Glavni obim dokumenata koji omogu?avaju razmjenu informacija izme?u organizacija i strukturnih odjela su: reference, memorandumi i obja?njenja, sa?etci, izvje?taji, akti, pisma, telefonske poruke. Informacije sadr?ane u ovim dokumentima mogu potaknuti akciju ili se mogu samo uzeti u obzir. Razmotrite razlike u sastavu i dizajnu memos, memos i reference.

Izvje?tavanje i kancelarijske bilje?ke To su obi?no interni dokumenti organizacije. Oni su pomo?ne prirode u odnosu na organizacione i administrativne dokumente. U sa?etom rje?niku vrsta i varijeteta dokumenata, koji je izradio Glavni arhiv SSSR-a, VNIIDAD, TsGADA 1974. godine, date su definicije ovih dokumenata, iz kojih proizlaze neke razlike u njihovoj namjeni:

• memorandum- dokument upu?en rukovodstvu, u kojem se izla?u sva pitanja sa zaklju?cima i prijedlozima sastavlja?a.
• dopis- bilje?ku o obavljanju posla koju jedan slu?benik ?alje drugom.

memorandum

memorandum(jedinstvena ?ifra obrasca 0286041 prema OKUD-u) sastavlja se radi obavje?tavanja menad?menta o trenutnoj situaciji, ?injenicama koje su se desile itd. i podsti?u dono?enje odluka.

Memos mo?e biti ?isto informativnog karaktera. Takve bilje?ke u pravilu sadr?e informacije o napretku bilo kojeg posla. Izvje?tajni memorandumi izvje?tavaju o realizaciji zadataka, planova, uputstava i rada. Dakle, dopisnici pru?aju komunikacija kontrolnih objekata na vertikalnom nivou- odozdo prema gore, odnosno ?alju se od ni?eg funkcionera vi?em funkcioneru.

U zavisnosti od primaoca memos mo?e biti:

• interni , one. upu?uje rukovodiocu strukturne jedinice ili ustanove, i
• eksterno - upu?eno vi?im vlastima.

Interni memorandum

Interne bele?ke sastavljeni su na standardnom listu papira, ali sa naznakom svih potrebnih detalja, koji se nalaze u skladu sa GOST 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za pripremu dokumenata. Ovi rekviziti uklju?uju:

• naziv strukturne jedinice;
• vrsta dokumenta (MEMORIJA);
• datum;
• mati?ni broj;
• naslov teksta;
• tekst;
• odredi?te;
• potpis kompajlera (koji ozna?ava poziciju).

Tekst bilo koje informacije i referentnog dokumenta je formatiran fontom Times New Roman, veli?ine 14, sa proredom 1,5.

Po mogu?nosti prilikom izrade memorandum koristite kutni raspored detalja zaglavlja (me?utim, ovaj zahtjev nije krut). Primjeri lokacije zaglavlja interni memorandum dva na?ina:

U interni memorandum u gornjem lijevom uglu je naziv strukturne jedinice - autora dokumenta.

Naziv vrste dokumenta pi?e se velikim slovima (MEMORIJA) i mo?e se nalaziti u sredini ili sa ivice lijeve margine (u zavisnosti od odabranog na?ina ure?enja naslova dokumenta) nakon 2 proreda.

Datum i indeks memorandum napisano u jednom redu. Datum je napisan arapskim brojevima, na primjer, 02/02/2006, ili u alfanumeri?kom formatu, na primjer, 02. februar 2006. eksterni memorandum to je datum potpisivanja i, po pravilu, slanja. Datum interni memorandum bit ?e datum izrade i potpisivanja.

Registracijski broj za interni memorandum se stavlja ili na mjestu sastavljanja ili na mjestu prijema, u zavisnosti od pode?avanja sistema registracije koji funkcioni?e u organizaciji. Revizijom memorandum zainteresovanim licima, na njega se stavljaju vize za odobrenje, a nakon dono?enja odluke, rje?enje na?elnika. Dono?enje rezolucije je zavr?na faza razmatranja memorandum.

memorandum mo?e imati naslov koji ukratko opisuje sadr?aj dokumenta. Naslov memoranduma je formulisan prema op?tim pravilima za sastavljanje naslova za dokumente: upotrebom predloga "o" i glagolske imenice u predlo?kom pade?u. Na primjer: „o prijevodu Koroleva O.V. na ra?unovodstvo."

AT tekst memoranduma dva dela se jasno razlikuju. Prvi dio iznosi ?injenice koje su dovele do izrade dokumenta, a drugi sadr?i konkretne zaklju?ke, zahtjeve i prijedloge. Tekst memoranduma mo?e se sastojati i od tri dijela. U tom slu?aju, prvi dio (navo?enje) ?e izlo?iti razloge, ?injenice ili doga?aje koji su doveli do njegovog pisanja, drugi dio - analizu postoje?eg stanja, mogu?a rje?enja, a tre?i - zaklju?ke i prijedloge konkretnih radnji. koje treba uzeti, prema kompajleru memorandum. memorandum mogu biti predstavljeni u tekstualnom i tabelarnom obliku ili u kombinaciji oboje.

Ako postoji prijava, onda se prije potpisivanja pravi bilje?ka o njoj:

Eksterni memorandum

Eksterni memorandum sastavljen na zajedni?kom obrascu i potpisan od strane rukovodioca organizacije. U ovom slu?aju koristi se puni ili skra?eni naziv mati?ne organizacije u skladu sa statutom organizacije. Ime organizacije-autora se nalazi ispod.

dopis

U Sveruskom klasifikatoru upravlja?kih dokumenata (OKUD) ne postoji takva vrsta dokumenta kao ?to je " dopis". Me?utim, ova vrsta dokumenta se ?iroko koristi u praksi upravljanja. S tim u vezi, predla?emo da se sa?ini " dopis” u skladu sa zahtjevima GOST 6.30-2003 “USD. USORD. Zahtjevi za izvr?enje dokumenata” u cilju ujedna?avanja izvr?enja upravlja?ke dokumentacije.

Kancelarijske bilje?ke, Za razliku od memos, obezbje?uju komunikaciju kontrolnih objekata na horizontalnom nivou, odnosno sastavlja ih zaposleni ili rukovodilac jedinice u ime rukovodioca ili specijaliste druge jedinice. Treba to zapamtiti kancelarijske bilje?ke se obi?no ?alju od jednog menad?era do drugog ili od jednog zaposlenika do drugog samo ako imaju ekvivalentan slu?beni status, ina?e ?e biti memorandum.

obi?no, kancelarijske bilje?ke sastavljaju se o pitanjima materijalno-tehni?ke, informati?ke, organizacione i ekonomske podr?ke. Kancelarijske bilje?ke je vrsta korespondencije izme?u strukturnih podjela. Obi?no sadr?e konkretan zahtjev ili ponudu. Servisne napomene se izdaju isto kao i izvje?taji.

Primjer dopisa:

Referenca

Informativni memorandumi?esto zamijenjen takvim dokumentom kao ?to je potvrda, i obrnuto, ?to je nezakonito. Referenca je dokument koji sadr?i opise i potvrde odre?enih ?injenica ili doga?aja, uklju?uju?i i one biografske ili slu?bene prirode; za razliku od izvje?taja, to ne zahtijeva nikakvu radnju od strane menad?era.

U zavisnosti od svrhe reference, mogu postojati:

• analiti?ki,
• izvje?tavanje ili
• informativni.

Analiti?ke reference sadr?e informacije o problemu ili problemu koji treba rije?iti. Obi?no analiti?ke reference imaju zna?ajnu koli?inu teksta (do 3 stranice). Analiti?ki tekst sastoji se od tri dijela. Prvi dio daje osnov za kompilaciju, drugi - analizu situacije ili problema, tre?i - zaklju?ci i prijedlozi.

Izvje?tavanje o referencama sadr?e generalizirane sa?ete informacije o rezultatima aktivnosti, stoga naslov izvje?taja uklju?uje naznaku vremenskog perioda na koji se odnose informacije predstavljene u certifikatu, na primjer: Potvrda o obimu toka poslova preduze?a u 2006. godini.

Informativne reference sastavljaju se kako bi se rukovodstvo informisalo o stanju stvari i mogu imati, na primjer, sljede?i naslov: Izjava o toku radova po ugovoru sa OJSC Luna. Izra?uju se na zahtjev i dostavljaju u utvr?enim rokovima.

Reference, u zavisnosti od primaoca, mogu biti:

• vanjski i
• interni.

Eksterne reference sastavljaju se na op?tem memorandumu organizacije, potpisuju ih ?ef organizacije i sadr?e iste detalje kao i dopisnice.

Interne reference sastavljaju se na standardnom listu papira na isti na?in kao interni memorandum i potpisuju ih rukovodilac strukturne jedinice i/ili stru?ni sastavlja?.

Tekst informativne i izvje?tajne reference mo?e se formatirati u obliku tabele, uklju?iti sekcije i pododeljke (pogledajte primer sastavljanja internog sertifikata u Primeru 6).

U pripremi nacrt pomo?i potrebno je pa?ljivo urediti njegov sadr?aj u smislu:

• potpunost i pouzdanost ?injenica i informacija;
• ispravnost sredstava za povratnu informaciju (adresa, telefon, itd.);
• ta?nost datiranja;
• uskla?enost sa nivoom potpisivanja.

Sve je to potrebno kako certifikat ne bi izazivao dodatna pitanja, a jo? vi?e naknadna obja?njavaju?a korespondencija.

Potvrde biografske ili slu?bene prirode slu?e za potvr?ivanje bilo koje pravne ?injenice, na primjer, potvrda o radnoj poziciji, plata, prebivali?te itd. Ako su situacije za koje se izdaju certifikati tipi?ne, u organizaciji se kreiraju objedinjeni ?abloni.

Tekst biografske informacije po?inje navo?enjem u nominativu prezimena, imena, patronimija osobe o kojoj se podaci izvje?tavaju. Tekst bilo koje pomo?i ne bi trebao sadr?avati arhai?ne fraze koje sadr?e nepotrebne rije?i kao ?to su “stvarna pomo?”, “stvarno funkcionira” itd. Na kraju potvrde navodi se naziv institucije u koju se podnosi. Certifikat je potpisan od strane osoba koje su ga sa?inile i odgovorne su za prikazane podatke. Ovisno o namjeni certifikata, to mo?e biti ?ef organizacije i glavni ra?unovo?a ili ?ef organizacije i ?ef kadrovske slu?be. Takvi sertifikati moraju biti ovjereni pe?atom organizacije.
Primjer poslovnog certifikata:

Prili?no veliki procenat stanovni?tva povezan je sa radom u organizacijama razli?ite veli?ine i prirode delatnosti. U obavljanju poslova zaposleni redovno potrebna za komunikaciju sa nadre?enima za rje?avanje odre?enih pitanja.

Budu?i da se svako mo?e susresti sa ovom vrstom poslovne korespondencije, pogledajmo pobli?e glavna pitanja: kada i kako se sastavlja memorandum, koje su razlike u sastavljanju slu?benog papira za menad?ment?

Dragi ?itaoci! Na?i ?lanci govore o tipi?nim na?inima rje?avanja pravnih problema, ali svaki slu?aj je jedinstven.

Ako ?eli? znati kako da re?ite ta?no svoj problem - kontaktirajte preko online konsultanta sa desne strane ili pozovite telefonom besplatne konsultacije:

U kojim slu?ajevima se pi?e dopis?

Memorandum je jedan od elemenata internog toka posla. Uz njegovu pomo? zaposlenici kompanije mogu ?to br?e i efikasnije rje?avati proizvodne probleme i situacije.

dopis dizajniran za rje?avanje poslovnih problema i problema povezan sa radom odre?enog zaposlenog ili ?itavog odeljenja. Istovremeno, rje?enje problema mo?e ovisiti i o drugom zaposleniku kompanije, i o potpuno drugoj strukturnoj jedinici.

Osnovna razlika u odnosu na izvje?taj je ?to se koristi u poslovnoj komunikaciji izme?u zaposlenih ili strukturnih jedinica koje imaju ravnopravan status u organizaciji. Drugim rije?ima, nema direktne podre?enosti.

Pisanje bilje?ke donosi dodatne pogodnosti. Ovaj dokument dokazuje da je zaposlenik koji ga je sastavio ukazao na problem koji se nalazi u njegovoj zoni odgovornosti.

Ako specijalista ne mogu to shvatiti sa problemom koji se pojavio, on mo?e sastaviti dopis i podnijeti pitanje na razmatranje drugim stru?njacima. U tom slu?aju ?e se mo?i osloboditi odgovornosti za nekvalitetno ili neblagovremeno razmatranje zadatka.

U nekim slu?ajevima, na osnovu dopisa, sastavlja se naredba o potrebi izvr?enja odre?ene radnje.

?ta treba da sadr?i tekst dokumenta?

Iako nije utvr?en ta?an oblik popunjavanja navedenog poslovnog pisma, mo?e se utvrditi nekoliko glavnih ta?aka, obavezno za ozna?avanje u dokumentu. Lista rekvizita uklju?uje:

1. Zaglavlje u kojem su upisani podaci o primaocu, kao ?to su puno ime i pozicija.
2. Naziv slu?benog lista.
3. Datum pisanja i broj.
4. Naslov iz kojeg je predmet korespondencije odmah je jasan.
5. "Tijelo" dokumenta, koje na po?etku opisuje trenutnu situaciju, nakon ?ega sastavlja? ukazuje na svoj zahtjev.
6. Polo?aj slu?benika koji je sastavio slu?benu poruku, njegov potpis i puno ime i prezime autora.

?esto tekst bilje?ke po?inje rije?ima "Skre?em vam pa?nju ...", nakon ?ega slijede glavne informacije. Ali ovo nije obavezno pravilo.

Kako komponovati i pisati?

Po?etak dokumenta bi trebao biti pojedinosti o organizaciji i autoru slu?benog pisma. U sredini je ispisan naslov samog dokumenta. Glavni tekst treba da po?inje ispod i sa crvenom linijom. Kao ?to smo ranije spomenuli, su?tina problema se prenosi u slobodnoj formi. Dokument zavr?ava datumom sastavljanja i potpisom.

Ako bi glavni tekst bilje?ke trebao biti velik, onda potrebno je podijeliti u nekoliko pasusa:

• opis glavnog problema;
• zahtjev;
• odjeljenje i imena zaposlenih koji su sa?inili zabilje?ku, ako postoji kolektivna ?alba.

U potonjem slu?aju klju?ni potpis na dokumentu stavlja na?elnik odjeljenja, podno?enje usluge . Dodatno se glavnom dokumentu dodaje prijava sa potpisima svih zaposlenih.

Dopis mora biti napisan na A4 listu, kao i svaki drugi dokument. Tako?er mora imati "?ivi" potpis izra?ene ru?no.

Dopis je napisan zajedno sa serijskim brojem i datumom pisanja.

Po ?elji, dokument se mo?e sastaviti u editoru na ra?unaru i naknadno od?tampati, ali potpis mora napraviti i sam sastavlja?.

Karakteristike dizajna bilje?ke (sa uzorcima)

Ovisno o tome kakav se dopis sastavlja, mijenjaju se i nijanse izvr?enja dokumenta i situacije kada ga treba sastaviti.

Direktor ili menad?ment kompanije

Na ime ovog menad?era sastavljaju se razni dopisi, pa hajde da razgovaramo o tome kako ih najbolje prenijeti. Preporu?ljivo je sastaviti dokument u dvije originalne verzije.

Prema pravilima, dokument se prenosi sekretaru, od ?ega ne?e biti suvi?no dobiti oznaku o prihvatanju dokumenta na razmatranje. Nakon toga sa?ekajte odluku nadle?nih.

Na slu?benom putu: obnavljanje i otkazivanje

Dopis slu?i kao potvrda da je zaposlenik koji putuje na licu mjesta, plus fiksira datume dolaska i povratka sa slu?benog puta. Ovaj dokument se mo?e izdati ako:

• zaposleni putuje iznajmljenim, li?nim ili slu?benim vozilom;
• zaposleni nema dokumente koji potvr?uju njegovu ?injenicu putovanja i boravka.

Recenzija sa odmora

?esti su slu?ajevi kada, iz operativnih razloga, rukovodioci moraju biti opozvani od nekog od zaposlenih.

U ovoj situaciji sastavlja? dopisa postaje na?elnik odjeljenja u kojem je naveden zaposlenik koji je na godi?njem pla?enom odmoru.

Rukovodilac organizacije mora se upoznati sa dostavljenim dokumentom i nazna?ite svoj pristanak ili odbijanje zahtjeva fiksirano u dokumentu.

Prema ?lanu 99. Zakona o radu Ruske Federacije, opoziv zaposlenika s godi?njeg odmora mogu? je samo uz njegov li?ni pristanak.

Tako?er, prema ?lanu 125 Zakona o radu Ruske Federacije, zabranjeno je povla?enje s godi?njeg odmora:

• trudnice;
• maloljetni zaposlenici;
• radnici povezani sa opasnim ili ?tetnim uslovima rada.

Na odlasku

Osim godi?njeg odmora, zaposleni u organizacijama mogu, pod odre?enim uslovima, dobiti i tzv. uzeti slobodno od posla. Zbog u Zakonu o radu ovaj koncept je uklonjen, koriste se termini "dodatno vrijeme odmora" ili "drugo vrijeme odmora".

Dokument kojim zaposlenik izra?ava svoje ?elje nadle?nima mo?e biti izjava ili dopis.

Zaposleni ima pravo na odsustvo kada:

• radio prekovremeno;
• radili vikendom ili praznicima;
• imala totalnu obradu tokom rotacionog rada;
• aktivno u?estvovao u pokretu davalaca i darivanju krvi;
• zaposlenik;
• za odmor.

O promjeni rasporeda rada ili odga?anju radnog vremena

Svaki zaposleni mo?e imati dobri razlozi na koji se mo?e obratiti upravi sa zahtjevom za promjenu rasporeda rada.

Ako se inicijativa manifestuje upravo na strani zaposlenog, ko mo?e dokumentovati potrebu za prilago?avanjem, on sastavlja memorandum upu?en ?efu preduze?a.

U slu?aju kada je razlog zaista dobar, poslodavac nema pravo odbiti zaposlenog u skladu sa ?lanom 93. Zakona o radu Ruske Federacije.

U dokumentu treba navesti trenutni raspored i ?eljeni raspored.

Za kupovinu opreme

Ovaj dopis je napisao odjel koji treba kupiti novu ili zamijeniti staru opremu.

Primjer mo?e biti zahtjev odjela za ekonomiju ili ljudske resurse ?efu odjela informacionih tehnologija sa zahtjevom da se ?to prije zamijeni neispravan ra?unar.

Obrazac memoranduma za kupovinu ra?unara: .

O odr?avanju doga?aja

Dopise o rje?avanju organizacionih pitanja za odr?avanje doga?aja, imaju svoje specifi?nosti. Tako?e su na?li ?estu upotrebu u obrazovnim institucijama.

U napomeni ?ete morati navesti osnovne podatke o predstoje?em doga?aju, po potrebi i kontakt podatke osoba odgovornih za njegovo odr?avanje.

O pru?anju informacija

Jedna od naj?e??e kori?tenih vrsta servisne napomene. Koristi se za izradu zahtjeva za dobijanje ovih ili onih informacija i izgra?en je prema sljede?em principu:

1. potrebno je nazna?iti klju?nu ideju, formirati zahtjev;
2. dati detalje koji bi primaocu mogli biti potrebni;
3. prisjetite se glavne ideje upita i pru?ite dodatne informacije.

O kazni zaposlenog

Navedena vrsta dokumenta koristi se u slu?ajevima kada je pona?anje zaposlenog na radnom mjestu ili njegov neprimjeren odnos prema radnim obavezama zahtijeva odgovaraju?e opomene.

Sastavlja? memoranduma mora navesti ?injenice ?to je vi?e mogu?e objektivno i neemotivno da omogu?i menad?mentu da se nosi sa incidentom.

O potrebi za novim zaposlenim

Dokument se sastavlja kada je potreban novi zaposlenik u nekom od strukturnih odjela kompanije. Tada ?ef odjeljenja ima pravo da ovaj element interne poslovne korespondencije dostavi upravi.

U njemu on mora nazna?iti objektivni razlozi za koje ?e odluka biti objektivna i prihvatljiva.

Servisna napomena o prijemu novog radnika: .

Za prekovremeni rad

?est razlog za sastavljanje ovakvih dokumenata je prisustvo vanrednih situacija, prema kojem ?e biti potrebno uklju?iti zaposlene u rje?avanje problema nakon zavr?etka radnog vremena.

Dopis sastavlja ?ef smjene ili odjeljenja u ime neposrednog rukovodioca. U tekstu dokumenta razlozi za zahtjev i spisak onih koji se planiraju uklju?iti u prekovremeni rad.

Anga?ovanje radnika za prekovremeni rad: .

O stvaranju nove strukturne jedinice

Pitanje stvaranja novih strukturnih jedinica mo?e se rije?iti i zahtjevom izra?enim putem dopisa. Svrha ove radnje je istaknuta u tijelu dokumenta. Me?u njima:

• pove?anje nivoa normiranja rada;
• efikasnije rje?avanje odre?enih zadataka;
• pobolj?anje sa osobljem i drugi razlozi.

Podsjetnici u nekim situacijama mogu zamijeniti izjave, djeluju?i vi?e "mek?e". Naj?e??e se koriste za interne procese vezane za organizaciju proizvodnje.

Ako kompanija podr?ava elektronski sistem upravljanja dokumentima, dizajn dopisa se prakti?no ne razlikuje od papirne verzije. Klju?na razlika - mediji prenose izme?u strukturnih podjela kompanije.

Video klip u nastavku otkriva neke aspekte rada sa bele?kama u elektronskom obliku:

Ako svaki zaposlenik organizacije ne treba da sastavlja dopise ili dopise, tada ?e gotovo svaki zaposlenik prije ili kasnije tra?iti uzorak obja?njenja. Svaka od ovih vrsta slu?bene dokumentacije ima svoju specifi?nu svrhu informativne i referentne prirode. Razmotrite koje vrste bilje?ki su najprikladnije za odre?eni slu?aj.

Vrsta dokumenta u informativne ili referentne svrhe upu?ena ovla??enom licu, na primer, ?efu odeljenja ili rukovodiocu preduze?a, naziva se izve?taj. Zakonodavstvo to ne daje jasnu definiciju, ima za cilj da se iznesu zaklju?ci, prijedlozi kako bi se na?elnik podstakao na dono?enje bilo kakve odluke.

Mo?e se sastaviti kako na inicijativu zaposlenog, tako i u skladu sa usmenim po nalogu stare?ine. Naj?e??e uz njegovu pomo? daju prijedloge vezane za pobolj?anje tehni?ke opremljenosti u proizvodnji, izra?avaju neslaganje s bilo kojom odlukom uprave, iznose svoj stav u sukobima sa kolegama.

Uzorak obja?njenja

U glavnom tekstu ovog dokumenta pretpostavlja se formulisanje vlastitog stava i jasan prikaz argumenata o osnovanosti pitanja.

Postoje sljede?e vrste izvje?taja:

• Izvje?tavanje. Pretpostaviti obavje?tavanje o zavr?etku bilo kojeg posla ili faza, izvr?enju naloga itd.;
• Informativno. Sastavljen da predstavi rezultate, detalje, napredak i metode izvo?enja radova. su redovni;
• Inicijativa. Sadr?i inicijative, sugestije, preporuke itd.

Uzorak memoranduma

Izve?taji mogu biti eksterni ili interni, u zavisnosti od toga ko je adresat dokumenta.

Eksterne adrese se upu?uju rukovodiocu vi?eg preduze?a ili organizacije. Za sastavljanje ovog dokumenta koristite op?te obrasce preduze?a. Prema primjeru, memorandum treba da se sastoji od sljede?ih elemenata:

• naziv institucije, preduze?a;
• datumi
• indeks;
• adrese registracije;
• podaci o adresatu;
• naslov na temu izvje?taja;
• navedeni tekst;
• potpise rukovode?eg lica;
• Puno ime izvo?a?a, sa kontakt telefonom.

Memorandum o neizvr?avanju slu?bene du?nosti

Interni memorandumi se sastavljaju na ime ?elnika organizacije, za njihov dizajn se koriste obi?ni listovi. Takav dokument sadr?i sljede?e elemente:

• oznaka odjela;
• Naslov dokumenta;
• datum i registarski broj;
• naslov teme;
• tekst;
• puno ime primaoca;
• potpis, prezime i inicijale, kao i poziciju sastavlja?a.

Jedna od vrsta internih dokumenata je memorandum o neispunjenju slu?bene du?nosti. Namijenjen je obavje?tavanju o neizvr?avanju ili nepravilnom obavljanju svojih neposrednih du?nosti od strane zaposlenog, a sadr?i i prijedlog za izricanje disciplinske sankcije ovom zaposlenom.

Servisna napomena - primjer pisanja i knjigovodstvenog dnevnika

Jedna od varijanti memoranduma je slu?ba. To je informativni dokument i koristi se za interakciju razli?itih horizontalnih (tj. me?usobno nepodre?enih) objekata upravlja?ke strukture u cilju rje?avanja pitanja koja se odnose na njihovu nadle?nost. Kako se pi?e dopis?

Sveruski klasifikator upravlja?ke dokumentacije (OKUD) ne predvi?a ovu vrstu dokumentacije. Istovremeno se koriste u razli?ite industrijske svrhe:

• tra?iti informacije;
• prilikom izdavanja instrukcija;
• kao prate?i dokument;
• kao informativno pismo.

Tekst ove vrste dokumenta sadr?i podatke o tome ?ta je dovelo do njegovog izdavanja, tj. zahtjev, prijava, ponuda itd. Mo?e sadr?avati informacije o odr?anim sastancima, kretanju osoblja zaposlenih, bilo kakvim promjenama u radu organizacije i njenih odjeljenja itd. Dokument mo?e da sadr?i i podatke za slu?bu obezbe?enja o zaposlenima koji rade vikendom kako bi im se omogu?io ulazak u prostorije preduze?a.

Za radne uspehe zaposlenih mogu, uz vredan poklon ili titulu, diplomu. Da bi se to u?inilo, dopis o dodjeli sastavlja na?elnik odjeljenja, sindikata ili tima.

Servisna poruka za nagradu

U zakonodavstvu ne postoje strogi zahtjevi za izvr?enje memoranduma. Me?utim, uzorak popunjavanja dopisa sli?an je obliku memorandumu, mo?e se razviti i sastaviti direktno u organizaciji, uzimaju?i u obzir specifi?nosti poduze?a.

Za kontrolu dokumentacije potrebno je voditi poseban dnevnik. Prema uzorku dnevnika registracije dopisa, mo?e sadr?avati podatke o mati?nim brojevima dokumenata, njihovom datumu, nazivu ili sa?etku, podatke o slu?benoj osobi koja je potpisala dokument itd.

Uzorak dnevnika registracije slu?benih bilje?ki

Uz registraciju u dnevnik, omogu?eno je i karti?no ili automatsko vo?enje dokumentacije.

Obrazac za obja?njenje

Da bi se razjasnile okolnosti bilo kakvih doga?aja i ?injenica, takva vrsta dokumenta daje se kao bilje?ka s obja?njenjem koju je sa?inio zaposlenik preduze?a u ime vi?eg slu?benika.

Predvi?eno je da se ispi?e rukom u jednom primjerku na obi?nom papiru na ime osobe koja je to zatra?ila. Neke organizacije predvi?aju izvr?avanje napomene s obja?njenjem na ra?unaru. Obrazac obrazlo?enja nije fiksiran na zakonodavnom nivou, me?utim, u nekim institucijama postoje standardni obrasci za njegovo izvr?enje. Istovremeno, valjano je obrazlo?enje koje nije sastavljeno u obrascu.

Prema Zakonu o radu Ruske Federacije (?lan 193), prije primjene disciplinske sankcije na zaposlenog, od njega se mora zatra?iti obja?njenje u kojem zaposleni mo?e izvijestiti o okolnostima i razlozima poduzetih radnji.

Obja?njenja mo?e sa?initi zaposleni ili strukturna jedinica u cjelini.

Dopis je informativni i referentni dokument, alat za poslovnu korespondenciju unutar organizacije.

Dopis se sastavlja kako bi se istakla sva poslovna pitanja vezana za rad odjela ili odre?enog zaposlenika, ?ije rje?enje ovisi o drugoj strukturnoj jedinici organizacije ili zaposlenika.

Pisanje dopisa se, za razliku od dopisa, vr?i izme?u strukturnih jedinica ili slu?benika ekvivalentnog slu?benog statusa koji nisu direktno podre?eni.

Za bonuse zaposlenih

Dopis o bonusima je osnov za izdavanje naredbe za ohrabrivanje zaposlenog, sastavlja ga na?elnik odjela u ime vi?eg rukovodstva, u njemu se navode razlozi i razlozi za bonuse, podaci o zaposleniku i kompajler. Da bi ga ?ef razmotrio, neophodno je registrirati bilje?ku. Nakon dono?enja odluke o bonusu, izdaje se nalog.

O pove?anju plata

DOO "Kompanija"

NAREDBA broj 25\10982 od 25.11.2010

o pove?anju plate Ivanov V.A.

Zbog dobrog prodajnog u?inka menad?era Ivanov V.A. prema rezultatima prvog-tre?eg kvartala 2010

NARU?UJEM:

1. Utvrditi slu?benu platu u iznosu od 25.000 (dvadeset i pet hiljada) rubalja od 01. decembra 2010. menad?eru odjela prodaje, Ivanovu Viktoru Aleksandrovi?u.

2. Glavni ra?unovo?a Vasiljeva A.V. Osigurati blagovremenu isplatu plate iz stava 1. ovog naloga i drugih iznosa obra?unatih na osnovu nje.

3. ?efu kadrovskog odjela Fedorov G.I.:

3.1. Napravite izmjene u tabeli osoblja tako ?to ?ete postaviti platu za mjesto menad?era prodaje na 25.000 (dvadeset pet hiljada) rubalja.

3.2. Zaklju?ite sa Ivanovim V.A. dodatni ugovor uz ugovor o radu od [datum ugovora o radu] [br. ugovora o radu] o utvr?ivanju plate u iznosu od 25.000 (dvadeset pet hiljada) rubalja od 01. decembra 2010. godine.

2.4. Za upoznavanje sa ovom naredbom Ivanov V.A. pod farbanjem.

generalni direktor DOO "Company"

Zhdanov V.V.

Upoznata sam sa nalogom ____________________ Vasilyeva A.V.

Upoznat sa naredbom ____________________ Fedorov G.I.

Upoznao sam se sa naredbom ____________________ Ivanov V.A.

Osnovica za pove?anje plate mo?e poslu?iti i kao:

- dopis na?elnika odjeljenja kojem zaposleni pripada

- pove?anje cijena u zemlji i, kao rezultat, potreba za ponovnim indeksiranjem plata za kompaniju - pove?anje plata zaposlenih

- dodeljivanje novih radnih obaveza zaposlenom.

O neizvr?avanju obaveza

MEMORANDUM
04.10.2013 № 6

O neizvr?avanju du?nosti

Skre?em vam pa?nju da ?pediter Sokolov Ivan Igorevi? nije predo?io automobil koji mu je dodeljen (dr?avni broj C 042 MK 83) na zakazani tehni?ki pregled, ?ime je prekr?io odredbe opisa poslova od 06.10.2010.

U vezi sa u?injenim prekr?ajem, predla?em da se Sokolovu I.I.

Memorandum o neizvr?avanju slu?bene du?nosti sastavlja se na listu papira A4.

