Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.

Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

Описание

Представленное расписание позволяет распределить рабочую силу в течение месяца и дня так, чтобы получить равную загрузку отдела на протяжении всего времени его работы.

Обращаем внимание на то, что рассматриваемый вариант не является каноничным и может требовать дополнений под конкретные бизнес-задачи. Но он также может использоваться в качестве готового решения и был проверен в одной из российских компаний, где эффективность от его внедрения в разы превысила затраты.

Целью данной статьи является продемонстрировать переход от интуитивного планирования персонала к более осмысленному.

Структура

Файл расписания состоит из одного листа, на котором имеются:

• Список сотрудников;
• Расписание;
• Информационная таблица и графики.

Список сотрудников

Список сотрудников начинается как обычный перечень и заканчивается фразой «конец списка». Это сделано специально для того, чтобы случайно, при добавлении нового сотрудника, не потерять верный диапазон формул в информационной таблице.

Т.ч. при добавлении новой строки для сотрудника выделяйте именно строку с фразой «конец списка».

Расписание

Рабочие смены сотрудников определяются часами, записанными через дефис, например «9-18». Часы указываются в формате времени 24 часа и могут иметь перед собой ноль, т.е. смены «7-16», «07-16» и «07-016» являются равнозначными, хотя рекомендуется использовать первый вариант, т.к. он наиболее читаемый.

Расписание задается для каждого сотрудника на конкретный день, т.е. если необходимо задать ночную смену, например с 21.00 до 9.00 следующего дня, то в одном дне необходимо указать «21-00», а в следующем «00-09».

Если смена будет задана в неправильном порядке, то это приведет к неправильным подсчетам в информационной таблице и необязательно, что будет вызвана ошибка. Пример неправильного порядка смены «15-07».

Информационная таблица

Информационная таблица отображает результаты для каждого дня и для каждого часа дня и содержит следующую информацию:

• «Работающих сотрудников» – показывает максимальное количество одновременно работающих сотрудников за день либо за час;
• «Произв. на сотрудника» – показывает среднюю производительность на одного сотрудника за день (для дня) и среднюю производительность на одного сотрудника в конкретном часу. Выражается в количестве (клиенты, звонки, анкеты, письма и т.п.). Производительность на сотрудника в часу выставляется вручную, исходя из конкретной статистики отдела;
• «Общая производительность» – показывает сумму производительности всех сотрудников;
• «Прогноз нагрузки» – показывает прогноз нагрузки на каждый день и час. Прогноз осуществляется вручную, исходя из конкретной статистики отдела, и выражается в количестве (клиенты, звонки, анкеты, письма и т.п.);
• «Норма загрузки» – выражается в процентах и указывается вручную на каждый час. Показывает, насколько должен быть загружен отдел, чтобы выполнение работ происходило без сбоев, задержек и переработок;
• «Загрузка» – показывает загруженность отдела при текущем расписании либо выдает ошибку «err »;
• «Норма отклонения» – задается в процентах и указывает допустимое отклонение от нормы загрузки. Поля строки «Загрузка» имеют условное форматирование, которое помогает отслеживать проблемные места в расписании. Например, если загрузка находится в пределах нормы отклонения от нормы загрузки, то ячейка подсвечивается зеленым цветом. Если загрузка превышает норму отклонения в большую сторону или выдана ошибка, то ячейка подсвечивается красным цветом. Если же загрузка превышает норму отклонения в меньшую сторону, то ячейка подсвечивается синим цветом.

Имеющиеся графики (по два для каждого дня) наглядно демонстрируют покрытие нагрузки на отдел его производительностью и отклонение от нормы загрузки по каждому часу дня.

Для лучшего понимания графиков и установки всех параметров воспользуйтесь советами в конце данной статьи.

1. Какое минимальное количество сотрудников должно работать одновременно?

Это необходимо потому, если кто-то из сотрудников потеряет временную трудоспособность, то отпадет необходимость срочного подбора замены.

