Продавец нечаянно пробил чек на большую сумму и отдал его покупателю. Ошибку обнаружили только в конце дня, когда сняли Z-отчет. Что можно сделать в такой ситуации?

Этот случай не из приятных, и в то же время никто от него не застрахован. Ведь если продавец, пробивая товар на 1000 рублей, лишний раз нажмет «ноль», сумма на чеке будет равна 10 000 рублей. Но при этом в кассе окажется на 9000 меньше.

Самый простой способ решить проблему – найти покупателя, взять у него чек обратно, а затем пробить новый на нужную сумму. Если у вас остался адрес клиента, например, для доставки купленного товара, то сделать это возможно. Однако чаще всего покупатели не оставляют своих координат, а чеки выкидывают.

Допустим, неправильный чек все же оказался в вашем распоряжении. Тогда необходимо оформить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Он составляется по форме № КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. На чеке, возвращенном покупателем, нужно поставить штамп «Погашено», приклеить его на лист бумаги и приложить к отчету кассира.

На горизонте появился штраф

При отсутствии ошибочного чека фирме может грозить штраф. Инспекторы заявляют об этом в письме УФНС по г. Москве от 15 декабря 2004 г. № 11-24/80517. Специалисты налогового ведомства утверждают: если организация не выполнила всех требований по оформлению возврата денежных средств покупателю, это означает, что у нее нет оснований для уменьшения выручки. А раз так, то предприятие фактически не оприходовало часть поступивших средств. За это нарушение предусмотрен штраф – от 40 до 50 тысяч рублей с фирмы и от четырех до пяти тысяч с бухгалтера и директора (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но даже когда покупателя с чеком разыскать не удалось, ошибка кассира не фатальна. Вы можете провести инвентаризацию расчетов с покупателями. Она проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов. Чтобы доказать, что сумма была завышена случайно, можно приложить копию чека по аналогичному товару, при условии, что на нем четко обозначены наименование и сумма. Результаты инвентаризации отражаются в акте инвентаризационных расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами (кредиторами) и специальной справке. Для них предусмотрены типовые бланки, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Это форма № ИНВ-17 (для акта) и приложение к форме № ИНВ-17 (для справки).

Правда на вашей стороне

Бывает, что и чек не нашли, и инвентаризацию проводить слишком трудоемко. Такая ситуация тоже небезвыходная. Как показывает опыт судебных споров, можно обойтись и без чека. Арбитры считают, что главное – заполнить уже упомянутый нами акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3). Отсутствие оригиналов погашенных кассовых чеков означает лишь то, что операция была оформлена неверно. А факта неполного оприходования средств в кассу здесь нет. И, следовательно, административный штраф в таком случае неправомерен (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. по делу № А56-14926/04, от 10 сентября 2004 г. по делу № А56-14334/04, ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. по делу № А33-15332/03-С6-Ф02-468/ 04-С1).

Введение

Итак, опять мировой кризис. Мы уже забыли, что совсем недавно курс доллара был 28–30 рублей. Кредит малому бизнесу не взять – гони залог, сети «атакуют» малый и средний бизнес, киоски и магазины закрываются. Как нам быть в этой ситуации, как выжить?

Мы часто видим следующую картину. Владельцы компаний идут с завязанными глазами по полю, усыпанному граблями, и постоянно на них наступают, шаг за шагом, раз за разом…

Решить задачу выживания бизнеса стандартными способами достаточно трудно. При этом мы знаем, что только за счет отладки бизнес-процессов и правильного маркетинга прибыль может повыситься на 10–20 %. Выход один: владельцу бизнеса нужно самому научиться малобюджетным или даже бесплатным методам сохранения и продвижения бизнеса.

Современный кассовый аппарат – это довольно сложная и дорогая электронная техника, требующая нежного и профессионального к себе отношения. Для работы на аппарате кассиру-операционисту необходимо пройти общий курс подготовки и потренироваться на конкретном типе аппарата. Теоретически все понимают, что такое кассовый чек, клавиатура и монитор, но, когда что-то ломается, возникает страх и одновременно желание немедленно все починить. Кассовый аппарат трудно сломать, если строго следовать инструкции Завода-изготовителя, но непрофессиональные действия кассира могут привести к программному сбою в работе и даже к дорогостоящему ремонту.

В данном методическом пособии мы собрали далеко не все, но очень распространенные ошибки, не делая которые, можно сэкономить время, деньги и нервы. Надеемся, что Ваш кассовый аппарат будет работать долго и счастливо.

Данное методическое пособие – это конкретный рецепт для сохранения вашего бизнеса в условиях кризиса. В ней приведены конкретные приемы и рекомендации, которые привлекут новых клиентов, разработаны методики, которые позволят исключить штрафные санкции при применении ККТ. Составлены алгоритмы деятельности руководителя для повышения эффективности работы фирмы в кризис, а также предложены готовые решения, которые вы можете применять прямо завтра.

Изучив это пособие, вы можете прямо завтра добиться успехов. Да, и это правда! Ведь вы не только защитите свой бизнес, но и с помощью проверенных шагов будете использовать конкретные формулы, которые действительно работают! И пусть другие продолжают думать, что это нереально. Но вы, внедрив указанные рекомендации в практику, получите действительно выдающиеся результаты.

