В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу. Поэтому сначала - ответ практический .

В делопроизводстве многостраничные документы в случае необходимости прошиваются на 3 прокола. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Если в момент составления и оформления документа вы уже знаете, что он должен быть прошит и скреплен, то рекомендуем оставлять для левого поля 35 мм, а не 20 мм.

Но и при стандартном размере левого поля необходимо представить, что лист документа делится горизонтально пополам. В середине левого поля (на этой горизонтальной линии) намечается первый (средний) прокол. Верхнюю и нижнюю части листа мысленно (или с помощью линейки, но ничего не прочерчивая) делим каждую еще раз пополам. На левом поле на этих мысленных горизонтальных линиях намечаются верхний и нижний проколы. Сами проколы делаются с помощью любых доступных средств оргтехники - толстой иглы, шила, сверла или на специальном оборудовании - сшивателе. Для прошивания должны использоваться натуральные льняные, шелковые или хлопковые нитки или тесьма без добавления искусственных волокон.

Многостраничный документ (своеобразная «пачка») кладется лицевой стороной вниз, и со стороны последнего листа в верхний и нижний проколы продевается нитка. «Пачка» переворачивается, и концы нитки из верхнего и нижнего проколов одновременно продеваются в средний прокол. «Пачка» опять кладется лицевой стороной вниз, и концы нитки в среднем проколе перекрещиваются и затягиваются так, чтобы в узел вошла нитка, ранее продернутая через крайние проколы. Свободные концы нитки на обороте сшива оставляют такой длины, чтобы они выходили хотя бы на 2-3 см из-под отдельно наклеиваемого листа бумаги с оформленной заверительной (удостоверяющей) надписью. Этот лист наклеивается так, чтобы закрыть узел сшива и часть свободных концов нитки. Его лучше наклеивать универсальным клеем ПВА, поскольку речь идет о сшивании многостраничного подлинника , и ни в коем случае не силикатным клеем. Клеящий карандаш и самоклеющиеся этикетки могут применяться для наклеивания заверительной (удостоверяющей) надписи на копиях многостраничного документа.

Заверительная (удостоверяющая) надпись оформляется на отдельном листе бумаги (см. Пример 1). Если весь текст надписи или его часть (например, количество листов цифрами и прописью, дата) оформляются от руки, то лучше, чтобы это было сделано той же ручкой, что и подпись удостоверяющего этот сшив уполномоченного лица. Печать организации проставляется так, чтобы ею затрагивалась часть приклеиваемого листа с заверительной надписью и часть оборотной стороны последнего листа самого сшива.

Пример 1

Оформление заверительной надписи на обороте сшива

Свернуть Показать

А теперь - теория вопроса . Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать . Предметную сущность документа составляет единство формы (бумажной - журналы, книги, листы стандартных форматов, бланки; электронной - форматы представления электронных документов), формуляра (состав реквизитов документа и отметок на нем) и содержания (структура и правила изложения текста документа того или иного вида, лексика и грамматика). Самыми главными его признаками являются информационная природа, материальный носитель и юридическая сила. Причем все эти признаки взаимосвязаны и составляют природу самого документа.

Вопросы сшивания или иного скрепления документов, которые создаются как многостраничные подлинники, рассматриваются исключительно в аспекте обеспечения целостности материального носителя документа, защиты его от подлога, подмены и замены листов. Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов - нумерация его страниц и простое скрепление скобами степлера. Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности - парафирование каждой страницы . Параф - это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа. Пример - парафирование договоров перед их подписанием, когда на каждом листе оформляются подписи инициаторов или исполнителей от каждой из сторон. И третьим способом обеспечения целостности материального носителя является сшивание / прошивание многостраничного документа.

Обязательность сшивания или иного скрепления листов в момент оформления и подписания документов, которые по форме будут являться многостраничными оригиналами, а также техника сшивания напрямую не регламентируются ни общими правилами делопроизводства , ни Правилами нотариального делопроизводства .

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.

Требования, которые предъявляются действующими нормативными правовыми актами к форме скрепления многостраничных документов, устанавливают в общем виде лишь необходимость сшивания или прошивания и нумерации листов оригиналов, предъявленных для нотариального удостоверения , некоторых видов ежегодной отчетности, книг и журналов или копий документов.

Пример 2

Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать

Свернуть Показать

Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (ст.16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).

Все листы заявки на участие в конкурсе и все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Таким образом, организация (и ее служба делопроизводства) самостоятельно устанавливает и соблюдает правила обеспечения целостности документов в своей «внутренней» деловой среде и, безусловно, исполняет подобные требования, устанавливаемые государственными органами и органами местного самоуправления.

Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.

Зачем необходимо сшивать документы?

Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:

• в архив, при подаче любых документов;
• в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
• в суды, при передаче дел;
• для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
• при исполнении государственной регистрации предприятий;
• в банк, при передаче заверенных копий документов и т.д.

Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:

• нитей, шила и иголок;
• скоб и степлера;
• особых механических устройств.

Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.

При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.

Правила и требования к сшиванию документов

Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для учреждения.

Оформление документов для сшивания в архив

При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:

• наименование документа;
• дата, когда опись составили;
• короткая аннотация;
• опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
• количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
• подпись делопроизводителя.

Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.

Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы

Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.

Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.

При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.

Сшивание документов нитками

Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:

• шило;
• игла;
• капроновая нить или шпагат;
• клей канцелярский;
• чистый листочек бумаги.

Прошивание на три отверстия – это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.

Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения. Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.

Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.

Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.

Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.

Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.

С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.

Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.

3 ошибки при сшивании документов

Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:

• зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
• предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
• используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.

Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:

Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.

Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.

