на сроки, превышающие допустимые.

Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н руководитель налоговой службы выступает с инициативой о проведении проверки на предмет соблюдения кассовой дисциплины, издавая соответствующий приказ. В нем обозначают время, в течение которого будет идти проверка налоговой кассовой дисциплины, и ее цели. В ходе контрольного мероприятия сотрудники налоговой службы изучают:

• документацию, оформленную при проведении кассовых операций;
• фискальную отчетность и контрольные ленты ККТ;
• регистрационную и эксплуатационную документацию на ККТ;
• документацию, отражающую информацию о получении БСО, их учете и утилизации;
• регистры учета операций, связанных с бухгалтерской и хозяйственной деятельностью;
• приказы, которые устанавливают лимиты кассовых остатков;
• авансовую отчетность.

Представители налоговой службы вправе проверить не только перечисленную выше документацию и регистры. В соответствии с их требованием инспектируемая организация обязана пояснить и иные моменты, напрямую относящиеся к объекту контроля.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины в 2017 г.

При выявлении ряда нарушений применяется административная ответственность. Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми компаниями и индивидуальными предпринимателями. До 15.07.2016 г. ответственность наступала, если организации:

1. нарушали правила работы с наличностью (превышали лимиты, не выполняли оприходования вырученных средств): штраф за нарушение кассовой дисциплины для должностных лиц составлял 4-5 тыс. руб., для юридических - от 40 до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ);
2. не применяли кассовые аппараты или использовали контрольно-кассовую технику, не отвечающую существующим нормам, не выдавали документ, подтверждающий оплату, что в зависимости от степени нарушения влекло за собой предупреждение или наложение штрафа: для физических лиц он составлял от 1500 до 2000 руб., для должностных лиц - от 3 до 4 тыс. руб., для юридических - от 30 до 40 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Сейчас может применяться административная ответственность за нарушение кассовой дисциплины, совершенное до 15.07.2016 г.

В соответствии с ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ с 2016 г. существенно выросли штрафы за нарушения кассовой дисциплины (в частности, ответственность за неиспользование контрольно-кассовой техники). Неприменение кассовых аппаратов с 15.07.2016 г. грозит:

• штрафом для должностных лиц в размере от 25 до 50 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 10 тыс. руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 30 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Если компания во второй раз нарушает законодательное требование, связанное с применением кассового аппарата, сумма расчетов без использования ККТ равняется (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, за чем следуют:

• дисквалификация должностных лиц на 1-2 года;
• остановка работы индивидуальных предпринимателей и организаций до 90 суток (п. 3 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Меры ответственности за такое нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., как использование ККТ, не соответствующей нормативам, применение ККТ, которое сопровождается нарушениями установленных законодательных норм и условий ее регистрации и применения до 01.02.2017 г., не изменились (п. 15 ст. 7 ФЗ № 290-ФЗ). Но с 01.02.2017 г. за эти нарушения, а также нарушения порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ действуют следующие меры ответственности:

• предупреждение или штраф за нарушение кассовой дисциплины на сумму от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц;
• предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. для юрлиц (ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, п. 15 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

По ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ компании могут быть привлечены к ответственности и за иные нарушения при использовании контрольно-кассового аппарата. К примеру:

• если не направляют покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронном формате или если не передают эти документы на бумаге по требованию клиента;
• отвечать за нарушения также обязаны фискальные операторы, изготовители ККТ и экспертные организации.

Существует срок давности нарушения кассовой дисциплины. Так, с момента нарушения привлечь виновных к административной ответственности можно лишь в течение 2 месяцев (п. 1 ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Не исключено, что в 2017 г. многие разовые нарушения кассовой дисциплины останутся ненаказанным. Но нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. способно стать причиной для особенно тщательного наблюдения за налогоплательщиком и поводом для досрочной выездной проверки. Представители налоговой службы однозначно заинтересуются, если выручка будет оприходована не в полной мере и несвоевременно, а также если выявятся несоответствия между документальными и фактическими остатками денег в кассе.

Если была выдана подотчетная сумма финансовых средств в крупном размере на необоснованно длительный период, к ней могут доначислить НДФЛ (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 г. № 14376/12).

С 1 января 2012 года действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П. Теперь функции по проверке соблюдения кассовой дисциплины организациями и индивидуальными предпринимателями переданы налоговым органам. Сразу два новых административных регламента ФНС вступили в силу в феврале 2012 года: по проверке контрольно-кассовой техники (ККТ) и по проверке кассовой дисциплины.

Если первый административный регламент интересен тем, кто применяет ККТ, то второй затрагивает интересы всех налогоплательщиков, осуществляющих наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт. Рассмотрим подробно, как налоговые органы будут проводить проверки кассовой дисциплины.