Глава I. Подводные камни применения ККТ

1. Что нужно обязательно знать руководителю

Вы должны запомнить на всю свою сознательную жизнь, что все вопросы регулирования – приобретения и применения кассовых аппаратов рассмотрены в законе № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Необходимо также знать все дополнения и изменения, связанные с этим законом и, конечно, его четкое исполнение позволит вам исключить огромное количество проблем и ненужных волнений

Также вы должны понимать, что это – не техническая проблема: чек пробил – не пробил. Это за собой влечет комплекс сложных взаимоотношений: ККТ – кассир-операционист (продавец); кассир-операционист (продавец – покупатель; кассир-операционист – менеджер (администратор); кассир-операционист (продавец) – налоговая инспекция и т. д. А в каждом таком тандеме в жизни возникает свой сценарий, свои проблемы, свои решения. И они не всегда позитивные или правильные, как с точки зрения бизнеса, так и с точки зрения взаимоотношений. В итоге это влияет на продажи, прибыль и соответственно, успеху или неуспеху вашего бизнеса. Какие же проблемы существуют дальше?

Прежде всего нужно знать, что входит в определение «контрольно-кассовая техника». В законе 54-ФЗ указано, что ККТ – это:

? Контрольно-кассовые машины, оснащённые фискальной памятью.

? Электронно-вычислительные машины, в т. ч. персональные.

? Программно-технические комплексы.

ККТ, применяемая организациями и индивидуальными предпринимателями, должна:

? быть зарегистрирована в налоговом органе;

? быть исправна, обеспечивать печать кассовых чеков, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные законом;

? эксплуатироваться в фискальном режиме;

? иметь эксплуатационную документацию

Представители налоговых органов, Роспотребнадзора и другие должностные лица многих государственных учреждений, увидев у Вас кассовый аппарат, с большим желанием придут к Вам с требованием на проверку. У них «слюнки бегут», понимая, что они могут неплохо поживиться на Ваших проблемах при применении ККТ. Ведь сладко и безопасно пнуть тех, кто не может дать сдачи.

Кто имеет право Вас контролировать?

Контроль за соблюдением организациями и ИП требований Федерального закона по применению ККТ осуществляют налоговики и органы полиции в пределах их компетенции.

В первую очередь, они будут трясти Вас как грушу, обнаружив малейшие факты неисправности или неприменения ККТ.

Поэтому Вы должны четко знать, что неприменение ККТ означает:

? фактическое неиспользование ККТ;

? использование ККТ, незарегистрированной в налоговых органах или не включённой в Государственный реестр;

? использование неисправной ККТ;

? использование ККТ, не находящейся на технической поддержке;

? использование ККТ при отсутствии или повреждении марок-пломб, средств визуального контроля;

? использование ККТ, по которой отсутствует учет по установленным формам первичной учетной документации либо в указанные формы внесены искажённые данные;

? пробитие чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем.

Зависит ли от Вас как руководителя возможность предотвратить неприменение ККТ Вашими сотрудниками? Внимательно посмотрите еще раз на верхний абзац. Что мы видим? Действительно, возможное нарушение каждого пункта данного перечня – это человеческий фактор.

В соответствии со ст.14.5 КоАП РФ на Вас будут наложены административные штрафы в следующих размерах:

? на граждан – в размере от 1 500 до 2 000 рублей;

? на должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

? на юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Но самое интересное, что Вы попадаете на замечательный крючок налоговой инспекции и в базу данных как недобросовестный руководитель-бизнесмен. Будьте уверены, что выездная налоговая проверка в самое минимальное время Вам будет обеспечена.

Поэтому нужно не просто знать все возможные случаи неприменения ККТ, но и понимать, что Ваши сотрудники в любой момент могут совершить ошибку, и данная ошибка, как Вы уже поняли, может оказаться непоправимой. Что же зависит от Вас? Прежде всего, научить своих продавцов всем правилам применения ККТ и, самое главное, контролировать самому или с помощью своих заместителей или начальников отделов. Причем контролировать постоянно все вопросы подготовки кассиров-операционистов и, естественно, применения ККТ. Самое интересное, что поскольку проверять ККТ представители государственных органов могут практически каждый день, то поверьте нам, «веселая жизнь» Вам гарантирована.

Как мы уже отмечали ранее, взяв на заметку Вашу ККТ и, соответственно, Вашу фирму, проверяющие будут делать к Вам рейды неоднократно. Поэтому итоговая сумма различных штрафов будет колебаться от 60 000 до 200 000 рублей, ну а минимальные штрафы при выездных проверках Вам известны. В каждом регионе они разные, но к миллиону рублей Вас «подвинут» всегда. Это уже проверено временем.

2. Все основные проблемы рождаются сотрудниками

Невыдача чека – одно из самых массовых нарушений торговли. Причина, чаще всего, – это ошибка кассира.

Из опыта работы известно, что в возникновении ошибок и нарушений в 80 % это человеческий фактор. Действительно, возможна такая ситуация. Механик отремонтировал ККТ, а марку-пломбу забыл поставить. Или необходимые документы на кассовый аппарат вместе с карточкой регистрации ККТ на рабочем месте не оказалось. Что же Вам нужно делать? Ответ прост: консультируйте, учите, воспитывайте, наказывайте, увольняйте, но любой ценой добейтесь беспрекословного соблюдения законов при применении ККТ. Чтобы кассовый аппарат считал только прибыль, и Ваш бизнес успешно развивался.