Где можно сшить документы?

Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.

Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов

Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?

Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания

Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?

Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится

Вопрос №3. Почему могут не принять документы?

Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг

Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?

Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок

Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?

Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

Пустяковое дело?

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь - о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве.

Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов. Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.

Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа.

Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

Как правильно сшивать ниткой документы: правила ГОСТ

Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.

Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

Как сшить документы на уголок: схема

О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок

Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой.

Инструкция:

• Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
• От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
• При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
• Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
• Подробнее можно увидеть на схеме
• После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Такой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Инструкция:

• Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
• Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
• Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
• Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
• Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

Об этом посмотрите видео.

ВИДЕО: Скрепление документов степлером

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

Необходимо придерживаться правил:

• Сшиваются отчеты для налоговой в 5 отверстий
• Узел обклеивается папиросной бумагой
• Нумерация ставится в правом верхнем углу

ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой

Как сшить дело?

Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил.

Инструкция:

• Дела сшиваются в три или четыре отверстия
• Для подшивки берется банковский шпагат
• Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
• После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
• На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
• Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице

ВИДЕО: Сшиваем дело

Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше. Все делается гораздо проще.

Инструкция:

• В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
• Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
• Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
• Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
• Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как прошить папку с документами?

Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

ВИДЕО: Подшивка папки с документами

В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Инструкция:

• Прошейте нитками в три или четыре отверстия
• После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись
• В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
• На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
• Необходим и штамп предприятия или цеха

ВИДЕО: Подшивка для архива

Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов.

ВИДЕО: Сдаем на хранение

В делопроизводстве заведено правило о том, что все документы, которые состоят более, чем из одного листа, подлежат сшиванию и заверению.

Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.

Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы. Ведь это занятие довольно кропотливое и требует внимательности и аккуратности.

Для прошивания документов специалисту, который будет этим заниматься, понадобятся следующие предметы:

• иголка (шило, дырокол, дрель) – в зависимости от того, какой объем бумаг нужно сшить;
• нитки ЛШ-21 (либо банковский шпагат);
• обложка дела 229x324 мм (если нужно сформировать и прошить архивные дела);
• бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
• ножницы;
• канцелярский клей.

Подготовительные работы

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).

Такой работник организации именуется делопроизводителем.

Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.

Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.

В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

• Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
• Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
• Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
• Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
• Подготовить нить длиной не менее 70 см.

Пошаговое руководство по прошивке

1. Еще раз следует проверить нумерацию и правильность сложенных в единую пачку документов.
2. Далее, вооружившись иглой, специальным шилом или другим инструментом для проделывания отверстий в бумаге (зависит от толщины пачки), необходимо сделать три сквозных отверстия по вертикали. Расстояние между ними не должно быть менее 3 см. по отношению к центру листа.
3. Взять заранее подготовленную нить, вдеть ее в иголку для сшивания документов.
4. Для удобства следует обозначит отверстия на документе сверху вниз, как: №1, №2 и №3. Специалист должен начать прошивание с продевания иглы в отверстие № 2, при этом конец нитки должен быть оставлен с тыльной стороны пачки бумаг. Во время всего процесса прошивания нужно следить за тем, чтобы эта часть нитки оставалась там.
5. Затем на лицевой стороне нужно пропустить иголку через отверстие № 1 и достать ее сзади.
6. С тыльной стороны продеть иголку опять в отверстие № 2. Теперь иголка опять оказывается с внешней стороны листа.
7. Далее следует продеть иголку с внешней стороны бумаги в отверстие № 3 и достать ее с тыльной стороны.
8. Взяв тот конец нитки, который остался изначально с тыльной стороны и тот, что появился из отверстия № 3, их необходимо сравнять, а лишнюю длину отрезать ножницами.
9. Концы двух нитей завязываются на узел 2 раза, как можно ближе к тыльной стороне документа. Чем крепче связан документ, тем удобнее его листать. К тому же, он не рассыплется на отдельные листы и будет долго храниться в скрепленном виде.
10. Завершающий этап прошивания – это наклеивание небольшого листа бумаги с сопроводительными надписями. Для этого нужно взять клей, лист бумаги размером 2*5 см., наклеить его на то самое место, где было завершено сшивание. Лист должен полностью закрывать узел и частично концы нити. А оставшиеся 1-2 см. нитей должны находиться вне наклейки.
11. На лист с сопроводительной надписью ставится печать организации, оттиск которой должен захватывать и его и часть тыльной стороны документа, который был скреплен наклейкой. Это позволит избежать возможности вскрытия сшитого документы и подмены листов.

Как правильно прошить документы нитками — фото

Если пачка документов не слишком толстая (до 5 листов), то отверстия в листах можно аккуратно проделывать и самой иголкой для прошивания. При этом важно сохранить документ в хорошем состоянии, без помятостей.

Сопроводительные надписи

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

• надпись «прошито, пронумеровано»;
• количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
• должность и Ф.И.О. ответственного лица;
• место для подписи и ее расшифровки.

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки. Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.

Образец

Наиболее часто встречающиеся на практике бумаги, требующие сшивания – это документы, которые готовятся для подачи в налоговую для регистрации юрлиц, ИП, либо изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для того, чтобы они были приняты и не было отказа в регистрации, описанным выше способом необходимо заверить следующие бумаги.

1. Устав (для организаций).
2. Официальная форма заявления.
3. Протоколы общего собрания.
4. Иные документы.

Некоторые документы сшивает и заверяет нотариус.

Прошитый журнал со штампом

Например, формы заявлений для налоговой инспекции. В этом случае нет необходимости самостоятельно сшивать бумаги, потому что всем процессом прошивания и заверки документов будет заниматься специалист нотариальной конторы.