Новые административные регламенты ФНС

Согласно ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Федеральный закон № 54-ФЗ ) контроль за применением ККТ осуществляют налоговые органы. С 5 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения , утвержденный 132н . Предметом государственного контроля в данном случае является соблюдение индивидуальными предпринимателями и организациями, за исключением кредитных, требований к ККТ, порядка и условий ее регистрации и применения. Те налогоплательщики, которые работают с ККТ, уже знакомы с отделами налоговых инспекций, в которых они ставили на учет свою контрольно-кассовую технику. Данный вид проверок проводится достаточно давно и регулярно, поэтому перейдем к новому для налоговых органов виду - проверке полноты учета выручки.

С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (далее - Административный регламент ), утвержденный Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н .

Осуществлять контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей налоговые органы имеют право на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона № 54-ФЗ и п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации» .

Напомним, что до 2012 года вопросы проверки кассовой дисциплины, лимита остатка кассы были прерогативой банка, в котором был открыт расчетный счет налогоплательщика. Проводились такие проверки регулярно - один раз в два года, не вызывая у клиентов банка особых переживаний.

Проверка кассовой дисциплины: как и что будут проверять?

Предметом государственного контроля является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

Обратите внимание:

В целях данной проверки к проверяемым объектам (лицам, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю (надзору)) относятся организации (за исключением кредитных) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт или их уполномоченные представители.

Сроки и последовательность административных процедур при осуществлении контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, а также порядок взаимодействия территориальных инспекций ФНС с организациями и индивидуальными предпринимателями при исполнении государственной функции установлены Административным регламентом .

Таким образом, теперь проверку кассовой дисциплины будут проводить налоговые инспекции, в которых стоят на учете налогоплательщики - организации и индивидуальные предприниматели.

Нормативно-правовая база для осуществления государственной функции

Исполнение рассматриваемой государственной функции регулируется:

КоАП РФ;

Законом РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»;

Федеральным законом № 54-ФЗ;

Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами»;

Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе»;

Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями»;

Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»;

Приказом ФНС РФ от 02.08. 2005 № САЭ-3-06/354@ «Об утверждении Перечня должностных лиц налоговых органов Российской Федерации, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях»;

Приказом Минфина РФ от 09.08.2005 № 101н «Об утверждении положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы»;

Приказом Минпромэнерго РФ от 05.09.2007 № 351 «Об утверждении образца марки-пломбы контрольно-кассовой техники»;

Приказом Минпромэнерго РФ от 05.09.2007 № 352 «Об утверждении образца идентификационного знака контрольно-кассовой техники»;

Приказом Минфина РФ от 18.12.2007 № 135н «Об утверждении образца знака «Сервисное обслуживание»;

Приказом Минфина РФ от 18.12.2007 № 136н «Об утверждении образца знака «Государственный реестр»;

Приказом ФНС РФ от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».

Права и обязанности должностных лиц налоговых органов

Проверяющие имеют право:

Иметь беспрепятственный доступ к ККТ проверяемого объекта, хранимым использованным контрольным лентам, накопителям фискальной памяти и программно-аппаратным средствам, обеспечивающим некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации в ККТ, и автоматизированным системам, формирующим бланки строгой отчетности (БСО) и документы на этих бланках, приравненные к кассовым чекам;

Запрашивать для проверки документацию от проверяемого объекта, связанную с применением ККТ и учетом денежных средств;

Проводить проверку наличных денежных средств кассы и фактического наличия БСО;

Получать информацию о сформированных автоматизированными системами БСО, заполнении бланков и выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам (информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах);

Получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим во время исполнения государственной функции;

Получать пароли ККТ, необходимые для снятия отчетов показаний фискальной памяти и контрольной ленты;

Взаимодействовать с органами внутренних дел РФ;

Привлекать к административной ответственности объекты контроля в случаях и порядке, которые установлены КоАП РФ.

А вот обязанность у представителей ФНС только одна - при исполнении соблюдать положения Административного регламента .

Права и обязанности проверяемых лиц

У проверяемых лиц есть следующие права:

Непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

Получать от проверяющих информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено Административным регламентом ;

Знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки на свое ознакомление с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с действиями (бездействием) специалистов налоговых органов;

Обжаловать действия (бездействие) проверяющих, повлекшие за собой нарушение прав проверяемого объекта при проведении проверки, в досудебном (внесудебном) и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством РФ.

Проверяемые обязаны:

Обеспечивать контролерам беспрепятственный доступ к ККТ и документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, и автоматизированным системам, формирующим БСО и документы на этих бланках, приравненные к кассовым чекам;

Представлять информацию о сформированных автоматизированными системами БСО, заполнении бланков и выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам (информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах);

Давать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверки;

Предоставлять в инспекции по запросам информацию в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Порядок проведения проверки

Схема проверки полноты учета выручки денежных средств выглядит следующим образом:

Предъявление проверяемому объекту поручения на исполнение государственной функции;

Рассмотрение проверяющими необходимых документов;

Проверка полноты учета выручки денежных средств;

Оформление результатов проверки.

Отметим, что результатом исполнения данной государственной функции является составление акта проверки полноты учета выручки денежных средств, а в случае выявления правонарушения - возбуждение производства по делу об административном правонарушении в соответствии с КоАП РФ.

Начало проверки. Основанием для начала проверки является решение руководителя (заместителя руководителя) налоговой инспекции о проведении проверки полноты учета выручки денежных средств у проверяемого объекта. Проверяющие предъявляют проверяемому объекту поручение и служебные удостоверения. Данный факт фиксируется подписью проверяемого объекта с указанием должности и даты предъявления в поручении. В случае отсутствия либо уклонения проверяемого объекта от ознакомления и фиксации факта предъявления поручения проверяющие делают отметку в поручении.

Рассмотрение документов. Теперь начинается непосредственно рассмотрение документов, связанных с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ.

В случае, если проверяемым объектом оказываются услуги населению и осуществляются наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи документа, оформленного на БСО, приравненного к кассовому чеку, рассматриваются документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением БСО.

Если формирование документа, оформленного на БСО, приравненного к кассовому чеку, производится с использованием автоматизированной системы, проверяющим представляется информация из автоматизированных систем о выпущенных документах.

Если проверяемый субъект, являющийся плательщиком ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ , осуществляет наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)), контролерам представляются документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Какие еще документы могут затребовать проверяющие лица? Как сказано в Административном регламенте , в зависимости от проверяемого периода и особенностей осуществления наличных денежных расчетов рассматриваются следующие документы:

Журнал кассира-операциониста;

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста;

Распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ и использованных накопителей фискальной памяти;

Контрольные ленты ККТ на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;

Приходные и расходные кассовые ордера;

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

Авансовые отчеты;

Кассовая книга;

Справка-отчет кассира-операциониста;

Сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации;

БСО, копии БСО, корешки документов;

Информация из автоматизированной системы о выпущенных документах;

Акт приемки БСО;

Книга учета БСО;

Акт о списании БСО;

Книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;

Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО;

Книга учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО на основе патента;

Книга учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих ЕСХН;

Распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;

Иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы проверяющим для исполнения государственной функции.

Глядя на список документов, которые могут затребовать проверяющие, хотелось бы отметить, что он обширен и открыт. Это означает, что представители ФНС могут проверить и другие документы, не входящие в данный перечень, но заинтересовавшие проверяющих. Конечно, в Административном регламенте сказано, что проверяющие не вправе требовать документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки, но проводить грань между тем, что относится к предмету проверки, а что нет, тоже будут сами проверяющие.

Если вспомнить проверки кассовой дисциплины банками, тогда представлялись документы за последний квартал и только те, которые относились непосредственно к кассовым операциям: кассовая книга, отчеты кассира, лимит остатка кассы, авансовые отчеты. ККТ банки вообще не проверяли, это изначально была прерогатива налоговых органов, регистры бухгалтерского учета банками также не изучались.

В Административном регламенте ничего не сказано о том, в каком виде будут истребоваться документы для проверки. Если проводить параллель с налоговыми проверками, там прописан конкретный порядок истребования документов: выставление требования о представлении документов, порядок их представления, сроки и ответственность за непредставление. Отметим, что данные проверки проводятся налоговыми органами не в рамках налогового законодательства, и порядок их проведения устанавливается Административным регламентом .

В рассматриваемом же случае проверяемому лицу предъявляется только поручение на проведение проверки. Можно предположить, что запрашивать документы проверяющие будут в устной форме, но тогда чем они будут подтверждать сам факт запроса? При этом в Административном регламенте сказано: факт получения или неполучения затребованных документов фиксируется в акте проверки .

Обратите внимание:

Документы, необходимые для проверки, представляются проверяемым объектом в виде оригиналов или заверенных должным образом копий. Проверяющие не вправе требовать нотариального удостоверения копий представляемых документов.

Проверка полноты учета выручки денежных средств. После окончания рассмотрения необходимых документов начинается непосредственно административная процедура по проверке полноты учета выручки денежных средств. В ходе проверки изучаются финансовые и хозяйственные операции, совершенные проверяемым объектом в проверяемый период. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы. Они могут проводится как сплошным, так и выборочным способом.

На данном этапе проверяющие получают от проверяемого объекта необходимые письменные объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки, документы и их заверенные копии, необходимые для проведения контрольных действий. При необходимости в случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации).