Если у Вас все эти позиции четко отработаны, то у Вас может возникнуть шальная мысль, что Вы теперь «со щитом». Как бы не так! Следует задать себе целый ряд следующих вопросов:

? Произошло отключение электроэнергии, люди идут, покупают товар. Как пробить чек?

? Отклеилась голограмма. Что делать?

? Кассир получил утром разменную монету и купюры и не знает, куда что записывать.

? В начале смены не сняли X-отчет. Страшно?

? В конце смены не сняли Z-отчет. Можно или нет?

? Расхождение реального времени и времени на кассе составляет: 3, 6, 8 минут. Что делать?

? Плохо пропечатался ИНН. От руки можно подписать?

? Пробили чек на большую сумму. Что делать? А если на меньшую сумму? Как быть?

? Покупатель якобы торопится, просит дать скорее сигареты, типа, чек не нужен. Сигареты получил и сразу показывает удостоверение налогового инспектора. Что делать?

? Вы уже за товар чек пробили, дали сдачу, а клиент говорит: «Возьмите эту пачку печенья обратно и верните мне деньги за нее». Что делать кассиру?

? Покупатель явно не прав, но шумит: «Дайте жалобную книгу!»;

? Клиент показывает чек и возвращает купленную вчера чашку обратно. Шумит на кассира: «Деньги верните!», а в магазине, кроме кассира, никого нет. Что делать?

Поверьте, подобного рода ситуаций и вопросов может быть больше сотни. Таким образом, Вы прекрасно видите, как много проблем и противоречий возникает в вопросах применения контрольно-кассовой техники и если Вы в вопросе применения ККТ не наведете железобетонный «пиночетовский» порядок, то у Вас, вполне вероятно, возникнет «клубок» проблем и потерь, которые в итоге могут привести к такой ситуации что, может быть, Вам вообще придется распрощаться со своим бизнесом.

Рассматривая вопросы человеческого фактора, не думайте, что с наймом первого человека в свою компанию проблемы решаются и не удваиваются. Имейте ввиду, что они удесятеряются! Почему? Потому что получается своеобразная «вилка»: клиент хочет, чтобы все было сделано быстро, качественно и дешево, а работник – чтобы меньше напрягаться, но при этом больше получать. Соответственно, получается медленнее и дороже.

В России всегда есть примерно 20–25 % людей, которые никогда не будут делать то, что им говорят. Поэтому жестко проверяйте, как они выполняют инструкции, чек-листы и т. д.

Следующей важной проблемой в человеческом факторе является управление персоналом. Вы должны понимать, каким бы исполнительным ни был человек, если вы дадите ему свободу и оставите возможность заниматься своими делами, он будет ими заниматься.

Если вы не будете контролировать, более 80 % людей (за небольшим исключением) они всегда найдут лазейки и обойдут требования ваших инструкций, чек-листов.

Что же делать? Со времен Древнего Рима и Египта в управлении персоналом не изобрели ничего нового. Чтобы люди хорошо работали, нужны две вещи: кнут и пряник.

Одновременно нужно понимать, что большинство людей требуют постоянного контроля, причем не только результатов, но и самого процесса. Будет очень здорово, если вы придумаете определенную шкалу оценок, и сотрудник сам будет оценивать свою деятельность в баллах, а в итоге – и в рублях.

Кстати, очень интересное наблюдение из практики . Достаточно большое количество бизнесменов, которые могут не применять ККТ в соответствии с законом 54-ФЗ, на самом деле в обязательном порядке приобретают кассовый аппарат, причем не один. Как вы думаете, для чего? Правильно! Прежде всего, для постоянного контроля и учета наличных денежных средств в своем бизнесе. При этом вы можете выбрать самый примитивный и простой кассовый аппарат, и контроль выручки вами будет обеспечен. Не зря же во многих странах Запада, несмотря на отсутствие требований в обязательном применении ККТ, собственник бизнеса в обязательном порядке приобретает или фискальный регистратор, или ККТ с компьютером, или обычный простой кассовый аппарат.

Итак, каким образом и когда могут возникать проблемы, рожденные вашими сотрудниками. Естественно, они возникают тогда, когда:

? Вы и Ваши сотрудники не изучили закон 54-ФЗ;

? когда отнеслись к выбору обслуживающей организации несерьезно;

? не направили кассира-операциониста (продавца-кассира) на комплексное обучение (отличие комплексного обучения кассира-операциониста от простого обучения, «как нажимать кнопки», – объясним далее в следующих разделах);

? не разработали у себя необходимый комплект документаций, приказов, инструкций и т. д.;

? не изучили особенности действий руководителя и кассира-операциониста при проведении проверок;

? на фирме отсутствует «Инструкция и методические рекомендации» по ведению форм строгой отчетности КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-6, КМ-8, КМ-9;

? у Вас отсутствует «Методика действий руководящего состава и сотрудников при проведении проверок»;

? закончился договор на техническую поддержку;

? у кассира отсутствует удостоверение об обучении работе на ККТ и др.

Однако есть «волшебные таблетки», которые могут предотвратить подобного рода «заболевания». Мы все прекрасно понимаем, что лучше предотвратить болезнь, чем ее лечить.

Поэтому по опыту применения ККТ успешными бизнесменами Вам необходимо обязательно приобрести соответствующую документацию и провести комплекс мероприятий для подготовки к внезапным налоговым проверкам.

Также помните, что, карточка регистрации должна находиться у кассира-операциониста на месте установки ККТ вместе с журналом кассира-операциониста.

Недопустимо, если в карточке регистрации указан один адрес места установки ККМ, а она установлена по другому адресу. Не разрешается использование ККМ, снятых с учета, незарегистрированных или исключенных из Госреестра.

Ошибки кассира (неправильно указанная сумма в чеке, непробитие) оформляются чеком коррекции. Документом фиксируются только ошибки кассира или внештатные ситуации (например, непробитие документа из-за отключения электричества), а возврат товара оформляется обычным чеком с признаком расчета – «возврат прихода».

При работе на онлайн кассе ошибки кассира оформляются специальным документом – чеком коррекции. При этом не стоит путать коррекционный чек и чек на возврат товара.

Если покупателем производится обычный кассовый документ с типом расчета «возврат прихода». От покупателя должно быть получено документальное подтверждение факта возвращения товара. Для этого в произвольной форме пишется заявление с указанием ФИО лица, возвращающего товар, паспортные данные и основание возврата. Продавцом составляется товарная накладная.

В каких случаях составляется коррекционный чек

Документом оформляются ошибки кассира-операциониста:

• указание в документе суммы меньшей, чем получено от покупателя (неучтенная выручка);
• указание суммы большей, чем получено, или непробитие документа (недостача).

Также оформляются внештатные ситуации:

• непробитие кассового документа вследствие отключения света или электричества;
• выход из строя кассового аппарата.

Как оформить коррекционный чек при неучтенной выручке

Если кассир ошибочно указал в сумму меньшую, чем было получено от покупателя, в кассе образуется неучтенная выручка, за которую налоговый орган будет вправе оштрафовать предпринимателя или компанию, так как, по его мнению, на излишек по кассе чек выбит не был. Налицо неприменение ККТ, которое карается штрафом от 10 000 до 30 000 руб.

Ситуацию можно исправить, оформив чек коррекции. Перед этим необходимо составить бумагу, обосновывающую формирование данного чека, – например, служебную записку, в которой указать причину возникновения ошибки. Документ должен иметь номер и дату.

После того как чек направлен ОФД, рекомендуется в письменной форме (при обращении в ИФНС или через Личный кабинет на сайте ФНС) уведомить налоговый орган о факте неприменения ККТ и составлении в результате этого чека коррекции.

Обратите внимание! Если налоговый орган узнал о неприменении ККТ раньше, чем это заметил кассир, то тип коррекции будет «операция по предписанию», а основание – «дата, номер и наименование документа, вынесенного налоговой инспекцией».

Как оформить коррекционный чек при недостаче

Если в кассовом документе указывается сумма большая, чем получена от покупателя, в кассе образуется недостача. С точки зрения ФНС это не является нарушением порядка применения онлайн-кассы. Об этом факте, как в случае в неучтенной выручкой, сообщать в ИФНС не нужно.

Когда оформляется коррекционный чек

Новый закон, внесший изменения в порядок расчета с покупателями, не содержит указания на то, когда можно оформить чек коррекции. Расширенное толкование п. 4 ст. 4.3. 54-ФЗ подразумевает возможность его составления в любой день, когда была выявлена ошибка. Основным условием является открытие в рабочую смену, а не в промежутке между ними.

Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции.

03.07.2017

Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции.

С июля этого года для большинства розничных торговцев применение онлайн-касс становится обязательным. Но чиновники пока не дали официальных разъяснений, как применять ККТ нового образца в различных ситуациях. В прошлой статье мы изложили свою точку зрения относительно оформления возврата денег за ранее приобретенный товар (см. « »). Сегодня мы обратились к теме чеков коррекции и попытались разобраться, когда нужно их пробивать, что в них указывать и можно ли скорректировать выручку вчерашнего дня.

В каких случаях нужно пробить чек коррекции.

Напомним, что 1 июля 2017 года - это дата, когда большинство пользователей ККТ в обязательном порядке должны перейти на онлайн-кассы (до этого переход на онлайн-кассы был добровольным). Такая кассовая техника имеет фискальный накопитель и способна передавать сведения налоговикам в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД). Правила применения онлайн-кассы подразумевают, в числе прочего, оформление чеков коррекции.
от 22.05.03 № 54-ФЗ 4.3 Закона о ККТ).

Ошибки в сумме «исходного» чека могут быть двух видов. Первый - кода кассир указал величину меньше, чем нужно. Второй - когда кассир указал величину больше, чем нужно. Рассмотрим каждый случай в отдельности.

Сумма в «исходном» чеке меньше, чем нужно.

Предположим, что кассир указал в чеке сумму меньше, чем получил на самом деле, и понял это после ухода покупателя. Тогда фактический приход денег оказался больше, чем отражено в фискальных данных. Другими словами, в кассе появилась неучтенная выручка, которая с точки зрениях проверяющих свидетельствует о неприменении ККТ. То же самое получится, если кассир вовсе не пробьет чека.



14.5 КоАП РФ.

Сумма в «исходном» чеке больше, чем нужно.

Теперь предположим, что кассир пробил сумму большую, чем получена на самом деле, и понял это после ухода покупателя. В результате фактическая выручка оказалась меньше той, что отражена в фискальных данных. Как следствие, остаток в денежном ящике оказался меньше остатка, зафиксированного в учете, то есть появилась недостача. То же самое происходит, если кассир пробивает один и тот же чек несколько раз.
Нужно ли в такой ситуации формировать чек коррекции? По мнению большинства специалистов, в том числе представителей ФНС - не нужно. Дело в том, что недостача не свидетельствует о неприменении ККТ и не является поводом для штрафа. Поэтому корректировать недостачу так же, как неучтенную выручку, необязательно. Достаточно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на сумму недостачи. Плюс к этому кассир должен написать объяснительную записку и раскрыть в ней причины недостачи.

Если ошибка в чеке обнаружена в присутствии покупателя.

Задача кассира, обнаружившего ошибку в присутствии покупателя, значительно упрощается, поскольку есть возможность незамедлительно исправить ситуацию. Прежде всего, нужно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на неправильную сумму. Потом следует сформировать еще один обычный чек с признаком расчета «приход» на правильную сумму. Соответственно, «исходный» чек с ошибкой следует у покупателя забрать, а взамен выдать новый чек с верной суммой. Таким образом, оператор фискальных данных, а затем и налоговики, получат правильные данные о выручке, и чеки коррекции не понадобятся.

Можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену.

Очень много споров вызывает вопрос о том, можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену. Проще говоря, можно ли сегодня скорректировать выручку, полученную вчера, позавчера или еще раньше.
4.3


Мы тоже считаем, что вполне допустимо корректировать выручку, полученную в прошлую смену. Ведь независимо от того, в какой день кассир пробивает чек коррекции, он приводит фискальные данные в соответствие с фактической выручкой. А это, как мы говорили выше, является главным предназначением чека коррекции. Но сделать окончательные выводы мы сможем лишь после того, как чиновники опубликуют официальные разъяснения.

Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции.

С июля этого года для большинства розничных торговцев применение онлайн-касс становится обязательным. Но чиновники пока не дали официальных разъяснений, как применять ККТ нового образца в различных ситуациях. В прошлой статье мы изложили свою точку зрения относительно оформления возврата денег за ранее приобретенный товар (см. «Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю»). Сегодня мы обратились к теме чеков коррекции и попытались разобраться, когда нужно их пробивать, что в них указывать и можно ли скорректировать выручку вчерашнего дня.

В каких случаях нужно пробить чек коррекции.

Напомним, что 1 июля 2017 года - это дата, когда большинство пользователей ККТ в обязательном порядке должны перейти на онлайн-кассы (до этого переход на онлайн-кассы был добровольным). Такая кассовая техника имеет фискальный накопитель и способна передавать сведения налоговикам в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД). Правила применения онлайн-кассы подразумевают, в числе прочего, оформление чеков коррекции.
В действующей редакции Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее - Закон о ККТ) не говорится, когда именно нужно пробивать чек коррекции. Известно лишь, что формировать чеки коррекции следует при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее (п. 4 ст. 4.3 Закона о ККТ).
В частных комментариях чиновники из ФНС, разработчики кассового оборудования и прочие заинтересованные лица сходятся во мнении, что чеки коррекции следует пробить, если кассир ошибся в сумме «исходного» чека, либо вовсе не оформил его. Тогда величина фактической выручки разойдется с показателем, который при помощи онлайн-кассы поступит к ОФД, а затем и в налоговую. Чтобы избежать расхождений, кассир должен пробить чек коррекции и тем самым «подогнать» фискальные данные под фактическую выручку. Для этого, собственно говоря, и предназначен чек коррекции.
Ошибки в сумме «исходного» чека могут быть двух видов. Первый - кода кассир указал величину меньше, чем нужно. Второй - когда кассир указал величину больше, чем нужно. Рассмотрим каждый случай в отдельности.

Сумма в «исходном» чеке меньше, чем нужно.

Предположим, что кассир указал в чеке сумму меньше, чем получил на самом деле, и понял это после ухода покупателя. Тогда фактический приход денег оказался больше, чем отражено в фискальных данных. Другими словами, в кассе появилась неучтенная выручка, которая с точки зрениях проверяющих свидетельствует о неприменении ККТ. То же самое получится, если кассир вовсе не пробьет чека.
При подобных обстоятельствах чек коррекции может помочь избежать штрафа за неприменение ККТ. Это произойдет при условии, что продавец обнаружил и исправил ошибку прежде, чем ее обнаружили налоговики.
Действовать надо следующим образом. Сначала составить документ (к примеру, служебную записку) с указанием даты, времени и причины ошибки, повлекшей образование неучтенной выручки. У данного документа должен быть номер и дата. Затем этот номер и дату следует указать в чеке коррекции в качестве основания для коррекции. Также в чеке коррекции нужно указать признак расчета «приход» и тип коррекции «самостоятельная операция».
После того, как чек коррекции пробит и направлен оператору фискальных данных, продавцу лучше перестраховаться и сообщить в ИФНС об обнаружении и устранении неучтенной выручки. Это будет гарантией того, что инспекторы не назначат санкцию.
Если же налоговики сами узнают о неучтенной выручке (например, от покупателя, которому не выдали чек), они направят продавцу предписание. В такой ситуации продавец также обязан пробить чек коррекции, но в качестве основания для коррекции указать номер и дату предписания. Типом коррекции будет «операция по предписанию». Важно помнить, что такой чек не освободит от штрафа по статье 14.5 КоАП РФ.

Сумма в «исходном» чеке больше, чем нужно.

Теперь предположим, что кассир пробил сумму большую, чем получена на самом деле, и понял это после ухода покупателя. В результате фактическая выручка оказалась меньше той, что отражена в фискальных данных. Как следствие, остаток в денежном ящике оказался меньше остатка, зафиксированного в учете, то есть появилась недостача. То же самое происходит, если кассир пробивает один и тот же чек несколько раз.
Нужно ли в такой ситуации формировать чек коррекции? По мнению большинства специалистов, в том числе представителей ФНС - не нужно. Дело в том, что недостача не свидетельствует о неприменении ККТ и не является поводом для штрафа. Поэтому корректировать недостачу так же, как неучтенную выручку, необязательно. Достаточно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на сумму недостачи. Плюс к этому кассир должен написать объяснительную записку и раскрыть в ней причины недостачи.

Если ошибка в чеке обнаружена в присутствии покупателя.

Задача кассира, обнаружившего ошибку в присутствии покупателя, значительно упрощается, поскольку есть возможность незамедлительно исправить ситуацию. Прежде всего, нужно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на неправильную сумму. Потом следует сформировать еще один обычный чек с признаком расчета «приход» на правильную сумму. Соответственно, «исходный» чек с ошибкой следует у покупателя забрать, а взамен выдать новый чек с верной суммой. Таким образом, оператор фискальных данных, а затем и налоговики, получат правильные данные о выручке, и чеки коррекции не понадобятся.

Можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену.

Очень много споров вызывает вопрос о том, можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену. Проще говоря, можно ли сегодня скорректировать выручку, полученную вчера, позавчера или еще раньше.
Поводом для дискуссии служит пункт 4 статьи 4.3 Закона о ККТ. В нем сказано, что чек коррекции пробивается после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Из буквального прочтения данной нормы напрашивается вывод, что создать чек коррекции за прошлую смену нельзя.
У данной трактовки есть немало сторонников. Они утверждают, что провести корректировку за прошлую смену в любом случае не получится, потому что излишки денег должны обнаружиться при закрытии смены. Значит, и корректировку нужно делать также при закрытии смены, а точнее перед закрытием. Как следствие, создать чек коррекции можно только за текущую смену.
Однако, на практике нередко случается, что кассир выявляет неучтенную выручку на следующий день или позднее. И в неофициальных комментариях чиновники из ФНС уверяют, что пробивать чеки коррекции за прошлые смены не возбраняется. Главное, чтобы в таком чеке было указано, какого числа была допущена ошибка. Эту информацию следует фиксировать в реквизите, который называется «Описание коррекции». Его можно заполнить, например, так: «05.07.2017 сформирован кассовый чек с неверной суммой». При этом сам чек коррекции может быть пробит, к примеру, 10 июля 2017 года или в другой день.
Мы тоже считаем, что вполне допустимо корректировать выручку, полученную в прошлую смену. Ведь независимо от того, в какой день кассир пробивает чек коррекции, он приводит фискальные данные в соответствие с фактической выручкой. А это, как мы говорили выше, является главным предназначением чека коррекции. Но сделать окончательные выводы мы сможем лишь после того, как чиновники опубликуют официальные разъяснения.

Самые распространенные ошибки кассира

Итак, самыми распространенными ошибками, которые совершают кассиры при работе на КСА, являются:

Неверно сформированный чек (на большую сумму, чем следует);

Снятие сменного отчета с неверной датой;

Неправильное оформление записей в книге кассира-операциониста;

Не оформление купли-продажи через КСА (не пробивание чека).

1.Неверно сформированный чек (на большую сумму, чем следует)

Продавец-кассир магазина «Ткани», рассчитываясь с покупателем, вместо 1 метра 85 см ткани ввела в кассу число 185 и умножила на цену 1 метра ткани. Не глядя на индикатор кассира, где высвечивается сумма покупки, закрыла чек. А когда увидела чек, - было уже поздно: вместоруб. по кассе прошли 1 млн 850 тыс. руб.

Что делать кассиру, если чек пробит на большую сумму?

1. Выполнить операцию «аннулирование чека» (ход выполнения этой операции подробно описан в руководстве по эксплуатации КСА).

2. Сформировать правильный чек и выдать его покупателю.

3. Заполнить реестр ошибочно сформированных чеков (далее - реестр).

4. К реестру приложить ошибочный чек.

5. Сообщить о случившемся ИП и написать объяснительную записку на его имя, в которой кратко и четко изложить ситуацию, указать дату, заводской номер КСА, номер чека, сумму, ошибочно проведенную по кассе.

6. Сделать соответствующую запись в графе 7 «Возвращено денежных сумм покупателям (потребителям) по неиспользованным кассовым чекам» книги кассира-операциониста.

Чего не следует делать кассиру, если чек пробит на большую сумму?