O prekr?ajima na radu

ODELJENJE ZA INFORMACIJE Generalni direktor

TEHNOLOGIJA Beseda doo

MEMORANDUM

09.12.2014 № 10-23/158

O kr?enju radne discipline

Obavje?tavam vas da je ju?e, 12.08.2014., u trajanju od 2 sata od 16-00 do kraja radnog dana, specijalista odeljenja informacionih tehnologija Roman Viktorovi? Fregatov bio odsutan sa radnog mjesta.

Prate?a dokumenta, koja svedo?e o valjanosti razloga izostanka, Fregatov R.The. nije predstavljeno.

U vezi sa povredom, s obzirom na njenu ponovljenu prirodu, predla?em Fregatovu R.V. izre?i opomenu.

?ef odjela E.S. Lyubimchikov

Na osnovu datih primjera memoranduma, sada je lako kreirati vlastite primjere.

Evgenia Stripe

Za kupovinu kancelarijskog materijala

U dopisu „Za nabavku kancelarijskog materijala“ se navode ?injenice o proizvodnoj potrebi za nabavku odre?ene koli?ine kancelarijskog materijala, prilo?en je spisak kancelarijskog materijala (naziv, koli?ina).

O raspodjeli sredstava

Zaposleni __________________________/_____________/

DOGOVOREN

?ef odjela __________________________/_____________/

PA?NJA

Odgovornost za knji?enje i skladi?tenje literature kupljene posebno za odeljenja snose rukovodioci ovih odeljenja.

Odluka o izdvajanju sredstava za nabavku literature:

Supervizor

Korporativni univerzitet __________________________/____________ /

Iznos u veli?ini

Rublji ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Obavezujem se da obezbedim prodajne i gotovinske ra?une, kao i neutro?ena sredstva do 25 "____________" 200_ godine. _____________________________/_____________/

Robne i gotovinske potvrde, kao i neutro?ena sredstva u iznosu od

Rublji _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

dopis- Ovo je informativni i referentni dokument, alat za poslovnu korespondenciju unutar organizacije.

Dopis se sastavlja kako bi se istakla sva poslovna pitanja vezana za rad odjela ili odre?enog zaposlenika, ?ije rje?enje ovisi o drugoj strukturnoj jedinici organizacije ili zaposlenika.

Pisanje dopisa se, za razliku od toga, vr?i izme?u strukturnih jedinica ili slu?benika ekvivalentnog slu?benog statusa koji nisu direktno podre?eni.

Kako napisati dopis

Iako je oblik pisanja dopisa proizvoljan, prilikom njegovog sastavljanja treba uzeti u obzir sljede?e detalje:

• "?e?ir", koji ozna?ava kome je upu?en (polo?aj, prezime, ime, patronim u dativu);
• naziv dokumenta - Memo;
• datum sastavljanja i broj;
• naslov teksta dokumenta - govori o temi dopisa;
• tekst dokumenta - prvo se opisuje trenutna situacija, zatim neki konkretan zahtjev;
• mjesto sastavlja?a, potpis i prepis potpisa - prezime, ime, patronim autora.

Uzorak dopisa za kupovinu ra?unara

dopis
05.10.2013 № 2
Moskva grad

O popravci ra?unara (zamjena)

?elim da vas obavestim da od 20. septembra 2013. personalni ra?unar koji je dodeljen kadrovskom menad?eru Moroz Tatjani Ivanovnoj ?esto do?ivljava gre?ke u softveru.

S tim u vezi, molim vas da popravite ovaj ra?unar ili ga zamijenite.

Uzorak servisne napomene o izdavanju proizvoda

MEMO
2013-09-20-CN od 20.09.2013

O izdavanju proizvoda

Molim Vas da se dogovorite oko odr?avanja akcije za TM "J".

Svrha promocije:
- pove?anje prodaje sokova TM "J" u maloprodaji;
- pove?anje broj?ane i kvalitativne distribucije.

Period promocije: oktobar-novembar 2013

Region: Sankt Peterburg, Voronje?

U?esnici akcije: prodavci maloprodajnih objekata

Mehanizam promocije: Prilikom naru?ivanja 5 litara soka TM "J" na maloprodajnom objektu dobija se 1 litar soka TM "J" na poklon.

Raspodjela nagradnog fonda:
Sankt Peterburg - 400 pakovanja (po 1l)
Voronje? - 60 pakovanja (po 1l)
Efikasnost: planirano pove?anje prodaje je 30-40%.
Ostatak neiskori??enih proizvoda bi?e vra?en u skladi?te.

Registracija dopisa se vr?i na listu formata A4, ako organizacija ne odr?ava elektronsko upravljanje dokumentima.