При этом в обязательном порядке проводится проверка наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты, о чем составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, в двух экземплярах.

Перед началом этого этапа кассир дает расписку об отсутствии или наличии в денежном ящике ККТ личных денег, представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке, справок-отчетов кассира-операциониста, сведений о показаниях счетчиков ККТ и выручке, актов о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки. Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ.

По каждому факту расхождения проверяемое лицо дает письменные объяснения.

Перед снятием фискальных отчетов, сменных отчетов ККТ сверяются заводские номера этих машин, а также их регистрационные номера и ИНН с данными, внесенными в карточку регистрации ККТ. На контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков, распечатанных на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков (при их наличии).

По фискальному отчету ККТ и журналу кассира-операциониста, актам о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, расходным кассовым ордерам проверяются количество фактов возврата, а также сумма денежных средств, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

В случае расхождений фактических и учетных данных выясняются причины, берутся подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств проверяемого объекта, а также о применении (неприменении) ККТ, БСО и иных возможных причинах сложившейся недостачи (наличии излишков).

При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи БСО проводится проверка фактического наличия БСО, по итогам которой составляется соответствующий акт в двух экземплярах. Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по их видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков документов.

При проверке у проверяемых объектов, применяющих БСО, определяется количество использованных бланков за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки БСО и актов инвентаризации БСО для сопоставления с фактическим количеством копий использованных БСО (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта. Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете проверяемого объекта, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных БСО (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

Если проверяемый объект, являющийся плательщиком ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ , производит наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)), проводится проверка наличия товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Результатом данной административной процедуры является установление (выявление, фиксация) фактов неполного или полного учета выручки денежных средств, которые фиксируются в акте проверки.

Оформление результатов исполнения государственной функции. По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается налоговиками и проверяемым объектом.

Акт проверки должен быть оформлен на бумажном носителе, составлен на русском языке и иметь сквозную нумерацию страниц. В акте проверки не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями представителей обеих сторон.

В акте проверки в обязательном порядке указываются документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых. В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены. Также в акте делается запись о письменных объяснениях (замечаниях, возражениях), полученных от проверяемого объекта по фактам нарушений (при их наличии).

Если проверяемый объект уклоняется от подписания акта, этот факт отражается в акте проверки, который направляется по почте заказным письмом по месту нахождения или месту жительства проверяемого объекта.

В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ представители налоговых органов возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.

Сроки проведения проверки

Административный регламент устанавливает максимальные сроки для каждой административной процедуры рассматриваемой проверки. Приведем их в таблице.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) ФНС

Как мы уже отметили, проверяемые объекты имеют право на обжалование действий (бездействия) должностного лица ФНС, а также принимаемых ими решений в досудебном (внесудебном) порядке.

Проверяемые объекты имеют право обратиться с обращением (жалобой) в устной форме или направить по почте письменное обращение (жалобу), в том числе в форме электронного документа на официальный сайт ФНС, управления в сети Интернет и сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях (бездействии) специалистов налоговой инспекции, нарушении положений Административного регламента , некорректном поведении или нарушении служебной этики. В случае необходимости в подтверждение своих доводов проверяемый объект прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы либо их копии.

В заключение хотелось бы отметить, что контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей в том виде, в котором он прописан Административным регламентом , существенно отличается от привычных проверок банками соблюдения кассовой дисциплины. Данное отличие заключается в том, что кроме непосредственно соблюдения кассовой дисциплины в привычном понимании проверяется и ККТ и БСО и полнота учета выручки. Помимо этого, исследуются регистры как бухгалтерского, так и налогового учета.

Отдельно встает вопрос о частоте рассматриваемых проверок. Если до 2012 года проверки кассовой дисциплины проводились банками регулярно один раз в два года, как часто будет проводить такие проверки ФНС?

И еще один не менее важный вопрос, о котором ничего не сказано в Административном регламенте : какой период будет охвачен проверками? Согласно ст. 4.5 КоАП РФ постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения. Можно предположить, что налоговые органы при проверках полноты учета выручки денежных средств ограничатся двумя месяцами для целей привлечения к ответственности по КоАП РФ. Но более вероятным представляется вариант, согласно которому проверкой будет охвачен более длительный период - три года, предшествующих году проведения проверки. Именно этот период можно проверить в рамках выездной налоговой проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ ). При наличии нарушений проверяющие привлекут к ответственности по КоАП РФ, а данные о нарушениях, повлекших занижение налоговой базы, будут являться информацией для аналитической работы и подготовки выездной налоговой проверки. Пока этот вопрос остается открытым, ответ на него мы получим, как только начнутся проверки.

Потребление электроэнергии без договора: как избежать негативных правовых последствий. Организатор: Высш.школа госаудита МГУ