Не пытаться использовать (погашать) ошибочно сформированный чек в течение рабочего дня (смены). Данный запрет содержится в пункте 15 Инструкции о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением МНС, с изм. и доп. (далее - Инструкция № 000).

Что делать ИП, если его кассир пробил чек с ошибкой?

1. Взять у кассира объяснительную записку.

2. Составить акт на основании объяснительной записки (нормативные документы этого не требуют, но практика показывает, что следует поступить именно таким образом), в котором нужно указать те же данные, что кассир укажет в своей объяснительной записке.

3. Если чек оформлен на большую сумму (как в данной ситуации), ЦТО рекомендуют поставить в известность о случившемся налоговую инспекцию (позвонить своему налоговому инспектору).

4. Проконтролировать кассира, который должен заполнить реестр и приложить к нему ошибочный чек.

5. Все бумаги (реестр, чек, объяснительную записку кассира, акт) вложить в книгу кассира-операциониста. Эти документы пригодятся в случае налоговой проверки: на их основании ошибочную сумму вычтут из налогооблагаемой базы по подоходному налогу.

Информацию из реестров, оформленных в течение квартала, использовать при заполнении графы 8 «Ошибочно принято денежных средств, в том числе по каждому кассовому суммирующему аппарату, специальной компьютерной системе, билетопечатающей машине, таксометру с указанием их заводского номера, даты составления ошибочно сформированных чеков» отчета о суммах наличных денежных средств, принятых с использованием КСА. Речь идет о квартальном отчете в налоговую инспекцию по форме, установленной Инструкцией № 000, которую должны представлять ИП, использующие КСА и СКС (за исключением ИП -плательщиков единого налога).

Алгоритм действий

Ввод КСА в эксплуатацию и регистрация

1-й шаг : заключить договор с центром технического обслуживания (ЦТО), имеющим сертификат на право ремонта и технического обслуживания данной модели КСА (согласно пункту 3 постановления Совмина и Нацбанка /1 эксплуатация КСА без договора запрещена).

2-й шаг : узнать в ИМНС по месту регистрации, в какой день они готовы зарегистрировать КСА. На этот же день договориться с ЦТО о выполнении работ по вводу КСА в эксплуатацию. Налоговые инспекторы обычно требуют, чтобы регистрация КСА производилась в день, когда ИП получает документы в ЦТО.

3-й шаг : в назначенный день получить в ЦТО документы для регистрации (акт ввода КСА в эксплуатацию, акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков, список КСА, находящихся в эксплуатации у ИП) и зарегистрировать КСА (ИП - плательщики подоходного налога регистрируют также книгу кассира-операциониста) в налоговой инспекции.

Заметим, что при регистрации КСА налоговые инспекции не требуют предъявлять удостоверение кассира - документ, дающей право работать на данной модели КСА. Этот документ потребуется позже, в ходе проверок по соблюдению ИП правил эксплуатации КСА. Его можно получить после прохождения обучения или в ЦТО, или после окончания специализированных учебных заведений.

На заметку

Согласно пункту 12 Инструкции № 000 КСА должны быть установлены в местах, доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации индикатора покупателя (если КСА имеют такой индикатор в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь), отображающего сумму, проведенную по КСА. КСА, не имеющие индикатора покупателя, устанавливаются таким образом, чтобы обеспечивался визуальный просмотр самого аппарата, системы.

Прописные истины

Если кассир не закрыл чек (не нажал на клавишу «Итог»), у него есть возможность изменить, то есть сторнировать сумму последней покупки, убрав ее из чека нажатием соответствующей кнопки на аппарате. Данной операцией также можно воспользоваться в случае, если у покупателя не хватает денег оплатить все свои покупки.

Произвести операцию «сторно» можно на любом КСА. Главное - вовремя заметить допущенную ошибку и не торопиться нажимать клавишу «Итог». Нажав на клавишу «ПИ» («предварительный итог»), кассир до закрытия чека может проверить сумму, которую должен заплатить покупатель.

Надо взять за правило контролировать свои действия с помощью информации, высвечивающейся на индикаторе кассира, и только убедившись, что эта информация соответствует действительности, завершать формирование чека нажатием клавиши «Итог».

Сторнированные суммы КСА фиксируются в отчете закрытия смены (z-отчете).

2.Снятие сменного отчета с неверной датой

Кассир снял Z-отчет, не проверив по Х-отчету (отчет без обнуления денежных и операционных регистров КСА), правильно ли указаны дата и время данной операции. Дата сбилась, и соответственно КСА заблокировался.

Что делать кассиру, если КСА заблокировался?

Удостовериться, что сумма наличных денег в денежном ящике соответствует данным Z-отчета. Дополнительно можно свериться с контрольной лентой, на которой распечатываются все чеки за рабочую смену (с помощью калькулятора проверить итоговую сумму).

Если номер Z-отчета правильный, внести данные в книгу кассира-операциониста.

Сообщить ИП (можно сразу позвонить и в ЦТО) о случившемся.

На период ремонта КСА прием наличных денег производится с использованием первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных : приходных кассовых ордеров формы КО-1, талонов формы 20-ФС, квитанций формы KB-1.

Что делать ИП, если КСА заблокировался?

1. Отвезти КСА в ЦТО либо вызвать представителя ЦТО на место (в зависимости от условий заключенного с ЦТО договора).

2. Сообщить по телефону в ИМНС о предстоящем ремонте блока фискальной памяти КСА. По окончании ремонта КСА в ИМНС представляются документы, подтверждающие выполнение ремонта.

3. Не позднее дня, следующего за днем начала работы отремонтированного КСА, сообщить в ИМНС данные о количестве использованных приходных кассовых ордеров, талонов или квитанций.

На заметку

Согласно СТБ «Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Требования к техническому обслуживанию и ремонту» каждый ЦТО должен иметь резервный фонд КСА, которым ИП может воспользоваться в период ремонта вышедшего из строя аппарата. Условия выдачи резервного КСА предусматриваются в договоре с ЦТО. Некоторые ЦТО оказывают эту услугу бесплатно.

Прописные истины

Информация, содержащаяся в Х-отчете, соответствует информации в Z-отчете, но, в отличие от Z-отчета, она не записывается в фискальную память КСА. Х-отчет удобен тем, что в любое время кассир может себя проконтролировать.

В конце рабочего дня (смены), перед тем как формировать Z-отчет, кассир должен проверить, совпадают ли количество наличных денег в денежном ящике и сумма, указанная в Х-отчете. Затем следует проверить, соответствуют ли действительности время и дата, напечатанные на Х-отчете. В случае несоответствия хотя бы одного из этих показателей Z-отчет не снимается. Следующим шагом должно быть обращение в ЦТО. В отдельных случаях консультации по телефону будет достаточно, чтобы кассир самостоятельно справился с неполадкой.

Х-отчет также используется в спорных ситуациях для установления истины. К примеру, кассир говорит, что получил от покупатыс. руб., а покупатель утверждает, что дал 50 тыс. руб. Кассир может снять Х-отчет и показать, что, к примеру, с 8.00 до 10.00 пробито по кассе 200 тыс. руб. и в денежном ящике также присутствует эта сумма.

3.Неправильное оформление записей в книге кассира-операциониста

В книге кассира-операциониста сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как на сегодняшний день согласно пункту 9 Инструкции № 000 они освобождены от ведения книги кассира-операциониста).

Как внести исправления?

Строка полностью зачеркивается и переписывается на свободном месте (в связи с тем, что хронология записей в книге кассира-операциониста не должна быть нарушена, кассиру иногда приходится зачеркивать и переписывать довольно большие фрагменты). Исправление заверяется подписью кассира либо иного лица, уполномоченного осуществлять прием наличных денег.

Прописные истины

Записи в книге кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) кассир записывает дату и показания накапливающих денежных счетчиков аппарата (денежные обороты) на начало рабочего дня (смены). Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняет остальные реквизиты, предусмотренные формой книги кассира-операциониста (пункт 9 Инструкции № 000).

4.Не оформление купли-продажи через КСА (не пробивание чека).

Кассир не пробил чек и соответственно не выдал его покупателю.

Это единственная ситуация, последствия которой могут стать с 1 ноября непоправимыми.

С 1 ноября 2005 года вступили в силу новые требования Декрета «О лицензировании отдельных видов деятельности » (в ред. от 01.01.2001), согласно которым в случае повторного (два и более раза в течение календарного года) нарушения лицензиатом установленного законодательством порядка приема наличных денег при реализации товаров (работ, услуг) и (или) использования КСА и (или) СКС лицензирующий орган будет обязан в двухнедельный срок принять решение об аннулировании лицензии на основании представления налогового или другого государственного органа, контролирующего в пределах своей компетенции соблюдение указанного порядка.

Проверки

Контроль за деятельностью ЦТО и их клиентов осуществляют подразделения Госстандарта, МНС, КГК. Кроме того, при ИМНС по г. Минску создана комиссия из представителей городской и районных налоговых инспекций, МНС, Госстандарта, НИИ ЭВМ, которая проверяет торговые объекты столицы (в том числе используя метод контрольной закупки). Проверяются наличие КСА, средств контроля (они должны быть установлены в определенных местах, согласованных с Госстандартом и МНС, серии и номера средств контроля должны соответствовать данным, указанным в формуляре (паспорте) КСА). Кроме того, проверяется наличие договора с ЦТО на техобслуживание и ремонт КСА, формуляра (паспорта) КСА, журнала учета технического обслуживания и ремонта (в котором сотрудник ЦТО должен ежемесячно делать отметки), удостоверения кассира.

Несоблюдение любого из этих требований будет трактоваться проверяющими как нарушение порядка использования КСА для приема наличных денег при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг), за которое предусмотрен штраф от 20 до 100 БВ (подпункт 1.10 Указа «О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений», с изм. и доп.).

Правила не для всех

ИП - плательщики единого налога не должны вести книгу кассира-операциониста, в пункте продажи у них может не быть эксплуатационной документации на КСА, а также документов, подтверждающих выдачу кассиру, иному уполномоченному лицу перед началом рабочего дня (смены) наличных денег авансом для расходных операций в размере не более 5 БВ на один КСА (пункты 9, 10 и 11 Инструкции № 000).

Кроме того, плательщики единого налога не должны сдавать отчет о суммах наличных денежных средств, принятых с использованием кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек через эти аппараты, системы, машины, таксометры, при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг.