Pr?ce s dokumenty zahrnuje teorii i praxi. Technika se??v?n?/se??v?n? v?cestr?nkov?ch dokument? pat?? k na?emu pap?rensk?mu ?emeslu. Proto nejprve - odpov?? je praktick?.

P?i kancel??sk? pr?ci se v?cestr?nkov? dokumenty v p??pad? pot?eby se??vaj? 3 prop?chnut?m. ??etn? knihy a den?ky, pokud jsou ji? sv?z?ny a se?ity / se?ity pr?myslov?m zp?sobem (typograficky), je povoleno se??t 2 vpichy. Pokud v dob? sestavov?n? a zpracov?n? dokumentu ji? v?te, ?e je nutn? jej se??t a se??t, doporu?ujeme ponechat 35 mm pro lev? okraj m?sto 20 mm.

Ale i p?i standardn? velikosti lev?ho okraje je t?eba si p?edstavit, ?e list dokumentu je rozd?len vodorovn? na polovinu. Uprost?ed lev?ho pole (na t?to vodorovn? ???e) je vyzna?en prvn? (st?edn?) vpich. V duchu (nebo pomoc? prav?tka, ale bez kreslen? ?ehokoli) rozd?l?me horn? a spodn? ??st listu znovu na polovinu. V lev?m poli jsou na t?chto ment?ln?ch vodorovn?ch ?ar?ch na?rtnuty horn? a doln? vpichy. Samotn? vpichy se prov?d?j? pomoc? jak?hokoli dostupn?ho kancel??sk?ho vybaven? - tlust? jehly, ??dla, vrta?ky nebo speci?ln?ho vybaven? - se??va?ky. Pro ?it? by m?ly b?t pou?ity p??rodn? ln?n?, hedv?bn? nebo bavln?n? nit? nebo pr?mky bez p?id?n? um?l?ch vl?ken.

V?cestr?nkov? dokument (jak?si „bal??ek“) se um?st? l?cem dol? a ze strany posledn?ho listu se do horn?ho a spodn?ho otvoru navl?kne nit. „Bal?k“ se obr?t? a konce nit? z horn?ho a spodn?ho vpichu se sou?asn? navl?knou do st?edn?ho vpichu. „Bal??ek“ se op?t um?st? l?cem dol? a konce nit? ve st?edn?m vpichu se p?ek???? a ut?hnou tak, aby nit, kter? byla p?edt?m prota?ena vn?j??mi vpichy, vstoupila do uzlu. Voln? konce nit? na zadn? stran? pro?it? nech?me tak dlouh?, aby vy?n?valy alespo? 2-3 cm zpod samostatn? nalepen?ho listu pap?ru s certifikovan?m certifika?n?m n?pisem. Tento list je nalepen tak, aby zakr?val se??vac? jednotku a ??st voln?ch konc? nit?. Lep?? je lepit univerz?ln?m lepidlem PVA, proto?e mluv?me o se??v?n? v?ce str?nek origin?l a v ??dn?m p??pad? silik?tov?m lepidlem. K p?ipevn?n? certifika?n?ho n?pisu lze pou??t lepic? ty?inku a samolepic? ?t?tky kopie v?cestr?nkov? dokument.

Certifika?n? (certifika?n?) n?pis je vypracov?n na samostatn?m listu pap?ru (viz p??klad 1). Pokud je cel? text n?pisu nebo jeho ??st (nap??klad po?et list? v ??slech a slovech, datum) naps?n ru?n?, je lep??, aby to bylo provedeno stejn?m perem jako podpis opr?vn?n?ho osoba, kter? toto ?it? potvrd?. Pe?e? organizace je nalepena tak, ?e zasahuje do ??sti nalepen?ho listu s certifika?n?m n?pisem a na ??st rubov? strany posledn?ho listu samotn?ho stehu.

P??klad 1

Registrace certifika?n?ho n?pisu na zadn? stran? pro??v?n?

Sbalit show

A te? - teorie problematiky. Dokument je informace zaznamenan? na hmotn?m nosi?i s podrobnostmi, kter? umo??uj? jej? identifikaci. P?edm?tov? podstata dokumentu je jednota formy(pap?r - ?asopisy, knihy, listy standardn?ch form?t?, formul??e; elektronick? - form?ty pro prezentaci elektronick?ch dokument?), formul??(slo?en? detail? dokumentu a zna?ek na n?m) a obsah(struktura a pravidla pro prezentaci textu dokumentu toho ?i onoho typu, slovn? z?soba a gramatika). Jeho nejd?le?it?j??mi vlastnostmi jsou informa?n? charakter, v?cn? nosi? a pr?vn? s?la. V?echny tyto vlastnosti jsou nav?c propojeny a tvo?? povahu samotn?ho dokumentu.

Probl?my se??v?n? nebo jin?ho spojov?n? dokument?, kter? jsou vytvo?eny jako v?cestr?nkov? origin?ly, jsou posuzov?ny v?hradn? z hlediska bezpe?nosti celistvost nosi?e materi?lu dokument, kter? jej chr?n? p?ed pad?l?n?m, z?m?nou a v?m?nou list?. Nejjednodu???m zp?sobem, jak zajistit integritu m?dia v?cestr?nkov?ch dokument?, je o??slovat jeho str?nky a jednodu?e je se??t se??va?kou. V „intern?m“ podnikatelsk?m prost?ed? organizace je tento zp?sob „ochrany“ integrity dokumentu obvykle pova?ov?n za dostate?n?.

Pokud bude v?cestr?nkov? dokument existovat nejen v r?mci organizace, ale tak? v „extern?m“ prost?ed?, lze krom? ??slov?n? str?nek (od druh?) a jednoduch?ho upevn?n? list? pou??t dal?? zp?sob ochrany integrity - inicializace ka?d? str?nky. Inici?la je zvl??tn? forma v?za, kter? se skl?d? pouze ze zkr?cen?ho podpisu (osobn?ho tahu) inici?tora, vykonavatele nebo opr?vn?n? osoby pro dan? typ dokumentu nebo transakce, „chr?n?“ integritu v?cestr?nkov?ho dokumentu. P??kladem je parafov?n? smluv p?ed jejich podpisem, kdy jsou na ka?d?m listu seps?ny podpisy inici?tor? ?i vykonavatel? z ka?d? strany. A t?et? zp?sob, jak zajistit integritu materi?lov?ho m?dia, je se??t/se??t v?cestr?nkov? dokument.

Povinnost se??vat ?i jinak se??vat archy p?i sepisov?n? a podepisov?n? dokument?, kter? budou m?t podobu v?cestr?nkov?ch origin?l?, ani techniku se??v?n? p??mo neupravuj? ani obecn? pravidla kancel??sk? pr?ce, ani Pravidla pr?ce not??sk? kancel??e.

Problematika zaji?t?n? celistvosti origin?lu v?cestr?nkov?ho dokumentu a jeho ochrany p?ed z?m?nou, pad?l?n?m a z?m?nou list? o nich rozhoduje organizace samostatn? a jsou zakotveny v pokynech nebo p?edpisech veden? ??adu publikov?n? nebo pr?ci s dokumenty ur?it?ho typu. Doporu?ujeme nap?. v pravidlech pro zve?ej?ov?n? organiza?n?ch dokument? nebo pravidlech pro smluvn? pr?ci konkr?tn? ?e?it ot?zku zp?sobu a techniky zap?n?n? / se??v?n? v?cestr?nkov?ch dokument? s p?ihl?dnut?m k jejich p??padn? n?sledn? prezentaci „vn?j??“ podnikatelsk? prost?ed? nebo pro not??sk? ov??en?, jako? i pro st?tn? registraci.

Po?adavky, kter? jsou kladeny sou?asn?mi regula?n?mi pr?vn?mi akty na forma lepen? v?cestr?nkov? dokumenty jsou zalo?eny pouze v obecn? form? pot?eba se??vat nebo se??vat a ??slovat listy origin?ly p?edlo?en? k not??sk?mu ov??en?, n?kter? druhy v?ro?n?ch zpr?v, knihy a ?asopisy nebo kopie dokument?.

P??klad 2

P??klady dokument?, kter? regula?n? pr?vn? akty vy?aduj?, aby byly se?ity

Sbalit show

Pokladn? kniha tedy mus? b?t sestavov?na m?s??n?, ?tvrtletn? a ro?n? v souladu s po?adavky feder?ln?ho z?kona ze dne 6. prosince 2011 ?. 402-FZ „O ??etnictv?“.

Auditn? protokol mus? b?t se?it?, o??slovan? a ov??en? pe?et? pr?vnick? osoby nebo fyzick?ho podnikatele (?l?nek 16 feder?ln?ho z?kona ze dne 26. prosince 2008 ?. 294-FZ „O ochran? pr?v pr?vnick?ch osob a fyzick?ch osob podnikatel? p?i v?konu st?tn? kontroly (dozoru) a obecn? kontroly“ ).

V?echny listy p?ihl??ky k ??asti v sout??i a v?echny listy svazku p?ihl??ky k ??asti v sout??i mus? b?t se?ity a o??slov?ny v souladu s ?l. 25 feder?ln?ho z?kona ze dne 21. ?ervence 2005 ?. 94-FZ „O zad?v?n? zak?zek na dod?vku zbo??, prov?d?n? prac?, poskytov?n? slu?eb pro st?tn? a komun?ln? pot?eby“.

A feder?ln? v?konn? org?ny, kter? p?edkl?daj? jimi vydan? normativn? pr?vn? akty ke st?tn? registraci ministerstvu spravedlnosti Ruska, mus? krom? se?it? dokumentu a ??slov?n? list? zajistit, aby na zadn? stran? ka?d?ho listu p?vodn?ho normativn?ho pr?vn?ho z?kona se opat?uje v?zem vedouc?ho pr?vn? slu?by feder?ln?ho v?konn?ho org?nu (p??kaz Ministerstva spravedlnosti Ruska ze dne 5. 4. 2007 ?. 88 ve zn?n? ze dne 26. 5. 2009 „O schv?len? Vysv?tlivky k pou?it? Pravidel pro p??pravu regula?n?ch pr?vn?ch akt? feder?ln?ch v?konn?ch org?n? a jejich st?tn? registrace“).

Organizace (a jej? spisov? slu?ba) tak samostatn? stanovuje a dodr?uje pravidla pro zaji?t?n? integrity dokument? ve sv?m „vnit?n?m“ podnikatelsk?m prost?ed? a samoz?ejm? pln? obdobn? po?adavky stanoven? org?ny st?tn? spr?vy a samospr?vy.

Dokumenty jsou dokumenty, kter? obsahuj? informace, kter? jsou ??dn? evidov?ny a maj? ur?itou hodnotu pro konkr?tn? podniky nebo instituce. Aby byly va?e pap?ry spr?vn? vypln?ny, mus?te v?d?t spoustu v?c?, v?etn? takov?ho postupu, jako je se??v?n? dokument?. V tomto ?l?nku se pod?v?me na to, jak spr?vn? se??t dokumenty nit? pro finan?n? ??ad nebo pro archiv a jak? po?adavky se na tento postup vztahuj?.

Pro? je nutn? se??vat dokumenty?

Neexistuj? ??dn? p?esn? po?adavky a pokyny t?kaj?c? se vazby dokument?, ale p?i p??prav? r?zn?ch dokument? pro ur?it? instituce existuj? pravidla, kter? stanov?, ?e pod?v?n? dokument? je povoleno pouze v se??van? form?, nap??klad:

• do archivu p?i p?edkl?d?n? jak?chkoli dokument?;
• finan?n?mu ??adu p?i pod?v?n? hl??en?;
• p?i p?ed?v?n? p??pad? soud?m;
• ??astnit se v?b?rov?ho ??zen? p?i p??prav? a odevzd?n? podklad?;
• p?i prov?d?n? st?tn? registrace podnik?;
• do banky, p?i p?ed?v?n? ov??en?ch kopi? doklad? apod.

Proces ?it? lze prov?st pomoc? n?sleduj?c?ch n?stroj?:

• nit?, ??dla a jehly;
• sponky a se??va?ky;
• speci?ln? mechanick? za??zen?.

D?le?it?! Je nutn? se??vat dokumenty, kter? se skl?daj? z v?ce ne? jedn? str?nky.

D?ky ?irok? ?k?le mo?nost? pro se??v?n? dokument? jsou na n?kter?ch m?stech vy?adov?ny p??mo ?it? pap?ry nit?, co? se d?je z bezpe?nostn?ch d?vod?, proto?e na rozd?l od jin?ch mo?nost? je t?m?? nemo?n? vym?nit listy ?it? nit? a zaji?t?n? mokr?m t?sn?n?m.

Pravidla a po?adavky na se??v?n? dokument?

Dnes neexistuje jeden univerz?ln? a jedin? pokyn pro z?vazn? dokumenty, ale mezi regula?n?mi dokumenty existuj? dokumenty, kter? v?m pomohou zjistit, jak? typ p??pravy dokument? je pro instituci nezbytn?.

P??prava dokument? k ulo?en? do archivu

P?i p??prav? k se??v?n? dokumentace do archivu je nutn? zpracovat soupis dokumentu, kter? se skl?d? z n?sleduj?c?ch ??st?:

• N?zev dokumentu;
• datum, kdy byl soupis sestaven;
• kr?tk? shrnut?;
• invent??, co? je tabulka s ?daji o po?adov?m ??sle, datu a jm?nu, pozn?mky;
• po?et list?, ??sla jsou uvedena ??sly i p?smeny;
• Podpis ??edn?ka.

Aby byl dokument p?ipraven, je t?eba prov?st n?sleduj?c? operace.

Jak? jsou vlastnosti p?i se??v?n? doklad? pro da?ovou slu?bu?

Da?ov? slu?ba je seri?zn? org?n, kter? vy?aduje pravideln? zpr?vy a m??e nez?visle kontrolovat originalitu a spr?vnost dokumentace. P?i kontrole da?ov? inspektor ?asto vy?aduje ov??en? doklady. V?echny kopie mus? b?t ?pln?m a ov??en?m duplik?tem origin?lu. Pro certifikaci je nutn? na dokladu uv?st podrobnosti, kter? uv?d?j? platnost doklad? po pr?vn? str?nce. Kopie dokument? mus? b?t tak? se?ity, stejn? jako origin?ly.

Se??vaj? se dokumenty s po?tem stran nep?esahuj?c?m 150. ??slov?n? prob?h? od prvn?ho listu arabsk?mi ??slicemi. Firmware se vyskytuje ve dvou nebo ?ty?ech vrstv?ch. Pleten? nit? by m?ly b?t p?ipevn?ny pomoc? listu na zadn? stran? stohu, kter? zakr?v? oblast stehu a uzel. Velikost samolepky by nem?la p?es?hnout 5x5 centimetr?. N?lepka obsahuje certifika?n? podpis, po?et stran, d?le inici?ly a p??jmen? vedouc?ho a pe?e?.

P?i p?edkl?d?n? doklad? da?ov? slu?b? mus?te p?ilo?it pr?vodn? dopis, ve kter?m uvedete, co p?esn? a v jak?m rozsahu p??slu?n?mu ??adu poskytujete.

Se??v?n? dokument? nit?mi

Abyste pochopili, jak se??t dokument, n??e jsou podrobn? pokyny s fotografiemi. Proces se??v?n? je d?le?it?, proto?e na n?m do zna?n? m?ry z?vis? spr?vnost proveden? dokumentu. Discipl?na spr?vy dokument? zahrnuje znalosti t?kaj?c? se v?ech proces? prob?haj?c?ch s dokumenty a dokumenty. Po kurzu v t?to discipl?n? se ?lov?k m??e pova?ovat za obezn?men?ho s nuancemi a sebev?dom? se zapojit do v?ech kancel??sk?ch postup?. B??n? podnikatel se ?asto poprv? zaplete se zvl??tnostmi spr?vy dokument?. Ale je docela mo?n? vyl?zt sami a nau?it se v?e, co pot?ebujete.

Poj?me se tedy pod?vat na to, jak se??t dokument skl?daj?c? se z n?kolika list?. Nejprve pot?ebujeme n?sleduj?c? n?stroje:

• ??dlo;
• jehla;
• nylonov? nit nebo motouz;
• pap?rnick? lepidlo;
• pr?zdn? kus pap?ru.

T??d?rov? ?it? je jedn?m z nejb??n?j??ch typ? ?it?. Technologie se??v?n? dokument? nen? nov? ani v d?vn?ch dob?ch, knihy, d?la a dal?? pap?ry se se??valy pomoc? jehly a nit?. Dnes se firmware v?razn? nezm?nil, jak to ud?lat, jsou poskytov?ny fotografie procesu ?it? krok za krokem.

Nejprve vytvo?en?m d?ry. N?kdy se otvory d?laj? pomoc? d?rova?ky. V na?em p??pad? pou?ijeme pomoc ??dla. Otvory jsou um?st?ny ve vzd?lenosti asi 2 centimetry od lev?ho okraje. Jak vid?me, jehla nen? jednoduch?, ale tlust? a dlouh?, tzv. „cik?nsk?“ jehla. Tuto jehlu navl?kneme p?edem asi 40 centimetr? dlouhou nit?, to by m?lo sta?it na dv? oka, hlavn? aby se nit? p?i skladov?n? net?epily. Jehla je vst??knuta ze zadn? strany a ponech?vaj? okraje, kter? budou pozd?ji p?ipojeny k nara?en?mu okraji, kdy? je stehov?n? dokon?eno.

Doklad v?ijeme zespodu do otvoru prora?en?ho ??dlem uprost?ed, p?i?em? konec nit? nech?me voln? asi 10 centimetr?.

Po navle?en? jehly ji p?ivedeme k p?edn? ??sti dokumentu a zap?chneme ji do horn?ho otvoru a navl?kneme do n? nit.

Prot?hneme nit pod spodn? ??st? dokumentu za st?edn? otvor a vystr??me jehlu ve spodn?m otvoru, nit vystr??me na p?edn? stranu.

Jehlu opatrn? vr?t?me do prost?edn? d?rky, ze kter? jsme za?ali ??t.

Na zadn? stran? se setk?vaj? dv? nit? a je zav?z?n dvojit? uzel.

Dal??m krokem je nalepen? mal?ho kousku pap?ru na uzel a certifikace dokumentu.

3 chyby p?i se??v?n? dokument?

Pod?vejme se na 3 hlavn? chyby, kter? se ?asto d?laj? p?i se??v?n? dokument?:

• ?asto je uzel zalepen? oby?ejn?m pap?rem - to je chyba. Uzel je nutn? zalepit speci?ln?m ov??ovac?m pap?rem - hedv?bn?m pap?rem, aby byla p??tomnost uzlu viditeln?;
• poskytnout pap?rov?n? neprofesion?lovi. Dokumenty mus? vypracovat osoba, kter? m? tyto dovednosti, proto?e nespr?vn? vypln?n? dokumentace m??e zp?sobit vr?cen? dokument?;
• P?i lepen? certifika?n?ho listu pou?ijte lepidlo, kter? v?m p?ijde pod ruku. V ??dn?m p??pad? nepou??vejte jin? ne? kancel??sk? lepidlo, tato podm?nka je povinn?.

Dokumenty jsou se??v?ny v n?kolika verz?ch, kter? se li?? po?tem otvor? pro upevn?n? str?nek, zva?te vlastnosti a typy n??e:

Existuje tak? mo?nost ?it? dokument? jednou jehlou nebo dv?ma. Podrobn? pokyny jsou uvedeny n??e.

?it? se prov?d? p??sn? symetricky a vertik?ln?. V?echny stehy jsou vyrobeny rovnom?rn?, otvory mus? b?t vytvo?eny p?esn? pod prav?tkem. Tento obr?zek ukazuje, jak ??t pap?r se ?ty?mi otvory. Obr?zek v??e ukazuje sm?r jehly na zadn? a p?edn? stran? dokument?. V jak?koli form? proces kon?? sv?z?n?m nit? do jednoho siln?ho dvojit?ho uzlu, p?i?em? okraje z?st?vaj? voln? a ut?sn?n?.

Kde mohu ??t dokumenty?

Se??v?n? dokument? je d?le?it? a slo?it? postup. Pokud nem?te specialistu na dokumenty, kter? v?, jak a co v t?to v?ci d?lat, a sami ch?pete, ?e m??ete ud?lat velk? mno?stv? chyb, m?te v?dy mo?nost obr?tit se na specialisty. Odborn?ci jsou zpravidla k dispozici v jak?koli bl?zk? tisk?rn? nebo archivu. Tato slu?ba bude vy?adovat platbu, ale pracovn?ci t?chto instituc? rozhodn? provedou dokumentaci firmwaru efektivn?, profesion?ln? a rychle.

Odpov?di na nal?hav? ot?zky t?kaj?c? se dokument? firmwaru

Ot?zka ?. 1. Jak? dokumenty vy?aduj? firmware?

V?echny dokumenty, kter? se skl?daj? z v?ce ne? dvou list?, vy?aduj? se??v?n?

Ot?zka ?. 2. Jak je to s kopiemi a jak? je rozd?l mezi v?zan?mi origin?ly a kopiemi?

Kopie jsou tak? ?it?, rozd?l je v tom, ?e uzel nen? zape?et?n? a nen? tam ??dn? raz?tko

Ot?zka ?. 3. Pro? nemus? b?t dokumenty p?ijaty?

Pokud va?e dokumenty nejsou spr?vn? se?ity, jak?koli slu?ba m??e odm?tnout va?e dokumenty p?ijmout

Ot?zka ?. 4. Pro? lepit n?lepku a nechat konce nit??

Tento postup byl vynalezen proto, aby bylo jasn?, ?e se nit? v??ou speci?ln? na uzel.

Ot?zka ?. 5. Jsou p?i ??slov?n? list? n?jak? chyby?

??slov?n? mus? b?t provedeno opatrn?, proto?e opravy nejsou povoleny. V p??pad? chyb?j?c?ch str?nek lze se souhlasem instituce pou??t ??sla s p?smeny.

Ne? za?nete pracovat s dokumentac?, mus?te se d?kladn? sezn?mit s velk?m mno?stv?m nezbytn?ch pokyn? t?kaj?c?ch se problematiky toku dokument? a kancel??sk? pr?ce. Tyto normy jsou pom?rn? slo?it? a obsahuj? velk? mno?stv? r?zn?ch mal?ch detail? a nuanc?. Jak zalo?it dokumenty na rohu? Co obsahuje p?ilo?en? invent??? Je mo?n? zakl?dat ??etn? doklady termovaza?em? Za??naj?c? ??edn?k si mus? hodn? l?mat hlavu.

Hra?ka?

Postup registrace p??padu a jeho odesl?n? do archivu je na prvn? pohled zcela jednoduch?, praxe v?ak ukazuje opak. Pokud poru??te n?kter? z pravidel ??adu, tato instituce odm?tne p?edlo?en? dokument p?ijmout a vy budete muset ve?kerou pr?ci za??t znovu. Pokud se podobn? situace ji? ve va?em ?ivot? vyskytly, p?e?t?te si n?? ?l?nek – pokus?me se t?to problematice porozum?t.

Pro? ukl?daj? dokumenty? Existuj? normy, podle kter?ch je tento postup upraven? Ano, a nen? jich m?lo. Jde p?edev??m o metodick? doporu?en? pro kancel??skou pr?ci, kter? byla schv?lena v prosinci 2009 na p??kaz Spolkov?ho archivu. Za druh?, o GOST R 51141, v?novan? archivn? pr?ci a kancel??sk? pr?ci a obsahuj?c? v?echny pot?ebn? definice a term?ny. Krom? toho existuj? dal?? pr?vn? normy, podle kter?ch se dokumentace se??v?.

Za?n?me ob?lkou

Pokud divadlo za??n? v???kem, pak n?? postup nen? nic men??ho ne? obal. A v?b?r kartonov? „k?rky“ je jedn?m z prvn?ch ?kol? v procesu „balen?“ dokumentu. Rozd?l mezi mnoha existuj?c?mi odr?dami na prvn? pohled nenajdete. Ale kdy? se pod?v?te bl??e, pochop?te, ?e kryty jsou standardn?, nestandardn? a tak? slou?? k dlouhodob?mu skladov?n?.

Nej?ast?ji se m??ete setkat se standardn?m krytem ve form?tu 229x324 mm. Pou??v? se ve v?ech p??padech, kdy se se??vaj? listy standardn? velikosti. Pokud m? dokument z ur?it?ch d?vod? sp??e specifick? vzhled a parametry, je vy?adov?n nestandardn? typ obalu. Druh? typ zahrnuje typ, ve kter?m budou dokumenty ulo?eny po dobu 25 let nebo d?le.

Podle pr?vn?ch p?edpis? jsou takov?to kryty vyrobeny pouze z tvrd? lepenky z d?vodu dlouh? ?ivotnosti. Je nutn? p?ijmout opat?en? k zachov?n? spr?vn?ho vzhledu dokumentu a jeho vhodnosti pro pou?it? i po del?? dob?. Dokumenty ur?en? k dod?n? do st?tn?ho archivu jsou ulo?eny v obalech z materi?lu, jako je nekysel? lepenka.

Poj?me se bavit o ??slov?n? list?

Ne? budete moci dokumenty ??dn? olemovat nit?, mus?te je v?echny slo?it ve spr?vn?m po?ad?. Pot? se postup ??slov?n? prov?d? pomoc? b??n? tu?ky. Hlavn?m pravidlem je zde ??slovat listy, nikoli str?nky dokumentu. Na ka?d?m listu je v jeho prav?m horn?m rohu um?st?na arabsk? ??slice. Na?e zna?ky z?rove? nesm? „zal?zt“ do textu. Neplat? pro obecn? ??slov?n? list?

Jak? jemnosti existuj? ve v?ci ??slov?n?? Pokud po?et dokument?, kter? maj? b?t ulo?eny, zahrnuje dopis nebo n?kolik z nich, o??slujte nejprve ob?lku a pot? jeden po druh?m ka?d? z list? v n? p?ilo?en?ch. Pokud je po?et p??choz?ch jednotek vy??? ne? 250, je zvykem rozd?lit jej do n?kolika svazk?. Ka?d? z nich m? nav?c sv? vlastn? ??slov?n?.

Uvnit? archivn?ho souboru mohou b?t dokumenty, kter? maj? vlastn? samostatn? ??sla str?nek, nap??klad periodika. Ale p?i ulo?en? p??padu do archivu jsou o??slov?ni mezi ostatn?mi, ani? by do?lo k poru?en? obecn?ho ??du.

Pokud je p?ilo?en? list ve velk?m form?tu, je zvykem jej rozlo?it a d?t do prav?ho horn?ho rohu ??slo. Mus? b?t zaji?t?na mo?nost voln?ho p??stupu k textu. Pokud jsou jednotliv? ?lomky nalepeny na n?kter? z list? s nemo?nost? je odd?lit, je cel? balen? o??slov?no jako jedna. V tomto p??pad? je nutn? vypracovat soupis ka?d?ho z lepen?ch kus?, co? se prov?d? na zadn? stran? nebo ve voln?m prostoru. Ozna?en? vlepen?ho dokumentu mus? b?t uvedeno v certifika?n?m n?pisu nebo v pozn?mk?ch k obecn?mu soupisu s uveden?m jm?na. Nej?ast?ji jsou takov?mi investicemi na voln? noze ?eky, v?pisy nebo fotografie.

Oprava chyb a inventarizace doklad?

V p??pad?, ?e b?hem pr?ce do?lo k n?jak? nep??li? z?va?n? chyb? (nap?. vynech?n? n?kolika list?), m??ete m?sto op?tovn?ho p?e??slov?n? cel?ho pole pou??t ozna?en? p?smenem. V tomto p??pad? se ??sla na ostatn?ch listech nem?n?. Odstran?n? t?chto chyb je mo?n? pouze po dohod? s pracovn?ky archivu. Pokud jsou nalezeny hrub? chyby, bude nutn? dokument znovu o??slovat. Star? ??sla se co nejpe?liv?ji ?krtaj? a p?id?vaj? se nov?. V tomto p??pad? je aktualizovan? ??slov?n? op?t schv?leno certifika?n?m n?pisem.

Bez inventury od v?s nebude p?ijat ??dn? archivn? soubor. ?daje v n?m obsa?en? se t?kaj? n?zvu dokumentu, data sestaven?, pozn?mek a samotn? tabulky s uveden?m po?adov?ch ??sel list?, jejich ??sla a pozn?mek (pokud je to nutn?). V?e kon?? informac? o po?tu doklad? v podob? ??sla, zdvojen?ho slovn?, d?le je v?e zape?et?no podpisem ??edn?ka s dek?dov?n?m cel?ho jm?na.

Jak spr?vn? olemovat dokumenty nit?

P?i zah?jen? procesu ?it? byste se m?li ujistit, ?e m?te po ruce v?echny pot?ebn? materi?ly a n?stroje. Krom? vlastn? pr?ce budete pot?ebovat ??dlo, jehlu, karton na zakl?d?n? dokument? a speci?ln? nit?. Jako posledn? maj? z?sobu tvrd?ch nebo ?ic?ch nit? L-210. Posledn? typ se pou??v? nej?ast?ji pro pot?eby kancel??sk? pr?ce.

Na za??tku pr?ce se z dokumentu odstran? p??padn? kancel??sk? sponky a jin? kovov? p?edm?ty, pot? se listy ?anonu slo?? do rovn?, ?hledn? hromady. Na lev? stran? jsou v prostoru pol? vytvo?eny t?i otvory jehlou nebo ??dlem. Um?st?te je nejl?pe doprost?ed voln?ho prostoru ur?en?ho k odsazen? vlevo, to znamen? na vzd?lenost asi jeden a p?l centimetru. Tato pozn?mka je d?le?it? – v opa?n?m p??pad? budou dokumenty po ulo?en? obt??n? ?iteln?.

Pokud jsou pro v?s rovn? hrany otvor? z?sadn?, vezm?te d?rova?ku. Pamatujte ale, ?e p??li? mnoho list? je na n?j p??li?. Ujist?te se, ?e v?echny t?i otvory jsou rovnom?rn? rozm?st?ny na v??ku a jsou od sebe vzd?leny p?ibli?n? 3 cm, prost?edn? by m?l spadnout doprost?ed str?nky.

Aby nedo?lo k po?kozen? tituln?ho listu a zborcen? pouzdra, ?asto se doporu?uje vyztu?it oblast pro??v?n? vp?edu i vzadu pruhy kartonu. Projde j?m vl?kno. Jeho obvykl? velikost je 70 cm Ale v ka?d?m konkr?tn?m p??pad? z?le?? na tlou??ce stohu.

Jak se??t pro 3 d?rky

Uve?me obsah algoritmu pro takov? ukl?d?n? dokument?. Nejprve se jehla prot?hne st?edem otvor?, p?i?em? konec nit? z?stane na zadn? stran?. Pot? byste jej m?li vlo?it do horn? ??sti otvor?. V?sledkem je, ?e oba jeho konce jsou um?st?ny na zadn? stran? stohu list?, kter? se se??vaj?. Jehlu prot?hneme dnem otvor? a nat?hneme nit na p?edn? stranu. Pot? spus?te jehlu zp?t do prost?edn?ho otvoru. Na?e nit tak byla prota?ena v?emi pot?ebn?mi otvory, na?e? byly oba konce sv?z?ny na zadn? stran? dokumentu siln?m uzlem. ?pi?ky nechte asi 5 cm dlouh?.

Pap?r s certifika?n?m n?pisem je nalepen p??mo na uzel. N??e se pod?v?me na technologii jeho v?roby.

Dokument lze tak? se??t pomoc? 4 otvor?. Jak to ud?lat? Postup nen? nijak slo?it?. ?ty?i otvory jsou vyra?eny svisle symetricky s um?st?n?m na jedn? ose. Ponechte konec nit? na zadn? stran? prvn?ho otvoru, pro?ijte stehy a pot? uva?te uzel stejn?m zp?sobem, jak je pops?no v??e. Firmware mus? b?t duplikov?n dvakr?t, aby byla zaji?t?na pevnost a spolehlivost.

Certifika?n? dopis

Dal?? f?z? po o??slov?n? a firmwaru je poskytnut? na?eho pouzdra certifika?n?m n?pisem. samolepku o rozm?ru 4x6 cm s textem „Up?san? a o??slovan?... listy“ (jejich po?et je uveden jak ??slicemi, tak slovy). D?le je uvedena pozice zam?stnance, kter? dokument p?edlo?il, s datem a osobn?m podpisem. Je-li vy?adov?na plomba, je t?eba to tak? zaznamenat. N?pis se p?elep? p?es n?mi uv?zan? uzel, jeho? konce nit? by m?ly z?stat voln?. Podpis je um?st?n na konci cel? procedury, kdy? lepidlo ji? zaschlo. To se prov?d?, aby se zabr?nilo rozmaz?n?. Raz?tko (pokud existuje) je um?st?no ??ste?n? na listu, ??ste?n? na samotn?m n?pisu.

A teprve pot?, co je soubor se?it, o??slov?n, podeps?n a zape?et?n, m??e b?t odesl?n do archivu.

Postoj k certifikaci mus? b?t v??n? a pozorn?. Pr?v? ona je listinn?m d?kazem nedotknutelnosti p??padu. Pokud dojde k poru?en? nebo p?em?st?n? jeho celistvosti, nemus? b?t dokument p?ijat kontroln?mi org?ny nebo m??e b?t napaden u soudu.

Co a pro? blik?me?

V?echny dokumenty, kter? podl?haj? p?edlo?en? archivu nebo n?kter?mu z kontroln?ch org?n?, mezi kter? pat?? finan?n? ??ad, penzijn? fond a mnoho dal??ch, mus? b?t se?ity. Nem??ete tam odes?lat dokumenty slepen? nebo se?it?. Jak ji? bylo uvedeno, pokud je zji?t?no nesoulad se standardy kancel??sk? pr?ce, nebude od v?s jednodu?e p?ijat.

Obdobn?mu postupu podl?haj? p?edev??m HR a ??etn? doklady. Ty z nich, jejich? pap?rov?n? bylo dokon?eno, podl?haj? po roce p?edlo?en? do archivu organizace nebo podniku. P??pady s uplynulou z?konnou dobou ulo?en? jsou p?ed?v?ny speci?ln?m archivn?m instituc?m. Je stanovena z?konem v z?vislosti na typu dokumentu. Nap??klad not??sk? z?pisy, obchodn? knihy a dokumenty s person?ln?mi informacemi mus? b?t uchov?v?ny po dobu nejm?n? 75 let.

Trvanlivost designov?ch v?kres? je mnohem krat?? - pouze 20 let. Fotografickou dokumentaci je zvykem uchov?vat 5 let. Spisy ve?ejn?ch i soukrom?ch podnik? mus? b?t p?edlo?eny archivn?m instituc?m. ?kolem ka?d? nest?tn? struktury je p?itom uzav??t o tom dohodu s Feder?ln? archivn? slu?bou.

Je t?eba p?ipomenout, ?e pr?vo flashovat dokumenty m? pouze zam?stnanec, kter? m? tuto povinnost uvedenou v popisu pr?ce. V p??pad? nekvalitn?ho spojen? dokument? v?m budou hrozit ur?it? sankce, zejm?na p?i zm?n?ch nebo nedostatc?ch n?kter?ch d?le?it?ch list?.

Vra?me se k eviden?n?m technologi?m

V??e popsan? zp?soby se??v?n? jsou vhodn? jak pro archiv, tak pro finan?n? ??ad. Ale archivace ??etn?ch doklad? ulo?en?ch dlouhodob? (v?ce ne? 10 let) mus? b?t obzvl??? pevn? – nej?ast?ji s 5 otvory. Certifika?n? n?pis je proveden na speci?ln?m hedv?bn?m pap?ru tak, aby byl uzel um?st?n? pod n?lepkou dob?e viditeln? a nebylo pochyb o celistvosti dokumentu.

Pokud se v kancel??sk?m prost?ed? d?ruj? otvory b??n?mi pap?rensk?mi d?rova?i, pak je-li pot?eba vypracovat velk? objemy pap?rov? dokumentace (nap??klad v tisk?rn?ch), pou?ije se profesion?ln? za??zen? v podob? pap?rov?ch vrta?ek nebo knihvaza??. . Takov? mechanismy maj? v??n? v?kon a mohou b?t bu? manu?ln?, nebo vybaven? elektrick?m pohonem.

Mechanismus stroje

Tyto syst?my nebo stroje jsou zalo?eny na klasick? metod? pomoc? pru?in. Tento typ v?zac?ho stroje je vybaven perfora?n?m za??zen?m. Dal?? mechanismus um?st? dokument na plastovou pru?inu, na?e? se na spodn? a horn? ??st bloku p?idaj? lepenkov? nebo plastov? kryty.

V?hodou v?zac?ho stroje je schopnost v?zat velmi velk? dokumenty. Tlou??ka bloku m??e dos?hnout a? 500 stran. A tak? - mo?nost odebrat nebo p?idat str?nky a listy do ji? sv?zan?ho dokumentu. Nev?hody zahrnuj? pom?rn? v??nou pracovn? n?ro?nost a nep??li? vysokou pevnost.

Je-li kniha?sk? stroj na zakl?d?n? dokument? vybaven kovov?mi pru?inami, u kter?ch je nastaven ur?it? krok a podle n?j se d?ruj? otvory, pak se pap?rov? bloky navl?kaj? na pru?nou ocelovou pru?inu, kter? se n?sledn? stla?? a uzav?e. V?hodou za??zen? s kovov?mi pru?inami je prezentovateln?j?? v?sledn? vzhled a zv??en? spolehlivost oproti v?z?n? s plastov?mi pru?inami. Je v?ak nemo?n? vlo?it nebo vyjmout listy bez po?kozen?.

Krom? pru?in existuj? za??zen?, kter? funguj? na principu v?z?n? na plastov? h?eben, jeho? zuby se krout?. Nechyb? ani spir?lov? vazba, u n?s zn?m? z voln?ch kalend???, se?it? a di???. Po perforaci otvor? se do nich navine spir?la (3-4 ot??ky ru?n?, zbytek automaticky).

Pokrok se nezastav?

Co je tepeln? vazba? Jedn? se o modern? stroj na zakl?d?n? dokument?, do kter?ho je lze rychle a trvale p?ipojit. Pomoc? termovaza?? m??ete zkompletovat velk? mno?stv? materi?l? a tak? vyd?vat jednotliv? kopie. Tato mo?nost je vhodn? zejm?na pro zpr?vy, smlouvy a propaga?n? materi?ly zas?lan? po?tou.

Stroj pro tento typ vazby pracuje s vyu?it?m tepeln?ch h?bet? a termokryt? r?zn?ch barev a velikost?. V z?vislosti na po?tu list? pouzdra se vybere termokryt ur?it? tlou??ky, pot? se v?e um?st? do stroje. Vnit?n? konec krytu je pota?en vrstvou polymerov?ho lepidla. Stroj je vybaven topn?m t?lesem, d?ky kter?mu se tento polymer roztav? a v?echny plechy se p?ip?jej? do hork? vrstvy.

Funkce ??slov?n? a se??v?n? pouzder v kancel??sk? pr?ci.

Veden? z?znam? je slo?it? proces, kter? vy?aduje pozornost a neust?l? dodr?ov?n? platn?ch p?edpis?. Aby bylo mo?n? dokumenty p?edat do archivu k ulo?en?, mus? b?t ??dn? se?ity a prov?st inventuru.

Je nutn?, aby v horn? ??sti dokumentu byla ob?lka a tituln? strana. M??e b?t vyroben z kartonu nebo oby?ejn?ho pap?ru. Kartonov? obal je vy?adov?n pouze p?i p?edlo?en? doklad? po dobu del?? ne? 25 let. V ostatn?ch p??padech sta?? list.

Pokud jde o ??slov?n?, existuj? ur?it? zvl??tnosti. P?edn? je to ??slov?no nikoli od ob?lky, ale od sam?ho za??tku p??padu. Samotn? invent?? doklad? se v tomto p??pad? ne??sluje. Tak? v p??pad? dodatk? je povoleno ??slov?n? p?smen. Nap??klad 5a. Nejzaj?mav?j?? je, ?e ??sla je pot?eba um?stit do prav?ho horn?ho rohu. Stoj? za zm?nku, ?e se ne??sluj? str?nky, ale listy.

Jak spr?vn? se??vat dokumenty nit?: Pravidla GOST

Existuje mnoho pravidel pro se??v?n? dokument?. Nen? dovoleno se??vat dokumenty. Pou??v? se cik?nsk? jehla a siln? nit. Nejprve m??ete ud?lat d?rky d?rova?kou a pot? je se??t nit?. V tomto p??pad? jsou nit? za??tku a konce sv?z?ny a konce jsou ponech?ny dostate?n? dlouh?. ?asto je na pap?r nalepen? n?zev organizace nebo jej? raz?tko. D?le je uveden po?et list? a datum ??slov?n?.

Pro tyto ??ely se pou??v? tenk? prov?zek. Na kvalitu z?vit? nejsou kladeny ??dn? zvl??tn? po?adavky. ?asto se pou??vaj? drsn? nit? nebo Mylarov? p?ska.

Jak ??t dokumenty na rohu: sch?ma

Chcete-li se dozv?d?t, jak p?i??t dokumenty do rohu, pod?vejte se na video.

VIDEO: ?it? dokument? do rohu

Toto je jedna z nejjednodu???ch mo?nost?. Chcete-li to prov?st, mus?te ozna?it t?i otvory. Pr?m?rn? vzd?lenost mezi otvory by nem?la b?t v?t?? ne? 3 cm. Ozna?te str?nku pomoc? prav?tka.

Instrukce:

• Slo?te dokumenty jeden po druh?m. Pot? pomoc? prav?tka zm??te stejnou vzd?lenost od konce a um?st?te te?ku do st?edu
• Od tohoto bodu zm??te 3 cm v ka?d?m sm?ru
• Pomoc? ??dla ud?lejte d?rky a pro?ijte nit?.
• Je nutn?, aby nit opletla pap?r ze v?ech stran otvor?
• V?ce podrobnost? lze vid?t ve sch?matu
• Pot? sva?te za??tek a konec prov?zku, p?ilepte kus pap?ru a vlo?te raz?tko

Tato mo?nost se pou??v? v p??padech s velk?m po?tem list?. Je t?eba prop?chnout d?rky d?rova?kou a za??t ??t.

Instrukce:

• Je nutn?, aby otvory byly 3 cm od lev?ho okraje
• Vzd?lenost mezi otvory by m?la b?t stejn?
• Nit se zasune zezadu a op?t se vyt?hne dal??m otvorem.
• Je nutn?, aby mezi otvory nebyly ??dn? nese?it? oblasti.
• Nit? vych?zej? na sam?m konci vzadu. Tam se ud?l? uzel a nalep? se pap?rek na raz?tko

Je mo?n? a jak spr?vn?, na kterou stranu upevnit dokumenty se??va?kou?

Pod?vejte se na video o tom.

VIDEO: Se??v?n? dokument?

Jak se??t dokumenty pro finan?n? ??ad: pravidla, vzor

Mus?te dodr?ovat pravidla:

• Da?ov? v?kazy jsou se?ity do 5 otvor?
• Uzel je pokryt? hedv?bn?m pap?rem
• ??slov?n? je um?st?no v prav?m horn?m rohu

VIDEO: Pod?n? da?ov?ho p?izn?n?

Jak u??t pouzdro?

Je nutn? dodr?ovat GOST a ur?it? pravidla.

Instrukce:

• Pouzdra jsou ?it? ve t?ech nebo ?ty?ech d?rk?ch
• K lemov?n? se pou??v? bankovn? motouz
• Vyplat? se lemovat tak, aby v?echny vzd?lenosti mezi otvory byly pokryty nit?mi
• Pot? se nit? sv??ou do uzlu a p?ilep? se mal? kousek
• Uv?d? po?et stran, podpis a jm?no osoby, kter? ?it? provedla
• Raz?tko instituce se um?st? tak, aby otisk byl na kusu pap?ru a na se??van? str?nce

VIDEO: ?it? pouzdra

Pokud nejprve pot?ebujete archivovat se?it nebo ?asopis, nemus?te je se??vat, jak je pops?no v??e. V?e se d?l? mnohem snadn?ji.

Instrukce:

• Ud?lejte dva otvory ve spodn? ??sti se?itu v bl?zkosti oblasti archivace.
• Nat?hn?te bankovn? motouz a sva?te jej ze zadn? strany
• Nyn? p?ilepte kus pap?ru a napi?te po?et list?
• Notebook byste si rozhodn? m?li o??slovat. To se prov?d? vpravo naho?e
• Um?st?te sv? raz?tko a podpis na kus pap?ru

Jak flashovat slo?ku s dokumenty?

V?ce informac? o po?ada?i najdete ve videu.

VIDEO: Zalo?en? slo?ky s dokumenty

Soubory, kter? nebyly ulo?eny, nebudou p?ijaty do archivu. P?ed odesl?n?m mus? b?t ??dn? vypln?ny.

Instrukce:

• ?ijte nit? do t?? nebo ?ty? otvor?
• Pot? sva?te nit? a naho?e p?ipevn?te invent??
• Je t?eba podrobn? popsat po?et list? nebo ?asopis?
• Na kus pap?ru, kter? je nalepen na zadn? stranu, je naps?n po?et list? a podpis
• Vy?aduje se tak? raz?tko podniku nebo d?lny

VIDEO: Archivn? po?ada?

Kancel??sk? pr?ce je slo?it? a pe?liv? pr?ce, kter? vy?aduje spr?vn? proveden? dokument?. Dodr?ujte v?echny GOST a regula?n? dokumenty.

VIDEO: Ulo?ili jsme to na sklad

V kancel??sk? pr?ci plat? pravidlo, ?e v?echny dokumenty, kter? se skl?daj? z v?ce list?, mus? b?t se?ity a certifikov?ny.

I p?es neexistenci schv?len?ho jednotn?ho postupu pro tento proces je ?asto v podnic?ch a st?tn?ch ??adech nutn? v?echny vygenerovan? dokumenty se??vat do archiv?, p?edkl?dat k posouzen? jak?mkoli ??ad?m (nap??klad p?i registraci pr?vnick?ch osob, fyzick?ch osob podnikatel?, k ??asti na v?b?rov? ??zen?) atd.

Proto je d?le?it?, aby ka?d? kancel??sk? pracovn?k a ?lov?k, kter? se p?i sv? ?innosti setk?v? s velk?m mno?stv?m dokumentace, v?d?l, jak dokumenty spr?vn? zakl?dat. Koneckonc?, tento ?kol je docela pe?liv? a vy?aduje pozornost a p?esnost.

K se??v?n? dokument? bude specialista, kter? to ud?l?, pot?ebovat n?sleduj?c? polo?ky:

• jehla (??dlo, d?rova?ka, vrta?ka) - podle toho, kolik pap?ru je pot?eba u??t;
• z?vit LSh-21 (nebo bankovn? motouz);
• kryt pouzdra 229x324 mm (pokud pot?ebujete vytvo?it a sv?zat archivn? soubory);
• pap?rov? n?lepka 4x8 cm – certifika?n? list;
• n??ky;
• kancel??sk? lepidlo.

P??pravn? pr?ce

Ve v?ech instituc?ch ?ije dokumenty odborn?k, na kter?ho byly tyto pravomoci p?eneseny na z?klad? vnitro resortn?ch akt? upravuj?c?ch pravidla nakl?d?n? s dokumenty (rozkaz ??fa, ??edn? pokyny).

Takov? zam?stnanec organizace se naz?v? ??edn?k.

Zpravidla, pokud z?skal speci?ln? vzd?l?n?, m?l by p?esn? v?d?t, jak flashovat ur?it? dokumenty.

?asto v?ak m??e b?t tato pozice obsazena osobou, kter? nem? zcela p?esn? znalosti.

V tomto p??pad? by m?l v?d?t, ?e p?ed se??v?n?m dokument? je nutn?:

• P?ipravte si p?edem v?echny pom?cky, kter? se v?m budou hodit p?i se??v?n? pap?r?.
• Slo?te v?echny dokumenty podle jejich dat a ??sel, na spr?vnou stranu a ve spr?vn?m po?ad?.
• P?ed se??v?n?m byste se m?li ujistit, ?e na listech nejsou ??dn? kancel??sk? sponky nebo sponky, a pokud jsou n?kde p?ipevn?ny, je nutn? je odstranit. Takov? ciz? pap?ry budou naru?ovat proces se??v?n? a budou zbyte?n? pro n?sledn? skladov?n? dokument?.
• Pot? je t?eba stoh pro se??v?n? rovnom?rn? p?elo?it tak, aby ka?d? list le?el stejn? se v?emi ostatn?mi. Pokud to nedodr??te, pak v d?sledku upevn?n? bude svazek vypadat nedbale a okraje voln?ch list? se budou vr?s?it. Pokud je objem se??van?ch list? p??li? velk?, pou?ije se pro zarovn?n? speci?ln? n?stroj.
• P?ipravte si nit dlouhou alespo? 70 cm.

Podrobn? pr?vodce flashov?n?m firmwaru

1. Je?t? jednou byste m?li zkontrolovat ??slov?n? a spr?vnost dokument? slo?en?ch do jednoho svazku.
2. D?le, vyzbrojeni jehlou, speci?ln?m ??dlem nebo jin?m n?strojem pro vytv??en? otvor? v pap?ru (v z?vislosti na tlou??ce balen?), mus?te svisle vytvo?it t?i pr?choz? otvory. Vzd?lenost mezi nimi by nem?la b?t men?? ne? 3 cm vzhledem ke st?edu listu.
3. Vezm?te si p?edem p?ipravenou nit a navl?kn?te ji do jehly pro se??v?n? dokument?.
4. Pro usnadn?n? byste m?li ozna?it otvory na dokumentu shora dol? jako: ?. 1, ?. 2 a ?. 3. Specialista by m?l za??t ?it? navle?en?m jehly do otvoru ?. 2, p?i?em? konec nit? by m?l z?stat na zadn? stran? stohu pap?r?. B?hem cel?ho procesu ?it? mus?te zajistit, aby tam tato ??st nit? z?stala.
5. Pot? na p?edn? stran? je t?eba prostr?it jehlu otvorem ?. 1 a zezadu ji vyt?hnout.
6. Ze zadn? strany navl?kn?te jehlu op?t do otvoru ?. 2. Nyn? je jehla op?t na vn?j?? stran? listu.
7. D?le byste m?li jehlu navl?knout z vn?j?? strany pap?ru do otvoru ?. 3 a vyjmout ji ze zadn? strany.
8. Vezmeme-li konec nit?, kter? p?vodn? z?stal na zadn? stran?, a ten, kter? vy?el z otvoru ?. 3, je t?eba je zarovnat a p?ebyte?nou d?lku odst?ihnout n??kami.
9. Konce dvou nit? se 2kr?t sv??ou do uzlu, co nejbl??e zadn? stran? dokumentu. ??m pevn?ji je dokument sv?z?n, t?m pohodln?j?? je listovat v n?m. Nav?c se nebude drolit na samostatn? listy a ve sv?zan?m stavu bude dlouho skladov?n.
10. Posledn? f?z? ?it? je lepen? mal?ho listu pap?ru s doprovodn?mi n?pisy. Chcete-li to prov?st, mus?te si vz?t lepidlo, list pap?ru o rozm?rech 2 x 5 cm a p?ilepit jej na m?sto, kde bylo stehov?n? dokon?eno. List by m?l zcela zakr?vat uzel a ??ste?n? zakr?vat konce nit?. A zb?vaj?c? 1-2 cm nit? by m?ly b?t mimo n?lepku.
11. Pe?e? organizace je um?st?na na listu s doprovodn?m n?pisem, jeho? otisk by m?l zakr?vat jak jej, tak i ??st zadn? strany dokumentu, kter? byl p?elepen n?lepkou. Vyhnete se tak mo?nosti otev?r?n? sv?zan?ch dokument? a v?m?n? list?.

Jak spr?vn? se??t dokumenty nit? - foto

Pokud nen? stoh dokument? p??li? siln? (a? 5 list?), lze v listech opatrn? vytvo?it otvory pomoc? samotn? ?ic? jehly. Je d?le?it? udr?ovat dokument v dobr?m stavu, bez prom??knut?.

Doprovodn? n?pisy

Toto je text, kter? je naps?n na kus pap?ru, kter? p?ipev?uje dokument na zadn? stran?.

Zpravidla obsahuje:

• n?pis „pro?it?, o??slovan?“;
• po?et ??slovan?ch list?, ??sly a slovy;
• pozici a cel? jm?no odpov?dn? osoba;
• m?sto pro podpis a jeho dek?dov?n?.

P?epis si m??ete bu? p?edem vytisknout na po??ta?i, vytvo?it hotov? samolepky a reprodukovat je, nebo napsat cel? text doprovodn?ho n?pisu ru?n?. Ani jedno ani druh? nebude chyba a dokument neztrat? platnost.

Vzorek

Nej?ast?j??mi pap?ry v praxi, kter? vy?aduj? se?it?, jsou dokumenty, kter? jsou p?ipraveny k p?edlo?en? finan?n?mu ??adu k registraci pr?vnick?ch osob, fyzick?ch osob podnikatel? nebo ke zm?n?m v Jednotn?m st?tn?m rejst??ku pr?vnick?ch osob nebo Jednotn?m st?tn?m registru fyzick?ch osob. Aby mohly b?t p?ijaty a aby nebyla zam?tnuta registrace, mus? b?t n?sleduj?c? doklady ov??eny v??e popsan?m zp?sobem.

1. Charta (pro organizace).
2. Ofici?ln? formul?? ??dosti.
3. Z?pis z valn? hromady.
4. Jin? dokumenty.

N?kter? dokumenty jsou se?ity a ov??eny not??em.

?it? ?asopis s raz?tkem

Nap??klad formul??e ??dost? pro finan?n? ??ad. V tomto p??pad? nen? nutn? se??vat pap?ry sami, proto?e cel? proces se??v?n? a certifikace dokument? bude m?t na starosti specialista z not??sk? kancel??e.