2. Как правильно определить производительность сотрудника?

Производительность сотрудников можно определить разными способами. Все зависит от приоритетности целей.

Если необходимо максимально точно перекрыть нагрузку на отдел, то лучше для каждого сотрудника определить персональную производительность, т.к. у сотрудника с опытом работы и стажера будет разная эффективность. Если Вы захотите использовать данный подход, то снимите объединение с ячеек содержащие ФИО сотрудников и в освободившийся столбец впишите количественный показатель производительности сотрудников. Затем в информационной таблице в строке «Общая производительность» замените формулу, применив функцию СУММЕСЛИ() с использованием таблицы работы сотрудников.

Описанный выше подход позволяет наиболее близко увидеть, как будет работать отдел, но он имеет свои минусы: необходимость создания дополнительной статистики для анализа; сложность контроля и определения причин сбоев в эффективности работы отдела; данный способ все равно не позволяет точно определить производительность сотрудника в зависимости от разных ситуаций:

• сотрудник работает после отпуска;
• эффективность работы до и после обеденного перерыва может сильно изменяться;
• эффективность меняется в зависимости от типа нагрузки (клиенты с разными вопросами, различная трудоемкость не однотипных задач и т.д.).

Более простой способ определения производительности, это средняя производительность по отделу за предыдущий период. Если полное покрытие поступаемой загрузки не столь важно и допускает отклонения, то лучше использовать норму производительности, к которой должны стремиться все сотрудники. При планировании расписания заложите небольшой уменьшающий коэффициент производительности для стажеров, вышедших из отпусков сотрудников и т.п. Также помните и о том, что в разное время суток производительность может меняться, и о том, что сотрудники ходят на перерывы.

Использование последнего метода упрощает контроль, т.к. норма производительности определяется для всех и, в случае отклонений, работа с сотрудниками происходит индивидуально.

3. Как определить норму загрузки и норму отклонения?

Норму загрузки часто тяжело определить сразу, часто это можно сделать только эмпирически, используя различные виды статистики и анализа, наблюдения со стороны, персональные опросы и т.д. Также для каждого отдельного вида норма загрузки уникальна, но есть моменты, на которые мы хотим обратить Ваше внимание:

• Не используйте норму загрузки в 100%, т.к. подобная загрузка обеспечивает колоссальное напряжение на сотрудников, что в конце концом приведет к «сгоранию на работе» и соответственно увеличению текучки персонала;
• Учитывайте, что нагрузка может поступать не постепенно, а «волнами». Например, нагрузка на отдел в конкретном часу 20 клиентов, может означать, что первые 5 поступят в первые 30 минут, а последующие в последние 30 минут, что создаст ожидание, которое может продолжаться до окончания часа, либо перейти на последующие часы, увеличив их нагрузку, а некоторые клиенты, возможно, захотят обратиться позже;
• Опытным путем определите, при каких нагрузках показатели эффективности работы отдела сильно не изменяются и соответствуют желаемым параметрам, таким образом, Вы получите диапазон значений загрузки, где среднее из данного диапазона будет являться нормой, а остальное из этого же диапазона допустимым отклонением.

Скачать расписание

• Вперёд >

Если материалы сайт Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

Данный документ является локально нормативным актом, который применяется для оформления штатного состава, организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Необходимо помнить, что штатное расписание - это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями организации.

Расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной плате, поэтому прежде чем приступить к составлению документа, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.

Заполнение формы № Т-3

В зависимости от размера и штатной численности организации обязанности по составлению и заполнению формы № Т-3 могут быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже руководителей.

Наименование организации в документе должно указываться в точном соответствии с учредительными документами.

Следует обратить внимание, что в форме № Т-3 указывается как минимум две даты: дата составления (в графе "Дата составления" в формате "дд.мм.гггг"), а также дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.

Наименования структурных подразделений должны указываться в соответствии с утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки является то, что коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при указании подразделений должны руководствоваться требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов, так как от этого зависит ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.

Код для каждого структурного подразделения устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места структурного подразделения в иерархии организации.

Наименование должностей рекомендуется определять в соответствии с "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также их кодовые обозначения. В штатном расписании следует указывать и вакантные должности, в виде соответствующей пометки в колонке "Примечание", либо с указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

Количество штатных единиц для каждой должности определяется потребностями организации в тех или иных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.

В соответствии с правилами заполнения "Альбомов унифицированных форм первичных учетных документов", стоимостные показатели указываются в рублях с точностью до второго знака после запятой. И если ваша организация при определении должностного оклада сотрудников не обязана придерживаться только Единой тарифно-квалификационной сетки, то никто не может запретить вам в утверждаемом штатном расписании в графе "Оклад (тарифная ставка)" не указывать конкретный оклад по данной штатной единице, а определить возможные границы. К примеру: 1000-1500, это позволит Вам дифференцированно оплачивать труд работников, занимающих одноименные должности по штатному расписанию, но при этом учитывать их квалификацию и различия в трудовой функции и не нарушать требования трудового законодательства о запрете "дискриминации" (преодолеть уравниловку).

Унифицированная форма № Т-3 содержит несколько колонок (6-8) объединенных общим названием "Надбавки". В них фиксируются все стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, премии, доплаты и т.п.), предусмотренные для той или иной должности. При установлении данных выплат в соответствующей колонке делается пометка - в каком размере и за что установлена надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка "Всего" рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

• структурные подразделения,
• названия должностей,
• количество сотрудников,
• условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

• номер и дату составления,
• наименование организации,
• ссылку на основание,
• суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
• номер и дату этого расписания,
• дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Прием работников на работу осуществляется в соответствии со штатным расписанием. Оно утверждается приказом руководителя организации или другим уполномоченным лицом по приказу или доверенности.

Обратите внимание на раздел надбавки. Здесь может быть отражена специфика предприятия. Надбавки могут быть за коммерческую тайну, стаж работников, вредность, особые заслуги перед организацией, учёную степень и т.п.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание применяется для официального оформления структуры, состава штата, его численности в соответствии с действующим Уставом организации. Штатное расписание утверждается руководителем или уполномоченным им лицом (и составляется ими же, так как требуемая должность экономиста по труду, который обязан составлять расписание, есть не на всех предприятиях) и содержит такую информацию:

Перечень существующих на предприятии должностей;
- количество единиц в штате;
- месячный фонд оплаты труда;
- суммы должностных окладов и надбавок;
- перечень структурных подразделений.

При этом следует помнить, что должность работника в трудовом договоре должна в полной мере соответствовать должности в штатном расписании, а наименование ее при занесении в документ не сокращается. А сами должности вносятся туда, опираясь на Классификатор профессий, ибо любое несоответствие может повлечь за собой трудности при оформлении пенсии. Запись должностей идет в убывающем порядке, начиная с самой главной.

Расписание составляется на конкретную дату с указанием периода действия и в одном экземпляре, который находится в бухгалтерии предприятия. Кроме того, документ прошивается и скрепляется подписями руководителя, главного бухгалтера, а затем печатью компании. Допущенные ошибки в этом документе нельзя исправлять с помощью корректора. Большинство из них совершаются в окладах. Исправить ситуацию можно аккуратным зачеркиванием с написанием правильных цифр и подписью составляющего штатное расписание лица. Остальные же изменения (например, ввод должности, если забыли указать, или ее исправление, если указали неправильно) происходят с помощью приказов руководителя.

Если же говорить о прямом назначении штатного расписания, то оно заключается в том, чтобы в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, предъявить указанные там данные в суде. Поэтому при правильном составлении документа, всегда можно рассчитывать на выигрыш судебного дела.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру